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Cómo convertir rápidamente hojas de cálculo de Excel a Google Sheets

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This post is part of a series called How to Use Google Sheets (Essential Tutorial Guide).
Google Sheets to Excel: How to Move Back & Forth Between Spreadsheets

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Las hojas de cálculo no son solo una herramienta para financieros y contadores. De hecho, a muchos creativos les encanta tener una herramienta estructurada como una hoja de cálculo para aportar organización a los proyectos. Puedes usar hojas de cálculo para tareas financieras, como dar seguimiento a las facturas de tus clientes, registrar los datos de un proyecto y crear presupuestos.

Quizá ya sepas que Excel es el rey del castillo cuando se trata de hojas de cálculo, pero la alternativa gratuita de Google, llamada Sheets, se ha vuelto muy popular como una alternativa ligera. No solo es gratuita, sino que también es fácil acceder a ella dentro de un navegador web. Este es un ejemplo de una hoja de cálculo de Sheets que muestra algunos tutoriales de Tuts+ que he publicado en el pasado:

Google Sheets Content plan
Yo uso Google Sheets para planificar el futuro contenido que escribiré aquí mismo en Tuts+, y este es un gran ejemplo de cómo puedes usar una hoja de cálculo para proyectos creativos.

No tienes que elegir entre el uso de Excel y Sheets para trabajar con hojas de cálculo. Esto es gracias a la capacidad que tiene Sheets de permitirte cargar tus propias hojas de cálculo de Excel y convertirlas para usarlas dentro del navegador.

En este tutorial, te mostraré cómo tomar una hoja de cálculo de Excel y cargarla a Google Drive, convirtiéndola en un archivo compatible con Sheets.

Mira y aprende

Sigamos los pasos para la conversión de hojas de cálculo en el siguiente screencast. Te mostraré cómo cargar una hoja de cálculo de Excel a Google Drive y convertirla a un archivo de Sheets. También verás cómo exportarla de nuevo a un formato nativo de hoja de cálculo de Excel.

¿Quieres saber más? Sigue leyendo para informarte. Verás ejemplos de cómo puedes importar archivos de Excel a Sheets, y exportar archivos terminados en una variedad de formatos.

¿Por qué Google Sheets?

Excel ciertamente está en la cima de la montaña cuando se trata de aplicaciones de hojas de cálculo. Las hojas de cálculo de Excel impulsan las decisiones de empresas globales multimillonarias que utilizan fórmulas y herramientas de análisis en Excel.

Entonces, ¿por qué abandonarías la bien afinada plataforma de hojas de cálculo de Microsoft por la alternativa basada en el navegador de Google? Aunque Excel sigue siendo la aplicación a la que recurren muchos usuarios de hojas de cálculo, existen varias razones por las que Sheets podría encontrar un lugar en tu "cinturón de herramientas":

  • Es gratuito (y es difícil competir con eso).
  • Es fácil de usar, incluyendo consejos sobre cómo usar fórmulas directamente en el interior de la aplicación web.
  • Tus archivos se almacenan y se respaldan automáticamente en la nube gracias a Google Drive.
  • Sheets tiene excelentes opciones para la colaboración, e incluso permite que los usuarios estén dentro de la misma hoja trabajando juntos en tiempo real.

Cierto, Microsoft ahora tiene Excel Online, que cuenta con muchas de estas mismas características que funcionan en la nube. Pero ya que Sheets comenzó como una aplicación web, estas características simplemente son más maduras y están mejor implementadas que con Microsoft, que ha estado intentando recuperar terreno. Este es un ejemplo de una hoja de cálculo de Excel Online:

Excel to Sheets
Al convertir una hoja de cálculo de Excel a Sheets, se incluyen la mayoría de las características y funcionalidad de Microsoft.

Lo mejor de todo: Sheets es más abierto que Excel. Este acepta hojas de cálculo de una variedad de aplicaciones, y puedes exportar archivos terminados a una variedad de formatos también. Aprendamos más acerca de eso.

1. Cómo importar un archivo de Excel a Google Sheets

Comencemos yendo a Google Drive. Si aún no tienes una cuenta de Google, puedes crear una gratuitamente y se desbloquea usando todas las aplicaciones de Google basadas en la web, como Docs, Sheets y Slides.

Una vez que estés en el interior de Drive, haz clic en el botón New (Nuevo) y elige File Upload (Subir archivo). Navega a tu hoja de cálculo de Excel y selecciónala en el cuadro de diálogo de archivos:

File UPload
En el panel de Google Drive, haz clic en New > File upload (Nuevo > Subir archivo). Navega en el cargador de archivos para tomar un libro de trabajo de Excel.

Una vez que cargues tu archivo de Excel, puedes verlo en la lista de archivos dentro de Google Drive. Haz doble clic en un archivo para abrir una vista previa en una ventana emergente por encima de Drive:

Preview of Excel Spreadsheets
Haz doble clic en el archivo XLSX cargado para obtener una vista previa de lo que contiene justo en el interior de tu navegador web.

En este punto, solamente puedes obtener una vista previa del archivo de Excel, ya que no ha sido convertido de archivo XLSX (el formato de archivo predeterminado de Excel) a un archivo .sheets (el formato de archivo de Google Sheets).

