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20 Consejos y Trucos de Hojas de Google Geniales (Hoja de Cálculo)

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Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Use Google Sheets (Essential Tutorial Guide).
What Is Google Sheets? (Free Online Spreadsheets Tool)
18+ Best Google Sheets Spreadsheet Tutorials for 2018

Spanish (Español) translation by Ricardo Mayén (you can also view the original English article)

Cuando comienzas a usar una nueva app como las Hojas de Google, quieres saber todos los consejos y trucos que puedes usar para sacarle el máximo provecho. Mientras más rápido aprendas trucos de hojas de cálculo, más eficiente serás usando esa app.

Las hojas de cálculo tienen mucho poder sin importar cómo las uses. Es fácil empezar a usarlas, pero hay más poder para trabajar con datos a medida que aprendas más funciones y características de tu app de hojas de cálculo elegida. 

En este tutorial, vamos a familiarizarnos con 20 consejos de Google Sheets que con seguridad te van a ahorrar tiempo y te van a ayudar a usar las hojas de cálculo en maneras que no has pensado antes. 

Google Sheets 20 tips and tricks

1. Agrega Imágenes Dentro de Sheets

¿Quién dice que las hojas de cálculo de Google tienen que ser solamente columnas y filas de datos? Puedes agregar imágenes a una hoja de cálculo para un poquito de creatividad o estilo.

Para usar esta característica, prueba la función de =IMAGE. Sólo deja caer la URL de la imagen que deseas usar en tu hoja y ciérrala para agregarla dentro de la hoja de cálculos. 

How to use IMAGE in Google Sheets

2. Toma Datos de Otras Hojas de Google

Una de las cosas más comunes que los usuarios de hojas de cálculos hacen es conectar diferentes hojas de cálculo.

La función que más te gustará usar es llamada IMPORTRANGE. Con la función IMPORTRANGE, puedes de hecho conectar a una Hoja Google diferente y halar la información de ella. Lo mejor es que se mantiene actualizada.

Para usar esta función, prueba la sintaxis que se encuentra abajo: 

=IMPORTRANGE ("Url of Sheet to link to", "Sheet and cell references")

Aquí tienes un ejemplo de una función terminada para importar datos usando IMPORTRANGE

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1xrGsOD-yXuORqd8cFg21XOo3ZIw9QbSiNDcnSEatlPM/edit#gid=0", "Sheet1!A:A")

3. Aprende Fórmulas Dentro de la App

Mis herramientas favoritas te ayudan a enfrentar la curva de aprendizaje mientras también usas la app, y las Sheets son útiles en este respecto. Puedes comenzar a escribir una función y Sheets te mostrará el uso de la sintaxis para esa función específica, junto con consejos de Google Sheets en cómo usarla.

Para usar esta característica, simplemente comienza a escribir una fórmula digitando un signo de igual en una celda, luego el nombre de la fórmula. Después que abras el paréntesis, puedes ver un cuadro emergente que te enseñará cómo usarla.

Formula showing in VLOOKUP
Sólo comienza a escribir una función y déjala abierta para aprenderla justo dentro de Sheets. 

4. Conecta Sheets a Otros Servicios

Puesto que Sheets vive en un buscador web y está conectado por defecto, tiene sentido conectarlo con otros servicios basados en la red. Imagina poder tomar datos de otras fuentes como Twitter, Instagram, y más.

Puedes hacer eso gracias a servicios de conectividad como IFTTT y Zapier. En lugar de descargar datos de esos servicios y reformatearlos para Sheets, puedes usar estos servicios para gozar de ambos y compartir datos automáticamente entre los servicios.

Ve un ejemplo de eso en acción con el tutorial que se encuentra abajo, usando IFTTT para una variedad de conexiones entre Google Sheets y los Servicios.

Bloquea las Celdas para Prevenir Cambios no Deseados

Las Hojas de Google son excelentes para la colaboración, puesto que puedes invitar otros usuarios con facilidad, para trabajar dentro de la misma hoja de cálculos. Pero puede que aun necesites tomar pasos para asegurar eso.

Puedes iniciar con esta característica yendo a la opción de menú Data > Protected sheets and ranges. Un menu se abrirá a la derecha que te permite simplemente hacer clic y arrastrar los datos que necesitas que estén protegidos.

Protected sheets and ranges
Administra tus datos protegidos desde la opción de menú Data > Protected sheets and ranges.

Mira la guía completa para manejar la integridad de tus hojas de cálculo con el tutorial que se encuentra abajo.

6. Limpia el Texto con Funciones

¿Alguna vez has tenido texto desordenado, como todo el texto en mayúsculas o minúsculas que necesita una limpieza. Google Sheets tiene funciones que te ayudan a hacer eso sin tener que reescribir los datos manualmente.

