Cómo Usar el Sistema de Productividad Getting Things Done (GTD) 

¿Tienes una colección difusa de "cosas por hacer" en tu mente, que te distrae del trabajo que se supone que debes hacer? ¿Alguna vez olvidas completar las tareas importantes? O ¿sientes que te estás ahogando en responsabilidades? Si es así, no estás solo. Desbordarse es un fenómeno tan común en el mundo de hoy que los expertos en productividad han desarrollado sistemas para tratar con él. Uno de los más populares es Getting Things Done (GTD). Echémosle un vistazo a cómo funciona - y cómo puedes implementarlo en tu propia vida.

Ciclos Abiertos, El Problema que Soluciona GTD

En la década de 1920, la estudiante egresada nacida en lituana Bluma Zeigarnik se sentó en un restaurante — como muchos estudiantes graduados lo hacen— contemplando sobre qué escribir en su tesis doctoral. Ella se dio cuenta de que los camareros tenían una habilidad especial para recordar órdenes complejas. Esto les permitía entregar el alimento adecuado a las mesas correctas y enviar las facturas después de que los clientes habían terminado sus comidas.

Zeigarnik también observó que una vez que una orden había sido completada y pagada, parecía salir de la mente del camarero. Si un cliente regresa con una consulta sobre una comida que tuvieron en el restaurante, los camareros luchaban para recordarla.

De observar esto, Zeigarnik desarrolló una teoría: nuestra energía mental es atraída por tareas incompletas. Una vez que se aborda una tarea, la sacamos de nuestra mente. Estudios de laboratorio confirmaron la tesis de Zeigarnik. La idea de que nuestra atención se distrae por las tareas incompletas se volvió conocida como el efecto Zeigarnik.

David Allen, creador del sistema GTD, llama a estas tareas que nos distraen "ciclos abiertos" Allen define los ciclos abiertos como:

Algo que hala nuestra atención que no pertenece a donde está, en la manera que está.

Los ciclos abiertos, dice Allen, pueden ser elementos de la lista de tareas pendientes tan grandes como "acabar con el hambre mundial" o tan pequeños como "reemplazar las hojillas de los tajalápiz eléctricos." El punto es este:

Incluso las [personas] que no están conscientemente 'estresadas' invariablemente experimentarán una mayor relajación, mejor enfoque y aumento de la energía productiva cuando aprenden más efectivamente a controlar los 'ciclos abiertos' de sus vidas.

En esencia, el GTD es un sistema para el control de los ciclos abiertos, para que puedas centrarte mejor en la tarea. Obviamente, no permite completar todos los ciclos abiertos en tu vida, después de todo, nadie ha encontrado aún una solución viable al hambre en el mundo. Pero te da la tranquilidad de saber que estás tratando con todos los ciclos abiertos de alguna manera. Y ya que eso te hace más productivo, terminarás cerrando más de ellos.

Cuando usas GTD, cada ciclo abierto en tu vida tendrá un lugar. En efecto, es un archivador para todos los ciclos abierto. Algunos de tus archivos — o ciclos abiertos — estarán escondidos lejos de ti para volver más tarde, en el momento adecuado. Otros se colocarán en el cajón superior, listo para que puedas acceder y abordarlos tan pronto como te sea posible.

Además, el GTD también proporciona un sistema para decidir qué hacer a continuación. Así que en vez de estar distraído por el pensamiento, "¿Qué debo hacer a continuación?", siempre sabrás la siguiente acción que debes tomar.

El sistema GTD completo es explorado en el libro Getting Things Done de David Allen. Un artículo como este puede delinear su estructura básica, pero es más que suficiente para empezar.

¿Listo para aprender los conceptos básicos? Entonces profundicemos.

Paso 1: Recoge

La primera etapa del sistema GTD es recoger los ciclos abiertos. Puedes hacer esto con una gama de herramientas, conocidas como los cubos de recolección. Tus cubos de recolección pueden ser:

• una canasta física
• papel y lápiz
• aplicaciones para tomar nota
• un dictáfono
• Correo electrónico

Muchos ciclos abierto que recojas vendrán de tus propios pensamientos. Otros serán externos, tales como el correo electrónico o la llamada telefónica de un cliente.

La etapa de recolección funciona según tres principios básicos:

1. Cada ciclo abierto debe estar en tu sistema de recolección y fuera de tu cabeza.
2. Debes tan pocos cubos de colección como puedas.
3. Debes vaciarlos con regularidad.

Mantener cada bucle abierto en tu sistema de recolección es vital. No importa lo trivial o abrumadora que parezca una tarea, si está en tu mente, escríbela. De lo contrario,te está distrayendo. Allen escribe:

¿Cuando sepas cuánto te queda en la cabeza por recoger? Sólo cuando no queda nada, si alguna parte de ti es incluso vagamente consciente de que no lo tiene todo, no puedes realmente saber qué porcentaje has recogido.

