() translation by (you can also view the original English article)
Excel dan PowerPoint akan lebih baik apabila dipadukan bersama. Excel adalah alat yang menakjubkan untuk membuat, mengatur dan menganalisa data. Power Point baik untuk mempresentasikan dan membagikan hasil kerja anda kepada audiens.
Apa yang terjadi apabila kita ingin menggabungkan setiap kekuatan dari kedua aplikasi tersebut? Jika anda siap untuk mengambil data dan grafik anda dari Excel ke PowerPoint, maka akan ada beberapa cara untuk embed dan link data anda di antara aplikasi ini.
Anda mungkin ingin presentasi PowerPoint anda terhubung ke Excel sehingga saat datanya berubah, grafik anda juga akan diperbarui dengan data yang diedit di dalamnya. Dalam tutorial ini, anda akan belajar cara embed atau link file Excel di PowerPoint. Anda dapat menggunakan tutorial ini untuk mempelajari cara embed grafik Excel di dalam presentasi PowerPoint.
Cara Embed File Excel & Link Data ke PowerPoint (Video Singkat)
Dalam screencast tiga menit ini, saya akan menunjukkan cara kerja bolak-balik antara Excel dan PowerPoint. Anda akan belajar embed file Excel di PowerPoint, link data anda antara kedua aplikasi tersebut dan terus dapat memperbarui data anda.
Teruslah membaca untuk mengetahui lebih lanjut tentang berbagai metode yang berhubungan dengan data antara Excel dan PowerPoint.
Catatan: Dalam tutorial ini kita menggunakan Marketofy PowerPoint Template, serbaguna yang memiliki grafik besar dan fitur infografis. Anda dapat menemukan lebih banyak template presentasi PPT profesional di GraphicRiver atau di Ultimate Guide to the Best Microsoft PowerPoint Template.
Cara Embed Grafik Excel di PowerPoint
Misalnya kita telah membuat grafik hebat di dalam Excel dan kemudian siap untuk memasukkannya (embed) ke presentasi PowerPoint. Kita bisa menyelesaikan styling chart di PowerPoint sehingga tidak perlu khawatir apabila ingin mengganti warna atau label.
Langkah pertama adalah klik pada grafik anda di dalam Excel. Kemudian, anda bisa menekan salin, baik dengan menekan Ctrl + C pada keyboard atau menekan tombol tombol Copy pada bagian ribbon Excel.
Sekarang, mari beralih ke PowerPoint. Temukan beberapa ruang pada salah satu slide anda dan tekan Ctrl + V pada keyboard anda atau tekan tombol Paste pada bagian ribbon PowerPoint. Pada gambar di bawah, anda dapat melihat bahwa data dan jumlahnya akan disisipkan di PowerPoint seperti pada Excel.
Perhatikan bahwa data tersebut sama dengan grafik yang ada dalam Excel, namun secara otomatis diformat ulang dengan gaya yang sesuai pada presentasi PowerPoint. Pilihan ini adalah pilihan default untuk mengambil grafik dari Excel ke PowerPoint.
Cara ini paling dasar untuk menempatkan grafik Excel di dalam file PowerPoint anda. Namun seperti biasa, masih ada lebih banyak kekuatan tersembunyi di balik layar PowerPoint.
Pilihan Paste Excel ke PowerPoint
Mungkin anda ingin menempelkan grafik anda sebagai gambar yang tidak dapat diedit oleh orang lain atau mungkin anda ingin menghubungkan (link) grafik Excel anda ke PowerPoint sehingga data tetap diperbarui dan disinkronkan.
Saat anda mengambil grafik dari Excel ke PowerPoint, berarti anda benar-benar memiliki dua pilihan:
- Bagaimana anda ingin menangani datanya ? Apakah datanya terhubung ke lembar kerja Excel, atau hanya dimasukkan tepat di dalam file PowerPoint?
- Apakah gaya grafiknya akan tetap sama, atau apakah anda ingin yang sesuai dengan tema presentasi anda?
Pilihan ini tersedia saat anda melakukan klik kanan di dalam PowerPoint dengan grafik di clipboard anda.
Sebenarnya ada lima cara untuk mengambil data dari Excel ke PowerPoint dan masing-masingnya menangani data anda dengan sedikit cara yang berbeda. Untuk referensi anda, berikut adalah deskripsi dari masing-masing pilihan paste di PowerPoint:
- Use Destination Theme and Embed Workbook
- Keep Source Formatting and Embed Workbook
- Use Destination Theme and Link Data
- Keep
Source Formatting and Link Data
- Paste as picture
Saya memikirkan kategori utamanya adalah embed, link, dan menempelkan (paste) sebagai gambar. Mari pelajari masing-masing kategori itu.
1. Embed Lembar Kerja Excel
di PowerPoint
Dua ikon pertama (1 dan 2) memungkinkan anda untuk embed data di dalam file PowerPoint. Hal ini berarti bahwa PowerPoint menyimpan data di balik file PowerPoint.
Setelah anda menempelkan file dan embed grafik, data dipisahkan dari file Excel dan disimpan di dalam file PowerPoint. Perhatikan bahwa tabel PowerPoint tidak akandiperbarui secara otomatis apabila data Excel diperbarui.