Para usar este consejo de hoja de cálculo de Google, prueba algunas de las siguientes funciones en tus datos:

  • UPPER - transforma todos los datos a mayúsculas
  • LOWER - transforma todos los datos a minúsculas
  • TRIM - remueve los espacios de punta y colgantes en los datos.

7. Filtra las Hojas de Cálculo para Encontrar Datos Específicos

Filtrar puede ayudarte a refinar lo que se está mostrando activamente en la hoja de cálculo, y es un verdadero salvavidas cuando tienes enormes sets de datos que trabajar.

Sólo presiona el botón de filtro (el recuadro que se muestra abajo) para agregar botones de filtro a tu tabla. Luego, haz clic en el botón de filtro en la columna y refinar lo que se muestra.

Filter Data in Google Sheets
Haz clic en el ícono de Filtro en la barra de tareas para comenzar a filtrar datos en una tabla.

8. Usa Inteligencia Artificial para Crear Gráficos y Reportes

A veces, Google Sheets es más inteligente que este usuario. Eso es gracias a el uso creciente de la inteligencia artificial (IA) para crear automáticamente reportes y gráficos. En lugar de crearlas desde cero, puedes simplemente escribir instrucciones en español para generar gráficos y reportes. 

Para usar esto en tus propias hojas de cálculo de Google, haz clic en el botón Explorar en la esquina inferior derecha en Sheets. Luego, simplemente mira las opciones incorporadas o prueba escribir un gráfico que tengas en mente para generarlo fácilmente. 

Use AI to Create Charts and Reports
Al simplemente resaltar los datos y hacer clic en "Explorar," Sheets tiene muchas ideas para tendencias importantes en tus datos.

Asegúrate de revisar el corto screencast abajo para ver este consejo en acción:

9. Prueba los Atajos del Teclado para Tareas Comunes

Los expertos saben que una de las partes más importantes de Google Sheets es aprender los secretos para navegar la app. Siempre digo que cualquier cosa que se puede hacer con el mouse se puede hacer más rápido con el teclado.

Mira el tutorial completo que se encuentra abajo. Tiene algunos de los mejores consejos y trucos para los atajos de Google Sheets:

10. Convierte Archivos de Excel a Sheets

Este consejo de Google Sheets puede ser perfecto si te preguntas cómo puedes iniciarte en cómo convertir tus archivos de formato de Microsoft Excel. Aun si estás comenzando con archivos de hojas de cálculo .XLSX, puedes de hecho convertirlos a formato de Sheets y comenzar a usarlos inmediatamente.

Este proceso es bastante sencillo y sólo requiere arrastrar y soltar. Mira el corto tutorial abajo para convertir hojas de cálculo de Excel en Sheets:

11. Traduce Texto Sin Otras Aplicaciones

Conectarse al servicio de Traductor de Google is bastante fácil. De hecho, puedes traducir texto justo dentro de una hoja de cálculo. Aquí tienes un ejemplo de usar la función GOOGLETRANSLATE de francés a inglés.

=GOOGLETRANSLATE("je ne sais quoi", "fr", "en")

Puedes usar esto en lugar de copiar y pegar el texto una y otra vez desde el pequeño espacio en Google Translate. Sólo apunta esta función a una celda con texto escrito en lugar de hacer esto.

12. Usa Macros para Realizar Tareas Repetitivas

Una macro captura tareas repetidas y facilita repetirlas. Si haces los mismos pasos una y otra vez, tienes que probar esta característica.

Para comenzar, ve al menu de Herramientas y elije Macros > Record Macro. Luego, revisa los pasos que quieres repetir más tarde y guárdalo.

Ya sea que se trate de aplicar formato o reordenar columnas de la misma manera cada vez, esta opción es verdaderamente útil para ahorrar tiempo. Sólo reproduce la macro de este menu de Herramientas para repetir la tarea.

Use Macros in Sheets
Usa el menu Tools > Macro para guardar y ejecutar macros en tu hoja de cálculo.

13. Invita Colaboradores a Tu Hoja de Cálculo

Puedes agregar a otros para trabajar en tus hojas de cálculo con unos cuantos clics. Esto incluye algunas características realmente impresionantes como de hecho ver a otros trabajar en las hojas de cálculo en tiempo real.

Para comenzar, simplemente haz clic en el botón de Compartir en la esquina superior derecha de la app de Sheets. Luego, usa el resto de este tutorial para asegurarte que controlas quien accesa la hoja de cálculo:

14. Imprime Tus Hojas de Cálculo Fácilmente

Las hojas de cálculo no viven siempre exclusivamente en tu pantalla. Algunas veces, quieres imprimir una hoja de cálculo para que sea revisada y analizada.