El cubo de recolección que eliges depende de ti y se basa en tus circunstancias personales. Sin embargo, merece la pena tener en cuenta que el correo electrónico en particular es multifuncional. No hay nada que te detenga de enviarte a ti mismo correos con tareas a realizar en lugar de tener una aplicación separada para anotarlas.

Ahora, volvamos a cómo puedes vaciar tus cubos de recolección una vez que los has rellenado.

Paso 2: Vaciar los Cubos

Como mencionamos en la introducción, es imposible completar todos los ciclos abiertos. Así que si no puedes hacer todas las tareas que has anotado, ¿cómo puedes mantener tus cubos de recolección vacíos? Según Allen, esta parte del proceso GTD "es tal vez la mejora más crítica que hice para prácticamente todas las personas con las que he trabajado". Hay varios subpasos en este proceso.

Paso 2a: identificar el Elemento

Cuando tomas un elemento de uno de tus cubos de recolección para procesarlo, primero pregúntate, "¿Qué es?"

Esto es especialmente útil para los elementos que provienen de otras personas - tales como los correos electrónicos y las cartas. Sólo por averiguar lo que son, puedes decidir las tareas que necesitas hacer para cerrar el ciclo abierto o si no necesitas hacer nada en absoluto.

Paso 2b: Pregúntate: "¿Necesito Tomar Medidas Sobre Esto?"

Si respondes "no" a esta pregunta, entonces puedes hacer una de tres cosas para procesar el elemento:

1. Ponerlo en la basura.
2. Archivarlo como "algún día/tal vez." (Esto es para cualquier cosa que quieras hacer en el futuro, pero que no puedes o no quieres hacer ahora).
3. Archívalo como "referencia". No necesitas tomar acción sobre él, pero puede que necesites la información más adelante. Es una buena idea tener un sistema organizado para archivar los elementos de referencia.

Si la respuesta es "sí, en el futuro," entonces para procesar el elemento debes establecer un recordatorio automático, como una alerta en tu agenda, para cuando haya que tomar acción.

Para cualquiera de los anteriores resultados, has confrontado el artículo y puede ser eliminado de su sistema de recolección.

Nota: Lo más probable es que la mayoría de los artículos en tus cubos de recolección no irán más allá de este paso. Es el paso más importante del proceso GTD, ya que te permite "parquear" los ciclos abiertos en lugar de que bloqueen tu atención.

Si la respuesta es "sí, tan pronto como sea posible," entonces puedes pasar al paso 2C.

Paso 2C: Pregúntate: "¿Cuál es la Próxima Acción que Debo Tomar en Esto?

Has decidido que hay que actuar. Ahora necesitas decidir qué será esa acción.

La acción debe ser la siguiente acción lógica hacia el cierre del ciclo abierto. Si sólo se necesita una acción, continúa en el paso 2d.

Si cerrar el ciclo va a requerir más de una tarea, entonces necesitas dos cosas:

1. Añadir el artículo a tu lista de proyectos.
2. Dividir el tema en un grupo de tareas más pequeñas, entonces pon estas tareas en tus cubos de recolección.

Nota: Una lista de proyectos es una lista de los ciclos abiertos que requieren más de una tarea para ser realizados. Allen recomienda mantener una lista de proyectos como una forma de seguimiento a los ciclos abiertos en los que todavía estás trabajando. Una vez que hayas completado todas las tareas secundarias de un proyecto, pueden eliminarse de la lista del proyecto.

Paso 2d: Actúa Sobre las Tareas Pequeñas 

Esta etapa consiste en preguntarse: "¿Puedo completar esta tarea con una acción de menos de dos minutos?"

Las pequeñas tareas como estas pueden ser:

• Enviar un correo electrónico de una oración.
• Firmar una carta.
• Imprimir y archivar un documento.

Si la respuesta a esta pregunta es "sí", entonces sigue adelante y completa la acción. Si no, pasemos al siguiente paso.

Paso 2e: Delega Siempre que Sea Posible

Ahora pregúntate: "¿Necesito hacerlo, o podría delegar a otra persona?"

Si puedes delegar la tarea, hazlo. Si es algo que necesitas hacer tú mismo, continúa al siguiente paso.

Paso 2f: Añádelo a tu Calendario o a tu Lista de Próximas Acciones

Ahora, tu tarea se agrega a uno de dos lugares:

1. Tu Lista de Acciones Siguientes. Una lista de acciones siguientes es esencialmente una lista de tareas.
2. Tu Calendario. Si la tarea requiere que hagas algo en un momento específico o en un día específico, entonces prográmalo en tu calendario.

