Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Lita Cempaka (you can also view the original English article)
Berapa banyak waktu yang Anda habiskan setiap harinya menulis email? Satu jam? Dua jam? Lebih? Bagaimanapun banyak waktu Anda yang dihabiskan menulis email, itu terlalu banyak jika Anda membuat email baru setiap kali membuatnya.
Sebagian besar email Anda tulis jatuh ke dalam beberapa jenis umum. Anda dapat menghemat berjam-jam waktu dengan mendasarkan email yang Anda tulis pada template yang dapat Anda sesuaikan untuk situasi tertentu.
Dengan alat seperti Canned Responses milik Gmail, atau lainnya seperti TextExpander, Anda akan lebih mudah membuat dan menyimpan template email yang bisa dipakai terus menerus.
Dalam artikel ini, kami menjelaskan mengapa template email itu penting dan bagaimana cara menggunakannya secara efektif. Kami menjelaskan secara terperinci tentang bagaimana Canned Responses milik Gmail menjadi alat yang membantu dalam mempermudah penggunaan template email. Kami juga menyediakan sepuluh contoh berbeda dari canned responses yang bisa Anda modifikasi dan Anda miliki.
Catatan: Contoh berikut ini adalah fiktif. Jangan dijadikan tumpuan hukum atau tumpuan lain yang berhubungan dengan situasi Anda. Gunakan saja sebagai landasan saat membuat template email canned milik Anda sendiri.
Mengapa Membuat Template Email Canned itu Penting
Template email adalah cara yang bagus untuk menghemat waktu dan meningkatkan produktifitas Anda. Jika dipergunakan dengan benar, template email dapat:
- menghemat waktu Anda berjam-jam
- memastikan Anda tidak melupakan suatu hal yang penting
- membantu anda membuat email yang lebih profesional
Dengan sebuah template, email yang mungkin menghabiskan waktu berjam-jam dalam membuatnya, bisa Anda buat dalam beberapa menit.
Sistem email saat ini mendukung penggunaan template email. Canned responses milik Gmail adalah salah satu contoh alat bagus yang bisa dipergunakan. Untuk mempelajari lebih jauh tentang cara menggunakan Canned Responses Gmail, bacalah tutorial berikut ini:
Bagaimana Menggunakan Template Email
Ada cara yang benar dan salah dalam menggunakan template email.
Cara yang salah dalam menggunakan template adalah mengirimkan canned response atau template email jenis lain sesuai dengan apa yang tertulis. Email formulir memperburuk citra Anda.
Cara menggunakan template adalah mengubahnya sesuai situasi spesifik Anda, Masukkan nama penerima email dan nama perusahaan mereka ke dalam email. Namun selain itu, Anda harus meriew template secara hati-hati untuk memastikan setiap paragraf benar dan tidak ada bagian yang hilang.
Jika Anda menemukan paragraf dalam template yang tidak sesuai dengan situasi terkini, Anda hapus saja. Jika ada bagian yang hilang dari template, maka Anda tambahkan. Ketika Anda sudahs elesai, penerima tidak akan mengetahui bahwa Anda memakai template.
Praktek Terbaik Template Email Canned
Anda harus benar-benar meneliti template email Canned Responses Anda sebelum menyimpannya. Anda bisa memulai dengan template yang sebersih mungkin.
Walaupun Anda memulai dengan template yang bersih, kesalahan masih bisa terjadi. Cek dengan teliti:
- kesalahan atau salah pengejaan pada nama perusahaan atau klien
- nomor yang salah, seperti pada alamat atau nomor telepon
- salah ketik dalam jumlah dolar (salah penempatan titik desimal akan membuat perbedaan besar)
- error pada tanggal dan waktu (jika kontak Anda berada dalam zona waktu yang berbeda, jangan lupa memikirkannya)
Juga jangan lupa bahwa setiap email memiliki subyek. (Email tanpa subyek akan dihapus dan langsung masuk ke dalam folder spam)
Jika anda membutuhkan bantuan lebih dalam membuat template email profesional Anda, pergunakan tutorial ini sebagai acuan:
Galeri Sampel Canned Responses (dengan Contoh Template Email)
Untuk membantu Anda memulainya, kami sudah menyertakan beberapa template email dalam artikel ini. Untuk memaksimalkan template-template ini, ubahlah sesuai situasi Anda. Setelah template-template tersebut dirubah, simpanlah sebagai template Canned Responses Gmail atau gunakan alat lain untuk menyimpannya.
