Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Hogyan hozd létre a saját produktivitási rendszeredet

by
Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Use the Getting Things Done (GTD) Productivity System
How to Keep Productivity Simple

Hungarian (Magyar) translation by Szabó Péter (you can also view the original English article)

Produktivitásról szóló sorozatunkban eddig áttekintettük a különféle produktivitási rendszereket és technikákat. Íme egy gyors emlékeztető:

  • Az Eisenhower-mátrix segít rangsorolni a feladatokat a teendő listádon azok sürgőssége és fontossága szerint.
  • A Pomodoro-technika megtanít téged az aktuális feladatra koncentrálni azáltal, hogy a napodat 5-25 perces részekre bontja.
  • A flow állapotba kerülés segít megtalálnod a legjobb energiáidat, és így természettől fogva produktív leszel. A Mindfulness gyakorlásának hasonló hatása van.
  • A Rendszertelen segíthet megszüntetni a halogatást azáltal, hogy kiveszi a képből a bűntudatot, és a folyamatos kezdés fázisába rak téged az egyszeri befejező helyett.
  • Brian Tracy Edd meg a békát módszere segít produktívan elkezdeni minden egyes napodat azáltal, hogy a legnehezebb feladatokat oldod meg először
  • Mark Forster Végső változata segít produktív, pozitív döntések meghozatalában, amelyekkel elkezdheted feldolgozni a teendőid listáját.
  • A Ne szakítsd meg a láncot technika segít produktív szokások kialakításában az életedben, minden egyes nap apró győzelmeket hozva.
  • David Allen Getting Things Done technikája segít megtisztítani az elmédet a zavaró tényezőktől egy olyan rendszerrel, ami minden olyan feladatot és ötletet rögzít és feldolgoz, ami átfut az agyadon.

Ezen produktivitási módszerek bemutatásával nem az volt a célunk, hogy mindegyiket használd. Maga az, hogy mindet használod, egy teljes állásnyi időt igényelne! Ezen kívül valószínűleg az őrületbe kergetne téged. Sokkal inkább azt reméljük, hogy kipróbálod a számodra vonzó technikákat vagy azokat, amik megoldják azokat a speciális produktivitási gondokat, amikkel szembesülsz. Amint rátalálsz a nálad működőre, kifejlesztheted a saját produktivitási rendszeredet.

Gondolj rá így: ha te egy művész vagy, hasznos tudnod, hogy milyen művészeti stílusokkal és technikákkal rajzolhatsz, miközben kifejleszted a saját stílusodat. Az írókat sok olvasásra bátorítják, mivel az bővíti a szókincsüket és segít nekik új ötletek kitalálásában. Hasonlóképp a vállalkozók le szokták írni az üzlet terén tapasztalatakat, amikor új ötletekkel kell előállni

Tehát ha maximalizálni szeretnéd a produktivitásodat, érdemes megismerni azokat a különféle rendszereket, amiket használhatsz, mivel több lehetőséget fogsz megismerni egy számodra működő rendszer kifejlesztéséhez.

A saját produktivitási rendszerünkről szólva, így tudod megvalósítani:

1. lépés: azonosítsd be, hogy mi szívja el a produktivitásodat

Egy saját produktivitási rendszer kifejlesztésének célja, hogy produktívvá tegyen téged, függetlenül attól, hogy ki vagy te és milyen helyzetben vagy. Egy egyéni rendszer használata azt jelenti, hogy az erősségeidre építhetsz és fejlesztheted a gyengeségeidet.

A gyengeségeid nagyszerű kiindulópontnak számítanak amikor elkezded felépíteni a produktivitási rendszeredet, mivel megmutatják, hogy miben van leginkább szükséged segítségre.

Kérdezd meg magadtól: "Mivel kell megbirkóznom, amikor produktivitásra kerül a sor?"

Segítségképp, bármelyik lehet a probléma a következők közül:

  • Nehezen fókuszálsz az aktuális feladatra. Folyamatosan eltereli a figyelmedet a közösségi média, az internet, vagy a munkatársakkal beszélgetés.
  • A kötelező feladatokat az utolsó percig halogatod.
  • Soha nem fejezed be a teendő listádat. Vannak olyan elemei, amik már több mint egy hónapja ott vannak.
  • Az email postaládád tele van, és elmulasztottál fontos emaileket.
  • Ideges vagy, hogy mennyi mindent kell megcsinálnod, és ez eltereli a figyelmedet arról, hogy a munkáddal haladj.

