Comment utiliser Google Slides Presentation Collaboration Tools Online

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Le travail d'équipe et la collaboration sont importants pour de nombreuses entreprises. Les projets d’équipe bénéficient des échanges d’idées variées. De plus, le travail d'équipe peut améliorer le moral des employés lorsque les membres de l'équipe interagissent et apprennent à travailler ensemble.

Si vous créez des présentations en ligne dans le cadre d'une équipe, la collaboration de présentation est importante pour votre façon de travailler. Les membres de l'équipe doivent avoir accès à la présentation et donner leur avis rapidement. Cependant, la sécurité de votre projet de présentation en ligne est également importante. Tous les membres de l'équipe ne doivent pas nécessairement avoir le même niveau d'accès à la présentation.

Avec Google Slides, le partage de présentation en temps réel facilite la collaboration et le travail d’équipe. De plus, vous pouvez contrôler qui accède à la présentation en ligne et quels changements il peut y apporter.

Dans ce didacticiel, vous apprendrez à utiliser Google Slides pour la collaboration de présentation. Dans un premier temps, nous verrons comment donner aux membres de l’équipe un accès à une présentation en ligne. Ensuite, vous apprendrez à laisser des commentaires et à y répondre. Nous discuterons même de certaines fonctionnalités de collaboration en temps réel que vous pouvez utiliser.

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Comment utiliser les outils de collaboration pour la présentation de Google Slides (Vidéo)

Dans la capture d'écran ci-dessus, découvrez comment utiliser les outils de collaboration de présentation Google Slides en ligne. Vous pouvez également lire les instructions écrites complètes pour vous aider à utiliser les outils de collaboration.

1. Comment partager une présentation Google Slides

La première étape de la collaboration consiste à donner aux autres accès à votre présentation en ligne. Pour commencer, ouvrez Google Drive en tapant ce qui suit dans le champ d'adresse de votre navigateur: drive.google.com.

Dans votre Google Drive, cliquez sur la vignette de la présentation en ligne sur laquelle vous souhaitez collaborer pour l'ouvrir:

Google Slides online presentation — Une présentation en ligne de Google Slides.

Remarque: cette présentation utilise le modèle Everland de Graphic River. Pour en savoir plus sur les modèles professionnels Google Slides, consultez Envato Elements ou Graphic River

Cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit pour commencer à partager votre présentation Google Slides avec d'autres personnes. La boîte de dialogue Partager avec d'autres apparaît:

Share with others dialog box — Utilisez la boîte de dialogue **Partager avec d'autres** pour partager votre présentation en ligne par courrier électronique.

Vous pouvez partager votre présentation Google Slides de différentes manières via la boîte de dialogue:

1. Partager par courrier électronique

La première méthode, et la plus simple, de partage de votre présentation en ligne par le biais de la boîte de dialogue Partager avec d'autres personnes consiste à taper une adresse électronique dans le champ Personnes. Au fur et à mesure que vous tapez l'adresse email, la boîte de dialogue se développe pour vous permettre d'ajouter une note à votre invitation à partager:

Share your online presentation through email — Invitez un coéquipier à votre présentation en ligne.

2. Contrôle de l'accès aux présentations par courrier électronique (Modifier, Commenter, Afficher)

Même si vous collaborez à votre présentation, vous ne voudrez peut-être pas donner à votre membre de l’équipe un accès complet à celle-ci. Heureusement, vous pouvez contrôler le niveau d'accès à la présentation de votre membre de l'équipe.

Pour contrôler l'accès à la présentation, cliquez sur l'icône Editer directement les fichiers (cela ressemble à un crayon) dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue Partager avec d'autres:

Assign access level — Utilisez le menu déroulant pour attribuer le niveau de collaboration.

