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¿Qué Es La Productividad?

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Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

Productividad - y todo lo que incluye - es algo con lo que nos hemos obsesionado virtualmente. Ah, la productividad en sí no es una idea nueva. De hecho, el concepto de productividad ha estado presente por tanto tiempo como ha estado presente la producción así que, posiblemente, desde que los humanos primero descifraron cómo clavar un palo en la tierra y producir una cosecha.

La productividad en el negocio se convirtió en una discusión constante e importante con la industrialización. Hacer el labor - tanto accionado por un humano como por una máquina - más eficiente se convirtió en una meta importante, ya que una labor más eficiente significaba más ganancias. (Existe toda una serie de cuestiones secundarias, que de desarrollaron de este problema creciente con la productividad de la labor, pero guardaremos esos para otro momento.)

La productividad económica o en los negocios continuó siendo desarrollada y refinada a través de la segunda Revolución Industrial, la segunda Guerra Mundial, de grandes avances tecnológicos y de una globalización económica. Pero la productividad también se convirtió en algo mucho más individual; se convirtió en una búsqueda personal.

Con la tecnología que usamos hoy en día, tenemos información ilimitada con accesibilidad ilimitada. Eso está muy bien, en muchos niveles, pero también lleva a la sobrecarga: el mundo está al alcance de nuestros dedos, literalmente, en cada momento. Para personas susceptibles a la distracción y el ocio (léase: todas las personas), la era digital rápidamente se convirte en la era no productiva.

Por eso el crecimiento de nuestras búsquedas personales de productividad, en la forma de libros, blogs, aplicaciones y todos los consejos que siempre has querido tener. Es una búsqueda importante. Hemos perdido los límites que solían separar al trabajo de la vida personal, que solían limitar nuestras opciones y definir nuestros roles. Estos son grandes avances, pero traen la necesidad de construir nuestros propios filtros y límites. Si queremos crear valor en un mundo de opciones ilimitadas, necesitamos aprender a ser productivos.

Pero primero, necesitamos entender a qué se refieren realmente con productivo.

Productivity Illustration
Ilustración de Productividad. Puedes encontrar bienes más creativos en GraphicRiver.

¿Acaso estás detrás de un mejor manejo de tu tiempo? ¿O de una clarificación de tus metas? ¿O de algo completamente diferente? La productividad es un gran concepto. Cubre muchas áreas. De manera que puedas obtener lo mejor de tu búsqueda por la productividad, necesitas una definición más específica y honda de la productividad.

Echémosle un vistazo.

1. La Definición de Negocios de Productividad

Definir la productividad para negocios realmente significa hablar sobre la productividad en términos económicos. Y esa es la historia de la productividad. Todas nuestras ideas personales y subjetivas de lo que significa ser productivo son un subproducto de una definición muy pragmática y basada en los números de la productividad.

Aquí cómo Thanh Pham de Asian Efficiency lo describe:

Existe otra definición usada en economía que es importante saber. En simples términos económicos, la productividad significa lo que consigues por la cantidad de lo que pones. Por ejemplo, si te doy 5 manzanas y tú me das un litro de jugo de manzana, tu productividad es 1 litro por 5 manzanas. Sin embargo, si alguien más puede conseguir un litro de jugo de manzana con 4 manzanas, entonces esa persona es más productiva. Le toma menos manzanas a esa persona crear la misma cantidad de jugo de manzana.
La métrica usada en este ejemplo de economía (como probablemente hayas visto en tu clase de economía en la universidad) es: Productividad = Salida / Entrada.

Esa es la definición básica de la productividad económica o de negocios. Mejorar la productividad en el sentido de negocios significa a) maximizar la salida en relación a la entrada o b) minimizar la entrada relativa a la salida. Escucharás esto discutido en términos de negocios con frases como "reduciendo nuestra sobrecarga", "incrementando nuestro margen de ganancias", "cortando los costos", "mejorando nuestra línea base", y "ser más eficiente."

