Как Сортировать и фильтровать Данные в Google Таблицах

Russian (Pусский) translation by Andrey Rybin (you can also view the original English article)

Данные захватывают мир. И часто, их у нас настолько много, что это достаточно сложная задача - разобраться, что они означают и дать оценку.

Электронные таблицы - один из лучших способов проанализировать структуру данных и начать их использовать. Но часто наборы данных бывают слишком большими, чтобы ими можно было запросто начать пользоваться. Для этого нужны средства, которые помогут найти нужные данные, и позволят уменьшить их объем.

В этом уроке, вы научитесь использовать фильтр Google таблиц, чтобы ограничить набор рассматриваемых данных. А потом, вы узнаете секреты использования функции сортировки Google Таблиц, которые помогут вам упорядочить данные, нужным вам образом.

Google Sheets sort and filter illustration

Смотрите и учитесь.

Ниже, в видеоуроке, я собираюсь рассказать вам о функциях сортировки и фильтрации данных в Google Таблицах. Вы увидите варианты использования фильтрации и сортировки данных в Таблицах.

Просмотрите иллюстрированный материал, в котором объясняются техники работы с функциями Google Таблиц: сортировка и фильтрация.

Применяйте на Практике

Пока вы работаете с этим уроком, делайте примеры, используя данные для примеров. Я подготовил набор простых данных, используя которые, вы можете попрактиковаться в сортировке и фильтрации данных в Google Табицах.

Скачайте фалы отсюда, загрузите их в Google Таблицы, и используйте их, что бы поработать с техниками, которые я описываю в этом уроке.

1. Сортировка в Google Таблицах

Сортировка данных в Таблицах - это работа с порядком, в котором данные будут отображаться в ваших таблицах.

Когда я собираюсь заниматься сортировкой, я принимаю во внимание два фактора:

На основе какой колонки будет выполняться сортировка данных? Например, вы можете захотеть выполнить сортировку продаж на основе полного объема продаж.
Как будут сортироваться данные?Например, данные могут сортироваться от больших значений к меньшим.

Один из важных моментов в сортировке в заключается в том, что вы будете выполнять сортировку всей таблицы. Обычно, каждая строка данных может рассматриваться как запись, или элемент данных. Каждая строка данных содержит один элемент данных, а каждая колонка содержит различные атрибуты, или способы описания данных.

Например, каждая строка в вашей таблице может представлять из себя запись о покупках, которые совершают клиенты в вашем онлайн магазине. В то время как , каждая колонка (атрибут) будет содержать ключевую информацию по этой покупке, такую как, время покупки, адрес покупателя, объем покупки.

Employee Data Sheets Example — В этом примере, для этого урока, каждая строка - это запись о нанимаемых работниках, а каждая колонка содержит атрибуты, которые описывают кандидата.

Когда вы выполняете сортировку данных, очень важно, чтобы данные оставались сгруппированными вместе. Если вы отсортируете только колонку, которая содержит количество продаж, то у вас затем получится путаница в данных! Продажа в 100$ теперь может соответствовать не тому покупателю.

Вот почему так важно правильно выполнять сортировку данных. Давайте рассмотрим несколько примеров ниже.

Как Сортировать Данные в Google Таблицах

Один из базовых способов сортировки в Google Таблицах - это сортировка данных в алфавитном порядке от А до Я(или от A-Z). После этого данные обычно легче читаются, и после этого легче находить строки, которые вам могут быть нужны.

Прежде чем я начну делать какую-либо сортировку, мой первый шаг - выделить целую таблицу. Это минимизирует вероятность того, что я случайно отсортирую не ту колонку, или выберу только часть данных.

После того, как вы выделили набор данных, зайдите в меню Данные > Сортировка Диапазона (Sort Range), как показано на картинке ниже.

Sort Range in Sheets — После того, как вы выделили данные, зайдите в **Данные > Сортировка Диапазона**, чтобы сортировать ваши данные используя инструменты Google Таблиц.

Несмотря на наличие встроенных опций для сортировки с A-Z или Z-A, гораздо проще использовать инструмент, встроенный в Таблицы для сортировки. На скриншоте ниже вы можете увидеть типичный пример применения сортировки. Вы можете просто выбрать столбец, к которому вы хотите применить сортировку.

Так же, убедитесь, что вы делаете сортировку в нужном "направлении". Для текстовых данных вы можете сделать сортировку в алфавитном порядке (A-Z) или в обратном алфавитном порядке (Z-A).

Sort Range menu — Выберите колонку, на основе которой хотите сортировать данные, а также порядок сортировки, по алфавиту, или в обратном алфавитном порядке.

