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Si usted es un empresario que se prepara para dar una presentación de PowerPoint del plan de negocio oficial, o usted se está preparando para entregar una oferta a un cliente anticipado, una cosa es segura: Tiene mucho montar en estas diapositivas.
¿Sabes cómo hacer una presentación de PowerPoint que obtendrá el resonante "Sí" de su audiencia?
Si no, no te preocupes. Tenemos todos los consejos y recursos que necesita para hacer una impresionante impresión con su próxima presentación de PowerPoint ¡aquí!
Cómo personalizar una plantilla de PowerPoint profesional
Paso 1: Elija la plantilla perfecta de PowerPoint para negocios
Claro, podría simplemente abrir PowerPoint, poner un montón de fotos y gráficos por todos lados y esta terminado. Pero si usted va a hacer eso, también podría omitir su presentación del plan de negocios por completo y aceptar la derrota ahora.
Nadie va a estar impresionado con una presentación que se parece que un niño de 10 años lo hizo. Pero eso no significa que usted tiene que pagar mucho dinero a un diseñador profesional para preparar una presentación para usted.
Con la ayuda de las plantillas de presentación de PowerPoint, puede crear rápida y fácilmente su propia presentación profesional en cuestión de minutos.
¿No está seguro de por dónde empezar con tantas plantillas para elegir? Eche un vistazo a algunas de las plantillas de PowerPoint plan de negocios más populares que los profesionales de negocios y freelancers aman y confian para cerrar negocios.
Paso 2: Elija su presentación de PowerPoint favorita
Después de navegar y babeo sobre todas las presentaciones de PPT de negocios maravillosos, es el momento de elegir uno. Difícil paso, ¡lo sé!
Algunas de las cosas que desea buscar al tomar su decisión es cuántas diversas presentaciones de la diapositiva viene porque más le dará una mayor flexibilidad. Si viene con los iconos adicionales png o no (especialmente si usted ama usar elementos visuales en su presentación). Si es totalmente editable y si se puede imprimir (si planea imprimir su presentación) o no.
Para los propósitos de esta presentación, he seleccionado esta Presentación PowerPoint Modern Business Plan para mostrarle cómo funciona todo. Lo que me encanta de esta plantilla no es solo que viene con 50 diapositivas diferentes para mezclar y combinar, sino también que viene en tres esquemas de color diferentes, dándome opciones en cuanto al estado de ánimo de la presentación que creo para cada ocasión diferente.
He aquí una demostración de las características de esta plantilla de PowerPoint:
La plantilla específica también viene con muchos iconos que puede utilizar en su presentación para llamar la atención sobre los puntos clave. Y está lista para imagenes que—como veremos en pasos posteriores—hará que su vida sea mucho más fácil.
Estaré usando la versión de PowerPoint 2016 para guiarle a través de todos los pasos de transformar esta plantilla en una presentación de plan de negocios asesino. Si estás utilizando una versión diferente de PowerPoint, puedes encontrar algunas diferencias entre mis capturas de pantalla y lo que ves en tu pantalla, pero nada tan importante como para evitar que sigas adelante.
Paso 3: Configurar su plantilla
Al descargar la plantilla elegida en su computadora, verá que tiene algunas opciones para elegir en la carpeta principal, antes de comenzar a editar su presentación real.
Primero usted necesita decidir la proporción de su presentación: 4:3 o 16:9. (Algunas plantillas también ofrecen un tercer modo, preparado para la impresora). Aunque 4:3 es el modo de presentación tradicional para presentaciones de diapositivas, la mayoría de los proyectores de diapositivas modernos, televisores y pantallas de ordenador utilizan un tamaño de presentación de 16:9. Asegúrese de tener en cuenta dónde va a mostrar su presentación para que elija la relación correcta.
Para los propósitos de este tutorial, usaré la proporción de 16: 9 de la plantilla presentacion de PowerPoint Modern Business Plan.
