Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Mi az a Produktivitás?

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Hungarian (Magyar) translation by Szabó Péter (you can also view the original English article)

A produktivitás – és mindaz, amit magába foglal – valami olyasmi, aminek valósággal a megszállottjaivá válunk. De maga a produktivitás nem egy újkeletű hóbort. Valójában a produktivitás koncepciója azóta jelen van, amióta termékek léteznek, szóval azóta, amióta az első emberek rájöttek, hogyan vessék el a magot és termeljenek növényeket.

A produktivitás az üzleti életben egy fontos, folyamatos beszélgetés vált az iparosítással. A minél hatékonyabb munkavégzés – emberi és gépi egyaránt – egyre fontosabb céllá vált, mivel a hatékonyabb munkavégzés több nyereséget jelent. (Van egy sereg probléma is, ami a munkavégzés produktivitásának növelésével együtt alakult ki, de erről majd egy másik alkalommal beszélünk.)

Legyen szó üzletről vagy gazdaságról, a produktivitást folyamatosan fejlesztették és finomították a második ipari forradalom során, a Második Világháborúban, a fontosabb technológiai előrelépésekkor és a gazdasági globalizációban. De a produktivitás egyúttal valami sokkal személyesebbé is vált; egy személyes cél lett belőle.

A napjainkban használt technológiáknak köszönhetően korlátlan információforrással és hozzáféréssel rendelkezünk. Ez több szempontból is nagyszerű dolog, de egyúttal túlterheléshez is vezet: a világ gyakorlatilag minden pillanatban gombnyomásnyira van. Azok számára, akik hajlamosak halogatni és elveszíteni a figyelmüket (értsd: minden ember), a digitális kor gyorsan egy nemproduktív korrá változik.

A személyes produktivitásunk kergetésének következtében könyvek, blogok, alkalmazások formájában az összes tanácsot megkaphatjuk, amit valaha is szerettünk volna. Ez egy fontos cél. Elvesztettük a korlátokat, amik elválasztották a munkát a magánélettől, azt, ami korlátozta a lehetőségeinket és egyúttal meghatározta a szerepeinket. Ezek nagyszerű eredmények, de magukkal hozták a saját szűrők és korlátok felépítésének szükségességét is. Ha a határtalan lehetőségek világában szeretnénk értéket teremteni, meg kell tanulnunk produktívaknak lenni.

De először rá kellene jönnünk, hogy mit is jelent a produktivitás.

Productivity Illustration
Produktivitás illusztrációja. További kreatív eszközöket a GraphicRiveren találhatsz.

Egy jobb időbeosztásra törekszel? Vagy a céljaidat szeretnéd letisztázni? Vagy valami teljesen mást szeretnél? A produktivitás egy nagy elképzelés. Rengeteg területet lefed. Annak érdekében, hogy a legtöbbet hozd ki a produktivitási céljaidból, szükséged lesz egy mélyebb, sokkal konkrétabb meghatározásra a produktivitásról.

Vessünk rá egy pillantást.

1. A produktivitás üzleti meghatározása

A produktivitás meghatározása az üzleti életben valójában azt jelenti, hogy a produktivitásról gazdasági értelemben beszélünk. És ez nem más, mint a produktivitás története. Minden személyes, egyéni elképzelésünk a produktivitás kapcsán leegyszerűsödik a produktivitásnak egy nagyon gyakorlatias, számalapú meghatározására.

Thanh Pham, az Asian Efficiency-től így fogalmazza meg:

Van egy másik, a gazdaságban használt meghatározás, amit fontos tudni. Egyszerű gazdasági kifejezéssel élve a produktivitás azt a kimenetet jelenti, amihez bemenetenként hozzájutsz. Például ha adok neked 5 almát és te adsz nekem 1 liter almalevet, akkor a produktivitásod 1 liter / 5 alma. Ugyanakkor, ha valaki más tud 1 liter almalevet 4 almából is csinálni, akkor az a személy sokkal produktívabb. Annak a személynek kevesebb almára volt szüksége ugyanannyi almalé előállításához.
Az ebben a gazdasági példában használt mértékegység (ahogyan azt már valószínűleg láttad közgazdaságtan órán az egyetemen): Produktivitás = Kimenet / Bemenet.

Ez a produktivitás alapvető üzleti vagy gazdasági definíciója. A produktivitás növelése üzleti szempontból vagy a) a kimenet növelését jelenti a bemenettel arányosan vagy b) a bemenet csökkentését a kimenettel arányosan. Az ilyen beszélgetésekben olyan üzleti kifejezéseket hallhatsz, mint a " költségeink csökkentése", a "haszonkulcsunk növelése", a "kiadásaink megnyirbálása", a "teljesítményünk növelése" és a "sokkal hatékonyabbnak lenni".