Catatan: Informasi yang diubah di dalam tiap template ada di dalam tanda kurung [ ]. Anda bisa menambah atau mengurangi kalimat atau paragraf sesuai kebutuhan. Informasi yang tertera dalam template email ini hanya untuk contoh saja.
1. Permintaan Status atau Informasi
Situasi: Anda sedang bekerja dalam tim proyek. Anda membutuhkan informasi atau masukan terbaru dari anggota tim lainnya.
Template Email: Inilah cara untuk memintanya dengan baik dengan hasil yang baik:
Baris Subyek : Respon dibutuhkan. Proyek XYZ.
Hi [Sally Contohorang],
Terima kasih banyak atas pekerjaan Anda pada [Fase B] minggu lalu.
Kami sedang berencana menyelesaikan [Fase C] segera, dan kami membutuhkan informasi terbaru tentang [Tindakan] untuk memprosesnya. Jika Anda bisa memberitahukan status [Fase C] pada [besok pagi], Saya sangat menghargainya.
Terima kasih banyak atas bantuan Anda.
Hormat kami,
[Maria Perez][Manajer Proyek, XYZ]
Baris subyek mencantumkan frase berikut, Respon dibutuhkan. Email akan lebih mungkin untuk dibalas dengan mencantumkan frase ini dalam baris subyek.
Perhatikan pula bahwa email ditujukan pada orang tertentu. Anda tidak selalu mengetahui nama orang yang ingin Anda hubungi, namun jika Anda mengetahuinya, Anda lebih baik menggunakannya.
2. Permintaan Inisial pada Vendor atau Penyedia Layanan
Situasi: Anda sedang mencari sebuah produk atau layanan, namu website perusahaannya tidak menyediakan cukup informasi.
Template Email: Email instan ini akan membantu Anda mendapatkan informasi yang Anda butuhkan.
Baris Subyek: [Nama Produk]
Yang Terhormat [Layanan Pelanggan],
Saya berencana membeli sebuah [tipe produk] beberapa hari ke depan. Dari website anda, [PERUSAHAANCONTOH.COM], Saya mengetahui bahwa perusahaan Anda menawarkan sebuah [tipe produk].
Namun, website Anda tidak menyediakan informasi [tinggi dan berat] dari [tipe produk]. Dapatkah Anda memberikan saya informasi tambahan, termasuk [tinggi dan berat]. Alamat email saya adalah [JohnDoe@Anytownconsulting.com].
Terima kasih atas bantuan Anda.
Hormat kami,
[John Doe] [Agen Pembelian Anytown Consulting]
Meletakkan nama produk dalam baris subyek adalah cara terbaik disini, yang mana akan membantu penerima email untuk menyampaikannya ke departemen yang tepat.
Menulis kalimat pembuka memang agak sulit karena kita tidak memiliki nama orang disana. Menebak gelar orang yang mungkin menerima email Anda mungkin satu-satunya pilihan Anda. Perhatikan bahwa email tersebut agak formal karena Anda tidak mengetahui siapa penerimanya.
3. Permintaan Perkiraan Biaya
Situasi: Pemilik usaha kecil seringkali meminta penyedia layanan untuk memberika perkiraan biaya. Ada cara yang salah dan ada cara yang benar dalam menanyakan perkiraan biaya pada penyedia layanan.
Contoh Email yang Tidak Tepat: Cara yang buruk dalam menulis email permintaan perkiraan biaya adalah seperti berikut ini:
Baris Subyek: Pekerjaan Desain Web
Hai,
Saya pemilik usaha kecil. Saya membutuhkan desainer web. Berapa biaya Anda?
Hormat Kami,
Joe Pemilik Usaha Kecil
Sayangnya, contoh email di atas adalah yang paling sering diterima oleh penyedia layanan. Dan sayangnya lagi, tidak ada cukup informasi untuk penyedia layanan untuk menjawabnya. Terlebih, hal ini membuat usaha kecil Anda terlihat seperti tidak tahu apa yang sedang dilakukannya.
