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Cómo ordenar y filtrar datos en hojas de cálculo de Google Sheets

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This post is part of a series called How to Use Google Sheets (Essential Tutorial Guide).
How to Add Formulas & Functions in Google Spreadsheets
How to Protect Sheets & Lock Cells in Google Sheets

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Los datos se están apoderando del mundo. Y a menudo tenemos tantos que es un desafío encontrar un significado en ellos para comprender la situación en cuestión

Las hojas de cálculo son una de las mejores maneras de analizar conjuntos de datos por su estructura y facilidad de uso. Pero muchos conjuntos de datos son demasiado grandes para poder gestionarlos fácilmente. Necesitas maneras de encontrar la información que estás buscando y reducir el conjunto de datos.

En este tutorial aprenderás a aplicar un filtro de Google Sheets para limitar los datos que estés viendo. A continuación aprenderás los secretos del uso de la función sort (ordenar) en Google Sheets para poner los datos en la secuencia en la que necesites verlos.

Google Sheets sort and filter illustration

Observa y aprende

En el screencast mostrado a continuación, voy a guiarte a través del proceso de ordenado y filtrado de datos en Sheets. Verás las mejores prácticas para aplicar filtros y ordenamientos dentro de Sheets.

Continua con estas instrucciones para obtener una vista ilustrada de estas técnicas clave en Sheets: el ordenamiento y filtrado de tus datos.

Pruébalo

Al trabajar con este tutorial, no dudes en seguir mis instrucciones usando un conjunto de datos de ejemplo. He preparado algunos datos de ejemplo que puedes usar para probar el ordenamiento y el filtrado en Sheets.

Descarga el archivo aquí, cárgalo en Sheets y úsalo para aplicar las técnicas que describo en este tutorial.

1. Ordenamiento en Google Sheets

El ordenamiento de datos en Sheets consiste en cambiar el orden en el que aparecen los datos en tu hoja de cálculo.

Cuando pienso en ordenamiento, vienen a mi mente dos factores clave:

  1. ¿Qué columna se usará como base para el ordenamiento de los datos? Por ejemplo, quizá quieras ordenar una lista de ventas por la cantidad total de la venta.
  2. ¿Cómo deben ordenarse los datos?Por ejemplo, los datos de las ventas deben ordenarse de la venta más grande a la más pequeña.

Una clave para el ordenamiento es asegurarte de que una tabla completa se ordene en conjunto. Generalmente, cada fila de datos puede verse como un "registro", o un solo punto de datos. Cada fila contiene un punto de datos, y cada columna tiene un atributo o una manera diferente de describir esos datos.

Por ejemplo, cada fila de tu hoja de cálculo puede representar una venta a un cliente que hiciste en tu tienda en línea. Así, cada columna (atributo) va a capturar un detalle clave acerca de la venta, como la hora en la que se llevó a cabo, la dirección del cliente y la cantidad total de la venta.

Employee Data Sheets Example
En los datos de ejemplo incluidos en este tutorial, cada fila es un "registro" de un empleado que estamos reclutando, y cada columna tiene un atributo que describe a ese candidato.

Cuando ordenes esos datos, es crucial que permanezcan agrupados entre sí de manera adecuada. Si solamente ordenas la columna que contiene la cantidad de la venta, ¡de repente tendrás desajustes en tus datos!. Por ejemplo, una venta de $100 ahora estará asignada al cliente equivocado.

Por este motivo es tan crucial el ordenamiento adecuado de los datos. A continuación revisemos algunos ejemplos.

Cómo ordenar datos en Google Sheets

Una de las tareas de ordenamiento más comunes en Google Sheets es el ordenamiento de datos de la A-Z. Generalmente permite que la lectura de los datos sea más sencilla, y también simplifica la tarea de encontrar filas específicas que conozcas y que estés buscando.

Antes de que comience a hacer ordenamientos, mi primer paso es seleccionar siempre toda la tabla. Esto minimiza la posibilidad de que ordenemos accidentalmente por la columna equivocada, o de que solamente ordenemos parte de los datos.

Una vez que tengas el conjunto completo de datos seleccionados, ve a la opción Data > Sort Range (Datos > Ordenar rango) del menú, como puedes ver en la captura de pantalla siguiente.

Sort Range in Sheets
Una vez que tengas la tabla de datos seleccionada, ve a Data> Sort Range (Datos > Ordenar rango) para comenzar a ordenar tus datos usando la sencilla herramienta de Sheets.

A pesar de que hay opciones integradas para ordenar de A-Z o de Z-A, es mucho más sencillo usar la herramienta integrada en Sheets para el ordenamiento. En la captura de pantalla siguiente, puedes ver un ejemplo típico de cómo aplicar un ordenamiento. Simplemente puedes elegir la columna a la que quieras aplicar el ordenamiento.

Además, asegúrate de estar ordenando en la "dirección" que quieras. Para datos de texto, puedes ordenar alfabéticamente (A-Z) o alfabéticamente en reversa (Z-A).

Sort Range menu
Elige la columna en base a la que quieras ordenar tus datos así como la dirección en la que quieras ordenarlos, por ejemplo alfabéticamente o alfabéticamente en reversa.

