Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Bagaimana Menguruskan Peti Masuk Gmail Anda untuk Menjadi Lebih Berkesan

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Search Your Emails in Gmail Like a Pro
How to Keep Your Gmail Inbox Clean

Malay (Melayu) translation by Muhamad Zulfiqor (you can also view the original English article)


Sebagai orang perniagaan kecil, anda bergantung pada e-mel. Pesan anda mengandungi permintaan untuk kerja, invois, soalan klien, dan banyak lagi. Hanya semulajadi bahawa anda akan menghabiskan sebahagian besar masa anda bekerja dengan mesej e-mail anda.

Tetapi beberapa masa yang anda belanjakan pada mesej e-mel boleh dibelanjakan dengan lebih baik. Berapa kali anda telah mencari peti masuk Gmail anda untuk mencari mesej yang hilang? Adakah anda pernah meletakkan mesej e-mel dalam label yang salah? Mungkin anda secara tidak sengaja memadamkan mesej penting. Jika anda membuang masa menangani semua tugas e-mel ini, anda tidak bersendirian.

Bagaimana jika anda boleh belajar meluangkan sedikit masa pada e-mel anda dan mencapai lebih banyak pada masa yang sama? Dengan Gmail, anda boleh menyusun peti masuk anda supaya lebih berkesan. Anda boleh meningkatkan peti masuk e-mel anda supaya anda boleh mencari mesej anda dengan cepat. Anda tidak perlu bimbang tentang mesej yang hilang lagi.

Keperluan e-mel setiap orang sedikit berbeda. Sebaik sahaja anda memahami cara kerja Gmail, anda boleh memilih dan memilih ciri yang paling sesuai untuk anda.

Apa yang akan anda pelajari dalam Tutorial Organisasi Peti Masuk Gmail ini

Dalam tutorial ini, saya menerangkan bagaimana untuk mengatur peti masuk Gmail anda untuk kecekapan maksimum. Saya akan mula dengan melancarkan beberapa konsep asas e-mel seperti folder, label, dan tab. Kemudian saya akan memberikan arahan terperinci tentang cara menggunakan peti masuk Gmail anda dengan berkesan menggunakan label dan tab.

Sebelum kita bermula, anda juga mungkin ingin mengetahui lebih lanjut mengenai cara menapis dan menyekat e-mel yang tidak diingini di Gmail atau semak tutorial pengutamaan e-mel yang berguna ini:

1. Perbezaan Antara Label, Folder, dan Tab di Gmail

Sebelum anda dapat menggunakan peti masuk Gmail terbaik, anda perlu memahami beberapa konsep asas. Folder, Label, dan Tab dalam e-mel mempunyai beberapa persamaan. Tetapi mereka juga mempunyai beberapa perbezaan penting. Mari lihat setiap konsep secara berasingan.

1. Apakah Folder?

Banyak sistem e-mel adalah berasaskan folder. Anda membuat folder yang berfungsi seperti folder kadbod fizikal yang mungkin ada di kabinet pemfailan pejabat anda. Dalam sistem e-mel berasaskan folder, anda boleh menggunakan folder untuk menyimpan mesej yang berkaitan.

Sama seperti folder kadbod di pejabat anda, sekali mesej e-mel diletakkan di dalam folder e-mel yang merupakan satu-satunya tempat yang boleh. Gmail bukan sistem e-mel berasaskan folder.

2. Apakah Label?

Gmail labels
Anda boleh melihat label Gmail di bar sisi dan di sebelah baris subjek mesej.

Gmail adalah sistem e-mel berasaskan label. Hampir semua yang biasanya anda pertimbangkan folder dalam sistem e-mel lain adalah label dalam Gmail. Ini termasuk folder Peti Masuk, Sampah, Spam, dan Draf anda, yang secara tekil dilabelkan dalam Gmail.

Label kelihatan di sebelah kiri dalam skrin Gmail anda. Mereka juga muncul di sebelah kiri setiap baris subjek Gmail dalam mesej Gmail tertutup dan di bawah baris subjek dalam Gmail terbuka.

Label adalah seperti folder kerana ia boleh digunakan untuk mengelompokkan mesej yang berkaitan. Perbezaan penting antara folder dan label ialah mesej boleh mempunyai lebih daripada satu label.

Label Gmail mempunyai beberapa ciri berguna. Mereka boleh dikodkan warna, sebagai contoh. Kemudian, saya akan menunjukkan kepada anda cara menggunakan ciri tersebut untuk menyusun peti masuk Gmail anda.