2. La Definición Personal de Productividad

La primera cosa que debemos observar es cuán fluido, subjetivo o aleatorio puede sonar el término de productividad cuando lo discutimos en términos personales.

Las Definiciones Son Arbitrarias

Como Chris Bailey dice en Una Vida de Productividad,

La productividad significa algo diferente para todo el mundo.
Una persona podría definir ser productivo como ganar una venta en su trabajo mientras lidera a un equipo de varios cientos de empleados, mientras que otra persona puede ver la productividad como retirarse a los 30 años y voluntariamente vivir de manera simple por el resto de su vida.
De la misma manera, una persona podría definir la productividad como hacer muchas cosas en menos tiempo, mientras que otra podría definir la productividad como tomarse su tiempo y deliberadamente tratar de hacer el mejor trabajo que puedan hacer.

Lo Personal No Es Personal

El segundo punto a mencionar aquí es que lo "personal" es un poco el nombre equivocado.

Para muchos que buscan una productividad personal mejor, la meta es una mayor productividad en el trabajo. Queremos ser mejores en lo que hacemos, hacer más en menos tiempo, ser capaces de mantenernos enfocados en nuestro trabajo más importante, y aprender cómo manejar el flujo de información y accesibilidad sin perder progreso en nuestros proyectos.

Las herramientas que necesitamos para alcanzar todas esas metas son habilidades personales de productividad: sistemas individuales, habilidades y comportamientos que nos permitan manejar todas las exigencias y opciones y hacer que hagamos las cosas y las terminemos.

Por supuesto, podrías aplicar tus habilidades personales de productividad en cualquier área de la vida: relaciones, pasatiempos, finanzas, faenas domésticas, crianza y más.

Valor vs. Salida

Mi definición favorita de productividad personal es esta, de Steve Pavlina:

Productividad = Valor / Tiempo (productividad iguala a valor dividida por tiempo)

Es muy fácil, y bastante similar a la definición económica. En vez de la salida, sin embargo, estamos midiendo el valor. Y en vez de la entrada, estamos midiendo el tiempo: eso es porque, para la mayoría de nosotros que estamos tras la búsqueda de la productividad personal, el tiempo es nuestro poder principal pero también nuestra principal limitación.

Pavlina sigue hablando sobre cómo podemos entender y medir el valor:

¿Cuál es el "valor" en nuestra ecuación de la productividad?
El valor es una cualidad que debes definir por ti mismo. Por lo tanto, cualquier definición de productividad es relativa a la definición de valor.

Pavlina define el valor como un producto:

Valor = Impacto x Aguante x Esencia x Volumen
Y por lo tanto:
Productividad = Impacto x Aguante x Esencia x Volumen / Tiempo

Puedes leer el artículo completo para una visión más honda de cada uno de esos factores. En resumen, el impacto se refiere a cuántas personas son influenciadas por tu trabajo, o hasta cuál grado son influenciadas. El aguante se refiere a cuánto tiempo durará tu trabajo (piensa en la longevidad de un emparedado vs. un diseño gráfico digital vs. un trabajo de arte clásico). La esencia se refiere a la calidad y tipo de lo que haces; ¿es fácilmente imitado o único? ¿Es en efecto profundo e importante o temporal y auto limitante? El volumen se refiere a la cantidad de lo que produces definido por tu trabajo en particular.

3. Ponerlo Todo Junto

Mientras que la definición de negocios de productividad nos da un buen punto de comienzo, no es suficiente para un entendimiento con sentido y diario de la productividad.

Necesitamos pensar sobre el valor de lo que estamos haciendo en vez de pensar en la salida en general. De otra manera, todos podemos trabajar duro para volvernos realmente eficientes en hacer cosas sin significado. Si alguna vez has pasado horas arreglando alguna pequeña esquina de tu vida, como el manejo de correos o el planeamiento de un menú, solo para emerger de ese hueco de conejo de productividad y ver que no tuvo ningún significado impactante en tu vida, en general, sabes de lo que hablo:

No es que mejorar los detalles y que los hábitos diarios sean malos; de hecho, las pequeñas cosas y las rutinas diarias pueden hacernos o rompernos. Pero necesitamos darle el esfuerzo apropiado a los esfuerzos apropiados. Sentirse más en control de las cosas, temporalmente, porque has codificado con colores tus archivos no es tan bueno como estar más en control, fundamentalmente, porque has aprendido cómo establecer buenas prioridades y manejar las distracciones.