Una vez que hagas eso ¡encontrarás tus datos ordenados, sanos y salvos!. Nota en la siguiente captura de pantalla que hemos ordenado nuestra información en base al nombre de la compañía para la que trabaja el candidato.

Sorted by Company
Ahora que hemos ordenado en base a la columna Company (Compañía), nota que las filas están colocadas en el orden de la secuencia alfabética de las compañías.

También es buena idea vigilar tus datos mientras los ordenas. El peor de los casos es que solamente ordenes una columna, mientras que el resto de la información permanece en su lugar. En la captura de pantalla anterior, el hecho de que la columna ID ya no esté en orden (1, 2, 3, 4...) muestra que todas las columnas de la información se movieron al unísono.

2. Ordenamiento de Google Sheets en base a dos reglas

¿Qué pasa si quieres ordenar en base a dos categorías? por ejemplo,, en nuestros datos de empleados, quizá queremos ordenar en base a su nivel de interés y luego por el nombre de sus compañías. Veamos un ejemplo así.

Con los datos seleccionados, regresa al menú Data > Sort Range (Datos > Ordenar rango). Esta vez haz clic en Add another sort column (Agregar otra columna de ordenamiento) para agregar un segundo criterio para el ordenamiento de tu información. Ahora puedes ordenar en base a múltiples reglas.

En este menú el orden es importante. Nota que la primera regla dice "sort by" ("ordenar por") y luego la segunda regla dice "then by" ("luego por"). En el siguiente ejemplo, he configurado el menú para que ordene en base al interés alfabéticamente y luego por la compañía alfabéticamente.

Sorting in Sheets Based on two rules
Haz clic en add another sort column (añadir otra columna de ordenamiento) para conseguir múltiples reglas de ordenamiento para tu información.

Usa estos ordenamientos multinivel para especificar verdaderamente cómo deben mostrarse los datos terminados. Puedes añadir tantas reglas de ordenamiento como quieras para organizar la información de la manera correcta.

3. Usa los filtros de Google Sheets

Si bien el ordenamiento cambia el orden y la secuencia de los datos en una hoja de cálculo, el filtrado cambia los datos que son visibles actualmente en la hoja. Vamos a aprender cómo aplicar filtros en Google Sheets para reducir la información visible.

Para empezar a añadir filtros selecciona tu tabla de datos. A continuación ve a Data > Create a Filter (Datos > Crear un filtro) en el menú de Sheets.

Ahora que has activado el filtrado, verás un pequeño icono en la esquina superior derecha del encabezado. Haz clic en ese icono, y a continuación verás una lista de valores que se encuentran en esa columna en el menú desplegable, como puedes observar en la siguiente captura de pantalla.

Google Sheets Filter Example
Haz clic en el icono del encabezado de la columna para elegir cómo quieres limitar tus datos.

En este menú desplegable, simplemente activa o desactiva los criterios que quieres que cumpla tu información. Cuando presiones OK, la hoja de cálculo se reducirá para mostrar solamente los datos que coincidan con las reglas de filtrado de Google Sheets.

Al igual que con el ordenamiento, puedes apilar múltiples niveles de filtrado. En el ejemplo mostrado a continuación, he agregado un filtro a la columna Salary Grade (Grado salarial).

Two filtering criteria

Este es un ejemplo perfecto sobre lo útil que puede ser el filtrado para dar sentido a un conjunto de datos. Al combinar un filtro "interest" ("interés") con un filtro "salary grade" ("grado salarial") he obtenido una lista refinada de dos candidatos de entre un total de 100 posibilidades.

Es una distinción importante el recordar que el filtrado de los datos no borra ni elimina la información. Aún está detrás de la escena, esperando ser mostrada de nuevo a medida que cambias la configuración del filtrado.

Ten cuidado con los datos "perdidos"

Aquí hay algo en lo que puedes pensar al trabajar con datos filtrados: debes tener cuidado con los datos que dejas detrás de la escena. No puedo decirte cuántas veces he estado trabajando en una hoja de cálculo y olvidado el hecho de que tenía datos "perdidos" debido a que habían sido removidos de la vista filtrada de Google Sheets.

Siempre mantengo los ojos abiertos para detectar dos cosas si los datos no tienen sentido:

  1. El icono de filtrado en la parte superior de la columna
  2. Los números de las filas en Sheets del lado izquierdo
Be on the lookout for filters
Nota en esta captura de pantalla que los números de las filas (afuera de la hoja de cálculo del lado izquierdo) ya no están en secuencia, así como el icono de filtrado encima de la columna F.

Estos dos trucos son perfectos para garantizar que nunca "pierdas" datos en la hoja de cálculo.

Resumen y sigue aprendiendo

El filtrado y el ordenamiento son herramientas cruciales para acortar y seleccionar datos. Consulta los siguientes tutoriales para obtener más consejos sobre el uso de Sheets para la revisión y el análisis de datos.

Acabas de aprender cómo usar el filtrado y el ordenamiento en Google Sheets. ¿Cómo gestionas el trabajo a través de enormes conjuntos de datos? ¿usas las herramientas de ordenamiento y filtrado de Google Sheets para reducir tus conjuntos de datos, o utilizas otras herramientas analíticas?.

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