Як Сортувати і фільтрувати Дані в Google Таблицях

Ukrainian (українська мова) translation by Andy Yur (you can also view the original English article)

Дані захоплюють світ. І часто, їх у нас настільки багато, що це досить складне завдання - розібратися, що вони означають і дати оцінку.

Електронні таблиці - один з кращих способів проаналізувати структуру даних і почати їх використовувати. Але часто набори даних бувають занадто великими, щоб ними можна було запросто почати користуватися. Для цього потрібні кошти, які допоможуть знайти потрібні дані, і дозволять зменшити їх обсяг.

У цьому уроці, ви навчитеся використовувати фільтр Google таблиць, щоб обмежити набір розглянутих даних. А потім, ви дізнаєтеся секрети використання функції сортування Google Таблиць, які допоможуть вам організувати інформацію, потрібне вам чином.

Google Sheets sort and filter illustration

Дивіться і вчіться.

Нижче, в відеоуроці, я збираюся розповісти вам про функції сортування і фільтрації даних в Google Таблицях. Ви побачите варіанти використання фільтрації і сортування даних в таблицях.

Перегляньте ілюстрований матеріал, в якому пояснюються техніки роботи з функціями Google Таблиць: сортування і фільтрація.

Застосовуйте на Практиці

Поки ви працюєте з цим уроком, робіть приклади, використовуючи дані для прикладів. Я підготував набір простих даних, використовуючи які, ви можете попрактикуватися в сортуванні і фільтрації даних в Google Табіцах.

Скачайте фали звідси, завантажте їх в Google Таблиці, і використовуйте їх, що б попрацювати з техніками, які я описую в цьому уроці.

1. Сортування в Google Таблицях

Сортування даних в таблицях - це робота з порядком, в якому дані будуть відображатися в ваших таблицях.

Коли я збираюся займатися сортуванням, я беру до уваги два фактори:

На основі якої колонки буде виконуватися сортування даних? Наприклад, ви можете захотіти виконати сортування продажів на основі повного обсягу продажів.
Як будуть сортуватися дані?Наприклад, дані можуть сортуватися від великих значень до менших.

Один з важливих моментів в сортуванні в полягає в тому, що ви будете виконувати сортування всієї таблиці. Зазвичай, кожен рядок даних може розглядатися як запис, або елемент даних. Кожен рядок даних містить один елемент даних, а кожна колонка містить різні атрибути, або способи опису даних.

Наприклад, кожен рядок у вашій таблиці може представляти із себе запис про покупках, які роблять клієнти в вашому онлайн магазині. У той час як, кожна колонка (атрибут) буде містити ключову інформацію по цій покупці, таку як, час покупки, адресу покупця, обсяг покупки.

Employee Data Sheets Example — У цьому прикладі, для цього уроку, кожен рядок - це запис про найманих працівників, а кожна колонка містить атрибути, які описують кандидата.

Коли ви виконуєте сортування даних, дуже важливо, щоб дані залишалися згрупованими разом. Якщо ви відсортуєте тільки колонку, яка містить кількість продажів, то у вас потім вийде плутанина в даних! Продаж в 100 $ тепер може відповідати не тому покупцеві.

Ось чому так важливо правильно виконувати сортування даних. Давайте розглянемо кілька прикладів нижче.

Як Сортувати Дані в Google Таблицях

Один з базових способів сортування в Google Таблицях - це сортування даних в алфавітному порядку від А до Я (або від AZ). Після цього дані зазвичай легше читаються, і після цього легше знаходити рядки, які вам можуть бути потрібні.

Перш ніж я почну робити будь-яку сортування, мій перший крок - виділити цілу таблицю. Це мінімізує ймовірність того, що я випадково відсортують не ту колонку, або виберу тільки частина даних.

Після того, як ви виділили набір даних, зайдіть в меню Дані > Сортування Діапазону (Sort Range), як показано на зображенні нижче.

Sort Range in Sheets — Після того, як ви виділили дані, зайдіть в **Дані > Сортування Діапазону**, щоб сортувати ваші дані використовуючи інструменти Google Таблиць.

Незважаючи на наявність вбудованих опцій для сортування з A-Z або Z-A, набагато простіше використовувати інструмент, вбудований в Таблиці для сортування. На скріншоті нижче ви можете побачити типовий приклад застосування сортування. Ви можете просто вибрати стовпець, до якого ви хочете застосувати сортування.

Так само, переконайтеся, що ви робите сортування в потрібному "напрямку". Для текстових даних ви можете зробити сортування в алфавітному порядку (A-Z) або в зворотному алфавітному порядку (Z-A).

Sort Range menu — Виберіть колонку, на основі якої хочете сортувати дані, а також порядок сортування, за алфавітом, або в зворотному алфавітному порядку.