Contoh Template Email: Pendekatan yang lebih baik adalah mengantisipasi pertanyaan penyedia layanan pada email Anda dan memberikan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut. Berikut ini adalah email contoh yang lebih baik dalam meminta perkiraan biaya dari seorang desainer web:
Baris Subyek: Pekerjaan [Desain Web]
Yang Terhormat [Jennifer],
Saya melihat beberapa contoh pekerjaan Anda pada [Situs Contoh (tautan)]. Saya sangat menyukai [Nama Contoh].
Bisnis kami, [Perusahaan Kecil], berencana untuk [mendesain ulang website kami] pada [bulan depan]. Kami sedang mencari [desainer web] kontrak untuk membantu kami dalam prosesnya. Kami menginginkan Anda untuk mengisi posisi ini.
Akan saya jelaskan sedikit tentang proyek ini.
[Website kami yang sekarang menggunakan platform [WordPress], dan kami akan tetap menggunakannya. Saat ini, website kami terdiri dari [5 halaman]. Kami ingin mengembangkan website untuk mencantumkan daftar produk kami (saat ini [30] barang). Kami menginginkan setiap barang terhubung dengan halaman deskripsi produk. Kami juga menginginkan pembaharuan pada tema website sehingga terlihat agak kontemporer. Website terbaru haruslah terlihat mobile-friendly.]
Tolong beritahu saya jika Anda tertarik dengan proyek ini. Dan juga, jika bisa, dapatkah Anda memberikan saya perkiraan kasar biayanya nanti?
Saya dengan senang hati menjawab pertanyaan apapun yang Anda miliki. Anda bisa menghubungi saya melalui [Joe@thesmallcompany.com] atau melalui telepon pada [XXX-XXX-XXXX].
Saya mengharapkan kabar dari Anda segera.
Hormat kami,[Joe Pemilik Usaha Kecil] [The Small Company]
Apakah anda melihat perbedaannya? Jennifer sang desainer web akan lebih memperhatikan email yang kedua. Siapapun tahu bahwa Anda benar-benar memikirkan proyek tersebut. Perhatikan pula bahwa email tersebut menyebutkan frame waktu dalam proyek. Hal ini penting karena Jennifer mungkin tidak bisa menjalankannya saat Anda membutuhkannya.
Meskipun Anda tidak mengantisipasi setiap pertanyaan yang mungkin muncul dari penyedia layanan, setidaknya Anda memberikan mereka kesempatan untuk memberikan pertanyaan tambahan dengan mencantumkan email dan nomor telepon Anda.
Catatan: Respon instan (canned response) ini hanyalah pada proyek desain web, Anda bisa merubahnya untuk proyek lainnya. Seluruh paragraf keempat bisa diubah dan seharusnya diisi detail dari proyek Anda.
4. Pembatalan Layanan Melalui Email
Situasi: Membatalkan sebuah layanan itu tidak mudah. Meskipun Anda tidak puas dengan layanannya, Anda harus mengatasinya secara profesional.
Jika Anda memiliki akun online untuk layanan tersebut, membatalkan akun mungkin semudah masuk ke dalam akun dan menekan tautan Batalkan Layanan. Biasanya, Anda akan menemukannya di bawah opsi Akun Saya dan Tagihan Biaya.
Template Email: Kadangkala, opsi pembatalan otomatis tidak tersedia. Untuk contoh seperti ini, buatlah template Canned Responses (Respon Instan) yang bisa Anda pergunakan terus menerus. Berikut ini adslah contohnya:
Baris Subyek: [Pengiriman Koran], [Akun 007XZY]
Yang Terhormat Akun Representatif,
Saya menginginkan untuk tidak meneruskan [langganan koran dan layanan antar] saya, efektif mulai [31 April 2017]. Nomor akun saya adalah [007XYZ].
Alasan saya tidak meneruskan layanan ini diakrenakan [saya pindah ke daerah lain pada tanggal 1 Mei dan tidak lagi membutuhkan koran lokal].
Tolong konfirmasi email ini sesegera mungkin.
