Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft PowerPoint
Business

Bagaimana meng-Embed file Excel dan Link Data ke PowerPoint

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Use PowerPoint (Ultimate Tutorial Guide).
Creating Motion Paths in PowerPoint
How to Print Your PowerPoint Slides (The Complete Guide)

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Ratnawati (you can also view the original English article)

Excel dan PowerPoint akan lebih baik apabila dipadukan bersama. Excel adalah alat yang menakjubkan untuk membuat, mengatur dan menganalisa data. Power Point baik untuk mempresentasikan dan membagikan hasil kerja anda kepada audiens.

Apa yang terjadi apabila kita ingin menggabungkan setiap kekuatan dari kedua aplikasi tersebut? Jika anda siap untuk mengambil data dan grafik anda dari Excel ke PowerPoint, maka akan ada beberapa cara untuk embed dan link data anda di antara aplikasi ini.  

Anda mungkin ingin presentasi PowerPoint anda terhubung ke Excel sehingga saat datanya berubah, grafik anda juga akan diperbarui dengan data yang diedit di dalamnya.   Dalam tutorial ini, anda akan belajar cara embed atau link file Excel di PowerPoint. Anda dapat menggunakan tutorial ini untuk mempelajari cara embed grafik Excel di dalam presentasi PowerPoint.

Cara Embed File Excel & Link Data ke PowerPoint (Video Singkat)

Dalam screencast tiga menit ini, saya akan menunjukkan cara kerja bolak-balik antara Excel dan PowerPoint. Anda akan belajar embed file Excel di PowerPoint, link data anda antara kedua aplikasi tersebut dan terus dapat memperbarui data anda.

Teruslah membaca untuk mengetahui lebih lanjut tentang berbagai metode yang berhubungan dengan data antara Excel dan PowerPoint.

Catatan: Dalam tutorial ini kita menggunakan Marketofy PowerPoint Template, serbaguna yang memiliki grafik besar dan fitur infografis. Anda dapat menemukan lebih banyak template presentasi PPT profesional di GraphicRiver atau di Ultimate Guide to the Best Microsoft PowerPoint Template.

Cara Embed Grafik Excel di PowerPoint

Misalnya kita telah membuat grafik hebat di dalam Excel dan kemudian siap untuk memasukkannya (embed) ke presentasi PowerPoint. Kita bisa menyelesaikan styling chart di PowerPoint sehingga tidak perlu khawatir apabila ingin mengganti warna atau label.

Langkah pertama adalah klik pada grafik anda di dalam Excel. Kemudian, anda bisa menekan salin, baik dengan menekan Ctrl + C pada keyboard atau menekan tombol tombol Copy pada bagian ribbon Excel.

Grab Excel chart and copy
Pilih grafik anda di Excel yang akan menempatkan lingkaran di tepi grafiknya. Kemudian tekan salin (Ctrl + C) atau salin pada bagian ribbon untuk meletakkan grafik di clipboard anda.

Sekarang, mari beralih ke PowerPoint. Temukan beberapa ruang pada salah satu slide anda dan tekan Ctrl + V pada keyboard anda atau tekan tombol Paste pada bagian ribbon PowerPoint.  Pada gambar di bawah, anda dapat melihat bahwa data dan jumlahnya akan disisipkan di PowerPoint seperti pada Excel.

Excel file to PowerPoint
Embed file Excel ke PowerPoint.

Perhatikan bahwa data tersebut sama dengan grafik yang ada dalam Excel, namun secara otomatis diformat ulang dengan gaya yang sesuai pada presentasi PowerPoint. Pilihan ini adalah pilihan default untuk mengambil grafik dari Excel ke PowerPoint.

Cara ini paling dasar untuk menempatkan grafik Excel di dalam file PowerPoint anda. Namun seperti biasa, masih ada lebih banyak kekuatan tersembunyi di balik layar PowerPoint.

Pilihan Paste Excel ke PowerPoint 

Mungkin anda ingin menempelkan grafik anda sebagai gambar yang tidak dapat diedit oleh orang lain atau mungkin anda ingin menghubungkan (link) grafik Excel anda ke PowerPoint sehingga data tetap diperbarui dan disinkronkan.