Elképzelhető, hogy közel sem vagy olyan produktív, mint szeretnél lenni, de nem látod az igazi problémát. Ha a fentiek egyike igaz rád, akkor a rossz produktivitási szokásaid annyira mélyen rögzültek benne, hogy észre sem veszed őket. Van pár lehetőséged:

  • Haladj tovább és próbálj ki néhány produktivitási megközelítést (kezdetnek nézd meg a bemutató elején feltüntetett listát). Ha látod, hogy melyik megközelítés hoz változást, akkor már lehet elképzelésed arról, hogy mi szívja le a produktivitásodat.
  • A következő három napban kövesd nyomon a tevékenységedet. Kövesd nyomon, mit csinálsz és milyen hosszan, a felkeléstől az elalvásig. Ez segíteni fog megválaszolni a kérdést, hogy "Mire megy el az időm?" Azt is észre fogod venni, hogy mely feladatok vesznek a szükségesnél hosszabb időt igénybe, és hogy mikor terelődik el a figyelmed.
  • Haladj tovább és olvasd el a következő lépést, ami meg fogja mutatni, milyennek kellene lennie egy produktivitási rendszernek. Ez segíteni fog látni, hogy hol vallasz kudarcot.

2. lépés: Ismerd egy hatékony produktivitási rendszer összetevőit

Mielőtt létrehoznál egy produktivitási rendszert a gyengeségeid megoldására, tudnod kell, hogy mit is kell egy produktivitási rendszernek csinálnia. Más szavakkal, ismerned kell a produktivitási rendszered célját.

Nem mindegyik rendszernél szükséges, hogy magába foglalja az összest a következő összetevőkből. Az, hogy mit veszel bele, függ az 1. lépésben beazonosított gyengeségeidtől. Ezen kívül kétségtelenül vannak egyéb összetevők is, amiket bele kellene venni egy produktivitási rendszerbe, ezért ne félj hozzáadni őket a listához (és megosztani a kiegészítéseidet a lenti hozzászólásokban, hogy mások is részesüljenek a felfedezéseidben).

Milyen összetevőket érdemes megfontolnod a rendszeredhez?

Rögzítés

Amikor egy új feladat jön szembe veled – legyen az egy kérés valakitől vagy egy ötlet, ami eszedbe jutott –, hogyan gondoskodsz arról, hogy fel legyen jegyezve? Egy rögzítő rendszer állhat akár csak egy jegyzettömbből és egy tollból is, amit mindenhová magaddal viszel. Magába foglalhat önmagadnak emailezést vagy hangüzenet küldését az új feladatokról. Vagy használhatsz egy erre a célra kitalált alkalmazást is. A Getting Things Done rendszer a legátfogóbb produktivitási eszköz a feladatok rögzítésére.

Szűrés

Mi következik azután, hogy rögzítetted a feladatokat? Hozzáadhatod mindet a teendőid listájához, de az valószínűleg leterhelne téged. Senki sem tud mindent megcsinálni. A feladatok szűrése lehetővé teszi számodra:

  • Az eldobást. Kiveheted azokat a feladatokat, amik nem sürgősek, vagy nem részesei a céljaidnak. Vagy elmentheted őket egy "majd egyszer" listára.
  • Az átruházást. A produktivitásnak nagy részét képezi, hogy tudjuk, mikor kérjünk segítséget – és meg kell lennie bennünk az alázatnak is, hogy ezt meg tudjuk tenni.
  • A végrehajtást. Ha a feladatokat nem lehet eldobni vagy átruházni, hozzáadhatod őket a teendőid listájához.

Rangsorolás

Van egy teendő listád elemekkel, de melyikkel kellene kezdened? Többféle megközelítés van erre, a fontos feladatok mielőbbi megoldásától kezdve (Eisenhower-mátrix) egészen odáig, hogy azt a feladatot csinálod először, amit a legkevésbé szeretnél (Edd meg a békát). Kulcsfontosságú egy hatékony produktivitási rendszer kifejlesztése ahhoz, hogy megtaláld a módot egy nálad működő rangsorolásra.