A continuación, debe elegir si desea abrir la presentación en modo PPT o PPTX. Esto depende de la versión de PowerPoint que esté utilizando para su presentación.
Si utiliza Microsoft Office versión 2007 o posterior, puede utilizar el archivo PPTX. Si está utilizando una versión de Microsoft Office que se publicó antes de 2007, tendrá que utilizar PPT. Crear y guardar su presentación en PPTX (X es por XML) permite una mayor compatibilidad de su archivo con otros programas y software, así que asegúrese de optar por este siempre que sea posible.
La siguiente decisión que tiene que tomar antes de iniciar su presentación es si desea crear una presentación animada o sencilla. Si selecciona la opción "NO Animación", aparecerán nuevas diapositivas en la pantalla inmediatamente después de pulsar la flecha siguiente. Si elige la opción "Animación", aparecerán nuevos diapositivas en la pantalla mediante algún tipo de animación, como desvanecimiento de adentro y desvanecimiento de afuera, deslizamiento desde el lateral de la pantalla, o incluso haciendo que cada elemento de la diapositiva salte a la pantalla uno después del otro.
Ambas versiones se ven y actúan igual durante el proceso de edición de la presentación. Su elección depende totalmente de la estética que le gustaría para sus productos terminados. Desde que disfruto de presentaciones animadas, voy con esa versión.
Por último, elige tu plantilla de color favorita, inicia, y estamos listos para comenzar a editar.
Paso 4: "Guardar como" su presentación!
Parece extraño empezar con la opción guardar cuando todavía no hemos creado nada en nuestra presentación, ¿no?
No es tan extraño cuando entiendes las dos cosas que estamos tratando de evitar:
En primer lugar, no queremos que sobrescriba accidentalmente su archivo de plantilla con esta presentación específica.
En segundo lugar, no queremos arriesgarnos a perder el trabajo que haremos con un congelamiento inesperado del programa o cualquier otro problema técnico.
Por lo tanto, lo primero que desea hacer después de abrir su plantilla es hacer clic en Archivo en su barra de menú horizontal y, a continuación, hacer clic en Guardar como...
Dé a su archivo el nombre deseado y guárdelo en la ubicación apropiada en su computadora.
Si no lo haces ya, acostumbre a presionar Ctrl + S (o Comando + S, si estás trabajando en una Mac) de vez en cuando para asegurarte de haber guardado los últimos cambios realizados en tu presentación.
Paso 5: Edición general y opciones
En la parte central de su pantalla, tiene la primera diapositiva de su presentación. En el lado izquierdo de su pantalla puede ver un menú vertical que contiene todas las diapositivas diferentes de su presentación. Y en la parte superior de su pantalla, verá varias barras de menú horizontales y opciones que le ayudarán a editar su presentación.
Lo bueno de hacer una presentación de PowerPoint desde una plantilla es que cualquier cosa y todo lo que ves en una diapositiva es editable. Eso significa que usted puede hacer que su presentación se vea exactamente como lo desea.
Comencemos con los elementos de texto en este paso y pasemos a los gráficos y visuales en el paso siguiente.
Haga doble clic en el título de su primera diapositiva para cambiar las palabras "Our Business Plan" al nombre de su presentación. Haga lo mismo para el subtítulo y todos los demás elementos de texto en la primera diapositiva para agregar sus datos.
Cuando esté satisfecho con la información de la primera diapositiva, vaya al menú del lado izquierdo y haga clic en la segunda diapositiva. Haga doble clic en cualquier pieza de escritura o números de la diapositiva para editar, al igual que antes. Cambie la fraseología para caber su presentación, o suprima un pedazo de texto enteramente si no satisface sus propósitos.
¿Desea agregar una nueva línea de texto donde actualmente no aparece ningún texto? Haga clic una vez en el borde del fondo gris de la diapositiva para anular la selección de cualquier elemento que haya seleccionado con el ratón. (No debería ver ningún cuadro de edición en ningún lugar de la diapositiva cuando todos los elementos estén deseleccionados). A continuación, haga doble clic donde quiera que aparezca el nuevo texto y comience a escribir, como en la imagen de abajo.