2. A produktivitás személyes meghatározása

Az első dolog, amit észre kell vennünk, hogy mennyire képlékeny, szubjektív vagy véletlenszerűen hangzó dolog a produktivitás, amikor személyes kifejezésekkel élve beszélünk róla.

A definíciók önkényesek

Ahogy Chris Bailey fogalmaz az A Life of Productivity-n

a produktivitás valamiben különbözést jelent mindenki mástól.
Van, aki számára produktívnak lenni azt jelenti, hogy ő a munka hőse, miközben párszáz alkalmazottból álló csapatot irányít, míg másvalaki abban látja a produktivitást, ha 30 évesen nyugdíjba mehet és egyszerűen élhet az élete hátralévő részében.
Hasonlóképp van, aki úgy határozza meg a produktivitást, hogy rengeteg dolgot elvégezni sokkal kevesebb idő alatt, míg másvalaki definíciója szerint a produktivitás azt jelenti, hogy rászánjuk az időt és a lehető legjobb munkát végezzük, amit csak tudunk.

A személyes nem személyes

A második pont, amit itt meg kell említenünk, hogy a "személyes" egy kicsit helytelen megnevezés.

Sokak számára, akik jobb személyes produktivitást szeretnének, a cél valójában nagyobb produktivitást jelent a munkában. Szeretnénk jobbak lenni abban, amit csinálunk, több mindent véghezvinni kevesebb idő alatt, fókuszáltnak maradni a legfontosabb munkánkban, és megtanulni, hogyan kezeljük az információáradatot anélkül, hogy elvesztenénk a haladási tempónkat a projektjeinken.

A személyes produktivitási készségek azok az eszközök, amikre szükségünk van ezen célok eléréséhez: egyedi rendszerek, képességek és szokások, amik képessé tesznek minket arra, hogy kezeljünk minden követelést és lehetőséget, és a dolgunkat elvégezzük.

Természetesen a személyes produktivitási készségeidet az élet bármilyen területén alkalmazhatod: kapcsolatoknál, hobbiknál, pénzügyeknél, háztartásnál, gyermeknevelésnél és így tovább.

Érték vs. kimenet

Az én kedvenc meghatározásom a személyes produktivitásra ez, Steve Pavlinától:

Produktivitás = Érték / idő (a produktivitás egyenlő az érték osztva az idővel)

Ez valóban egyszerű, és valóban hasonlít a gazdasági definícióra. Ugyanakkor kimenet helyett az értéket mérjük. És bemenet helyett az időt: épp ezért közülünk a többség számára, akik a személyes produktivitást hajszolják, az idő egyszerre az elsődleges erőforrásuk és az elsődleges korlátjuk.

Pavlina arról beszél, hogy hogyan értelmezzük és mérjük az értéket:

Mit jelent az "érték" a produktivitási egyenletünkben?
Az érték egy olyan minőség, amit magadnak kell meghatároznod. Épp ezért a produktivitás bármilyen meghatározása az érték definíciójával arányos.

Pavlina az értéket mint terméket definiálja:

Érték = Hatás x Tartósság x Lényeg x Mennyiség
És ez alapján:
Produktivitás = Hatás x Tartósság x Lényeg x Mennyiség / Idő

Elolvashatod a teljes cikket, hogy nagyobb rálátást nyerj ezekre a tényezőkre. Rövidre fogva, a hatás arra utal, hogy hány embert befolyásol a munkád, vagy hogy milyen szinten vannak befolyásolva. A tartósság arra utal, hogy mennyi ideig fog kitartani a munkád (gondolj egy szendvics élettartamára vs. egy digitális grafikus dizájnra vs. egy klasszikus műalkotásra). A Lényeg a minőségre és arra a típusra utal, amit csináltál: könnyen utánozható vagy egyedi? Az eredménye mély és fontos, vagy ideiglenes és önkorlátozó? A mennyiség azt a mennyiséget jelenti, amit létrehoztál a munkáddal.

3. Hozzunk össze mindent

Bár a produktivitás üzleti definíciója jó kiindulási pontot adott, nem elegendő a produktivitás jelentéssel bíró, egyszerű érthetőségéhez.

El kell gondolkoznunk annak értékén, amit csinálunk, ahelyett, hogy csak egyszerű kimenetként tekintenénk rá. Máskülönben mi mindannyian nagyon keményen dolgozunk azon, hogy igazán hatásos, de értelmetlen dolgot kapjunk. Biztos volt már olyan, hogy órákat töltöttél el azzal, hogy elrendezd életed egy apró szeletét, mint az email menedzsment vagy a menüd tervezése, csak hogy kiemelkedve abból a produktivitási nyúlodúból rájöjj, hogy az egésznek semmilyen jelentős hatása nincs úgy általában az életedre, ha érted, miről beszélek.