Hasta ahora en este tutorial, has atravesado una lista de acciones próximas y una lista de proyectos. ¿Cuáles son estas listas, en términos prácticos? Según Allen, las listas son:

algún tipo de sistema de recordatorios renovable, que podrían ser listas en papel de cuaderno o en algún programa de ordenador o incluso los archivadores con piezas separadas de papel para cada elemento.

Paso 3: Organiza la Lista de Acciones Siguientes

Si tienes menos de 30 elementos en la lista de acciones siguientes, puedes saltar hacia adelante al paso 4.

Si, sin embargo, (como la mayoría de la gente) tienes significativamente más de 30 artículos en tu lista de acciones siguientes, entonces es una buena idea organizar tu lista.

Puedes organizar tu lista de dos maneras: por contexto y por prioridad. Es una buena idea organizar tu lista por contexto primero y luego organizar cada sublista que creaste por prioridad.

Por Contexto

Para organizar la lista por contexto, pregúntate a ti mismo, "¿Dónde necesito estar para hacer esta tarea?" Los contextos pueden ser lugares físicos, como en tu oficina, en casa o en el supermercado. También pueden ser situaciones específicas, tales como "procesar mensajes de correo electrónico," "hacer llamadas," o "en la reunión semanal del equipo."

Para cada contexto potencial, creas una sublista de próximas acciones.

Organizar por contexto significa que sea lo que estés haciendo, puedes mirar a la lista de acciones siguientes y ver lo que tienes que hacer.

Por Prioridad

Allen proporciona una guía limitada sobre cómo priorizar las tareas. Recomienda hacerse la pregunta:

Dado [mi] contexto, tiempo y energía disponible, ¿qué [me] dará la recompensa más alta?

Su otro consejo es considerar las tareas que haces en términos de tus objetivos de vida a largo plazo, en lugar de la búsqueda constante por apagar incendios. Esto es similar al enfoque de la matriz de Eisenhower, que te ayuda a priorizar las tareas según su urgencia e importancia.

Alternativamente, podrías priorizar tu lista de tareas utilizando el método Cómete ese Sapo, que aboga por hacer la tarea que menos quieres hacer, primero. La idea es que sacar las peores tareas te da una ráfaga de energía productiva.

O puedes probar la Versión Final de Mark Forster, donde se priorizan las tareas por lo que más sientes que quieres hacer, y así tienes más energía para ello.

Puedes encontrar más información sobre Cómete ese Sapo y Versión Final en el paso 3 de este tutorial de Business Tuts.

Paso 4: Hacer las Cosas!

Ahora que has creado la lista de acciones siguientes, y has organizado la lista por contexto y prioridad, estás listo para ponerte a trabajar.

Recuerda, también tendrás tareas que lleguen sobre tu calendario, así que deja tiempo para ellas, también.

Si algo te distrae o perturba tu enfoque, escríbelo y añádelo a tus cubos de recolección. Así, puedes procesarlo posteriormente.

Paso 5: Revisar tus Listas

La etapa final del GTD es revisar tus listas. Tres tipos de revisión son clave:

1. El Nuevo Éxamen del Contexto. Cuando estás en un nuevo contexto, revisa la lista de acciones siguientes. Esto crea el hábito de trabajar en tus principales prioridades cualquiera que sea el contexto en el que estás.
2. La Revisión Diaria del calendario. Cada mañana revisa tu calendario y observa qué tareas programadas debes completar en el día que tienes por delante.
3. Las Listas Semanales y la Revisión del Cubo. Allen afirma que la revisión semanal es "fundamental" para el éxito del sistema GTD.

Durante tu revisión semanal, debes hacer lo siguiente:

• Vaciar tus Cubos de Recolección. Idealmente, debes hacer esto tan a menudo como sea posible. Tu revisión semanal te permite asegurarte que al menos serán vaciados una vez a la semana.
• Revisa tu Sistema. Se trata de mirar en dónde el GTD está trabajando para ti y que podría ser mejorado. ¿Están tus cubos de recolección disponibles cuando los necesitas? ¿Podrías reducir el número de cubos de recolección? ¿Necesitas añadir más contextos a tu sistema? ¿Qué tan bien organizados están tus archivos de referencia? Si necesitas modificar algo basado en tu revisión, hazlo.
• Limpia y Actualiza tus Listas. Inicia una lista de próximas acciones fresca, transfiriendo las tareas que aún se deben completar de la lista de la semana anterior y añadiendo nuevos artículos de tus cubos de recolección. Adicionalmente, revisa tu lista de proyectos y elimina los proyectos en los que se hayan completado todas las tareas.

Eso es Hacer las Cosas

Este es el sistema GTD en pocas palabras. ¿Por qué no darle una oportunidad y ver si el aparcamiento y cierre de los ciclos abiertos mejoran tu enfoque?

Recursos

Crédito Gráfico: Loop diseñado por P.J. Onori de Noun Project.