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Comment organiser vos contacts Outlook

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This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right
How to Organize Your Outlook Contacts

French (Français) translation by Abdelhalim Boujemaa (you can also view the original English article)

En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez toujours suivre vos contacts. Les informations de contact perdues pourraient signifier une occasion perdue de faire un nouveau business. Vous ne pouvez pas suivre avec un client potentiel si vous ne savez pas comment le joindre. Avec Microsoft Outlook, votre liste de contacts est aussi proche que votre email avec votre liste de contacts Outlook.

Si vous savez la manière, vous pouvez faire beaucoup avec vos contacts MS Outlook. Vous pouvez créer des listes de contacts dans Outlook, partager des contacts et des listes de contacts avec d'autres outils et avec d'autres utilisateurs de messagerie, et même envoyer des messages de groupe. Apprendre à tirer le meilleur parti de vos contacts Outlook est un excellent moyen de s'organiser.

Dans ce tutoriel, vous apprendrez toutes les bases, notamment comment ajouter des contacts à Outlook et comment créer un groupe de contacts dans Outlook. Nous examinerons également certaines des fonctionnalités les plus avancées, telles que le partage d'un groupe de contacts dans Outlook. Et on commence !

Pourquoi vos contacts Microsoft Outlook sont importants

Un contact dans MS Outlook est une personne ou une entreprise que vous contactez fréquemment. Pour les contacts fréquents, Outlook vous permet de conserver plusieurs carnets d'adresses en ligne directement dans votre e-mail.

Chaque entrée de votre carnet d'adresses électroniques est appelée un contact. En tant que professionnel ou simplement quelqu'un qui se fie à l'e-mail, il est plus pratique d'avoir vos carnets d'adresses en ligne. Cela signifie également que vous n'avez jamais à vous soucier de perdre à nouveau les informations d'un contact.

Pour trouver votre carnet d'adresses Outlook, cliquez sur l'icône Address Book (il ressemble à un livre ouvert) sur la droite de votre onglet Home. La boîte de dialogue Address Book: Contacts affiche des informations de base sur chaque contact :

Address Book Contacts dialog box
Vous allez voir des informations de base sur vos contacts dans la boîte de dialogue Carnet d'adresses: Contacts.

Votre carnet d'adresses par défaut est Contacts - [Votre adresse e-mail], mais vous pouvez créer des carnets d'adresses supplémentaires si nécessaire.

Pour afficher des informations plus détaillées sur un contact, double-cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche de contact :

A contact card in the MS Outlook address book
Une carte de contact MS Outlook contient des informations de contact détaillées.

Comme vous pouvez le voir, votre fiche de contact comprend plus que l'adresse e-mail de votre contact. Outre la possibilité de stocker jusqu'à trois adresses e-mail pour chaque contact, vous disposez de champs pour saisir les informations suivantes :

  • Profession
  • Adresse de la page Web
  • Adresse d'Instant Messenger
  • Numéros de téléphone (Boulot, Domicile, Faxe, Mobile et bien d'autres)
  • Adresses (jusqu'à trois adresses physiques par contact)

Vous pouvez même joindre une image à la fiche du contact si vous en avez une. De plus, il y a un champ Notes pour vous permettre de taper des informations supplémentaires.

Non seulement votre carnet d'adresses Outlook vous permet d'organiser et de trouver rapidement les informations de contact, mais vous pouvez également l'utiliser pour envoyer des e-mails de groupe au moyen de groupes de contacts. En savoir plus sur Microsoft Outlook dans ces totoriels :

Apprenez des astuces et des stratégies organisationnelles utiles pour e-mail

Avant d'aborder le sujet de la façon d'organiser vos contacts MS Outlook, n'oubliez pas de vous inscrire à la newsletter Tuts+ Business et de récupérer notre eBook gratuit : The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Il montre des stratégies d'organisation de boîtes de réception et de conseils astucieux pour gérer plus efficacement vos e-mails entrants.

Ultimate Guide to Inbox Zero

Passons maintenant à connaitre les contacts et les groupes de contact dans MS Outlook :

1. Comment créer de nouveaux contacts dans MS Outlook

Maintenant que vous comprenez l'importance de votre carnet d'adresses Outlook, vous pouvez commencer à créer votre liste de contacts en créant de nouveaux contacts. Il existe essentiellement deux méthodes que vous pouvez utiliser pour ajouter des contacts à Outlook :

  1. à partir d'un carnet d'adresses
  2. à partir d'un email

Examinons chaque méthode séparément.