Na nem mintha a részletek javítgatása és a napi szokások rosszak lennének; valójában az apró dolgok és a napi rutinok segítenek vagy hátráltatnak minket. De a megfelelő erőfeszítéseket kell végeznünk a megfelelő célok értekében. Sokkal inkább érezni kell, hogy a te kezedben az irányítás, mert színkódokkal ellátni az irataidat közel sem ugyanez az érzés. Végső soron már megtanultad, hogyan állíts fel jó rangsort és hogyan kezeld a figyelemeltereléseket.

Ha sajnálatos dolog elvesztegetni az idődet, mennyivel lehet rosszabb elvesztegetni az egész életedet? Elkerülheted az időd – és az életed – elvesztegetését értelmetlen kimenetekre azáltal, hogy végiggondolod, milyen értéket képvisel az, amit csinálsz, ahelyett, hogy csak azt néznéd, mennyire vagy hatékony.

A produktivitás számunkra működő meghatározása

A produktivitás egy összefoglaló definíciója tehát valami olyasmi lehet, ami gazdasági és "személyes" szempontból is megközelíti azt. Én így gondolok rá:

Produktivitás = Értékes kimenet / Idő és erőforrás bemenet

4. Alapvető produktivitási elvek

Most, hogy van már egy működő meghatározásunk, vessünk egy pillantást a produktivitás alapvető elveire.

Kezdjük a fontossággal

Mélységében és széles körben is alkalmazhatod a produktivitást, de ehhez először meg kell ismerkedned az alapokkal. Például, ha növelni szeretnéd az értékes kimenetet, akkor tudnod kell, hogy mi is az. Ezért az első és legfontosabb lépés az összes feladat és lehetőség rangsorolása.

Sokféle módja van a rangsorolásnak. David Masters leírja a folyamatot és néhány különböző stratégiát a teendő lista bemutatójában, és Lisa Jo Rudy elmagyarázza, hogyan használjuk a Pareto-analízist a prioritások beállítására.

Ismerd meg önmagad

A produktivitás veled kezdődik. Végtelen mennyiségű stratégia és rendszer van, amit használhatsz, de csak akkor fognak működni, ha azok neked működnek. Ez azt jelenti, hogy fel kell ismerned a preferenciáidat, szükségleteidet, az energiaszintedet és a korlátaidat, és így ki tudod majd választani azokat az eszközöket és rendszereket, amik tényleg produktívabbá tesznek téged.

Kezdd azzal, hogy megismered a saját produktivitási stílusodat, és utána megtanulod, hogyan tudod kezelni a feladataidat a saját energiaszinteden.

Az alapok elsajátítása

Ha már ismered a prioritásodat, akkor jobban fel tudod mérni, hogy mely rendszerek és eszközök fognak működni nálad, megtanulhatod és sokkal nagyobb hatékonysággal alkalmazhatod az alapvető produktivitási készségeket. Hogy segítsek neked hozzáfogni, írtam egy sorozatot a Létfontosságú produktivitási alapelvekről.

5. Gyakori produktivitási csapdák

A produktivitás nem könnyű. Ha az volna, akkor természetesen nem kellene ennyit beszélnünk róla. Csak csinálnánk. De csapdákat is rejt, barátom! A produktivitáshoz vezető út sok csapdával van kikövezve.

Szerencsére vannak útmutatók is, amik segítenek átjutni ezeken a csapdákon és továbbhaladni.

Elterelés, elterelés mindenfelé

Az egyik legnagyobb csapda, amivel szembenézünk, az a figyelemelterelések gazdagsága. A közösségi médiától a pittyegő email értesítéseken át, a családi problémákon keresztül a végtelen szórakozási lehetőségig állandóan elterelődhet – és el is terelődik – a figyelmünk.

Az első lépés, hogy neked is van egy figyelemelterelő problémád. Ez egy olyan probléma, amivel mindannyian küzdünk. Ugyanakkor amint felismered, hogy mi tereli el leginkább a figyelmedet, képes leszel pár okos húzásra, hogy korlátozd a számukat. Ez nem azt jelenti, hogy nem szórakozhatsz/nem terelődhet el a figyelmet; csak azt jelenti, hogy a saját fogalmaid szerint engeded be őket az életedbe. Leo Babauta megosztott pár gyorstippet a figyelemelterelések megszüntetésére:

Ésszerűnek lenni

Sok produktivitási csapda a saját irreális elvárásainkból ered. Hajlamosak vagyunk alábecsülni azokat az akadályokat, amikkel a célunk elérése során szembe fogunk nézni, vagy túlbecsülni a saját képességeinket és akaraterőnket. Az eredmény a tájékozatlan optimizmus és a felkészültség hiányának halálos keveréke.