Si es algo triste malgastar tu tiempo, ¿cuán peor es malgastar tu vida? Evitas malgastar tu tiempo - y vida - en salidas sin sentido al pensar en el valor de lo que haces, no cuán eficientemente lo haces.

Nuestra Definición Que Funciona de la Productividad

Una definición cohesiva de la productividad, entonces, es una que considera tanto el lado económico como el lado "personal". Lo pienso de esta manera:

Productividad = Salida con valor / Tiempo y entradas de recursos

4. Principios Básicos de la Productividad

Ahora que tenemos una definición que funciona, echémosle un vistazo a los principios fundamentales de la productividad.

Empieza con las Prioridades

Puedes ir profundo y amplio con la productividad, pero necesitas tener algunas cosas básicas en orden primero. Si incrementarás la salida con valor, por ejemplo, necesitas saber lo que es. Así que clasificar las tareas y posibilidades en un conjunto de prioridades es un primer paso importante.

Existen muchas maneras de prioritizar. David Masters cubre el proceso y unas cuantas estrategias en su tutorial de listas, y Lisa Jo Rudy explica cómo usar el Análisis Pareto para establecer prioridades.

Conócete

La productividad empieza contigo. Existen infinitas estrategias y sistemas que puedes poner en lugar, pero solo servirán si te sirven a ti. Eso significa que necesitas saber tus preferencias, necesidades, niveles de energía y límites para que puedas escoger las herramientas y sistemas que realmente te harán más productivo.

Empieza por entender tu propio estilo de productividad, y después sigue a aprender cómo manejar tus tareas por tus niveles de energía.

Amaestra lo Básico

Una vez que sepas tus prioridades, y seas mejor al evaluar cuáles sistemas y herramientas te servirán, podrás aprender y aplicar habilidades básicas de productividad de manera más eficiente. Para ayudarte a que comiences, he escrito esta serie sobre Principios Esenciales de la Productividad.

5. Trampas Comunes de la Productividad

La productividad no es fácil. Si fuese así, por supuesto, no necesitaríamos hablar sobre ello tanto. Solo lo haríamos. Pero existen trampas, ¡mi amigo! Muchas trampas en el camino a la productividad.

Afortunadamente, también hay guías para ayudarnos a atravesar esas trampas y seguir haciendo progreso.

Distracciones, Distracciones por Todas Partes

Una de las mayores trampas con la que todos nos conseguimos es la abundancia de distracciones. Desde las redes sociales hasta las notificaciones intensas hasta los problemas familiares hasta infinitas opciones de entretenimiento, podemos, y nos distraemos todo el tiempo.

Admitir que tienes un problema de distracción es el primer paso. Es un problema que todos tenemos. Una vez que hayas visto lo que tiende a distraerte más, sin embargo, puedes hacer algunas movidas inteligentes para limitar las distracciones. Eso no significa que no puedas hacer cosas que te distraigan o cosas divertidas, solo significa que dejas que entre en tu vida bajo tus propios términos. Leo Babauta ha compartido consejos rápidos para eliminar las distracciones:

Ser Razonable

Muchas trampas de la productividad vienen de las expectaciones no realistas. Tendemos a subestimar los obstáculos a los que nos enfrentamos cuando queremos alcanzar una meta, y sobrestimar nuestras propias habilidades y fuerza de voluntad. El resultado es una combinación mortal de optimismo desinformado y una carencia de preparación.

No quiero ser un opositor, pero serás más efectivo (¡y feliz!) si aprendes, como todos debemos hacerlo, a establecer metas efectivas. También necesitarás reconocer el límite de tus propios poderes (¡deja de hacer muchas cosas a la vez!) y aprender el bello arte de delegar.