После того, как вы сделаете это, вы увидите что ваши данные сортированы, и они в целости и сохранности. Вы можете заметить, что на рисунке ниже, мы сортировали данные на основе названия компании на которую работает кандидат.

Sorted by Company — Теперь, когда мы выполнили сортировку колонки Company, вы можете заметить, что названия компаний перечисляются в алфавитном порядке.

Хорошей привычкой будет, просмотреть отсортированные вами данные. В худшем случае, вы отсортируете только одну колонку, в то время как другие останутся без изменения. На скриншоте выше, по смешавшимя номерам ID, которые уже не имеют возрастающего порядка (1,2, 3, 4..), мы можем сделать вывод, что все колонки сортировались одновременно, связанным образом.

2. Сортировка Google Таблиц по двум правилам.

Что если вы хотите выполнить сортировку по двум категориям? Например, что если вы захотите, сортировать данные с сотрудниками, по их заинтересованность (а скорее по привлекательности для работодателя) и названиям компаний. Давайте попробуем так и сделать.

При выделенных данных, зайдите в меню Данные > Сортировка Диапазона. А теперь щелкните по кнопке, Добавить еще один диапазон для сортировки, чтобы добавить второй критерий для сортировки данных. Теперь вы можете выполнить сортировку основываясь на нескольких правилах.

В этом меню, важен порядок. Отметьте себе, что есть первое правило, "сортировать по", а затем второе правило "затем по". На примере ниже, я установил в меню сортировку заинтересованности по алфавиту, а затем сортировку компаний по алфавиту.

Sorting in Sheets Based on two rules — Щелкните по **Добавить еще один столбец** для сортировки, что позволит вам задать несколько правил для сортировки ваших данных.

Используйте эту многоуровневую сортировку , чтобы задать то, как будут выглядеть данные. Вы можете добавить столько правил, сколько вам нужно, для того что бы представить данные в необходимом порядке.

3. Используйте Фильтры в Google Таблицах

Если сортировка влияет на то, в каком порядке будут представлены данные в таблице, фильтрация влияет на то, какие данные будут в таблице отображаться. Давайте узнаем, как использовать фильтрацию в Google Таблицах, которая позволить уменьшит объем отображаемых данных.

Чтобы добавить фильтры, выделите ваши данные. Затем зайдите в Данные > Создать фильтр в меню Таблицы.

Теперь, когда вы включили фильтрацию, вы увидите маленькую иконку в верхнем правом углу названия столбца. Щелкните по этой иконке, и вы увидите список величин доступных в этой колонке, в выпадающем меню, как на скриншоте ниже.

Google Sheets Filter Example — Щелкните по иконке в названии колонки, чтобы выбрать каким огразом вы хотите ограничить набор данных.

В этом всплывающем меню, переключитесь на критерии, которым вы хотите, чтобы удовлетворяли ваши данные. Когда вы нажмете ОК, данных в вашей таблице станет меньше, и будут отображаться только те, которые удовлетворяют правилам вашего фильтра Google Таблиц.

Также как и при сортировке, вы можете задвать несколько уровней фильтрации. В примере ниже, я добавил фильтр в столбец "Уровень зарплаты" (Salary Grade).

Это отличный пример, как полезна фильтрация при работе с данными. Комбинируя фильтрацию по "заинтересованности" с фильтром по "уровню зарплаты", я получил список из двух кандидатов из 100 возможных.

Важно при этом помнить, что фильтрация не удаляет данные. Они просто остаются "за сценой", готовые появиться снова, когда вы измените условия фильтрации.

Поиск пропущенных данных

Вам следует кое о чем помнить, когда вы работаете с фильтрацией данных: вам нужно быть осторожным и помнить о том, какие данные вы оставляете "за сценой". Я не скажу вам точно, сколько раз я работал с таблицами и упускал тот факт, что данные пропущены, потому, что они были удалены из фильтрации в Google Таблицах.

Я всегда слежу за двумя вещами, если данные не имеют смысла:

Значок фильтра в верхней части столбца
Номера строк в листах слева

Be on the lookout for filters — Заметьте, что на этом скриншоте, что номера строк (в крайней левой части) теперь не последовательны, так же есть иконка фильтра над колонкой F.

Эти два фактора, позволяют нам быть уверенными в том, что вы не упустили данных в своей таблице.

Подводим итоги и продолжаем обучение.

Фильтрация и сортировка - критически важные инструменты для уменьшения набора и выбора данных. Посмотрите другие уроки ниже, чтобы узнать больше об использовании Таблиц при просмотре и анализе данных.

Вы только, что узнали, как использовать фильтрацию и сортировку данных в Google Таблицах. А как вы работаете с большим объемом данных? Используете ли вы сортировку и фильтрацию, чтобы упростить данные, или используете другие аналитические инструменты?