Как принести пользу своей компании и команде

() translation by (you can also view the original English article)

Каждый хочет получить прибавку или повышение, но редко найдётся работник, который спросит: «Чем я могу помочь компании?». Они не знают, что при условии принесения пользы своей компании они первым делом получат прибавку или повышение.

Компании частично преуспевают из-за того, что нанимают, тренируют и удерживают талантливых работников, приносящих пользу организации и клиентам.

how to add value — Знание того, как принести пользу своей компании – первый шаг получить прибавку или повышение. (Источник изображения: Envato Elements)

Даже если ваше описание работы выглядит как всего лишь список дел, эти задачи нужны для достижения определённого результата. Выполнение этих задач влияет на окупаемость вашего найма для работодателя.

Работники, которые знают, как внести вклад в свою работу, получают более высокие зарплаты, более интересные проекты и лучшие возможности работы. Компании очень ценят такие таланты и сделают всё возможное, чтобы удержать такого человека, даже в случае спада, временного увольнения или слияния.

В этом руководстве мы изучим идею повышения эффективности компании. Я обозначу семь разных способов повышения эффективности. Также я приведу несколько рабочих примеров повышения эффективности компании с советами, взятыми из реальной практики.

Развенчание мифа о повышении эффективности компании

Я работала преподавателем математики и науки на полставки в колледже. Т.к. я могла преподавать только один-два часа по будням, то брала дополнительные часы на выходных и летом, чтобы заработать больше.

Это было моё первое понимание того, что такое зарабатывать в корпоративном мире: больше часов – больше денег.

Я применила ту же идею, когда начала работать в обслуживании клиентов. Там я задумалась, как перейти с позиции помощника обслуживания клиентов начального уровня к позиции тренера, супервайзера или производственного директора. Некоторые коллеги занимали одну и ту же позицию несколько лет, поэтому такой же подход не сработал бы, если бы я захотела получить повышение.

Многие работники приравнивают количество отработанных лет к пользе, которую они приносят. Корпоративный мир работает не так.

Например, офис-менеджер мог потратить два года на прилежную работу по заказу офисных принадлежностей, чтобы они не заканчивались, либо тот же офис-менеджер мог бы найти способы помочь своему работодателю, выбивая скидки у поставщиков, покупая больше для экономии или создав коллективную программу между отделами, чтобы канцтовары не застревали в одной области, в то время как другая постоянно испытывает нехватку.

Такие стратегии могут не быть в описании работы. Вам нужно быть активным и креативным для того, чтобы прийти к этим идеям. Этот шаг сохранит работодателю расходы в тысячи долларов ежегодно. Вот как можно принести дополнительную эффективность компании.

Сейчас вы можете сказать, что подобные вещи выходят за круг ваших обязанностей. Возможно да, возможно нет – зависит от корпоративной культуры вашей компании. Если вы получите хорошие результаты, никто не останется обделённым.

Соответствие ожиданиям, предпосылка к принесению пользы компании

Первый вопрос, который вы можете задать: «Какую пользу я могу принести компании?» На самом деле, вначале можно задать другой вопрос:

Вы соответствуете минимальным ожиданиям или требованиям для своей должности?

Соц.опрос Гэллапа показал, что почти 50% работников не знают, чего от них ожидают их начальники. Также, в некоторых компаниях есть ограниченные либо вообще никаких описаний вакансий. Также есть роли, где большинство пунктов в описании вакансии устарело, а те задачи, которые вы выполняете, не в списке. Может быть сложно самостоятельно это выяснить.

Если вы не уверены на 100%, чего от вас ожидают, вам нужно поговорить со своим начальником перед тем, как пытаться добавить что-то. Попросите у своего босса перечислить определённые задачи, которые вам нужно регулярно выполнять и ваши задачи по ситуации, а также влияние этих задач на компанию.

Если ваш начальник также не имеет понятия о том, какова ваша роль, то ещё важнее обсудить это. Вместе вы можете выявить ключевые цели и основанные на них задачи, которые относятся к вашей работе, а также метрики производительности, которые позволят объективно сказать, соответствуете ли вы или превосходите ожидания.