Hormat saya,
[Jennifer Cho]
Seperti yang Anda lihat, email ini pendek dan langsung ke sasaran. Paragraf ke dua yang berisi alasan mengapa Anda tidak melanjutkan layanan adalah opsional. Namun, dengan menyertakan alasan dapat mencegah mereka menghubungi Anda kembali untuk meneruskan layanan. Hal ini bisa membantu mereka dalam meningkatkan layanan terhadap pelanggan lainnya.
Secara umum, email ini bisa membantu Anda terlihat tetap profesional dalam menghentikan layanan meskipun anda kecewa.
5. Respon Permintaan Inisial
Situasi: Anda adalah pekerja lepas atau pemilik usaha kecil. Seseorang meminta informasi pada Anda lewat email, bagaimana cara Anda meresponnya?
Sangat penting untuk memikirkan cara menjawab permintaan email. Banyak pekerja lepas atau freelancer memulainya dengan mencaritahu perusahaan peminta informasi apakah mereka memiliki prospek yang bagus. Anda bisa melakukannya online dengan melihat website mereka, review layanan mereka, dan informasi umum lain yang tersedia disana.
Langkah selanjutnya berbeda-beda. Beberapa pemilik usaha kecil meminta konferensi telefon inisial sebagai langkah pertama mereka. Yang lainnya mengirimkan kuesioner kualifikasi. Tentukan pendekatan terbaik untuk usaha Anda dan tuliskan email berdasarkan keputusan Anda.
Template Email: Berikut ini adalah respon email contoh untuk contoh 3 di atas, dengan menggunakan pendekatan berupa pengiriman kuesioner:
Baris Subyek: Re: Pekerjaan [Desain Web]
Hai [Joe],Terima kasih atas minat Anda pada [layanan desain web] saya. Saya ingin mengetahui lebih lanjut tentang proyek Anda.
Saya sudah melihat website terkini [The Small Company] dan saya rasa saya bisa membantu.
[Biaya saya mulai dari $XXXX.00 untuk sebuah situs sederhana terdiri dari empat halaman. Mungkin terdapat biaya tambahan jika dibutuhkan pekerjaan desain, revisi dan pertemuan. Untuk klien baru, saya meminta uang muka 50%.]
Langkah yang saya ambil adalah mengirimkan kuesioner [yang saya lampirkan] untuk menentukan lingkup pekerjaan. Saya akan membuat proposal tersendiri berdasarkan jawaban Anda. Setelah Anda menyetujui proposal dan saya menerima pembayaran, saya bisa memulai proyek tersebut.
Saya harap informasi ini membantu. Beritahu saya jika Anda memiliki pertanyaan tambahan. Saya mengharapkan kabar dari Anda segera.[Jennifer Cho] Pemilik dan Kepala The Web Design Company
Anda bisa mengubah template email ini untuk kebutuhan usaha Anda. Jika mereka menanyakan petanyaan khusus, seperti dimana saya bisa melihat contoh pekerjaan Anda?, ubahlah email sehingga mencantumkan jawaban pertanyaan tersebut.
Paragraf ketiga adalah opsional. Banyak freelancer yang mencantumkan biaya besar sehingga mengecewakan para orang-orang yang mencari layanan murah atau gratis. Yang lainnya memilih menunggu dan mengikuti prosesnya dahulu.
Berikan tanggapan yang ramah dan membantu. Email ini sebenarnya adalah surat penjualan karena Anda sedang menjual layanan Anda, namun tidak memakai metode penjualan yang sulit.
6. Surat Perkenalan
Situasi: Dalam contoh 10, di bawah ini, kami mendeskripsikan bagaimana merespon surat perkenalan. Namun bagaimana jika Anda lah yang menulis surat tersebut?
Menulis sebuah "surat" perkenalan melalui email merupakan cara penting yang digunakan para profesional. Dengan luasnya jaringan yang dimiliki, semakin banyak orang yang Anda ketahui, semakin mudah Anda untuk sukses.
Namun terkadang orang-orang tidak ingin terhubung. Sehingga sangat penting untuk melihat kedua belah pihak untuk memastikan apakah mereka membuat koneksi baru sebelum Anda mengirimkan surat perkenalan.
