Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Cara Membuat Sistem Produktifitas Sendiri

by
Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Use the Getting Things Done (GTD) Productivity System
How to Keep Productivity Simple

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Ratnawati (you can also view the original English article)

Sejauh ini dalam rangkaian produktivitas ini, kami telah melihat beragam sistem dan teknik produktivitas.  Berikut adalah rekapnya:

  • Matriks Eisenhower ini membantu Anda memprioritaskan tugas pada daftar tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya.
  • Teknik Pomodoro ini mengajarkan Anda untuk fokus pada tugas yang ada dengan membagankan hari Anda dalam 5 sampai 25 menit per-bagian.
  • Menggunakan mode Mengalir memungkinkan Anda untuk menemukan energi terbaik Anda, sehingga Anda secara alami menjadi produktif. Mempraktikkan perhatian penuh juga memiliki efek yang sama.
  • Teknik Tidak terencana membantu Anda menyingkirkan penundaan dengan merasa bersalah karena bermain dan membuat Anda menjadi pemulai abadi daripada penyelesai dalam satu waktu.
  • Teknik Makanlah dulu yang paling tidak enak milik Brian Tracy adalah metode yang membantu Anda memulai setiap hari secara produktif dengan menangani tugas yang paling sulit terlebih dahulu.
  • Versi akhir milik Mark Forster membantu Anda membuat keputusan produktif dan positif yang memungkinkan Anda untuk mulai menggali daftar tugas Anda.
  • Teknik Jangan Rusak Rantai membantu Anda membangun kebiasaan produktif ke dalam hidup Anda melalui kemenangan kecil setiap hari.
  • Teknik Pastikan Selesai dulu milik David Allen adalah teknik yang membantu Anda membersihkan pikiran Anda dari gangguan dengan sistem untuk menangkap dan memproses setiap tugas dan gagasan yang melintasi pikiran Anda.

Tujuan kami mengenalkan Anda pada semua metode produktivitas ini bukanlah untuk digunakan semuanya.  Menerapkan semuanya justru akan menambah pekerjaan Anda!  Dan itu  mungkin akan membuatmu gila.  Sebaliknya, kami harap Anda akan mencoba teknik yang menarik bagi Anda atau yang mungkin akan mengatasi masalah produktivitas spesifik yang Anda hadapi.  Ketika Anda menemukan apa yang sesuai untuk Anda, Anda akan mengembangkan sistem produktivitas Anda sendiri.

Anggap saja begini: jika Anda seorang seniman, ada baiknya Anda mengetahui berbagai gaya dan teknik seni untuk digambar saat Anda mengembangkan gaya Anda sendiri.  Penulis didorong untuk membaca banyak karena membangun kosa kata mereka dan membantu mereka mengembangkan gagasan baru.  Demikian juga, pengusaha biasanya memanfaatkan pengalaman bisnis mereka saat menghasilkan gagasan baru.

Jadi jika Anda ingin memaksimalkan produktivitas Anda, ada baiknya Anda mengenal berbagai sistem yang bisa Anda gunakan, karena ini memberi Anda lebih banyak pilihan saat mengembangkan sistem yang sesuai untuk Anda.

Berbicara mengenai mengembangkan sistem produktivitas Anda sendiri, inilah cara melakukannya:

Langkah 1: Identifikasi Produktivitas Anda

Tujuan pengembangan sistem produktivitas Anda sendiri adalah untuk memungkinkan Anda menjadi produktif, siapa pun Anda dan apa pun situasi Anda.  Menggunakan sistem kustom berarti Anda dapat membangun kekuatan Anda dan memperbaiki kelemahan Anda.

Kelemahan Anda adalah tempat yang tepat untuk memulai ketika membangun sistem produktivitas karena mereka menunjukkan apa yang paling Anda butuhkan untuk diperbaiki.

Tanyakan pada diri Anda: "Apa yang harus saya hadapi saat menjadi produktif?"

Untuk membantu Anda memulai, beberapa hal berikut ini mungkin berguna:

  • Anda berjuang untuk fokus pada tugas yang ada.  Anda mendapati diri Anda terus-menerus terganggu oleh media sosial, internet, atau berbicara dengan rekan kerja.
  • Anda menunda-nunda dan terus menunda tugas wajib hingga baru dilakukan sampai menit terakhir.
  • Anda tidak pernah melengkapi daftar tugas Anda.  Anda telah menuliskan daftar target Anda disana namun tidak tersentuh selama lebih dari sebulan.
  • Kotak masuk email Anda meluap, dan Anda telah melewatkan email penting.
  • Anda merasa cemas tentang segala sesuatu yang perlu dilakukan, yang mengalihkan perhatian Anda untuk melanjutkan pekerjaan Anda.