Usando el menú superior de su software, puede editar cualquier pieza de texto nueva o existente con el tamaño, la fuente, el color y el aspecto que desee. ¡Las opciones son innumerables!
Del mismo modo, puede cambiar, agregar o eliminar elementos de texto de cualquiera de sus diapositivas de presentación. Incluso puede cambiar el texto que no se ejecuta horizontalmente en la pantalla como la palabra "Renovar" en la diapositiva 4 de nuestra Presentación de PowerPoint de Modern Business Plan.
Simplemente haga doble clic en él y escriba para editarlo.
Paso 6: Imágenes, gráficos y otros elementos
Saber cómo hacer una presentación de PowerPoint decir exactamente lo que quieres decir es sólo la mitad del trabajo. La otra mitad es hacer que muestre exactamente lo que quiere mostrar. ¡Que es tan fácil!
Puede editar, cambiar o eliminar cualquier icono, imagen (o marcador de posición de imagen) y elemento gráfico que ve en su plantilla.
Vamos a empezar con las fotos. Las pequeñas imágenes con un sol amarillo que brilla sobre las montañas verdes que ve en la captura de pantalla abajo y que aparecen dispersadas a través de su marca de la plantilla la localización de Marcadores de posición del cuadro.
Puede pensar en estos marcadores de posición de imágenes como imágenes de fantasmas. Están simplemente sosteniendo el espacio que su foto real ocupará una vez que lo inserte en su presentación.
Al hacer clic en el icono de marcador de imagen, aparecerá un cuadro de diálogo en la pantalla para que pueda seleccionar la imagen que desee utilizar desde su computadora. Como alternativa, también puede arrastrar una imagen de su computadora hacia el marcador de posición de imagen para agregarla automáticamente.
¿Lo mejor de los placeholders de imagen? No importa cuán grande sea su imagen, se redimensionará automáticamente para adaptarse al área ocupada por el marcador de posición. Mira lo diferente que se ve mi imagen cuando la añado a la diapositiva 1 de la plantilla...
Y cuando lo agrego a la diapositiva 8 de la plantilla.
La misma imagen, el mismo proceso, la misma plantilla. Ambas adiciones tardaron sólo dos segundos de mi tiempo y he tenido que hacer absolutamente ningún cambio en mi imagen. ¡Magia!
Una buena plantilla de PowerPoint no sólo le permite agregar imágenes a su presentación, sino también tiene lugares para los iconos.
Mientras que las imágenes son las fotografías de todo color que puede agregar a una presentación, los iconos son elementos gráficos más simples que ayudan a mejorar los puntos principales de su presentación a través de la representación visual.
Para cambiar un icono en su presentación de PowerPoint simplemente haga clic en él una vez para seleccionarlo, y luego haga clic con el botón derecho del ratón (o haga clic con dos dedos en un trackpad de Mac) para abrir el menú de opciones.
Elija la opción Cambiar imagen. Cuando se abre el cuadro de diálogo, busque la carpeta de plantillas guardada, elija la subcarpeta de iconos, seleccione el icono deseado y haga clic en insertar.
Puede cambiar el tamaño, cambiar la forma y recolorar todos los iconos png de la forma que desee utilizando las barras de menú de la derecha y del menú superior de su programa.
Por último, vamos a hablar de otros elementos visuales de su presentación, como los gráficos.
Nuestra plantilla ya contiene una serie de gráficos en ella, y como todos los demás elementos, estos son totalmente editable. Para cambiar una gráfica simplemente haga clic en el elemento específico que desea cambiar y arrástrelo a una nueva posición, cambie su color o cambie su tamaño para que se ajuste a sus datos.
Observe cómo en el ejemplo siguiente he cambiado el tamaño y el color de las líneas roja y azul claro en el gráfico de la diapositiva 6 de nuestra plantilla de presentación.