Terdapat juga cara untuk menggunakan label Gmail seperti folder. Saya juga akan menerangkan bagaimana untuk melakukannya juga.

3. Apakah Tab?

Konsep terakhir yang perlu anda fahami sebelum anda boleh menyusun peti masuk Gmail adalah Tab dan label kategori yang bersesuaian. Kategori muncul di sebelah kiri skrin Gmail anda dengan label lain. Tab muncul di bahagian atas skrin Gmail anda.

Gmail tabs
Tab Gmail muncul di bahagian atas peti masuk. Kategori muncul di bar sisi dengan label.

Gmail menyediakan anda dengan tab yang telah ditetapkan untuk lima kategori:

  1. Utama - Di sinilah anda akan menerima kebanyakan mesej anda. Apabila anda membuka Gmail anda, tab ini terbuka.
  2. Sosial - Jika anda menerima pemberitahuan media sosial atau menggunakan laman sosial lain, mesej tersebut pergi ke sini.
  3. Promosi - Mesej e-mel promosi masuk ke tab dan subkategori ini.
  4. Kemas kini - Mesej yang ada pemberitahuan seperti resit dan pengesahan pergi ke sini.
  5. Forum - Sekiranya anda mempunyai pemberitahuan forum diaktifkan, mesej tersebut pergi bersama-sama dengan mesej dari papan perbincangan dan senarai mel.

Apabila anda menerima mesej yang sesuai dengan salah satu daripada lima kategori ini, Gmail secara automatik menghantar mesej itu ke label yang sesuai dan label kategori.

Mesej tersebut juga difailkan dalam label Kategori di bawah sub-label yang sesuai.

Secara lalai, mesej yang dihantar ke tab memintas tab mesej utama anda dan Peti Masuk anda. Jadi, jika anda ingin melihat mesej ini, semak tab anda yang kerap.

Sekarang kita memahami apa setiap komponen peti masuk anda, mari kita belajar cara menggunakannya supaya anda dapat mengatur Gmail.

2. Bagaimana Menggunakan Label

Langkah 1. Buat Label

Anda boleh mencari alat Label di bawah label Bulatan di bar sisi kiri skrin Gmail. Anda mungkin perlu mengklik Lagi untuk melihatnya.

Gmail Manage labels and Create new label tools
Gunakan alat Label untuk menguruskan label dan buat label baharu.

Untuk membuat label baharu, klik Buat label baru. Memaparkan kotak Label Baru.

New Label box
Taip nama label baharu anda dan klik buat tombol Cipta.

Taip nama label yang anda buat dalam Sila masukkan medan nama label baharu. Jika anda ingin sarang label baru di bawah label lain, klik kotak semak di sebelah label Nest di bawah. Klik pada anak panah di sebelah kanan medan dan pilih nama label dari menu drop-down. Klik tombol Cipta untuk membuat label baharu anda.

Langkah 2. Guna Label kepada E-mel

Untuk menggunakan label sedia ada pada e-mel baru, mula-mula buka e-mel. Klik ikon Label (sepertinya label) di bahagian atas e-mel untuk membuka menu label lungsur turun.

Apply a Gmail label to an email
Klik ikon Label untuk menggunakan label pada mesej Gmail.

Klik nama label yang anda mahu gunakan untuk e-mel. Anda juga boleh mengklik Buat pilihan baru untuk membuka kotak Label Baru dan buat label baru untuk e-mel.

Langkah 3. Kod Warna Label

Cara terbaik untuk menyusun peti masuk anda adalah dengan menggunakan pengekodan warna pada label yang anda buat sendiri. Ini membolehkan anda dengan cepat melihat bagaimana mesej dilabel sekilas.

Apabila anda lulus kursor anda di sebelah kanan label yang anda mahu gunakan pengekodan warna, anda akan melihat anak panah bawah kecil.

Open color coding options for a label
Klik anak panah bawah untuk membuka pilihan pengekodan warna untuk label.

Dalam contoh di atas label baru, Projek Penggabungan, belum dikodekan warna lagi. Untuk kod warna, saya klik anak panah untuk memunculkan menu lungsur. Klik anak panah di sebelah kanan pilihan warna Label untuk membuka palet warna Label.

The Label color palette in Gmail
Gunakan palet warna Label untuk menyulitkan kod label anda.

Klik warna pilihan anda untuk menggunakannya pada label.

Langkah 4. Bagaimana Mengurus Label Gmail

Di bahagian bawah bar sisi Label, anda akan mendapati pilihan Mengurus Label. Anda mungkin perlu mengklik Lagi untuk melihatnya.