Після того, як ви зробите це, ви побачите що ваші дані сортовані, і вони в цілості й схоронності. Ви можете помітити, що на малюнку нижче, ми сортували дані на основі назви компанії на яку працює кандидат.

Sorted by Company — Тепер, коли ми виконали сортування колонки Company, ви можете помітити, що назви компаній перераховуються в алфавітному порядку.

Доброю звичкою буде, переглянути відсортовані вами дані. У гіршому випадку, ви відсортуєте тільки одну колонку, в той час як інші залишаться без зміни. На скріншоті вище, по ID, які вже не мають зростаючого порядку (1,2, 3, 4 ..), ми можемо зробити висновок, що всі колонки сортувалися одночасно, пов'язаним чином.

2. Сортування Google Таблиць за двома правилами.

Що якщо ви хочете виконати сортування за двома категоріями? Наприклад, що якщо ви захочете, сортувати дані з співробітниками, на їхню зацікавленість (а швидше за за привабливістю для роботодавця) і назв компаній. Давайте спробуємо так і зробити.

При виділених даних, зайдіть в меню Дані > Сортування Діапазону. А тепер натисніть на кнопку, Додати ще один діапазон для сортування, щоб додати другий критерій для сортування даних. Тепер ви можете виконати сортування грунтуючись на декількох правилах.

В цьому меню, важливий порядок. Відзначте собі, що є перше правило, "сортувати по", а потім друге правило "потім по". На прикладі нижче, я встановив в меню сортування зацікавленості в алфавітному порядку, а потім сортування компаній за алфавітом.

Sorting in Sheets Based on two rules — Клацніть по **Додати ще один стовпець для сортування**, що дозволить вам задати кілька правил для сортування ваших даних.

Використовуйте цю багаторівневу сортування, щоб задати то, як будуть виглядати дані. Ви можете додати стільки правил, скільки вам потрібно, для того що б представити дані в необхідному порядку.

3. Використовуйте Фільтри в Google Таблицях

Якщо сортування впливає на те, в якому порядку будуть представлені дані в таблиці, фільтрація впливає на те, які дані будуть в таблиці відображатися. Давайте дізнаємося, як використовувати фільтрацію в Google Таблицях, яка дозволити зменшить обсяг даних, що відображаються.

Щоб додати фільтри, виділіть ваші дані. Потім зайдіть в Дані > Створити фільтр в меню Таблиці.

Тепер, коли ви включили фільтрацію, ви побачите маленьку іконку у верхньому правому куті із назвою стовпчика. Клацніть по цій іконі, і ви побачите список величин доступних в цій колонці, в випадаючому меню, як на скріншоті нижче.

Google Sheets Filter Example — Клацніть по іконці в назві колонки, щоб вибрати яким чином ви хочете обмежити набір даних.

У цьому спливаючому меню, перейдіть на критерії, яким ви хочете, щоб задовольняли ваші дані. Коли ви натиснете ОК, даних у вашій таблиці стане менше, і будуть відображатися тільки ті, які задовольняють правилам вашого фільтра Google Таблиць.

Також як і при сортуванні, ви можете задвать кілька рівнів фільтрації. У прикладі нижче, я додав фільтр в стовпець "Рівень зарплати" (Salary Grade).

Це відмінний приклад, як корисна фільтрація при роботі з даними. Комбінуючи фільтрацію по "зацікавленості" з фільтром за "рівнем зарплати", я отримав список з двох кандидатів з 100 можливих.

Важливо при цьому пам'ятати, що фільтрація не видаляти дані. Вони просто залишаються "за сценою", готові з'явитися знову, коли ви зміните умови фільтрації.

Пошук пропущених даних

Вам слід про дещо пам'ятати, коли ви працюєте з фільтрацією даних: вам потрібно бути обережним і пам'ятати про те, які дані ви залишаєте "за сценою". Я не скажу вам точно, скільки разів я працював з таблицями і упускав той факт, що дані пропущені, тому, що вони були видалені з фільтрації в Google Таблицях.

Я завжди стежу за двома речами, якщо дані не мають сенсу:

Значок фільтра у верхній частині стовпчика
Номери рядків в листах зліва

Be on the lookout for filters — Зауважте, що на цьому скріншоті, що номери рядків (в крайній лівій частині) тепер не послідовні, так само є іконка фільтра над колонкою F.

Ці два фактори, дозволяють нам бути впевненими в тому, що ви не упустили даних в своїй таблиці.

Підводимо підсумки і продовжуємо навчання.

Фільтрація і сортування - критично важливі інструменти для зменшення набору і вибору даних. Подивіться інші уроки нижче, щоб дізнатися більше про використання таблиць при перегляді і аналізі даних.

Ви тільки, що дізналися, як використовувати фільтрацію і сортування даних в Google Таблицях. А як ви працюєте з великим обсягом даних? Чи використовуєте ви сортування і фільтрацію, щоб спростити дані, або використовуєте інші аналітичні інструменти?