7 разных способов, при помощи которых работники могут принести пользу своей организации

Несложно принести пользу своей компании, если вы знаете, что делать. Вот семь шагов, которые можно предпринять вне зависимости от сферы вашей деятельности:

1. Хорошее клиентское обслуживание

Клиенты – рабы привычек. Они покупают один и тот же шампунь, едят одну и ту же еду и используют одни и те же продукты или услуги, которые любят, пока не появится новая компания и не предложит что-то лучше.

Таким образом, хорошее обслуживание – это не только удовлетворение клиентских потребностей. Вы должны убедиться в том, что клиентам так нравится качество вашего сервиса, что они бы и не подумали о том, чтобы попробовать продукцию другой компании.

2. Привлечение большего количества денег

Добавить несколько тысяч или дополнительный ноль к итоговой сумме вашего работодателя – один из самых больших и самых очевидных путей добавления эффективности вашей компании.

Это просто для людей, работающих в сфере продаж и маркетинга, но что, если вы занимаете должности в техподдержке, администрировании, обучении или обслуживании клиентов? Какой вклад вы можете внести в компанию?

Сначала определите своё влияние на итоговую сумму, разделив прибыль компании на общее количество работников. Чтобы повысить свой средний вклад, сотрудники на неторговых позициях могут:

Клиентская служба – увеличить продажи уже существующим клиентам
Обучение – обучить клиентскую службу, повысив степень удовлетворённости покупателей, и обучить новым техникам продаж персонал, работающий непосредственно с покупателями.
Администраторы – убедитесь, что у всех есть бумаги, образцы продуктов и другая маркетинговая атрибутика для того, чтобы впечатлить потенциальных покупателей.

3. Повысьте эффективность протокола или процедуры

Если что-то работает, это не значит, что это нельзя улучшить. Это применимо почти к каждой рутинной, монотонной и повторяющейся работе, которую вы делаете.

Примеры:

Ежемесячные отчёты
Клиентские презентации
Минуты встречи
Предложения по цене
Контракты
Инвойсы и расчёты
Управление запасами

Всё, что можно оформить в серию определённых задач, можно автоматизировать. Даже задачи на ручную работу можно систематизировать, если вы тщательно изучите процесс и исключите ненужные шаги.

Не автоматизируйте и не экономьте там, где не нужно. Не нужно срезать путь там, где в будущем могут возникнуть проблемы.

4. Сохраняйте ресурсы

Как в случае с вышеуказанным примером с офисным администратором, если вы поможете своему работодателю сохранить деньги, вы станете ценным сотрудником.

Однако, не всё упирается в деньги. Если вы будете завершать работу вовремя и вам не нужно будет работать сверхурочно, это тоже считается экономией.

5. Станьте узнаваемым как эксперт в определённой задаче

Вы обращали внимание на то, что в компаниях обычно есть «парень, который знает Excel», «айтишник» или «виртуоз рекламы на Facebook»? Иногда их компетенция не является их основной работой, но к ним обращаются, когда нужна помощь с теми задачами, в которых они хорошо разбираются.

Если вы эксперт в задаче, вы можете принести больше пользы компании, тем более, если вы помогаете другим с работой. Если вы помогаете другим, они расскажут о вас другим и ваш вклад больше не будет ограничен только вашей работой, но и распространится на широкий круг людей, которым вы помогаете.

Например, ваши навыки по составлению слов, как у постоянного копирайтера компании, могут помочь кадровому департаменту написать хорошие вакансии или администраторам написать более понятные и вовлекающие служебные записки. Помощь сотрудникам из других департаментов также расширит ваши связи, так что вы сможете положиться на них, когда вам понадобится помощь в будущем.

Примеры навыков, которые можно изучить и которые пригодятся на разных позициях:

Excel может помочь с разными задачами - от составления хорошей системы инвойсов до оптимизированного списка продукции
Photoshop может помочь вашему работодателю создать хорошие брошюры и рекламную атрибутику
Дизайн сайтов отлично подходит для людей, работающих в маленьких компаниях, у которых недостаточно средств на делегирование этой задачи или найм корпоративного разработчика на полный день. Вам не нужно учиться программированию для того, чтобы создать красивый сайт.
Соцсети – пусть ваш работодатель идёт в ногу со временем. Создайте для него онлайн-аккаунты, если таких нет, или предложите обновить стратегию в соцсетях, если это требуется.