Jika anda mengklik pilihan ini, skrin Tetapan Label akan dipaparkan. (Anda juga boleh mengakses skrin Tetapan Label dengan mengklik ikon Tetapan dan kemudian klik Tetapan> Label atau dengan mengklik pada ikon Label di bahagian atas mesej e-mel terbuka dan mengklik pilihan Menguruskan Label.)

Gmail Label Settings screen
Gunakan skrin Tetapan Label Gmail untuk menentukan label yang boleh dilihat dalam senarai label.

Gunakan bar skrol di sebelah kanan skrin untuk menatal senarai label.

Di bahagian atas skrin Tetapan Label, anda akan melihat label Sistem. Ini termasuk label yang telah ditakrifkan oleh sistem Gmail untuk anda seperti Peti Masuk, Sent Mail, Draf, Spam dan Sampah.

Di bawah label Sistem, anda akan menemui label Kategori. Sekiranya anda menggunakan media sosial Google+, kalangan sosial anda muncul di bawah itu. Di bahagian bawah, anda akan melihat label yang telah anda tambahkan sendiri.

Di samping setiap label Sistem anda akan melihat dua atau tiga pilihan di bawah tajuk Tunjukkan dalam senarai label. Dua pilihan pertama, tunjukkan dan sembunyikan, membolehkan anda memutuskan sama ada label mesej muncul dalam senarai label pada bar sisi Gmail. Jika paparan dipilih, label akan kelihatan dalam senarai. Jika menyembunyikan dipilih, tidak. Sesetengah label mempunyai pilihan ketiga, tunjukkan jika belum dibaca.

Label Kategori, kalangan Google+, dan label yang telah anda tambahkan sendiri juga mempunyai ruangan untuk Paparkan dalam senarai mesej. Anda boleh memaparkan atau menyembunyikan mesej dengan label tersebut. Di samping itu, label yang telah anda tambahkan sendiri mempunyai lajur Tindakan yang membolehkan anda membuang label atau mengedit label (menamakannya semula).

Langkah 5. Bagaimana Menggunakan Label Gmail Seperti Folder

Sesetengah label sudah disediakan agak seperti folder. Label Spam, sebagai contoh, memintas tab Kotak Masuk dan Primer anda.

Untuk kebanyakan label lain, gunakan ikon Pindah ke (kelihatan seperti folder) untuk menggunakannya seperti folder. Mulakan dengan mesej terbuka. Klik ikon Pindah ke untuk memaparkan menu Lungsur turun ke bawah.

The Move to icon
Gunakan ikon Pindah ke untuk mengalihkan mesej ke label.

Pilih label yang ingin anda pindahkan mesej dari senarai. Ini menggerakkan mesej dari tab Peti Masuk dan Utama anda dan ke label yang anda pilih.

Nota: Jika mesej mempunyai dua label, mesej itu akan tetap muncul di bawah label kedua itu walaupun anda menggunakan menu Lungsur turun ke bawah untuk memindahkannya. Dalam contoh di atas, mesej tersebut diberi label Project ABC dan Project Merger. Jika saya menggunakan opsyen Pindah ke bawah untuk menggerakkannya di bawah Penggabungan Projek, ia masih akan muncul dalam label Projek ABC. Bagaimanapun, ia tidak akan muncul dalam Peti Masuk anda.

Langkah 6. Mengoptimumkan Peti Masuk Gmail anda dengan Label

Sekarang bahawa anda memahami cara menggunakan label, anda dapat mengatur peti masuk Gmail dengan lebih baik dengan memasukkan ciri-ciri berikut:

  • Tambah label baharu untuk menyusun mesej bersama.
  • Kod warna label mesej penting untuk menjadikannya mudah dicari.
  • Sembunyikan label mesej yang anda tidak perlu lihat.

3. Bagaimana Menggunakan Tab

Langkah 1. Matikan Tab

Anda tidak perlu menggunakan lima tab lalai dalam peti masuk Gmail anda. Jika anda tidak menyukai mereka, anda boleh mematikannya. (Satu-satunya tab yang tidak boleh disable adalah tab Primer.)

Untuk melumpuhkan tab, klik pada ikon Tetapan (ia kelihatan seperti gear) di penjuru kanan sebelah atas skrin Gmail. Dari menu lungsur, klik Mengkonfigurasi peti masuk. Tab Pilih untuk membolehkan paparan tetingkap.