Para comenzar a editar y a trabajar con el libro de trabajo, haz clic en el botón Open with Google Sheets (Abrir con Google Sheets) arriba de la vista previa. Sheets automáticamente creará una copia del archivo y lo convertirá al formato de Sheets más nativo:

Converted to Sheets
Una vez que hayas convertido el libro de trabajo al formato de Sheets, puedes comenzar a editar, modificar y trabajar con el libro de trabajo.

¡Listo! Puedes ver el archivo de Excel, listo para ser editado y trabajar con él en Sheets. Ahora comienza a hacerle cambios a la hoja de cálculo directamente en el interior de tu navegador web. Recuerda que estás trabajando desde una copia, así que no te preocupes de estar haciendo cambios irreversibles al libro de trabajo de Excel original.

En este punto, considera aprovechar la funcionalidad de Sheets probando algunas de las otras herramientas:

2. Cómo exportar un archivo de Sheets de vuelta a Excel

Digamos que has realizado algunos cambios en tu hoja de cálculo en Sheets y necesitas enviarla de vuelta a Excel para seguir trabajando. Puedes hacer eso con unos cuantos clics descargando la hoja de cálculo.

Para enviar una hoja de cálculo de vuelta a Excel, haz clic con el botón derecho en el archivo dentro de Google Drive y elige Download (Descargar):

Make a copy and download
Haz clic con el botón derecho en la versión de Sheets del archivo (que se muestra con el icono de Sheets a la izquierda) y elige Download (Descargar) para exportar un archivo que esté listo para Excel.

Observa en la siguiente captura de pantalla que puedes ver dos nombres de archivo iguales. Asegúrate de hacer clic con el botón derecho en el que tenga el icono de Sheets (en la fila superior del ejemplo anterior) y elige Download (Descargar). Sheets genera automáticamente un archivo listo para Excel que puedes volver a abrir dentro de dicho programa.

3. Ten cuidado con estas herramientas

Sheets ha recorrido un largo camino para aceptar datos de Excel, pero aún existen limitaciones con respecto a lo que funcionará bien cuando subes un archivo de Excel a Google Drive. Revisemos algunas herramientas que trabajan de manera diferente cuando importas el archivo a Sheets.

Herramienta 1. Tablas dinámicas

Si eres un usuario avanzado de Excel, es probable que trabajes en tablas dinámicas frecuentemente para revisar y analizar datos. Sin embargo, no esperes que funcionen exactamente de la misma manera cuando cargues tu hoja de cálculo de Excel.

Google ha hecho un buen trabajo implementando un soporte básico para incorporar las tablas dinámicas de Excel en Sheets. Sin embargo, he tenido un éxito variable con otras herramientas, como los campos calculados o las funciones de formato avanzadas. Esta es una tabla dinámica contenida en una hoja de cálculo de Sheets convertida:

Pivot in Sheets from Excel
Sheets permite importaciones básicas de tablas dinámicas, pero quizá descubras que faltan funciones más avanzadas mientras trabajas con los datos.

Si esta es la primera vez que escuchas de las tablas dinámicas, asegúrate de consultar la breve introducción sobre cómo usarlas en Excel que se muestra a continuación:

Herramienta 2. Macros

Para los usuarios de Excel avanzados, las macros son una de las formas más populares de automatizar tareas repetitivas. El uso de código escrito en VBA (Visual Basic) proporciona una forma de llevar a cabo un conjunto de pasos con un solo clic o comando. Este es un ejemplo de una macro de Excel:

Excel VBA
El código de VBA te permite escribir macros en Excel para automatizar tareas, pero descubrirás que esto no funciona en Sheets en línea.

Como podrías esperar, estas no funcionan en absoluto en Google Sheets. No parece que Google tenga planes de brindar compatibilidad con esta función en el navegador, aunque la implementación de JavaScript dentro de Sheets ofrece oportunidades.

Estas son algunas otras herramientas de Excel que he descubierto que no pueden ser importadas a Sheets:

  • Protección con contraseña. Los libros de trabajo protegidos con contraseña no pueden importarse a Sheets en absoluto, y no hay forma de sustituir la protección con contraseña.
  • Power Query / PowerPivot. Al igual que con las tablas dinámicas, Sheets no tiene manera de gestionar herramientas de manipulación de datos avanzadas, que incluyen a la función de modelo de datos de Excel.
  • Conexiones a otros libros de trabajo. Si vinculas múltiples libros de trabajo en Excel, Sheets no tiene forma de administrar estas referencias cuando importas la hoja de cálculo en línea.

Resumen y sigue aprendiendo

No hay ninguna razón por la que no puedas mezclar Sheets con otras aplicaciones de hojas de cálculo como Excel, gracias a la capacidad de importar libros de trabajo de Excel y convertirlos al formato de Sheets.

Es posible que no estés usando Google Sheets en tus propios proyectos. Si ese es el caso, consulta los tutoriales a continuación para ver más sobre cómo puedes usar Sheets para administrar proyectos y crear visualizaciones de datos incluso sin salir de un navegador web.

Acabas de aprender los conceptos básicos sobre cómo convertir hojas de cálculo de Excel a Google Sheets. ¿Utilizas solamente una aplicación de hojas de cálculo, o te encuentras cambiando entre ellas? Cuéntame en la sección de comentarios a continuación.

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