Нужна помощь с каким-нибудь из перечисленных навыков? Почитайте эти руководства:

6. Снизьте стресс и нагрузку вашего начальника

Вы делаете это не для того, чтобы стать любимчиком. Вы делаете это потому, что хотите получить интересные проекты, выходящие за пределы вашей компетенции. Этим вы покажете, что вы способны справляться с большим количеством задач и докажете, что готовы к такой ответственности.

Если вы возьмёте больше задач, даже своего текущего уровня, то также внесёте вклад в компанию.

Почему? Потому что ваш начальник сможет брать задачи более высокого уровня, которые не брал до этого, т.к. был занят менее важными, но срочными вопросами. Иногда в эти задачи входит заполнение бланков пропусков, выплат и ведомостей. Иногда задачи могут быть немного сложнее, например, поиск информации для презентации, которую начальник должен закончить в течение недели. Что бы это ни было, ваш начальник оценит то, что вы его разгрузите.

Эти хорошие дела будут кстати, когда подойдёт время ежегодного обзора эффективности работы.

7. Решение проблем

Никто не любит нытиков. Легко критиковать новый продукт или услугу и даже легче жаловаться на ресурсы и протоколы, которые есть у вас на работе. Только несколько работников потратят время на то, чтобы улучшить ситуацию. Только несколько работников потратят время на то, чтобы улучшить ситуацию.

В следующий раз, когда вы столкнётесь с проблемой, выделите время на поиск 2-3 возможных решений, а затем создайте детальный план действий для каждого решения, чтобы вы смогли презентовать его своему начальнику. Вы заработаете уважение своего начальника и решите проблему компании, если хотя бы одна из ваших идей сработает.

Если это произойдёт не один раз, вы станете тем, кто решает проблемы группы, и достаточно скоро ваш начальник начнёт спрашивать вашего совета и помощи с большими проектами.

5 Примеры того, как добавить эффективность в разные виды работы

1. Консультанты и IT-специалисты

В IT и консалтинговых компаниях часто слишком много документации из-за разных проектов. Хранится даже документация проектов, завершённых в прошлом году, на случай возникновения проблемы или если код или компонент из проекта может пригодиться в похожем проекте в будущем. Иногда процедура обновляется, но документация – нет.

Из-за всей этой информации новичкам и нетехническому персоналу сложно понять, что им нужно. Во избежание этого вы можете создать быстрое руководство или основной список документации по определённому продукту, клиенту или задаче. Вам не нужно перечислять всю информацию в создаваемом руководстве. Просто напишите краткое описание для каждой процедуры и включите ссылку на место хранения документации в вашей базе данных.

Даже если в вашей компании не очень много документации, вы можете принести пользу, сохраняя порядок проектов, записок с совещаний, руководств по продуктам и задач при помощи следующих инструментов:

Slack – храните всю переписку вашей команды в одном месте
Zipline – централизованное общение и ведение списка дел для сферы продаж
Trello – идеальный инструмент, если вы применяете метод Канбан
PracticePanther – ПО системы управления для юристов, где они могут видеть текущие дела, выставлять счета клиентам и делегировать задачи в безопасной сети
Basecamp – централизует все проекты команды, чаты, дела, сроки сдачи и файлы

2. Писатели и люди творческих профессий

Belinda Weaver из Copywrite Matters предлагает использовать статическую часть текстовой рекламы в каждом проекте. Это шаблон, в котором содержится всё, что может понадобиться вашему клиенту относительно представленной вами текстовой рекламы. Его дизайн создан таким образом, что его легко читать, проверять и внедрять. Вы выглядите профессионалом.

Что включено в типичную статическую часть текстовой рекламы:

Имя клиента
Название проекта, тема (например, копия сайта, домашняя страница)
Контактное лицо
Дата подачи заявки и номер версии (например, 10/01/17 №1)
Заметки
Инструкция доработки
Сама копия

Компания нанимает вас в качестве писателя за ваши навыки составления слов, поэтому иногда фраза может выглядеть простой, даже если на то, чтобы её придумать, ушло много времени. Используйте раздел с заметками, чтобы разъяснить фразы в своей рекламе и напомнить клиентам, что они платят вам не только за витиеватые слова.

Другая проблема, которую решает статическая часть текстовой рекламы, это процесс с обратной связью. Некоторые клиенты просто говорят «Мне это не нравится», но не говорят, почему. Копирайтеру или любому творческому человеку такой вид обратной связи не поможет.