Étape 1. Comment ajouter des contacts à Outlook à partir de votre carnet d'adresses

Cette méthode d'ajout d'informations de contact est particulièrement utile si vous avez des cartes de visite que vous souhaitez ajouter à vos contacts dans MS Outlook. Avoir vos informations de contact soigneusement organisé dans votre boîte de réception d'email est beaucoup mieux que garder une pile de cartes, qui pourraient être perdues ou accidentellement jetées.

Pour commencer, ouvrez un carnet d'adresses dans MS Outlook et cliquez avec le bouton droit n'importe où dans le carnet d'adresses. Un menu pop-up apparaît :

Address book pop-up menu
Cliquez sur l'option New Entry pour ajouter un nouveau contact à votre carnet d'adresses.

Cliquez sur l'option New Entry. La boîte de dialogue New Entry s'affiche :

Outlook New Entry dialog box
Vous pouvez ajouter un nouveau contact ou un nouveau groupe de contacts dans la boîte de dialogue New Entry.

Sélectionnez l'option New contact et cliquez sur OK. Vous verrez une Contact Card vide :

A contact card in the MS Outlook address book
La carte de contacts vous permet de stocker une variété d'informations sur chaque contact dans votre carnet d'adresses Outlook.

Remplissez chaque champ de contact avec les informations appropriées.

Chaque fois que vous voyez une flèche à droite d'un champ, vous pouvez cliquer dessus pour ajouter des informations supplémentaires. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez ajouter trois types d'adresses à une fiche de contact :

A closer look at the Address field on a contact card
Vous pouvez stocker plus d'une adresse physique pour chaque contact.

Lorsque vous avez fini de taper les informations de votre contact, sélectionnez Save & New pour enregistrer le contact et continuer d'ajouter d'autres contacts à votre carnet d'adresses. Ou, sélectionnez Save & Delete pour revenir à la boîte de dialogue Address Book: Contacts.

Étape 2. Comment ajouter des contacts à Outlook à partir d'un e-mail

Lorsque vous recevez un e-mail d'un nouveau contact et que vous souhaitez enregistrer les informations dans votre carnet d'adresses MS Outlook, il est facile de le faire. Commencez par l'e-mail contenant les informations de contact :

Saving a contact from an email
Vous pouvez enregistrer les informations de contact à partir des courriels que vous recevez dans Outlook.

Faites un clic droit sur l'adresse de l'expéditeur. Un menu pop-up apparaît :

Adding a contact to MS Outlook
Utilisez l'option Add to Outlook Contacts afin d'ajouter un nouveau contact à votre carnet d'adresses à partir d'un e-mail.

Sélectionnez l'option Add to Outlook Contacts. Une fiche de contact s'ouvre avec le nom de l'expéditeur et l'adresse e-mail déjà remplie. Si vous avez des informations supplémentaires sur ce contact, ajoutez-les à leurs informations de contact maintenant.

Lorsque vous avez terminé d'ajouter des informations, cliquez sur Save & Close ou Save & New pour enregistrer le contact dans votre carnet d'adresses.

Étape 3. Comment ajouter une photo à un contact

Vous pouvez ajouter une image ou un logo à une fiche de contact. Commencez par ouvrir la fiche de contact de la personne à laquelle vous souhaitez ajouter l'image. Cliquez sur l'icône Add Contact Picture à droite du nom de la personne. Une fenêtre de navigateur s'ouvre :

Browser window for adding image to Outlook contact
Vous pouvez ajouter une photo à votre contact MS Outlook.

Accédez au fichier de l'image que vous souhaitez ajouter. Cliquez dessus pour le sélectionner et cliquez sur OK. L'image que vous avez sélectionnée apparaît maintenant sur la fiche de contact :

MS Outlook contact card with image
Vous pouvez ajouter une photo ou une image graphique à une fiche de contact MS Outlook.

Étape 4. Comment supprimer un contact

Occasionnellement, vous souhaiterez peut-être supprimer un contact. L'information peut ne plus être valide, ou vous n'allez plus en avoir besoin.