Saat anda mengambil grafik dari Excel ke PowerPoint, berarti anda benar-benar memiliki dua pilihan:

  1. Bagaimana anda ingin menangani datanya ? Apakah datanya terhubung ke lembar kerja Excel, atau hanya dimasukkan tepat di dalam file PowerPoint? 
  2. Apakah gaya grafiknya akan tetap sama, atau apakah anda ingin yang sesuai dengan tema presentasi anda? 

Pilihan ini tersedia saat anda melakukan klik kanan di dalam PowerPoint dengan grafik di clipboard anda.  

Excel paste options visual
Pilihan paste dari Excel

Sebenarnya ada lima cara untuk mengambil data dari Excel ke PowerPoint dan masing-masingnya menangani data anda dengan sedikit cara yang berbeda. Untuk referensi anda, berikut adalah deskripsi dari masing-masing pilihan paste di PowerPoint:

  1. Use Destination Theme and Embed Workbook
  2. Keep Source Formatting and Embed Workbook
  3. Use Destination Theme and Link Data
  4. Keep Source Formatting and Link Data
  5. Paste as picture

Saya memikirkan kategori utamanya adalah embed, link, dan menempelkan (paste) sebagai gambar. Mari pelajari masing-masing kategori itu.

1. Embed Lembar Kerja Excel di PowerPoint

Dua ikon pertama (1 dan 2) memungkinkan anda untuk embed data di dalam file PowerPoint. Hal ini berarti bahwa PowerPoint menyimpan data di balik file PowerPoint.  

Setelah anda menempelkan file dan embed grafik, data dipisahkan dari file Excel dan disimpan di dalam file PowerPoint. Perhatikan bahwa tabel PowerPoint tidak akandiperbarui secara otomatis apabila data Excel diperbarui.

Edit Data - Embedded Excel Chart in PowerPoint
Untuk memperbarui data grafik yang dimasukkan, klik kanan grafiknya dan pilih Edit Data.

Untuk memperbarui data di dalam file Excel, anda bisa klik kanan tabel dan pilih Edit Data dari menu. Lembar kerja Excel yang dimasukkan ke dalam file PowerPoint tempat anda mengedit data dalam tabel akan terbuka.

Embedded Excel instance
Mengedit data untuk grafik yang dimasukkan akan membuka jendela Excel di dalam PowerPoint. Ubah data ini untuk memperbarui grafiknya.

Embed data seperti ini memiliki banyak keuntungan, diantaranya grafik dalam presentasi anda akan berfungsi untuk akses ke file Excel asli meskipun akan meningkatkan ukuran file PowerPoint anda.

Kelemahan utama dari embed data adalah grafik tidak disinkronkan ke file Excel yang sedang anda analisa. Jika anda bolak-balik mengerjakan dua aplikasi, link mungkin menjadi pilihan yang lebih baik.

2. Cara Link Data Excel ke PowerPoint

Link data (ikon 3 dan 4) membuat file PowerPoint dan Excel anda tetap sinkron. Jika anda mengubah data tabel di Excel, maka anda dapat memperbarui grafik yang disisipkan diPowerPoint untuk menggunakan data terbaru.

Hal tersebut akan terjadi secara otomatis untuk data yang ditautkan ketika PowerPoint dan Excel terbuka pada saat yang bersamaan. Saat membuat perubahan di Excel, grafik PowerPoint yang terhubung akan diperbarui secara langsung.  

Jika anda bekerja di Excel dan PowerPoint pada waktu yang berbeda, pastikan untuk menekan Refresh Data di tab Chart Tools > Design pada bagian ribbon PowerPoint.

Refresh Excel Data while in PowerPoint
Pembaruan data yang terhubung akan terus terjadi secara langsung apabila kedua aplikasi tetap terbuka atau anda dapat memilih Refresh Data dengan grafik terpilih untuk me-refresh data yang digunakan dalam grafik.

Link data sangat bagus untuk menjaga agar data tetap terhubung sehingga anda tidak perlu terus mengubah grafiknya saat anda berpindah dari Excel ke PowerPoint.  