Nem akarok vészmadár lenni, de sokkal hatékonyabb (és boldogabb!) lehetsz, ha megtanulod, ahogy mindannyiunknak meg kell, hogy hogyan állíts fel hatékony célokat. Fel kell ismerned a saját korlátaidat (hagyd abba a multitaszkolást!) és meg kell tanulnod a feladatok átruházásának művészetét.

6. A produktivitási gyakorlás elkezdése

Bocsi, de produktívnak lenni nem olyasvalami, amit egy egyszeri erőfeszítéssel elérhetsz. Ez egy folyamatos hajsza, egy gyakorlás, ami majd beépül az életedbe és lényegivé válik, annak egy segítő részévé.

Ha olyasmi vagy, mint én, akkor ez tényleg élvezetessé fog válni, és neked is kit fogja tölteni az életednek egy részét. A produktivitás hajszolása segített nekem tisztábban látni, hogy milyen munkát szeretnék végezni, milyen kapcsolatokat szeretnék kiépíteni és végül abban, hogy milyen életet szeretnék élni. Ez mind az érték meghatározására vezethető vissza; ha meghatároztuk, akkor elkezdjük látni, minek van értelme számunkra és mi időpocsékolás.

Olvass nagyszerű könyveket

Álljon itt a rövid listám a legjobb könyvekről, amikkel elkezdheted gyakorolni a produktivitásodat. Ha nem vagy egy olvasós típus, próbáld meg meghallgatni ezen könyvek audio változatát, miközben utazol vagy sportolsz. Én a hagyományos formát preferálom, de a férjem az audiokönyvekre esküszik.

  1. Charles Duhigg: A szokás hatalma
  2. Laura Vanderkam: 168 Hours: You Have More Time than You Think
  3. Peter Drucker: A hatékony vezető
  4. Steven Pressfield: The War of Art
  5. Danielle Laporte: The Desire Map: A Guide to Creating Goals with Soul
  6. Jocelyn K. Glei és a 99U csapat: Manage Your Day-to-Day
  7. Csíkszentmihályi Mihály: Flow – Az áramlat – A tökéletes élmény pszichológiája
  8. Cal Newport: Deep Work és So Good They Can't Ignore You
  9. Dan Kennedy: Időgazdálkodás vállalkozóknak – mellébeszélés nélkül
  10. Piers Steel: The Procrastination Equation

Utánozz produktív embereket

Találj embereket az életedben, akik általánosságban igazán produktívak, vagy olyanokat, akik tényleg mesteri szinten űzik a produktivitás egyik vagy másik aspektusát. Aztán kérd a segítségüket. Lehet, hogy a párod kiváló az ésszerű célmeghatározásban, a legjobb barátod profi időmenedzselésben, vagy a bátyád kiváló a feladatok kiosztásában. Azok az emberek, akik a produktivitás bizonyos aspektusaiban jók, segíthetnek neked is jónak lenni bennük: ők már rájöttek, milyen eszközök és technikák működnek, és így rengeteg időt és erőfeszítést spórolhatnak meg neked.

Megnézhetsz interjúkat, podcastokat, szakértői összefoglalókat és "így dolgozunk" bejegyzéseket is (ez az Envato csapaté), hogy betekintést nyerj a hozzád hasonló, elfoglalt szakemberek hogyan kezelik az idejüket és a prioritásaikat. Én gyakran kapok igazán jó tippeket vagy eszközöket, vagy egy új módszert a figyelemelterelő tényezők kezelésére vagy a halogatás leküzdésére.

Alakítsd ki a saját rendszeredet

Sok népszerű produktivitási rendszer van, amit megtanulhatsz és használhatsz, mint például David Allen Getting Things Done rendszere vagy FranklinCovey 5 választás a rendkívüli produktivitásért módszere. Ugyanakkor sok ember számára a legjobb rendszer az, amit saját magának alakít ki.

Elkezdheted egy másik rendszer alapjaival és utána a saját fogalmaid szerint alakíthatod. Vagy felépíthetsz valamit teljesen az alapoktól. David Masters írt egy kiváló sorozatot arról, hogy hogyan építheted fel a saját produktivitási rendszeredet. Végig fog vezetni az egész folyamaton.

Mindig az értékről szól

Emlékezz rá, hogy ha te határozod meg a saját produktivitásodat és te állítod össze a saját gyakorlataidat, akkor az mindig értékként hordoz. Ne félj megváltoztatni azt, hogy hogyan közelíted meg a dolgot, kidobni egy eszközt vagy teljesen átrendezni a prioritásaidat. Egyikünk sem állandó: az élet változik, és vele együtt mi is. A produktivitás mint gyakorlat velünk együtt változik, és ahogy gyarapodunk, egyre jobban tudjuk tisztán látni és meghatározni magunkat, hogy így a legtöbb értéket hozzuk ki magunkból önmagunk és mások számára.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.