Sekarang, mungkin saja Anda tidak produktif seperti yang Anda inginkan, tapi Anda tidak dapat melihat masalahnya.  Jika ini adalah Anda, kebiasaan produktivitas Anda yang buruk telah menjadi sangat mendarah daging sehingga Anda bahkan tidak dapat melihatnya.  Anda punya beberapa pilihan:  

  • Silakan mencoba beberapa pendekatan produktivitas (lihat daftar di awal tutorial ini untuk memulai).  Dengan melihat pendekatan mana yang membuat perbedaan, Anda akan mendapatkan ide tentang bagaimana meningkatkan produktivitas Anda.
  • Luangkan tiga hari berikutnya untuk melacak diri Anda sendiri.  Lacak semua yang Anda lakukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan, dari saat Anda bangun saat Anda tertidur.  Ini akan membantu Anda menjawab pertanyaan, "Ke mana waktu saya pergi?"  Anda juga akan melihat di bagianmana tugas membawa Anda lebih lama dari seharusnya atau di mana Anda terganggu.
  • Silakan baca langkah selanjutnya, yang akan menunjukkan apa yang seharusnya ada dalam sistem produktivitas.  Ini akan membantu Anda melihat di mana Anda terjatuh.

Langkah 2: Kenali Bahan dari Sistem Produktifitas yang Efektif

Sebelum Anda dapat menciptakan sistem produktivitas untuk mengatasi kelemahan Anda, Anda perlu mengetahui sistem produktivitas apa yang harus dilakukan.  Dengan kata lain, Anda perlu mengetahui tujuan sistem produktivitas Anda.

Tidak semua sistem perlu menyertakan semua komponen berikut.  Apa yang Anda sertakan bergantung pada kelemahan Anda yang Anda identifikasi di Langkah 1.  Selain itu, ada juga komponen lain yang memang perlu dimasukkan oleh sistem produktivitas, jadi jangan takut untuk menambahkannya ke dalam daftar (dan bagikan penambahan Anda di komentar di bawah ini dan biarkan orang lain mendapatkan keuntungan dari penemuanmu).

Apa sajakah komponen yang harus dipertimbangkan sistem Anda?

Menangkap/ Merekam

Ketika sebuah tugas baru datang sesuai keinginan Anda - apakah itu permintaan dari orang lain atau gagasan yang Anda pikirkan - bagaimana Anda memastikannya tercatat?  Sistem penangkap bisa sesederhana membawa notepad dan pena dengan Anda ke mana-mana.  Ini bisa melibatkan pengiriman email atau mengirim voicemail untuk tugas baru.  Atau Anda bisa menggunakan aplikasi khusus.  Sistem Menyelesaikan semuanya adalah alat produktivitas yang paling komprehensif untuk merekam tugas. 

Penyaringan

Setelah Anda menangkap tugas, apa selanjutnya?  Anda bisa menambahkan semuanya ke daftar tugas Anda, tapi itu mungkin akan membanjiri Anda.  Tak satu pun dari kita bisa melakukan segalanya.  Tugas penyaringan memungkinkan Anda untuk:

  • Membuang.  Anda bisa menyingkirkan tugas yang tidak mendesak atau tidak berkontribusi pada tujuan Anda.  Atau Anda bisa menyimpannya dalam daftar "satu hari".
  • Delegasikan.  Sebagian besar dalam menjadi produktif adalah mengetahui kapan harus meminta bantuan - dan kapan dengan kerendahan hati untuk melakukannya sendiri.
  • Kerjakan.  Jika tugas tidak dapat dibuang atau didelegasikan, Anda dapat menambahkannya ke daftar tugas Anda.

Memprioritaskan

Anda punya daftar item yang harus dilakukan, tapi mana yang harus Anda lakukan lebih dulu?  Ada berbagai pendekatan yang berbeda di sini, dari menangani tugas penting terlebih dahulu ( The Eisenhower Matrix ), atau melakukan tugas yang paling sedikit ingin Anda lakukan terlebih dahulu ( Eat the Frog ).  Menemukan cara untuk memprioritaskan pekerjaan bagi Anda adalah kunci untuk mengembangkan sistem produktivitas yang efektif.