Namun, link data anda secara langsung dengan Excel tidak selalu menjadi pilihan yang tepat. Kelemahan menggunakan pilihan ini adalah:

  1. Jika anda mengirim file PowerPoint ke seseorang dan mereka tidak memiliki akses ke file Excel, me-refresh data tidak akan bekerja.
  2. Jika ada orang lain yang mengubah file Excel anda di belakang layar tanpa sepengetahuan anda, maka anda berisiko memperbarui presentasi dengan data yang salah. 

Jika anda masih sedikit kurang yakin dalam memilih antara embed ataupun link data dari Excel ke PowerPoint, anda bisa melihat official Microsoft help page untuk mengetahui perbandingan keduanya.

3. Paste Excel Chart sebagai Gambar di PowerPoint

Pilihan terakhir untuk menempatkan grafik di PowerPoint adalah dengan hanya menempelkan tabel yang anda buat di Excel sebagai gambar yang rata dan tidak dapat diedit. Saat anda menempelkan grafik sebagai gambar, tampilan grafik akan tampil sama dengan tabel versi Excel dan tidak dapat diedit lagi dalam PowerPoint.

Paste Excel chart as a picture in PowerPoint
Menempelkan grafik Excel sebagai gambar di PowerPoint sama dengan memperlakukan grafik sebagai gambar datar dan menghapus pilihan pengeditan data di dalamnya.

Fitur ini berguna apabila anda ingin memastikan bahwa data tidak diubah oleh penerimanya. Namun, menempelkan gambar membuat anda kehilangan kemampuan untuk mengedit atau mengubah grafik.

Pilihan Format Paste Excel ke PowerPoint

Apapun pilihan anda, baik itu embed atau link data, anda dapat memilih cara untuk menyesuaikan gaya grafik saat berpindah dari Excel ke PowerPoint. Pilihan " embed" dan " link" keduanya memiliki dua pilihan untuk masalah styling.

Mari kita lihat perbedaan antara "Use Destination Theme" dan "Keep Source Formatting". Pilihan ini tidak mengubah cara kerja kita dengan data, keduanya tetap memasukkan data anda ke dalam file PowerPoint, tetapi hanya melakukan perubahan terhadap tampilan grafiknya.

  1. Keep Source Formatting - Menggunakan gaya grafik yang sama seperti gaya yang digunakan di Excel.
  2. Use Destination Theme – Menyesuaikan gaya grafik anda dengan tema PowerPoint. 

Pada gambar di bawah ini, anda dapat melihat contoh dari setiap pilihan di atas. Menggunakan Keep Source Formatting akan menyimpan grafiknya sama persis dengan grafik yang muncul di Excel. Sedangkan Use Destination Theme membantu grafik anda berbaur dengan tema slide presentasi lainnya.

Paste Styles from Excel to PowerPoint
Atas: "Keep Source Formatting" akan membawa gaya dan format langsung dari Excel, sementara "Use Destination Theme" menyesuaikan grafik dengan keseluruhan presentasi PowerPoint anda.

Begitu grafiknya ditempatkan di file PowerPoint, anda dapat mengedit dan mengatur presentasinya sesuai keinginan anda. Pikirkan pilihan paste ini sebagai titik awalnya.

Rekap dan Terus Belajar Lebih Banyak tentang Excel dan PowerPoint

Membuat grafik PowerPoint anda terhubung dengan data Excel memanglah mudah. Dengan link data, anda tidak perlu membuat dan memformat ulang grafik anda setiap kali data aslinya berubah. Data yang dimasukkan memberi anda fleksibilitas untuk mengedit data anda tepat di dalam presentasinya.

Telusuri lebih dalam untuk manfaat yang lebih : tutorial Excel dan PowerPoint di Envato Tuts+: 

Ada beberapa cara untuk mengelola data anda berdasarkan pilihan yang anda gunakan, tergantung pada cara anda ingin (atau tidak ingin) membuat data yang disinkronkan antara Excel dan PowerPoint.

Bagaimana anda mengelola data antara Excel dan PowerPoint? Beri tahu saya di bagian komentar tentang cara anda menggunakan alat dalam kaitannya.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.