Le menu déroulant vous donne trois options pour le niveau d'accès:

Peut éditer. Le système utilise par défaut cette option. Votre collaborateur dispose de tous les droits d'accès à la présentation en ligne. Ils peuvent apporter des modifications et commenter la présentation.
Peut commenter. Votre collaborateur peut afficher la présentation et faire des commentaires, mais il ne peut pas modifier la présentation elle-même.
Peut voir. Votre collaborateur peut voir la présentation, mais il ne peut ni commenter ni apporter de modifications.

Pour sélectionner le niveau d'accès, cliquez dessus dans le menu déroulant. Cliquez sur le bouton Envoyer dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue pour envoyer une invitation par courrier électronique à votre membre de l'équipe.

Remarque: les membres de votre équipe n'ont pas besoin d'un compte Google pour accéder à votre présentation Google Slides. Ils peuvent y accéder via le lien dans le courrier électronique qu'ils reçoivent.

3. Partager via un lien partageable

Un autre moyen de collaborer à une présentation en ligne de Google Slides consiste à fournir aux membres de votre équipe un lien à partager:

Get shareable link — Cliquez sur le lien pour ouvrir la boîte de dialogue **Partager avec d'autres**.

Cliquez sur l'icône Obtenir un lien pouvant être partagé (elle ressemble à une chaîne) dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue Partager avec d'autres. La boîte de dialogue se développe pour afficher le lien pouvant être partagé:

Shareable link to an online presentation — Utilisez le lien partageable pour partager votre présentation en ligne.

Par défaut, le lien est copié dans le Presse-papiers de votre ordinateur lorsque vous développez la boîte de dialogue. Cependant, vous pouvez vous assurer qu'il est dans votre presse-papiers en cliquant sur le bouton Copier le lien à droite de la boîte de dialogue.

Si vous souhaitez rendre votre présentation publique, vous pouvez envoyer le lien par courrier électronique, médias sociaux, SMS ou même le lier à un site Web. L'option de lien partageable est un bon choix si vous collaborez avec de nombreuses personnes, mais que vous n'avez pas toutes leurs informations de contact.

Attention: toute personne disposant du lien pouvant être partagé peut accéder à votre présentation. Par exemple, si un contact transfère le lien à une autre personne, cette tierce partie peut utiliser ce lien pour accéder à votre présentation.

4. Contrôle de l'accès aux présentations sur les liens partageables (Edition, Commentaire, Affichage)

Heureusement, vous pouvez contrôler le niveau d’accès des personnes qui utilisent le lien partageable à votre présentation.

Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Quiconque avec un lien peut afficher Un menu déroulant apparaît:

Control access to your online presentation — Vous pouvez décider du niveau d'accès de vos collaborateurs.

Les options sont peuvent éditer, commenter ou voir. Cliquez sur l'option que vous souhaitez appliquer au lien pouvant être partagé. Cliquez sur le bouton Terminé lorsque vous avez terminé.

5. Comment modifier ou révoquer l'accès à une présentation

La collaboration en matière de présentation en ligne est excellente, mais que se passe-t-il si quelqu'un quitte l'équipe? Vous ne voudrez peut-être pas qu'ils puissent toujours accéder à votre présentation.

Vous pouvez modifier ou révoquer l'accès à votre présentation. Voici comment:

Cliquez sur le lien Avancé dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue Partager avec d'autres. La boîte de dialogue Paramètres de partage s’affiche:

Presentation collaboration with the Sharing Settings dialog box — Utilisez la boîte de dialogue **Paramètres de partage** pour la collaboration de présentation en ligne.

Examinons les options de collaboration dans le champ champ par champ de la boîte de dialogue Paramètres de partage:

Lien vers Partager

Shareable link for online presentation — Utilisez le **lien Partageable** pour donner aux autres accès à votre présentation en ligne.

Dans ce champ de la boîte de dialogue Paramètres de partage, vous voyez à nouveau le lien pouvant être partagé. Copiez le lien pour le partager. Vous pouvez également cliquer sur l'une des icônes de médias sociaux sous le lien pour partager automatiquement le lien via les médias sociaux.