Catatan: Penyaringan adalah bentuk prioritisasi, jadi ini bisa dilakukan bersamaan.

Berfokus

Saat Anda bekerja, bagaimana Anda tetap fokus pada tugas yang ada?  Bagaimana Anda menghindari gangguan dan menunda?  Teknik Pomodoro adalah cara yang baik untuk memulai jika Anda berjuang untuk fokus.  Jika Internet atau media sosial adalah masalah terbesar bagi Anda, maka alat pemblokiran internet juga akan membantu.

Fokus juga mencakup pembatasan jumlah tugas yang Anda pilih untuk Anda kerjakan, dan mengatur waktu Anda dengan baik.

Energi

Semua pekerjaan membutuhkan energi.  Energi yang lebih positif yang Anda bawa ke pekerjaan Anda, semakin banyak yang akan Anda lakukan.  Sebaliknya, semakin banyak energi negatif yang Anda bawa ke pekerjaan Anda, dan Anda akan berjuang untuk menjadi semakin produktif.

Dalam sistem produktivitas Anda, ada baiknya Anda menemukan cara untuk mengelola energi Anda dan mempertahankan sikap positif.  Dalam hal ini, kegiatan yang tampaknya tidak terkait dengan pekerjaan - seperti berolahraga secara teratur, makan dengan sehat, dan cukup tidur - dapat menjadi bagian integral dari sistem produktivitas.  

Penguras energi besar lainnya adalah rasa dendam karna dipaksa melakukan tugas yang tidak ingin Anda lakukan.  Meskipun Anda tidak mungkin memiliki kendali penuh atas apa yang harus Anda lakukan di tempat kerja, ada baiknya Anda mempertimbangkan bagaimana Anda dapat membangun pilihan tentang pekerjaan yang Anda lakukan di hari kerja Anda.

Mengamati pikiran dan perasaan Anda melalui perhatian penuh juga dapat membantu Anda mempertahankan sikap positif dan sehat terhadap pekerjaan Anda.

Langkah 3: Ramu Bersama Sistem Produktifitas

Seperti yang telah Anda pelajari dari membaca rangkaian produktivitas ini, perfeksionis adalah musuh dari menjadi produktif. Jadi bukan menciptakan sistem produktivitas yang sempurna, Anda akan bodge satu bersama-sama.

Bodge adalah kata Inggris untuk menciptakan sesuatu menggunakan materi apa pun yang tersedia.  Dalam budaya Prancis, ini disebut bricolage.  Orang Amerika mungkin menyebutnya retas bersama atau solusi cepat dan kotor.

Mengapa saya menggunakan kata yang tidak biasa di sini?  Sebagian karena ini adalah kata terbaik untuk menggambarkan apa yang ingin saya katakan.  Tapi juga untuk menunjukkan bahwa membangun sistem produktivitas bukanlah sains.  Tidak ada jawaban benar atau sempurna.  Ini tentang bekerja secara kreatif dengan sumber daya yang Anda miliki untuk menemukan apa yang sesuai untuk Anda.

Dengan kata lain, ini tentang menemukan sebuah pendekatan yang cukup baik untuk kebutuhan Anda.  Anda bukan robot, dan Anda seharusnya tidak mengharapkan diri Anda menjadi robot.

Bagaimana Anda bisa menggabungkan sistem produktivitas?

Sistem produktivitas adalah kumpulan alat produktivitas.  Jadi gunakan alat produktivitas yang harus Anda tangani.  Mulailah dengan membaca artikel di seri ini.  Ini akan memberi Anda akses ke banyak alat.  Kemungkinannya, Anda mungkin sudah mendapatkan beberapa trik dari Anda sendiri juga.

Yang penting adalah mencoba berbagai teknik.  Mulailah dengan yang Anda bisa secara alami lakukan  dan yang menargetkan kelemahan produktivitas Anda.  Hanya dengan melakukan tindakan dan melakukan percobaan, Anda akan melihat apakah mereka bekerja untuk Anda atau tidak.

Langkah 4: Gunakan Sistem Anda Sendiri

Anda telah membuat sebuah sistem.  Kerja bagus!  Sekarang datang bagian yang sulit untuk menggunakannya.

Sebaiknya sisihkan setengah hari untuk menyiapkan sistem Anda.  Ini memungkinkan Anda membuat dan mencetak lembar kerja yang Anda butuhkan, mengambil persediaan dari toko, dan memasang plugin atau plugin browser yang Anda butuhkan.