Las hojas de cálculo son también notoriamente difíciles de imprimir. Puesto que tienes básicamente un lienzo ilimitado de filas y columnas, algunas veces toma un poco de esfuerzo imprimirlas en una página que está limitada en relación de tamaño.

Revisa la guía que se encuentra abajo para asegurarte que imprimas tus hojas de cálculo correctamente la primera vez: 

15. Clona el Formato Fácilmente en Dos Clics

Los mejores consejos de Google Sheets son los que te ahorran mucho tiempo. Por eso es que uso el Format Painter para tomar celdas que ya están formateadas y pinto los mismos estilos en otras celdas.

Comienza resaltando las celdas de las cuales quieres copiar el formato. Luego, haz clic en el pintor de formato y simplemente arrástralo sobre las celdas a las cuales le quieras aplicar el formato.

Format Painter example
Resalta las celdas de las que quieres copiar el formato, luego haz clic en el pintor de formato y arrástralo sobre las celdas que desees formatear.

16. Usa Pivotes para Analizar Datos con Facilidad

Si eres un usuario experto de Microsoft Excel, este consejo de Google Sheets te va a ayudar de verdad para que hagas el cambio. Me encantan Las Tablas de Pivote por su habilidad de tomar una tabla grande de datos y ayudarte a encontrarle el significado. Básicamente, piensa en los pivotes como una herramienta de arrastrar y soltar para crear un reporte.

Los pivotes toman un poco de tiempo para aprender a usarlos, así que asegúrate de revisar la guía que se encuentra abajo para encontrarle sentido aun hasta a los sets de datos más grandes.

17 Limpia los Datos con el Formateo

Formatear le da significado a los datos. Mientras más grande sea la hoja de cálculo, más va a beneficiarse de un formateo, lo cual la hará más fácil de leer. Usar las características como la alineación, los bordes, y estilos de fuente le ayudará a tu audiencia a encontrar significado simplemente al escanear la hoja de cálculo visualmente.

Uno mis recursos favoritos para aprender a formatear es Sheets (está vinculado abajo), y recomendaría revisarlo. Aprenderás no sólo a usar las herramientas y características técnicas para formatear las hojas de cálculo de Google, sino también a cómo se deben usar para darle significado a tus datos.

18. Obtén Insumos De una Forma En Sheets

Una hoja de cálculo es una gran manera de capturar y estructurar datos, pero puede agregar datos en ella tomar tiempo. Es mejor si puedes usar una herramienta como una forma para obtener datos de otras en un formato estructurado.

Por suerte, Google tiene un constructor de forma que automáticamente toma insumos y lo pone en una hoja de cálculo. Cualquier respuesta que recibas se agregará a tu Google Sheet.

Revisa los pasos de este proceso usando el tutorial que se encuentra abajo:

19. Obtén Datos Financieros Actualizados

Aquí tienes un consejo de Google Sheets que he descubierto que me ahorra muchas horas de descargas manuales y de escribir datos. Si estás dándole seguimiento a acciones y datos del mercado financiero, usar la función incorporada GOOGLEFINANCE busca datos actualizados de la plataforma de Google.

Aquí hay un ejemplo de usar la función de tomar el precios de las acciones de Amazon desde el 7 de febrero: 

=GOOGLEFINANCE("AMZN","price",date(2017,2,7))

También, asegúrate de revisar la guía completa para esta función para todos los consejos y trucos para Google Sheets y Google Finance trabajando juntas:

20. Protege Hojas de Cálculo Completas Para Que No Se Puedan Editar

No sólo puedes proteger celdas o rangos específicos, puedes agregar protección a pestañas completas en las hojas de cálculo. Esta es una gran idea si tienes una sola hoja de entradas o variables que no quieres que el público cambie. Considera usar este consejo cuando compartas tu hoja de cálculo.

Recuerda revisar el tutorial que te compartí arriba en este post sobre protección de Sheets. Adelántate hasta llegar a la información sobre proteger hojas completas.

Repasa y Sigue Aprendiendo

He vinculado a muchos otros recursos de aprendizaje en este tutorial, pero todavía hay mucho más que aprender sobre la herramienta de hojas de cálculo basada en la nube de Google. Si necesitas algo más básico o fundamental para familiarizarte, considera revisar cualquiera de los siguientes tutoriales:

¿Cuáles son tus consejos y trucos favoritos de Google Sheets? ¿Es alguno que haya mencionado o me faltó algo que usas con frecuencia? Házmelo saber con un comentario abajo de este tutorial.

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