6. Empieza Tu Práctica de Productividad

Ser productivo no es algo que obtienes con un esfuerzo de una sola vez, lo siento. Es una búsqueda constante, una práctica que solo se ajusta a tu vida y se convierte en esencial, una parte de ayuda de ella.

Si eres algo parecido a mi, se convertirá en algo que disfrutarás, y en algo que sea una parte complemento de tu vida también. Buscar la productividad me ha llevado a una gran claridad del tipo de trabajo que quiero hacer, las relaciones que quiero construir y, al final, la vida que quiero vivir. Todo vuelve a la definición del valor; cuando hacemos eso, empezamos a ver lo que tiene sentido para nosotros y lo que es realmente una pérdida de tiempo.

Lee Buenos Libros

Aquí está mi lista corta de los mejores libros para que comiences tu práctica de productividad. Si no eres un muy buen lector, trata de escuchar una versión de audio de estos libros mientras estás viajando a haciendo ejercicio. Prefiero el formato estándar, pero a mi esposo le encantan los libros de audio.

  1. El Poder del Hábito por Charles Duhigg.
  2. 168 Horas: Tienes Más Tiempo Del Que Piensas por Laura Vanderkam
  3. El Ejecutivo Efectivo por Pete Drucker
  4. El Arte de la Guerra por Steven Pressfield
  5. El Mapa del Deseo: Una Guía para Crear Metas con Alma por Danielle LaPorte
  6. Administra Tu Día-a-Día por Jocelyn K. Glei y el equipo 99U.
  7. Flujo: La Psicología de la Experiencia Óptima por Mihaly Csikszentmihalyi.
  8. Trabajo Profundo y Tan Bueno Que No Pueden Ignorarte por Cal Newport.
  9. La Guía del Novato para la Administración del Tiempo por Emprendedores por Dan Kennedy.
  10. La Ecuación de la Iteración por Piers Steel

Imita a las Personas Productivas

Encuentra a las personas en tu vida que son excelentes en ser productivas, en general, o que hayan realmente amaestrado uno o más aspectos de la productividad. Después pide su ayuda. Quizás tu esposo es increíble en establecer metas razonables, tu mejor amigo en el manejo del tiempo o tu hermano es excelente en delegar. Las personas que son buenas en ciertos aspectos de la productividad pueden ayudarte a convertirte en bueno en ese aspecto también: han encontrado las herramientas y técnicas que funcionan, y pueden ahorrarte algo de tiempo y esfuerzo.

También puedes buscar entrevistas, podcasts, redondeo de expertos y publicaciones de "cómo trabajmos" (aquí hay una del equipo de Envato) para ver detalles de como los profesionales ocupados como tú manejan su tiempo y prioridades. A veces he encontrado un excelente consejo o herramienta, o un nuevo método de manejar las distracciones o pasar por encima de la iteración.

Construye Tu Propio Sistema

Existen muchos sistemas populares de productividad que puedes aprender y usar, tal como el de David Allen llamado el Sistema de Hacer las Cosas o el de Franklin Covey llamado 5 Opciones para una Productividad Extraordinaria. Muchas personas encuentran, sin embargo, que el mejor sistema es el que construyen por sí mismos.

Podrías empezar con los fundamentos de otro sistema y arreglarlo a tu gusto. O quizás construirás algo desde el comienzo. David Masters ha escrito unas excelentes series de cómo construir tu propio sistema de productividad. Te hará ir a través de todo el proceso.

Siempre Es Sobre El Valor

Recuerda, mientras definas tu propia productividad y establezcas tu propia práctica, que siempre vuelva al valor. No tengas miedo de cambiar la aproximación, lanzar una herramienta o completamente reorganizar tus prioridades. Ninguno de nosotros somos estáticos; la vida cambia, y también nosotros. La productividad como práctica nos puede cambiar, y mientras crecemos la clarificaremos y definiremos por nosotros mismos para obtener el mayor valor para nosotros y otros.

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