Heureusement, c'est facile de supprimer un contact dans Outlook. Commencez par ouvrir la boîte de dialogue Address Book: Contacts. Cliquez sur le nom du contact que vous souhaitez supprimer pour le sélectionner. Ensuite, cliquez avec le bouton droit n'importe où dans la boîte de dialogue. Le menu pop-up s'affiche :

Address book with pop-up menu
Sélectionnez le nom du contact dans le carnet d'adresses, puis cliquez sur Delete.

Sélectionnez l'option Delete. Le système vous invite à confirmer que vous voulez vraiment supprimer le contact :

Contact deletion prompt
Cliquez sur le bouton Yes pour supprimer le contact sélectionné.

Cliquez sur Yes et le contact est supprimé de votre carnet d'adresses MS Outlook.

3. Construire un groupe de contact

Si vous devez envoyer plusieurs messages au même groupe de personnes, un groupe de contacts peut vous aider à gagner du temps en vous permettant d'envoyer le même message à tous les membres de votre groupe à la fois. En utilisant un groupe de contact, vous pouvez être sûr que tout le monde a la même information. Mieux encore, vous éliminez le risque d'oublier d'envoyer l'e-mail à quelqu'un, ce que vous pourriez faire si vous envoyiez un e-mail à chaque membre du groupe séparément.

(Remarque: Cette fonctionnalité était connue sous le nom de liste de distribution dans certaines versions antérieures d'Outlook.)

Jetons un coup d'œil aux groupes de contact.

Étape 1. Comment créer un groupe de contacts dans Outlook

Commencez par ouvrir la fenêtre People. Cliquez sur les trois points dans le coin inférieur gauche de MS Outlook. Le menu Navigation Options apparaît :

Navigation Options pop-up menu
Sélectionnez l'option People du menu pop-up Navigation.

Sélectionnez l'option People dans le menu pop-up. La fenêtre People s'affiche avec la liste complète de vos contacts :

People window in Outlook
Vous pouvez voir une liste complète de vos contacts Outlook dans la fenêtre People.

Cliquez sur New Contact Group dans le ruban. Une fenêtre Contact Group vide apparaît :

Empty Contact Group window
Utilisez la fenêtre Groupe de contacts pour créer un nouveau groupe de contacts.

Tapez le nom du groupe de contacts que vous souhaitez créer dans le champ Name. Maintenant que vous avez créé un nouveau groupe de contacts, vous pouvez commencer à y ajouter des contacts.

Étape 2. Comment ajouter des contacts à un groupe de contacts Outlook

Pour ajouter de nouveaux contacts à un groupe de contacts, commencez par ouvrir la fenêtre vide Contact Group. Cliquez sur l'icône Add Member dans le ruban. Un menu pop-up s'affiche :

Adding a member to an Outlook Contact Group
Pour ajouter des membres à un groupe de contacts Outlook, choisissez entre les contacts Outlook, votre carnet d'adresses ou un nouveau contact de messagerie.

Vous pouvez choisir entre sélectionner des membres à partir de vos contacts Outlook existants, de votre carnet d'adresses ou créer un nouveau contact de messagerie à ajouter au groupe de contacts.

Si vous choisissez l'option From Outlook Contacts ou bien From Address Book depuis le menu pop-up, la fenêtre Select Members: Contacts s'affiche. Vous pouvez choisir un nom de contact à partir de cela.

Pour cet exemple, nous allons choisir l'option New E-mail Contact. Plutôt que d'obtenir la fiche de contact complète, la boîte de dialogue Add New Member apparaît :

Add New Member dialog box
Utilisez la boîte de dialogue "Add New Member" pour ajouter des membres à votre groupe de contacts Outlook.

Tapez le nom et l'adresse de la personne à contacter. Notez que la case à cocher près de Add to Contacts est cochée par défaut. Si vous la décochez, le contact sera ajouté à votre nouveau groupe de contacts, mais pas à votre carnet d'adresses. Cela peut être utile si vous avez seulement besoin de contacter cette personne dans le cadre du groupe.

Une fois que vous avez entré vos informations, cliquez sur OK. Le contact est maintenant ajouté à votre groupe de contacts. Continuez d'ajouter autant de contacts au groupe que nécessaire.

Lorsque vous avez ajouté des membres à votre nouveau groupe de contacts, cliquez sur l'icône Save & Close dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Contact Group.