Paso 7: Adición o eliminación de diapositivas
Cada presentación de PowerPoint de negocio es diferente como el empresario al crearla. Y además de cambiar los elementos de texto y visuales de cada diapositiva, también puede ser conveniente eliminar toda diapositiva de la plantilla o añadir otras nuevas para su presentación específica.
Para eliminar una diapositiva, sólo tiene que seleccionar en el menú lateral izquierdo, haga doble clic (o haga clic abajo con dos dedos en un trackpad Mac) para el menú de opciones y seleccione Eliminar diapositiva.
Como se puede ver en la imagen superior, por encima de la opción Borrar dice Duplicar diapositiva. Si desea dos diapositivas con el mismo diseño en su presentación, haga clic en esa opción y una nueva diapositiva duplicada se añadirá inmediatamente después de la original.
El menú de opciones también le da la opción de agregar una nueva diapositiva, que se agregará justo después de la diapositiva en la que ha hecho clic. Mientras que la opción Duplicar diapositiva agregará una nueva diapositiva a su presentación con el mismo diseño que el que está actualmente, la opción Nueva diapositiva agregará una diapositiva nueva y vacía a su presentación para que estilice como desee.
También hay una segunda forma de agregar nuevas diapositivas que debe saber.
Seleccione el lugar en la presentación donde desea que se agregue la nueva diapositiva. (Nota: los nuevos diapositivas siempre se añaden después de la diapositiva en la selección actual.) Haga clic en la opción Insertar de la barra de menú horizontal principal. La primera opción de imagen que ve debajo de ella dice Nueva diapositiva. Si hace clic en la imagen, obtendrá una nueva diapositiva vacía. Pero si hace clic en la pequeña flecha a la derecha de la imagen, un menú de diapositivas de plantilla se abrirá para que usted elija.
Paso 8: Reordenar su presentación
Lo bueno de usar una plantilla para crear su presentación de PowerPoint es que la plantilla actúa como una guía para la estructura de su presentación. Las diapositivas vienen ya ordenadas en una secuencia lógica que le ayudará a presentar su plan o propuesta de una manera convincente.
Pero eso no significa que no puedas hacer cambios en el orden de tus diapositivas. Puede reordenar las diapositivas de su presentación de cualquier manera que se adapte a usted y a sus propósitos.
Para cambiar el orden de las diapositivas, simplemente haga clic en una diapositiva en el menú de la izquierda para seleccionarlo y, a continuación, haga clic y mantenga la diapositiva deseada y arrástrela a su nueva posición.
Paso 9: Transiciones
¿Recuerda que al principio de este tutorial te dije que elegiría la versión animada del tutorial? Bien, usted puede cambiar incluso la animación de nuestra presentación del plan de negocio para caber a su gusto.
Haga clic en cualquier diapositiva de su presentación y luego haga clic en Transiciones en la barra de menú horizontal principal de su software. La diapositiva que he seleccionado en la imagen de abajo tiene una transición llamada Volar a través. Pero como se puede ver en el área que he destacado en rojo a continuación, puede optar por cambiar esa transición a cualquier otra cosa que se ajuste a sus objetivos.
También puede cambiar la duración de la transición e incluso añadir un sonido si así lo desea. Tenga en cuenta sin embargo, un toque ligero va un largo camino con animaciones de transición.
Paso 10: Reproduzca su presentación
Después de todos los clics y cambios es finalmente el momento de ver la obra maestra que has creado en tiempo real! Siempre reproduzca su presentación antes de presentarla a sus clientes o prospectos para asegurarse de que todo fluya bien y tenga sentido.
Lo último que quieres es un hipo en pequeña transición u otro detalle menor para socavar el trabajo que has puesto en la creación de la presentación.
Vaya al principio de su presentación de PowerPoint, seleccione Presentación de diapositivas en la barra de menú horizontal principal y luego haga clic en la primera opción debajo de eso, Reproducir desde Inicio. ¡Siéntese y disfrute!
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