Kemudian, praktikkan sistem Anda.  Lakukan pekerjaan Anda sesuai dengan sistem Anda.

Anda akan mengalami masalah dalam menggenjotnya.  Untuk bagian awal memulai sistem produktivitas Anda mungkin berarti Anda hanya menyelesaikan sedikit.  Jangan panik, dan jangan tergoda untuk segera menyerah.  Tetap berpegang pada sistem Anda setidaknya seminggu sebelum Anda mengevaluasi bagaimana cara kerjanya.  Hanya dengan memberikan sistem Anda sebuah percobaan yang tepat, Anda dapat sepenuhnya menilai kekuatan dan kelemahannya.  

Langkah 5: Evaluasi Sistem Anda

Anda telah melakukan kerja keras untuk menciptakan dan menerapkan sistem produktivitas.  Dari sini, hal-hal hanya akan menjadi lebih mudah.  Anda hanya akan membuat perubahan kecil pada sistem Anda hingga menjadi yang terbaik.

Dua hal terpenting yang harus dipertimbangkan saat mengevaluasi sistem Anda adalah:

  • Berapa banyak pekerjaan yang Anda lakukan.  Apakah sistem anda membuat anda lebih produktif?
  • Bagaimana perasaan Anda tentang pekerjaan Anda. Apakah sistem Anda membantu Anda mendekati pekerjaan Anda dengan cara yang positif dan optimis?

Dan apa yang ingin kamu ubah?  Perhatikan aspek-aspek sistem anda yang anda sadari.  Setelah masa uji awal, sistem produktivitas yang baik terintegrasi ke dalam hidup Anda tanpa terlalu banyak keriuhan.  Seharusnya mempermudah pergerakan kerja Anda, bukan justru membuatnya semakin sulit dan macet.  Secara khusus, tanyakan pada diri Anda: "Apakah ada bagian sistem saya yang saya hindari atau yang selalu membuat saya frustrasi?"  Inilah bagian-bagian yang perlu diubah

Perlu diingat bahwa perubahan yang Anda buat adalah percobaan.  Anda tidak harus tetap bersama mereka selamanya.

Berikut adalah beberapa contoh masalah dalam sebuah sistem dan perubahan yang bisa Anda uji coba:

  • Anda telah menerapkan teknik Pomodoro.  Ini membantu Anda fokus, tapi Anda berharap ada jeda yang lebih panjang antara masing-masing potongan 25 menit.  Setelah serangkaian Pomodoro, Anda merasa lelah.  Bagaimana dengan menyesuaikan Pomodoro menjadi 40 menit kerja diikuti dengan istirahat 20 menit? 
  • Anda telah siap untuk mem-blok Facebook menggunakan plugin browser web.  Tapi kecanduan Facebook mendorong Anda untuk memeriksa Facebook di telepon Anda.  Apakah sudah waktunya untuk meng-uninstall Facebook dari telepon Anda atau menutup Facebook dari telepon Anda saat bekerja? 
  • Anda mencoba Makanlah dulu yang paling tidak enak, tapi setelah beberapa keberhasilan awal, Anda merasa melakukan tugas terburuk di awal hari membuat Anda sengsara.  Masalah penundaan Anda menjadi Lebih buruk lagi.  Bagaimana dengan mencoba sistem Versi akhir, di mana Anda memulai dengan tugas yang paling Anda sukai?

Sebuah kata peringatan: Sebelum Anda menyalahkan semua masalah Anda pada kekurangan di sistem Anda, pastikan Anda telah memberikan sistem ini sebuah pengadilan yang adil.  Ya, hidup bekerja paling baik bila apa yang ingin Anda diselesaikan dengan apa yang perlu Anda lakukan.  Tapi ini tidak selalu terjadi.  Semua sistem produktivitas memerlukan setidaknya beberapa ukuran kemauan. Ini tentang menemukan sistem yang membantu Anda memaksimalkan kemauan terbaik Anda.

Akhirnya, menciptakan sistem yang efektif adalah pekerjaan seumur hidup.  Apa yang tepat untuk Anda hari ini akan berubah di masa depan saat Anda bergerak dalam karir, karena keadaan pribadi Anda berubah saat Anda mengembangkan keterampilan baru.

Sumber daya

Kredit Grafis: Pisau Swiss Army dirancang oleh Olivier Guin dari Proyek Noun.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.