Вам нужно предоставить своему клиенту механизм обратной связи. Вышеуказанные вопросы могут помочь вашим клиентам выразить, чем именно они недовольны в вашей рекламе. Также становится ясно, что процесс копирайтинга - двусторонний и требует продуманной обратной связи.

Статистическую часть текстовой рекламы можно адаптировать под другую творческую работу, например, видеомонтаж или графический дизайн. Вместо тезисов и процесса доработки к представленной вами картинке или видео вы можете прикрепить её в емэйле или представить отдельный файл с этой информацией.

Примерные подсказки по обратной связи для дизайнеров:

Как вы оцените цветовую схему?
Как вы оцените размер картинок? Достаточно ли выделен основной фокус изображения или есть другие отвлекающие элементы?
Хорошо ли показано преимущество продукта?

3. Работа с основными услугами

Этот пример относится к каждому работнику, работающему непосредственно с клиентами в продажах, туризме и пищевой промышленности.

«Создание нужного опыта» или атмосферы, как некоторые люди любят это называть, - не так уж просто. Это не так же просто как добавить музыку или выбрать нужное место и столовые приборы. Вам нужно понимать вашего клиента.

В книге The Shopping Revelation профессор Университета Пенсильвании Барбара Хан ссылается на Costco и TJ Maxx – двух ретэйлеров, создавших уникальный опыт продаж, который понравился бы их клиентам.

Чтобы извлечь выгоду из этого желания, TJ Maxx и Costco создали идею «поиска сокровищ» в своих магазинах, куда покупатели должны регулярно приходить, т.к. предложения часто меняются. Покупатели хотят найти эти предложения перед тем, как продукты будут раскуплены или предложения снова изменятся.

Сейчас у вас может не быть такой возможности, но, будучи сотрудником, который общается с клиентами, вы можете предложить мелкомасштабную версию этой идеи своему руководству. На самом деле, вышеуказанная стратегия – это более интересная версия предложения «получите подарок за покупку Х» или «50% Х, количество ограничено», которые обычно проводятся в большинстве магазинов и ресторанов.

4. Специалисты по продажам

Исследование Национальной федерации розничной торговли 2017 г. показало, что более 1/3 покупателей признают, что их покупки на выходных зависят от рекламных предложений.

Один из способов извлечь выгоду из этого – рассказать покупателям о предстоящих акциях и предложениях, чтобы они вернулись в дни распродажи.

Как продавец-консультант, вы повышаете лояльность покупателей, помогая им получить лучшее качество за их деньги. Верьте или нет, но нужно также говорить им о том, будет ли нужная им вещь на распродаже на следующей неделе, чтобы они смогли подождать и купить её вместо того, чтобы заплатить полную стоимость сейчас. Магазин потеряет несколько долларов, но вы сразу же их вернёте, когда покупатель расскажет своим друзьям о распродаже и продолжит покупать в вашем магазине в ближайшем будущем, т.к. знает, что вы не собираетесь на нём нажиться.

5. Специалист по программному обеспечению

Напишите лёгкий в обслуживании модульный код. Не делайте свой код сложным. Специалист по ПО Питер Кэмпбел опубликовал свой ответ на вопрос Quora о том, как инженеры могут добавить эффективность.

«Чем проще вытащить части для использования их в приложениях или инструментах другой компании или чем проще вытащить что-то старое и заменить его новинкой, тем больше пользы вы принесёте».

Сложный код не поможет следующему техспециалисту, который будет работать над вашей программой. Ваш код может в конечном итоге стоить компании много денег, т.к. он требует времени на разработку.

Ваша работа – это коммерческие отношения

Вы, как работник, являетесь поставщиком услуги, а работодатель – ваш клиент. Успешные поставщики услуг постоянно ищут способы принести пользу своим клиентам. Они стараются продать дополнительный товар, сопутствующие товары и принести пользу везде, где можно, и это значит, что они выходят за рамки своих обязанностей и берут больше задач, т.к. знают, что это лучший способ сохранить клиента.

Если хотите получить повышение, прибавку или даже новый проект, который обогатит ваше резюме, вам нужно сделать шаг вперёд. Начните с изучения того, как принести пользу своей компании уже сегодня.