Untuk memperbarui data di dalam file Excel, anda bisa klik kanan tabel dan pilih Edit Data dari menu. Lembar kerja Excel yang dimasukkan ke dalam file PowerPoint tempat anda mengedit data dalam tabel akan terbuka.
Embed data seperti ini memiliki banyak keuntungan, diantaranya grafik dalam presentasi anda akan berfungsi untuk akses ke file Excel asli meskipun akan meningkatkan ukuran file PowerPoint anda.
Kelemahan utama dari embed data adalah grafik tidak disinkronkan ke file Excel yang sedang anda analisa. Jika anda bolak-balik mengerjakan dua aplikasi, link mungkin menjadi pilihan yang lebih baik.
2. Cara Link Data Excel ke PowerPoint
Link data (ikon 3 dan 4) membuat file PowerPoint dan Excel anda tetap sinkron. Jika anda mengubah data tabel di Excel, maka anda dapat memperbarui grafik yang disisipkan diPowerPoint untuk menggunakan data terbaru.
Hal tersebut akan terjadi secara otomatis untuk data yang ditautkan ketika PowerPoint dan Excel terbuka pada saat yang bersamaan. Saat membuat perubahan di Excel, grafik PowerPoint yang terhubung akan diperbarui secara langsung.
Jika anda bekerja di Excel dan PowerPoint pada waktu yang berbeda, pastikan untuk menekan Refresh Data di tab Chart Tools > Design pada bagian ribbon PowerPoint.
Link data sangat bagus untuk menjaga agar data tetap terhubung sehingga anda
tidak perlu terus mengubah grafiknya saat anda berpindah dari Excel ke
PowerPoint.
Namun, link data anda secara langsung dengan Excel tidak selalu menjadi pilihan yang tepat. Kelemahan menggunakan pilihan ini adalah:
- Jika anda mengirim file PowerPoint ke seseorang dan mereka tidak memiliki akses ke file Excel, me-refresh data tidak akan bekerja.
- Jika ada orang lain yang mengubah file Excel anda di belakang layar tanpa sepengetahuan anda, maka anda berisiko memperbarui presentasi dengan data yang salah.
Jika anda masih sedikit kurang yakin dalam memilih antara embed ataupun link
data dari Excel ke PowerPoint, anda bisa melihat official Microsoft help page untuk mengetahui perbandingan keduanya.
3. Paste Excel Chart sebagai Gambar di PowerPoint
Pilihan terakhir untuk menempatkan grafik di PowerPoint adalah dengan hanya menempelkan tabel yang anda buat di Excel sebagai gambar yang rata dan tidak dapat diedit. Saat anda menempelkan grafik sebagai gambar, tampilan grafik akan tampil sama dengan tabel versi Excel dan tidak dapat diedit lagi dalam PowerPoint.
Fitur ini berguna apabila anda ingin memastikan bahwa data tidak diubah oleh penerimanya. Namun, menempelkan gambar membuat anda kehilangan kemampuan untuk mengedit atau mengubah grafik.
Pilihan Format Paste Excel ke PowerPoint
Apapun pilihan anda, baik itu embed atau link data, anda dapat memilih cara untuk menyesuaikan gaya grafik saat berpindah dari Excel ke PowerPoint. Pilihan " embed" dan " link" keduanya memiliki dua pilihan untuk masalah styling.
Mari kita lihat perbedaan antara "Use Destination Theme" dan "Keep Source Formatting". Pilihan ini tidak mengubah cara kerja kita dengan data, keduanya tetap memasukkan data anda ke dalam file PowerPoint, tetapi hanya melakukan perubahan terhadap tampilan grafiknya.
- Keep Source Formatting - Menggunakan gaya grafik yang sama seperti gaya yang digunakan di Excel.
- Use Destination Theme – Menyesuaikan gaya grafik anda dengan tema PowerPoint.
Pada gambar di bawah ini, anda dapat melihat contoh dari setiap pilihan di atas. Menggunakan Keep Source Formatting akan menyimpan grafiknya sama persis dengan grafik yang muncul di Excel. Sedangkan Use Destination Theme membantu grafik anda berbaur dengan tema slide presentasi lainnya.
Begitu grafiknya ditempatkan di file PowerPoint, anda dapat mengedit dan mengatur presentasinya sesuai keinginan anda. Pikirkan pilihan paste ini sebagai titik awalnya.
Rekap dan Terus Belajar Lebih Banyak tentang Excel dan PowerPoint
Membuat grafik PowerPoint anda terhubung dengan data Excel memanglah mudah. Dengan link data, anda tidak perlu
membuat dan memformat ulang grafik anda setiap kali data aslinya berubah. Data yang dimasukkan memberi anda fleksibilitas untuk mengedit data anda tepat di dalam presentasinya.
Telusuri lebih dalam untuk manfaat yang lebih : tutorial Excel dan PowerPoint di Envato Tuts+:
Microsoft ExcelCara Membuat Gantt Chart di Excel
Microsoft PowerPointCara Membuat Grafik Hebat di Microsoft PowerPoint
Ada beberapa cara untuk mengelola data anda berdasarkan pilihan yang anda
gunakan, tergantung pada cara anda ingin (atau tidak ingin) membuat data yang disinkronkan
antara Excel dan PowerPoint.
Bagaimana anda mengelola data antara Excel dan PowerPoint? Beri tahu saya di bagian komentar tentang cara anda menggunakan alat dalam kaitannya.