Select tabs to enable window
Gunakan tab Pilih untuk membolehkan tetingkap untuk menghidupkan atau melumpuhkan tab dalam Gmail.

Untuk melumpuhkan tab, nyahtanda kotak semak di sebelah tab dan klik butang Simpan. Bagi saya, masuk akal untuk nyahtanda kotak pilihan di sebelah tab Forum. Saya tidak mempunyai sebarang pemberitahuan forum yang ditetapkan dan tab itu sentiasa kosong.

Berhati-hati, walaupun. Jika anda melumpuhkan tab yang penuh dengan mesej, mesej tersebut akan dipaparkan dalam Peti Masuk anda di bawah tab Primer.

Untuk mendayakan tab yang anda telah dilumpuhkan, kembali ke tab Pilih untuk membolehkan tetingkap dan semak semula kotak semak bersebelahan dengan nama tab. Klik butang Simpan sekali lagi.

Langkah 2. Tunjukkan Mesej Berbintang dari Tab

Anda juga boleh menggunakan tab Pilih untuk membolehkan tetingkap untuk memaparkan mesej berbintang dalam Peti Masuk anda di bawah tab Primer. Ini boleh menghalang anda daripada hilang mesej penting yang anda mahu ikuti.

Untuk mengaktifkan ciri ini, klik kotak pilihan di sebelah pilihan Termasuk membintangkan dalam pilihan Utama. Klik butang Simpan. De-aktifkan ciri ini dengan menyahpasang kotak semak dan klik butang Simpan sekali lagi.

Langkah 3. Mengoptimumkan Peti Masuk Gmail anda dengan Tab

Bagaimanakah tab pemahaman dapat membantu anda mengkonfigurasi peti masuk Gmail anda?

Pertama, anda boleh melumpuhkan mana-mana tab yang anda tidak gunakan untuk peti masuk kurang berantakan. Sesetengah pengguna tidak suka ciri tab dan melumpuhkan semua tab kecuali untuk tab Primer.

Seterusnya, anda boleh menggunakan ciri Mesej Bintang Berbintang untuk menandakan mesej yang ingin anda ikuti. Setelah ciri diaktifkan, mesej berbintang muncul dalam Peti Masuk anda di mana anda kurang cenderung untuk melupakannya.

4. Bagaimana Menggunakan Tetapan Kotak Masuk untuk Tukar ke Peti Masuk Klasik

Jika anda digunakan untuk peti masuk tanpa tab, anda boleh menggunakan skrin Tetapan Kotak masuk untuk menetapkan satu dalam Gmail.

Awas: Jika anda tidak digunakan dalam peti masuk klasik, anda mungkin ingin melangkau bahagian ini.

Langkah 1. Akses Skrin Tetapan Peti Masuk

Untuk mengakses skrin Tetapan Kotak masuk, mulakan dari skrin utama Gmail. Klik ikon Tetapan di sebelah kanan. Dari menu lungsur, klik Tetapan> Peti masuk. Skrin Tetapan Peti masuk muncul.

Gmail Inbox Settings screen
Gunakan skrin Tetapan Peti masuk untuk mendayakan dan melumpuhkan tab dalam Gmail.

Seperti yang anda lihat, lalai termasuk lima tab lalai.

Langkah 2. Tukar Jenis Peti Masuk

Untuk menyusun semula jenis peti masuk anda, klik anak panah bawah di sebelah kata Default. Menu drop-down ditampilkan.

Change Inbox Type
Gunakan menu tarik-turun ini untuk mengubah konfigurasi kotak masuk default Gmail.

Semua opsi pada menu drop-down selain Default menghapus lima tab default.

Banyak kotak masuk klasik menampilkan pesan yang belum dibaca di bagian atas kotak masuk. Jika ini adalah yang anda mahu, klik pilihan pertama yang belum dibaca dan klik butang Simpan Perubahan.

Paparkan mesej yang belum dibaca di bahagian atas peti masuk anda dalam susunan kronologi dari yang terbaru hingga tertua. Berikut adalah bahagian peti masuk yang dipanggil Everything Else. Peti masuk e-mel anda secara berkesan berpecah kepada dua bahagian.

Gmail inbox with two sections
Kotak masuk Gmail dikonfigurasi untuk menunjukkan mesej yang belum dibaca terlebih dahulu.

