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Cómo Incrustar Archivos Excel y Enlazar Datos a PowerPoint

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This post is part of a series called How to Use PowerPoint (Ultimate Tutorial Guide).
Creating Motion Paths in PowerPoint
How to Print Your PowerPoint Slides (The Complete Guide)

Spanish (Español) translation by Rafael Chavarría (you can also view the original English article)

Excel y PowerPoint son mejores juntos. Excel es una increíble herramienta con la que crear, organizar y analizar datos. PowerPoint brilla cuando es tiempo de presentar y compartir tu arduo trabajo con una audiencia.

¿Qué sucede cuando queremos combinar las fortalezas de cada aplicación? Cuando estás listo para llevar tus datos y gráficas de Excel a PowerPoint, hay diferentes formas de pegar y enlazar tus datos entre estas aplicaciones.

Podrías querer mantener tu presentación PowerPoint conectada a Excel para que si los datos cambian, tu gráfica se actualizará con los datos editados dentro de esta. En este tutorial, aprenderás cómo incrustar o enlazar un archivo de Excel en PowerPoint. Puedes usar este tutorial para aprender cómo incrustar gráficas de Excel y tablas dentro de una presentación PowerPoint.

Cómo Incrustar Archivos Excel y Enlazar Datos a PowerPoint (Video Rápido)

En este video rápido de tres minutos, te mostraré cómo trabajar de ida y vuelta entre Excel y PowerPoint. Aprenderás a incrustar archivos Excel en PowerPoint, enlazar tus datos entre las dos aplicaciones, y poder mantener tus datos actualizados.

Continua leyendo para aprender más sobre diferentes métodos para trabajar con datos entre Excel y PowerPoint.

Nota: En este tutorial usamos la versátil plantilla PowerPoint Marketofy, que tiene grandiosas características de tablas e infografías. Puedes encontrar más plantillas de presentación PPT profesionales en GraphicRiver o en nuestra Guía Definitiva para las Mejores Plantillas Microsoft PowerPoint.

Cómo Incrustar Gráficas Excel en PowerPoint

Digamos que hemos construido una gráfica de apariencia grandiosa dentro de Excel y estamos listos para llevarla a PowerPoint para una presentación. Podemos terminar de estilizar la gráfica en PowerPoint, así que no tenemos que preocuparnos si quieres cambiar los colores o etiquetas.

El primer paso es dar clic sobre tu gráfica dentro de Excel y asegurar que está seleccionada. Después, puedes presionar copiar, ya sea presionando Ctrl + C en tu teclado o presionando el botón Copiar en la barra de Excel.

Grab Excel chart and copy
Selecciona tu gráfica en Excel, lo cuál pondrá esos círculo alrededor del borde de la gráfica. Después, presiona copiar (Ctrl + C) o copiar en la barra para poner la gráfica en tu porta papeles.

Ahora, cambiemos a PowerPoint. Encuentra algún espacio en alguna de tus diapositivas, y presiona ya sea Ctrl + V en tu teclado, o presiona el botón Pegar en la barra de PowerPoint. En la captura de abajo, puedes ver que la información y cantidades son las mismas una vez pegadas en PowerPoint.

Excel file to PowerPoint
Inserta gráfica de Excel en PowerPoint.

Nota que eso trajo la misma información en la gráfica que estaba en nuestro libro de Excel, pero automáticamente reformateó el estilo para coincidir con la presentación PowerPoint. Estas son las opciones por defecto para llevar gráficas de Excel a PowerPoint.

Esta es la manera más básica para colocar una gráfica Excel dentro de tu archivo PowerPoint. Pero como siempre, hay más poder oculto tras bastidores en PowerPoint.

Opciones de Pegado Excel a PowerPoint Explicadas

Tal vez quieres pegar tu gráfica como una imagen que el espectador no puede editar. O, tal vez quieres enlazar tu gráfica de Excel a PowerPoint para que puedan actualizar información y permanecer sincronizadas.

Cuando estás llevando gráficas de Excel a PowerPoint, realmente tienes dos elecciones que hacer:

  1. Cómo quieres manejar los datos - ¿deberían estar enlazados a un libro de Excel, o incrustados justo dentro del archivo PowerPoint?
  2. ¿El estilo de la gráfica debería permanecer igual, o debería coincidir con el resto de tu presentación?

Estas  opciones están todas disponibles cuando das clic derecho dentro de PowerPoint con una gráfica en tu porta papeles.

Excel paste options visual
Opciones de pegado Excel.

De hecho hay cinco maneras en las que puedes llevar datos de Excel a PowerPoint, y cada una de ellas maneja tus datos un poco diferente. Para tu referencia, aquí están las descripciones de cada una de las opciones de pegado en PowerPoint:

  1. Usar el Tema de Destino e Incrusta Libro de Trabajo
  2. Mantener Formato de Origen e Incrustar Libro de Trabajo
  3. Usar Tema de Destino y Enlaza Datos
  4. Mantener Formato de Origen y Enlazar Datos
  5. Pegar como imagen

Pienso en la mayoría de las categorías como incrustar, enlazar y pegar como imagen. Aprendamos sobre cada una de esas categorías.

1. Incrustar Libro de Excel en PowerPoint

Los primeros dos iconos (1 y 2) te permiten incrustar datos dentro del archivo PowerPoint. Esto significa que PowerPoint almacena los datos tras bambalinas dentro del archivo PowerPoint.

Una vez que pegas el archivo e incrustas el libro de trabajo, los datos son separados del archivo Excel y almacenados dentro del archivo PowerPoint. Nota que si los datos de Excel se actualizan, la gráfica de PowerPoint no se actualizará automáticamente.

Edit Data - Embedded Excel Chart in PowerPoint
Para actualizar los datos para una gráfica embebida, da clic derecho a la gráfica y elige Editar Datos.