Sebagai contoh, seorang kenalan ingin Anda mengenalkan mereka dengan manajer perekrutan sebuah perusahaan besar. Namun, perusahaan tersebut sedang pailit dan tidak sedang membuka lowongan. Mereka tidak menginginkan pelamar baru. Sehingga, mengirimkan sebuah email berisi surat perkenalan adalah tindakan yang salah.
Template Email: Anggap saja kedua pihak setuju untuk terkoneksi. Anda bisa menulis seperti berikut ini:
Baris Subyek : Perkenalan [John Doe]
Hai [Susan],
Saya menikmati perbincangan kita pada [Pertemuan Profesional HRD] bulan lalu.
Saya menulis hari ini untuk memperkenalkan Anda pada [John Doe] (yang dikopi dalam email ini). [John] bekerja di perusahaan saya, [XYZ Co.], musim panas lalu sebagai [Pegawai Magang Ilmu Komputer]. Saya pikir [dia] akan menjadi kandidat yang bagus untuk departemen [IT] Anda.
[John] adalah lulusan dari [Universitas ABC] dimana [dia] mengambil jurusan [Imu Komputer].
[John] ...[Susan] adalah [Pegawai Rekruitmen Layanan Teknis] untuk [MNOP COrp.] [Dia] bisa menjawab pertanyaan apapun yang mungkin Anda miliki mengenai karir di [MNOP Corp.]
Hormat kami,
[Juan Perez] [Direktur HRD] [Anytown Colsulting]
Seperti yang Anda lihat, email perkenalan tersebut ramah. Email tersebut juga pendek dan langsung tepat sasaran. Keringkasan dan kepadatan sangat penting karena biasanya orang-orang yang Anda hubungkan sangatlah sibuk.
7. Email Negosiasi Gaji
tEmail tipe lainnya yang mungkin ingin Anda tulis adalah email negosiasi gaji. Anda tidak akan mendapatkan sesuai keinginan Anda jika Anda tidak memintanya.
Sebagai seorang pengusaha profesional, Anda ingin email negosiasi gaji Anda terlihat profesional, namun efektif. Pelajari lebih jauh cara menulis email negosiasi gaji dalam tutorial ini:
8. Email Pernyataan Terima Kasih atas Wawancara
Email pernyataan terima kasih atas wawancara mungkin Anda lupakan, namun merupakan yang terpenting dari yang Anda kirimkan.Temukan cara meniggalkan kesan baik dengan email pernyataan terima kasih atas wawancara yang tertulis dengan baik dalam tutorial berikut ini:
9. Email Pengingat yang Ramah
Tidak ada yang ingin terlihat menggerutu. Namun orang-orang terkadang melupakan tugas-tugas penting yang mana bisa mempengaruhi bisnis Anda. Pergunakan contoh template instan dalam tutorial berikut untuk mengirimkan email pengingat yang ramah:
.jpg)
.jpg)
10. Respon Email Perkenalan
KOntak Anda sudah memperkenalkan Anda dengan koneksi baru yang penting. Yang Anda lakukan selanjutnya menentukan cara mereka berpikir tentang Anda. Tinggalkan kesan yang baik dengan mengikuti saran dalam tutorial berikut ini:
Sampel Bonus - Contoh Surat Pembuka Email
Surat Pembuka email Anda sama pentingnya dengan resume Anda ketika untuk mendapatkan pekerjaan. Ikutilah tips terperinci dan contoh template dalam tutorial ini untuk memastikan surat pembuka email Anda terlihat profesional:
Sekarang Waktunya Mulai Menggunakan Template Email Instan
Tidak membutuhkan waktu lama untuk menulis email. Anda bisa mengurangi waktu yang Anda pakai untuk menulis email dengan mengubah template email yang sudah ada sebelumnya. Alat yang bagus untuk menyimpan dan menggunakan template email adalah Canned Responses Gmail.
Kami sudah memberikan template email untuk banyak situasi dan tautan ke contoh respon email alin untuk membantu Anda membuat tempalte Canned Responses (Respon Instan) Anda sendiri.
Apakah Anda memiliki email yang Anda tulis terus menerus? Bagikan template email pendek Anda untuk skenario bisnis umum dalam kolom komentar di bawah ini.