Qui a accès

See who has access to your online presentation — Cette section de la boîte de dialogue indique qui a accès à votre présentation en ligne.

Dans cette section de la boîte de dialogue Paramètres de partage, vous voyez une liste de toutes les personnes ayant accès à la présentation.

Dans cet exemple, vous pouvez voir qu'il existe un lien pouvant être partagé et qu'une personne a été invitée par courrier électronique. En tant que propriétaire, vous devriez également voir votre propre nom sur cette liste.

Pour modifier l'accès à la présentation d'un collaborateur ou lui attribuer le statut de propriétaire, cliquez sur l'icône Editer directement les fichiers située à droite de leur nom. Pour révoquer l'accès d'un collaborateur à la présentation en ligne, cliquez sur le symbole X en fonction de son nom.

Remarque: un propriétaire a un accès complet à la présentation et ne peut pas en être supprimé.

Pour modifier les options de lien partageables, cliquez sur le lien Modifier en regard de Quiconque a le lien peut afficher. La boîte de dialogue Partage de lien apparaît:

Use the Link sharing dialog box to change shareable link access levels — Utilisez la boîte de dialogue **Partage de lien** pour modifier les niveaux d'accès aux liens partageables.

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez activer ou désactiver le lien pouvant être partagé. Vous pouvez également modifier le niveau d'accès d'un détenteur de lien à votre présentation.

Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Inviter des gens

Invite people to access your online presentation — Utilisez cette section de la boîte de dialogue pour inviter des personnes à accéder à votre présentation en ligne.

Le champ Inviter des personnes de la boîte de dialogue Paramètres de partage fonctionne comme la boîte de dialogue Partager avec d'autres ci-dessus. Utilisez-le pour donner accès aux membres de l'équipe par courrier électronique. Utilisez l'icône Editer directement les fichiers pour contrôler le niveau d'accès de chaque membre de l'équipe.

Paramètres du propriétaire

Owner settings for online collaboration — Utilisez la section **Paramètres du propriétaire** pour contrôler ce que font les collaborateurs avec votre présentation.

La section Paramètres du propriétaire de la boîte de dialogue Paramètres de partage fournit des cases à cocher supplémentaires pour vous donner un contrôle supplémentaire sur les utilisateurs qui accèdent à votre présentation et sur la manière dont ils y accèdent.

La première case à cocher empêche les collaborateurs de partager votre présentation avec d'autres personnes et de modifier le niveau d'accès des autres membres de l'équipe.
La deuxième case à cocher signifie que seuls les collaborateurs ayant un accès éditeur (Peut éditer) peuvent télécharger, imprimer ou copier votre présentation. Cette case à cocher est particulièrement importante si vous partagez votre présentation publiquement.

2. Comment commenter une présentation Google Slides

Une fois que vous avez partagé votre présentation Google Slides, vous êtes prêt à commencer à collaborer avec les membres de l'équipe. Examinons de plus près certaines des options de collaboration de la présentation Google Slides:

1. Laisser un commentaire

L'un des moyens les plus populaires de collaborer à une présentation avec les membres de l'équipe consiste à utiliser la fonctionnalité Commentaires de diapositives de Google.

Pour utiliser les commentaires, sélectionnez le texte ou l'objet que vous souhaitez commenter ou placez votre curseur à côté. Cliquez sur le bouton Commentaires en haut à droite. La fenêtre de commentaires apparaît:

Comments feature on Google Slides — Utilisez la fonctionnalité de **commentaire** Google Slides pour la collaboration de présentation.

Cliquez sur l'icône de commentaire à droite (il y a un symbole). Vous verrez un commentaire vide:

Empty comment in Google Slides — Laisser un commentaire dans Google Slides.

Tapez votre commentaire dans le champ. Appuyez sur le bouton Commentaire lorsque vous avez terminé.

2. Répondre à un commentaire et 'Chat'

Si vous regardez la même diapositive qu'un commentateur, cliquez sur le commentaire pour laisser votre réponse:

Replying to a comment — Cliquez sur le commentaire pour y répondre.