Megjegyzés: A szűrés a rangsorolás egyik formája, így ezeket lehet egyszerre is végezni.

Fókuszálás

Amikor dolgozol, hogyan tudsz az aktuális feladatra koncentrálni? Hogyan kerülöd el a figyelmed elterelődését és a halogatást? A Pomodoro-technika egy jó módja hozzáfogni, amikor összpontosítással vannak problémáid. Ha az internet vagy a közösségi média a legnagyobb problémád, akkor az internet-blokkoló eszközök is segíthetnek.

Az összpontosítás magába foglalja a kiválasztott feladatok számának korlátozását és az időd kezelését is.

Energia

Minden munkához energia szükséges. Minél több pozitív energiát viszel a munkádba, annál több mindennel fogsz végezni. Hasonlóképp, minél több negatív energiát viszel a munkádba, annál nehezebb lesz produktívnak lenni.

A produktivitási rendszeredben jó ötlet megtalálni az energiád kezelésének módját és a pozitív hozzáállás kezelését. Ebben a tekintetben a munkától látszólag független tevékenységek – mint például a rendszeres testmozgás, egészséges táplálkozás és elegendő alvás – szerves részét képezhetik egy produktivitási rendszernek.

A másik nagy energia-leszívó az a harag, amit akkor érzünk, ha olyan feladatokat kell végeznünk, amiket nem szeretnénk. Bár teljesen valószínűtlen, hogy teljes kontrollal bírsz afelett, ami a munkához szükségeltetik, érdemes megvizsgálni, hogyan tudod a munkáddal kapcsolatos döntéseidet beépíteni a munkanapodba.

A gondolataid és érzéseid megfigyelése a mindfulness segítségével szintén segíthet fenntartani az egészséges, pozitív hozzáállást a munkádhoz.

3. lépés: Tákolj össze egy produktivitási rendszert

Ahogy azt már megtanulhattad ebből a produktivitási sorozatból, a perfekcionizmus a produktivitás ellensége. Ezért ahelyett, hogy létrehoznál egy tökéletes produktivitási rendszert, össze fogod tákolni azt.

A tákolás szó azt jelenti, hogy létrehozni valamit az elérhető alapanyagokból. A francia kultúrában ezt bricolage-nak nevezik. Az amerikaiak ezt hack together-nek vagy quick-and dirty megoldásnak nevezik.

Miért használok itt ilyen szokatlan szót? Részben azért, mert ez írja le legjobban azt, amit szeretnék kifejezni. De arra is rámutat, hogy egy produktivitási rendszer felépítése nem tudomány. Itt nincs helyes vagy tökéletes válasz. Ez az elérhető erőforrások kreatív felhasználásáról szól, hogy kitaláld, melyik fog nálad működni.

Más szavakkal, arról szól, hogy megtaláld az igényeidnek megfelelő megközelítést. Nem vagy robot, és nem is szabad elvárnod magadtól, hogy az legyél.

Hogyan lehet összetákolni egy produktivitási rendszert?

A produktivitási rendszer a produktivitási eszközök gyűjteménye. Ezért használd azokat a produktivitási eszközöket, amik kéznél vannak. Kezdve azzal, hogy elolvasod ezt a cikksorozatot. Ez rengeteg eszközhöz fog hozzáférést adni a számodra. Esélyes, hogy te is ismersz pár trükköt.

Ami fontos, hogy próbálj ki különféle technikákat. Kezdd azokkal, amik természetszerűen vonzanak, és azokkal, amik a produktivitási gyengeségeidet célozzák meg. Csak azután fogod látni, hogy melyikek működnek nálad, miután cselekvésre fogod őket és teszel velük egy próbát.

4. lépés: Használd a rendszeredet

Létrehoztál egy rendszert. Szép munka! Most jön a nehéz része – amikor használni kezded.

Azt javaslom, szánj rá egy fél napot a rendszered felállítására. Ez lehetővé teszi számodra, hogy létrehozd és kinyomtasd a munkalapokat, megvedd a hozzávalókat a boltból, és hogy telepíts bármilyen alkalmazást vagy böngésző bővítményt, amikre szükséged lehet.