Para actualizar los datos dentro de un archivo de Excel incrustado, puedes dar clic derecho sobre la gráfica y elegir Editar Datos desde el menú. Esto abrirá una hoja de cálculo Excel incrustada dentro del archivo PowerPoint en donde puedes editar los datos en la gráfica.

Embedded Excel instance
Editar datos para una gráfica incrustada abrirá una ventana Excel dentro de PowerPoint. Cambia estos datos para actualizar la gráfica.

Incrustar datos tiene muchas ventajas; las gráficas en tu presentación funcionarán independientemente de que tengas acceso al archivo Excel original. Incrustar incrementa el tamaño de tu archivo PowerPoint, sin embargo.

La mayor desventaja de incrustar datos es que no permanece en sincronía al archivo Excel dentro del cuál estás haciendo análisis y revisión de datos. Si vas y vienes entre las dos aplicaciones, enlazar podría ser una mejor opción.

2. Cómo Enlazar Datos Excel a PowerPoint

Enlazar datos (iconos 3 y 4) mantiene tu archivo PowerPoint y Excel en sincronía. Si cambias los datos para la gráfica en Excel, puedes actualizar la gráfica pegada en PowerPoint para usar la información más reciente.

Cuando PowerPoint y Excel están abiertos al mismo tiempo, esto ocurrirá automáticamente para datos enlazados. Haz un cambio en Excel, y la gráfica PowerPoint enlazada se actualiza en tiempo real.

Si estás trabajando en Excel y PowerPoint en momentos diferentes, asegúrate de presionar Actualizar Datos en la pestaña Herramientas de Gráfica > Diseño en la barra de PowerPoint.

Refresh Excel Data while in PowerPoint
Los datos enlazados se actualizan en tiempo real si ambas aplicaciones permanecen abiertas, o puedes elegir Actualizar Datos con la gráfica seleccionada para actualizar los datos usados en la gráfica enlazada.

Enlazar es grandioso para mantener los datos conectados para que no tengas que seguir reconstruyendo tus gráficas mientras te mueves de Excel a PowerPoint.

Sin embargo, enlazar tus datos directamente a Excel no es siempre la opción correcta. La desventaja de usar la opción enlazada es doble:

  1. Si envías tu archivo PowerPoint a alguien y no tiene acceso al archivo de Excel, actualizar datos no funcionará.
  2. Si otros están cambiando el archivo enlazado Excel tras bambalinas sin tu conocimiento, corres el riesgo de actualizar tu presentación con datos incorrectos.

Si aún estás un poco indeciso sobre elegir entre incrustar y enlazar datos desde Excel a PowerPoint, revisa la página de ayuda Microsoft oficial para ver una comparación de los dos.

3. Pega Gráfica de Excel como Imagen en PowerPoint

La opción final para colocar una gráfica en PowerPoint es simplemente pegar la gráfica que construiste en Excel como una imagen plana no editable. Cuando pegas una gráfica como imagen, los estilos aparecerán igual que la versión Excel de la gráfica y ya no será editable dentro de PowerPoint.

Paste Excel chart as a picture in PowerPoint
Pegar una gráfica Excel como imagen en PowerPoint trata a la gráfica como imagen plana y remueve cualquier opción de edición para los datos dentro de esta.

Esta característica es útil cuando quieres asegurar que los datos no sean cambiados ni alterados por el receptor. Sin embargo, pegar como imagen causa que pierdas cualquier habilidad para editar o cambiar la gráfica.

Opciones de Formato de Pegado de Excel a PowerPoint

Sea que elijas incrustar o enlazar tus datos, puedes elegir cómo manejar el estilo de tus gráficas cuando te mueves de Excel a PowerPoint. Ambas opciones "incrustar" y "enlazar" tienen dos opciones para cómo manejar el estilo.

Veamos la diferencia entre "Usar Tema de Destino" y "Mantener Formato de Origen". Estas opciones no cambian la manera que trabajamos con datos---ambas opciones incrustan tus datos en el archivo PowerPoint---pero cambian la apariencia de las gráficas.

  1. Mantener Formato de Origen - Usa el mismo estilo de gráfica usado en Excel.
  2. Usar Tema de Destino - Empata el estilo de tu gráfica al tema de PowerPoint.

En la captura de pantalla de abajo, puedes ver ejemplos de cada opción. Usar Mantener Formato de Origen mantuvo la gráfica exactamente como aparecía en Excel. Usar Tema de Destino ayuda a tus gráficas a fusionarse con el resto de la presentación.

Paste Styles from Excel to PowerPoint
Importante: "Mantener Formato de Origen" acarreará los estilos y el formato directamente desde Excel, mientras que "Usar Tema de Destino" empata la gráfica al resto de tu presentación PowerPoint.

Una vez que una gráfica es colocada en el archivo PowerPoint, puedes editar y re estilizar la presentación. Piensa en esta opción de pegado como el punto de partida.

Recapitula y Sigue Aprendiendo Más Sobre Excel y PowerPoint

Mantener enlazadas tus gráficas PowerPoint a datos Excel es útil. Con datos enlazados, no necesitas recrear y reformatear tus gráficas cada vez que los datos originales cambien. Los datos incrustados te dan la flexibilidad para editar tus datos justo dentro de la presentación.

Adéntrare a más tutoriales útiles Excel y PowerPoint en Envato Tuts+:

Ten en mente que hay diferentes maneras de administrar tus datos basados en la opción de pegado que uses. Depende de ti cómo quieras (o no quieras) mantener tus datos sincronizados entre Excel y PowerPoint.

¿Cómo administras datos entre Excel y PowerPoint? Déjame saber en la sección de comentarios cómo usas las herramientas en conjunto.

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