Étape 3. Comment utiliser votre groupe de contact

La prochaine fois que vous êtes prêt à envoyer un message aux membres de votre groupe de contacts, saisissez simplement le nom du groupe de contacts dans le champ To. Cliquez sur le bouton Send lorsque votre message est terminé. Le message sera envoyé à tous les membres de votre groupe de contact :

Type the contact group name into the To field
Tapez le nom de votre groupe de contacts dans le champ À d'un nouveau message pour l'envoyer à tous les membres du groupe.

Étape 4. Comment renommer un groupe de contact

Après avoir créé un groupe de contacts, vous pouvez le renommer. Par exemple, si un projet se termine et que le groupe de projet est affecté à un nouveau projet, vous pouvez renommer votre groupe de contacts.

Pour renommer votre groupe, ouvrez le menu pop-up Navigation et sélectionnez l'option People :

People option on the Navigation pop-up menu
Utilisez l'option People dans le menu pop-up Navigation pour ouvrir la fenêtre Contacts.

La fenêtre Contacts apparaît :

The Contacts window in Outlook
Les groupes de contacts apparaissent en haut de la fenêtre Contacts.

Le nom du groupe de contacts apparaît en haut de la liste de contacts (à côté de l'icône de contacts). Cliquez sur le groupe de contacts pour le sélectionner. Double-cliquez sur le groupe de contacts sélectionné pour ouvrir la fenêtre Contact Group :

Renaming a contact group
Vous pouvez renommer un groupe de contacts existant.

Tapez un nouveau nom de groupe de contacts dans le champ Name. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur l'icône Update Now; ou bien cliquez sur l'icône Save & Close pour enregistrer vos modifications et quitter la fenêtre.

Étape 5. Comment changer les contacts dans un groupe de contact MS Outlook

Les listes d'adresses électroniques ont tendance à être fluides. Les membres du groupe changent au fil du temps. Le courrier électronique Outlook peut vous aider à suivre le rythme.

Vous pouvez modifier rapidement et facilement les membres du groupe de contacts à partir de la fenêtre Contact Group. Vous pouvez attribuer de nouveaux contacts au groupe de contacts ou même supprimer des membres de groupe existants. Commencez par ouvrir la fenêtre Contact Group :

Open Contact Group window
Vous pouvez modifier les membres du contact dans un groupe de contacts existant.

Commençons par ajouter un nouveau membre au groupe de contacts existant. Double-cliquez sur l'icône Add Members dans le ruban. Vous avez le choix d'ajouter un membre à partir de votre liste de contacts Outlook, de votre carnet d'adresses ou de saisir un nouveau contact de messagerie. Après avoir fini d'ajouter un membre, cliquez sur l'icône Update Now dans le ruban.

Pour supprimer un membre du groupe de contacts, cliquez sur le nom du membre pour le sélectionner. Ensuite, cliquez sur l'icône Remove Member dans le ruban. Les informations de contact du membre sont supprimées du groupe de contacts. (Ils ne sont cependant pas supprimés de votre liste de contacts de messagerie Outlook.)

Lorsque vous avez terminé d'apporter des modifications à votre groupe de contacts, cliquez sur l'icône Save & Close à gauche du ruban pour quitter la fenêtre.

Étape 6. Comment supprimer un groupe de contacts

De temps en temps, vous souhaitez supprimer un groupe de contacts entièrement. Peut-être que vous n'avez plus besoin de contacter les membres du groupe.

Pour supprimer un groupe de contacts de votre courrier électronique MS Outlook, commencez par ouvrir la fenêtre Contacts. Vos groupes de contacts apparaissent en haut de la liste.

Cliquez sur le groupe de contacts que vous souhaitez supprimer pour le sélectionner. Cliquez sur l'icône Delete (elle ressemble à un X) dans le ruban. Votre groupe de contacts est supprimé.

4. Partage des informations de contact et des groupes de contact

Que vous utilisiez votre messagerie Outlook pour un usage professionnel ou personnel, il est utile et rapide de partager des informations de contact avec d'autres utilisateurs MS Outlook et avec Microsoft OneNote. Dans Outlook, vous pouvez partager des contacts avec OneNote ou avec d'autres utilisateurs Outlook.