Pilihan bukan lalai yang lain juga memisahkan peti masuk anda. Inilah yang anda akan lihat dengan setiap pilihan tersebut:

  • Penting pertama - Di bahagian atas anda akan melihat mesej yang difikirkan Gmail adalah penting. Di bahagian bawah, anda akan melihat Semuanya.
  • Bintang pertama - Di bahagian atas, anda akan melihat Mesej berbintang. Di bahagian bawah, anda akan melihat Semuanya.
  • Kotak keutamaan - Pilihan ini membahagikan peti masuk anda kepada empat bahagian. Di bahagian atas, anda akan melihat Mesej penting dan belum dibaca. Seterusnya anda akan melihat Mesej berbintang. Bahagian ketiga dibiarkan kosong untuk disesuaikan. Di bahagian bawah, anda akan melihat Semuanya.

Jika anda memutuskan untuk kembali ke paparan Default Gmail, pilih Lalai dari menu lungsur dan klik butang Simpan Perubahan.

Langkah 3. Bagaimana Tetapan Peti Masuk Boleh Membantu Anda

Beralih dari tetapan peti masuk lalai boleh membantu anda menggunakan kotak masuk anda dengan lebih berkesan, terutamanya jika anda tidak biasanya menerima mesej yang sesuai di bawah salah satu tab lalai.

Memandangkan semua mesej yang anda tidak bergerak di bawah label dapat dilihat dalam peti masuk anda, mengkonfigurasi semula tetapan dapat membantu anda mencari mesej yang biasanya tidak disengajakan secara tidak sengaja ke salah satu tab.

Menyemak semula peti masuk anda mungkin bukan cara terbaik untuk mengatur e-mel anda jika anda berada di banyak senarai mel, menerima banyak pemberitahuan media sosial, atau menerima banyak e-mel promosi.

5. Cara Arsip Fail

Salah satu cara untuk memastikan peti masuk e-mel anda tidak teratur adalah untuk mengarkibkan mesej lama. Inilah yang perlu anda ketahui mengenai pengarsipan mesej dalam Gmail.

Langkah 1. Arahkan Mesej

Langkah 1. Arahkan Mesej Mulakan dari skrin utama Gmail. Klik kotak semak di sebelah mesej atau mesej yang ingin anda arsipkan.

Archive a message in Gmail
Untuk mengarkibkan mesej, klik kotak pilihan dan klik pada pilihan Arkib.

Menampilkan menu di atas mesej. Klik ikon Arkib (ia kelihatan seperti kotak). Mesej yang dipilih diarkibkan.

Langkah 2. Cari Mesej Arkib

Terdapat dua cara untuk mencari mesej yang diarsipkan:

  1. Gunakan Fungsi Carian Gmail - Hasil carian Gmail termasuk mesej yang diarsipkan. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai carian Gmail, semak semula tutorial ini, Cara Cari E-mel Anda di Gmail Seperti Pro.
  2. Lihatlah dalam All Mail Label - Label All Mail adalah apa yang ia suka. Label yang digunakan untuk semua e-mel.

Label All Mail biasanya berada di bahagian bawah senarai label anda. Untuk mencari mesej arkib anda dalam label All Maill, pergi ke bahagian bawah bar sisi Gmail anda. Anda mungkin perlu mengklik Lagi untuk melihatnya. Klik All Mail Tatal melalui mesej sehingga anda dapat mencari yang anda cari.

Langkah 3. Unarchive Mesej

Sekiranya anda sengaja mengarkibkan mesej, anda boleh mengembalikannya ke peti masuk anda.

Buka label All Mail anda. Cari mesej yang anda mahu kembali ke peti masuk anda. Klik kotak semak di sebelah setiap mesej. Klik ikon Log masuk ke peti masuk di atas mesej.

Finding an archived message in All Mail
Gunakan butang Pindah ke Kotak Masuk ke mesej tanpa mesej.

Apabila anda melihat perbualan di All Mail selepas mengalihkannya ke Peti Masuk anda, ambil perhatian bahawa label Peti Masuk (kelabu) telah digunakan pada mesej.

Kesimpulannya

Anda boleh mengatur peti masuk Gmail anda menggunakan Tab dan Label. Anda juga boleh mengkonfigurasi peti masuk anda dengan cara yang paling sesuai untuk anda.

Sebagai orang perniagaan kecil yang menggunakan Gmail, penting untuk memahami kedua-dua sistem Gmail dan keperluan e-mel anda sendiri. Sebaik sahaja anda memahami cara kerja Gmail, anda akan tahu cara mengatur Gmail anda supaya ia paling cekap untuk keperluan anda. Ketahui lebih lanjut dalam Panduan Pemula Ultimate kami Menggunakan Gmail.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.