Vous pouvez également ouvrir un mode de conversation si vous voyez qu'un autre membre de l'équipe est dans la présentation en même temps que vous. Pour ce faire, recherchez l'icône du membre de l'équipe dans les vignettes. Les utilisateurs actifs apparaissent sous la forme d'un carré de couleur vive ou d'une image de profil sur la vignette de la diapositive affichée. Si une discussion est déjà ouverte, l’icône correspondante apparaît en haut de l’écran.

Lorsque vous trouvez l'icône d'un membre de l'équipe, cliquez dessus pour ouvrir le mode de discussion en temps réel avec ce membre de l'équipe:

Presentation collaboration through chat — La fonctionnalité de discussion en temps réel de Google Slides est utile pour la collaboration de présentation.

3. Activer les notifications de commentaires

Comme les commentaires sont une fonctionnalité de collaboration de présentation très utile, il peut être utile de savoir quand un membre de l'équipe laisse un commentaire. Pour ce faire, vous devez activer les notifications de commentaires.

Tout d'abord, activez les notifications de commentaires dans drive.google.com. Tapez drive.google.com dans le champ d'adresse de votre navigateur. Cliquez sur l'icône Paramètres (elle ressemble à un engrenage) dans le coin supérieur droit de votre écran Google Drive. L'écran Paramètres apparaît:

Google Drive Settings screen — Pour recevoir les notifications de Google Diapositives, assurez-vous que les notifications sont activées dans Google Drive.

Assurez-vous que toutes les cases sont cochées et cliquez sur Terminé. Ensuite, ouvrez votre présentation à nouveau. Cliquez sur le bouton Commentaires et sélectionnez l'icône Notifications (cela ressemble à une cloche). Un menu déroulant apparaît:

Turning on Google Slides notifications — Utilisez le menu déroulant Notifications pour vous assurer de recevoir les notifications de tout nouveau commentaire.

Pour recevoir une notification de tous les commentaires, sélectionnez Tous. Pour recevoir une notification uniquement des commentaires vous concernant, sélectionnez Seulement les vôtres. Pour désactiver la réception de commentaires, sélectionnez Aucun.

Une fois les commentaires activés, vous recevez un courrier électronique lorsque des modifications sont apportées à la présentation.

Remarque: chaque membre de l'équipe doit décider lui-même s'il souhaite recevoir des notifications. Vous ne pouvez pas activer les notifications pour un autre utilisateur.

4. Collaborateurs Email

Un autre outil de collaboration pratique pour la présentation de Google Slides est la possibilité d'envoyer un e-mail à certains ou à tous les collaborateurs en même temps à partir de la présentation. Pour accéder à cette fonctionnalité, sélectionnez Fichier > Collaborateurs de messagerie. La boîte de dialogue Envoyer un message apparaît:

Send a message to online presentation collaborators — Utilisez la boîte de dialogue **Envoyer un message** pour envoyer un message aux collaborateurs de la présentation en ligne.

Tapez votre message, sélectionnez les collaborateurs auxquels vous souhaitez l'envoyer, puis cliquez sur Envoyer.

5. Résoudre un commentaire

L'outil de collaboration final que vous souhaitez utiliser concerne la gestion des commentaires. Une fois le commentaire adressé, il est probable que vous ne souhaitez plus qu'il apparaisse dans la présentation.

Notez que chaque commentaire est associé à un bouton de résolution:

Google Slides Resolve button — Une fois qu'un commentaire est adressé, marquez-le comme résolu pour le cacher aux autres collaborateurs.

Une fois que vous avez résolu le problème soulevé par le commentaire, cliquez sur le bouton Résoudre. Le commentaire n'est plus visible sur la diapositive.

Conclusion * Ressource supplémentaire

Travaillez de manière plus productive en équipe en apprenant à exploiter pleinement les outils de collaboration en présentation de Google Diapositives.

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