OneNote est une application de prise de notes qui fait partie de Microsoft Office. Pour en savoir plus sur OneNote, consultez ce tutoriel :

Étape 1. Comment envoyer les informations de contact à OneNote

Commencez par ouvrir la fenêtre Contacts. Cliquez sur un contact pour le sélectionner, puis cliquez sur l'icône OneNote dans le ruban. La boîte de dialogue Select Location in OneNote apparaît :

Sharing an Outlook contact to OneNote
Vous pouvez partager des informations de contact Outlook avec Microsoft OneNote.

Développez l'option My Notebook et sélectionnez le bloc-notes OneNote dans lequel vous souhaitez stocker les informations de contact. Cliquez sur OK. Vos informations sont ajoutées à OneNote dans le bloc-notes sélectionné :

Outlook contact information in MS OneNote
Les informations de contact Microsoft Outlook ont été partagées avec OneNote.

Remarque : Vous pouvez également partager les informations de la fiche de contact Outlook avec OneNote.

Étape 2. Comment partager un contact ou un groupe de contacts dans Outlook

Si quelqu'un d'autre a besoin de vos informations de contact ou même de votre groupe de contact, vous pouvez les partager rapidement et facilement avec l'e-mail Outlook.

Commencez par ouvrir la fenêtre Contacts. Cliquez sur l'élément Outlook que vous souhaitez partager pour le sélectionner. L'élément peut être un groupe de contact ou un contact individuel. Dans cet exemple, je montre comment partager un groupe de contacts dans Outlook.

Cliquez sur Forward Contact dans le ruban pour faire apparaître le menu pop-up :

Forwarding contact information through Outlook
Vous pouvez transférer des contacts Outlook ou des informations de groupe de contacts à quelqu'un d'autre.

Remarque : Les groupes de contacts peuvent uniquement être transférés en tant que contact Outlook. Les contacts individuels peuvent être transférés en tant que contact Outlook ou carte de visite.

Sélectionnez l'option pour le format de l'élément de contact. Une fenêtre Compose d'émail s'ouvre avec l'élément de contact déjà attaché :

Outlook Compose wincow
Les informations du groupe de contacts Outlook que vous partagez sont jointes à l'e-mail.

Tapez l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez recevoir l'information. C'est aussi une bonne idée d'ajouter du texte dans le corps du message afin que votre article ne finisse pas dans le dossier spam. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Send.

Méthodes pratiques d'utiliser vos groupes de contact

Une fois que vous avez entré vos contacts dans Outlook et les avez organisés en groupes, vous constaterez qu'il existe de nombreuses utilisations pour les groupes de contacts Outlook. Voici juste quelques idées :

  1. Messages du projet : Si vous avez besoin d'envoyer la même information à tous les membres de votre équipe de projet, les groupes de contact sont un excellent outil. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont sur la même page.
  2. Réunions : Bien qu'il existe d'autres moyens d'envoyer des avis de réunion, l'envoi d'un courrier électronique via un groupe de contacts vous permet d'ajouter des pièces jointes et d'autres détails.
  3. Annonces : Si votre entreprise publie des annonces à l'échelle de l'entreprise ou même des annonces à l'échelle du département, un e-mail de groupe envoyé à l'aide d'une liste de contacts peut aider à faire passer le message.
  4. Notifications et alertes : Si vous avez besoin d'alerter un groupe de clients à propos d'une mise à niveau logicielle ou d'autres modifications du système, une liste de contacts peut garantir que votre message parvient aux bonnes personnes.
  5. Événements sociaux : Les groupes de contact sont également un excellent outil pour organiser des événements sociaux tels que des fêtes, des réunions de groupe, des événements sportifs et d'autres occasions sociales.

L'utilisation d'un groupe de contact pour envoyer un message à plusieurs personnes est pratique et rapide. Une fois que vous vous sentez à l'aise en utilisant des groupes de contact, vous serez en mesure de penser à vos propres utilisations uniques de cet outil.

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Conclusion

Maintenant que vous savez comment ajouter des contacts à Outlook et comment organiser ces contacts en groupes de contact une fois que vous les avez ajoutés, vous êtes prêt à utiliser aisement les contacts MS Outlook pour votre vie professionnelle et personnelle. Commencez par créer aujourd'hui un groupe de contacts dans Outlook.

Comment utilisez-vous les contacts Outlook dans votre busin ess? Utilisez-vous les groupes de contact MS Outlook? Partagez vos pensées (ou conseils) dans les commentaires ci-dessous.

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