Aztán ültesd át a gyakorlatba a rendszeredet. Végezd a munkádat a rendszered szerint.

Fogós problémákkal fogsz találkozni. Kezdve azzal, hogy a produktivitási rendszered esetleg azt jelenti, hogy kevesebb mindennel fogsz végezni. Ne ess pánikba és ne engedj a kísértésnek, hogy azonnal feladd a dolgot. Ragaszkodj a rendszeredhez legalább egy hétig, mielőtt kiértékelnéd, hogy hogyan teljesít. Csak a megfelelő próbaidő megadása után derül ki, hogy mik a rendszered erősségei és gyengeségei.

5. lépés: Babrálj a rendszereddel

Már elvégezted a produktivitási munkád létrehozásának és implementálásának nehezét. Innentől kezdve már csak könnyebb dolgod lesz. Csak apró változtatásokat kell eszközölnöd a rendszereden, így válik majd a lehető legjobbá.

A két legfontosabb dolog, amit érdemes megfontolnod a rendszered kiértékelésekor:

  • Mennyi munkával végeztél. A rendszered produktívabbá tesz téged.
  • Hogyan érzel a munkáddal kapcsolatban. Segít a rendszered, hogy a munkádat pozitív, optimista módon megközelíteni?

És min szeretnél változtatni? Figyelj a rendszered azon aspektusaira, amit észreveszel. A kezdeti beszoktatási idő után egy jó produktivitási rendszer az életed részévé válik, mindenféle fanfár nélkül. Inkább olajozottá kell tennie a munkádat, mintsem akadályozni azt. Különösen azt kérdezd meg magadtól: "Vannak olyan részei a rendszeremnek, amiket elkerülök, vagy amik mindig frusztrálnak?" Ezeken a részeken kell változtatni.

Érdemes észben tartani, hogy a kis változtatások, amiket csinálsz, csak kísérletezések. Nem kell örökké ragaszkodnod hozzájuk.

Íme néhány példa olyan problémákra a rendszeredben, amik próbára tehetik a működését:

  • Beleillesztetted a Pomodoro-technikát. Ez segít neked összpontosítani, de azt kívánod, hogy bárcsak hosszabb szünetek lennének a 25 perces időszeletek között. Egy sorozat Pomodoro után kimerültnek érzed magadat. Mi lenne, ha egy Pomodorot 40 percnyi munkára állítanál be, amit 20 perc szünet követne?
  • Beállítasz Facebook blokkolást egy böngésző bővítmény használatával. De a Facebook-függőséged arra biztat, hogy ellenőrizd a Facebookodat a telefonodon. Vajon itt az ideje, hogy letöröld a telefonodról, vagy kijelentkezz a telefonoddal a Facebookról mindaddig, amíg dolgozol?
  • Kipróbálod az Edd meg a békát módszert, de a kezdeti sikerek után úgy találod, hogy borzasztó a legnehezebb feladattal kezdeni a napot. A halogatási problémád csak még rosszabbá vált. Mi lenne, ha inkább a Végső változat rendszert próbálnád ki, ahol azzal a feladattal kezdesz, amit a legszívesebben csinálnál?

Egy figyelmeztetés: Mielőtt a problémáidért a rendszered hiányosságait kezded okolni, győződj meg róla, hogy tényleg mindent megpróbáltál. Igen, az életünk akkor működik a legjobban, ha az, amit szeretünk csinálni, illeszkedik ahhoz, amit meg kell csinálnunk. De nem mindig ez a helyzet. Minden produktivitási rendszer megkövetel bizonyos mértékű akaraterőt. Az egész arról szól, hogy megtalált azt a rendszert, ami segít a lehető legjobban maximalizálni az akaraterődet.

Befejezésképp, egy hatásos rendszer létrehozása egy élet munkája. Ami most megfelel, az meg fog változni a jövőbe, ahogy haladsz előre a karriereddel, ahogy a személyes körülményeid változnak, és ahogy új készségeket fejlesztesz ki.

Források

Grafika: A Swiss Army Knife-ot Olivier Guin tervezte a Noun Projecttől.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.