Как защитить электронные письма Outlook с помощью сильных паролей и параметров безопасности

() translation by (you can also view the original English article)

Если вы похожи на большинство из нас, ваша учетная запись электронной почты Outlook заполнена важной личной и деловой информацией. Последнее, что вы хотите, это заставить незнакомца получить доступ к вашей учетной записи электронной почты - или еще хуже, заблокировать вашу учетную запись электронной почты Outlook без возможности вернуться.

Не секрет, что хакеры работают над данными электронной почты. Мы читаем о новых нарушениях данных каждый день. И часто эти нарушения данных происходят с помощью электронной почты. Департамент здравоохранения и социальных служб США по гражданским правам ведет список нарушений медицинской информации. В июле 2018 года он перечислил 22 нарушения, затрагивающие тысячи людей. Из этих 22 нарушений семь (или почти треть) связаны с электронной почтой.

К счастью, есть несколько мер безопасности Outlook, которые вы можете предпринять, чтобы защитить электронную почту Outlook. В этом уроке мы покажем вам, что вам нужно знать о безопасности Outlook. Узнайте, как выбирать надежные пароли и сохранять их в безопасности. Узнайте, как использовать параметры безопасности Outlook. И, наконец, найдите некоторые рекомендации по безопасности электронной почты Microsoft, например, как настроить аутентификацию пользователя.

Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)

Прежде чем мы рассмотрим, как защитить электронную почту Microsoft Outlook, давайте рассмотрим еще одну важную часть управления вашей учетной записью электронной почты Outlook. Наша бесплатная электронная книга:The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery содержит стратегии организации входящих сообщений и советы для потрясающего и более эффективного управления всеми входящими сообщениями.

Теперь давайте погрузимся в наш учебник по безопасности электронной почты Microsoft.

Основные рекомендации по электронной почте для надежной безопасности

Первым шагом в обеспечении безопасности вашего почтового ящика Outlook является использование некоторых лучших методов защиты электронной почты. Эти методы применяются к большинству программ для электронной почты, включая Microsoft Outlook.

Отказ от ответственности: ^{я не специалист по информационным
ценным бумагам. Этот пост основан на компиляции рекомендаций и моего собственного опыта в качестве пользователя электронной почты Outlook.}

Вот шесть способов защитить электронную почту Outlook:

1. Используйте пароль

Если вы не используете Outlook на сервере обмена Microsoft, вы можете настроить Outlook, чтобы он запрашивал пароль при каждом его открытии (см. инструкции ниже). Запрос пароля происходит автоматически для учетной записи Outlook.com, так как вы устанавливаете ее, когда подписались на Outlook.com. Но вы можете установить пароль отдельно для Outlook, входящего в состав Office 365.

Примечание: Если вы обращаетесь к электронной почте Outlook на работе или в школе, вы, вероятно, находитесь на сервере обмена Microsoft.Обратитесь к системному администратору, чтобы узнать, как изменить пароль.

2. Выберите сложный пароль

При выборе пароля для MS Outlook или вашей учетной записи Microsoft обязательно сложный пароль. Избегайте паролей, которые можно легко угадать, таких как имена друзей, членов семьи или домашних животных. Дни рождения, адреса и номера телефонов также являются плохим выбором для паролей, поскольку информация может быть доступна в другом месте.

Когда дело доходит до паролей, более длинные пароли сложнее угадать. Лучшие пароли включают комбинацию верхних и строчных букв, цифр и символов. Держитесь подальше от автономных генераторов паролей, которые иногда настраивают недобросовестные стороны, чтобы получить доступ к информации о пароле.

Кроме того, убедитесь, что ваш пароль Outlook отличается от других паролей. Если третья сторона должна получить доступ к вашей учетной записи, вы не хотите, чтобы у них был доступ ко всем вашим учетным записям.

Вот отличный ресурс, который поможет вам узнать больше о паролях:

Безопасность

Выбор паролей: ловушки, практичность и защита

Johnny Winter

3. Безопасное хранение паролей

После того, как вы выбрали надежный пароль, обязательно сохраните его. Онлайновый менеджер паролей, такой как Dashlane, Keeper или^{Sticky Password}, является хорошим вариантом для хранения ваших паролей от посторонних глаз. Не забудьте выбрать сложный и запоминающийся пароль для вашего менеджера паролей - вам нужно будет его запомнить. Вот несколько других менеджеров паролей и учебников о том, как их использовать:

Независимо от того, что Вы делаете, не держите свой пароль записанным на почте, Вашего ноутбука, особенно если Вы работаете с общим доступом к ноутбуку. Кроме того, не храните информацию пароля в списке, одним словом, или Excel на Вашем PC, если тот документ не защищен паролем. Если Ваш PC, украли, Вы не хотите, чтобы вор нашел всю Вашу информацию о пароле сразу!

4. Изменяйте пароль периодически

Эксперты не соглашаются с тем, как часто Вы должны изменять свой пароль, но они действительно соглашаются, что иногда изменение паролей может помешать другим использовать Ваш пароль. Если кто-то действительно овладевает Вашим паролем, есть шанс, что информация, которую они имеют, не актуальна. Конечно, изменение Вашего пароля не является заменой выбора сложного пароля.

Мало того, что Вы должны регулярно изменять свой пароль ящика входящих сообщений, если Вы используете Офис 365, Вы должны также регулярно обновлять свой пароль счета Microsoft. Ваш пароль счета Microsoft важен, потому что это - ключ к использованию всех Ваших данных Microsoft включая Перспективу, Word, Excel, PowerPoint, и так далее.

5. Добавьте двухступенчатую проверку

Двухступенчатая проверка - тип пользовательской идентификации, которая использует две формы идентификации, чтобы подтвердить Вашу личность. Формы идентификации могут включать Ваш адрес электронной почты или Ваш номер телефона.

Двухступенчатая проверка используется, когда Вы пытаетесь сделать чувствительные задачи такими, как изменен Ваш пароль, а также когда Вы пытаетесь восстановить свои сведения об аккаунте. Как правило, кодекс посылают или в Ваш телефон или в Вашу электронную почту. Чтобы получить доступ к Вашему счету, Вы должны будете ввести код, а также Ваш пароль. Цель двухступенчатой проверки состоит в том, чтобы помешать кому-то еще получать доступ или изменять Ваш счет.

6. Держите перспективу (и Ваш браузер) обновляться

Обновления программного обеспечения находятся в важной части хранения Ваших безопасных данных. Обновления часто издаются, чтобы увеличить безопасность программного обеспечения или зафиксировать вопросы безопасности, которые возникают. Не сохраняя Ваше программное обеспечение Outlook и Ваш браузер актуальными Вы могли оставлять их уязвимыми.

Как защитить Ваш счет электронной почты Outlook

Шаги в этом разделе характерны для Outlook 365. Если у Вас есть более старая версия Перспективы, работы над Outlook.com, или если Вы получаете доступ к своей Перспективе через Microsoft Exchange server, эти шаги могут не работать для Вас.

Шаг 1. Установите пароль для своего ящика входящих сообщений перспективы

Знаете ли Вы, что Вы можете настроить Перспективу, чтобы она напоминала Вам о пароле каждый раз, когда Вы открываете ее? Вот что нужно сделать:

Начните с MS Outlook, откройте и щелкните по вкладке File слева от ящика входящих сообщений:

Open Outlook inbox — Используйте вкладку **File**, чтобы получить доступ к окну **Сведений об аккаунте**.

Окно Сведений об аккаунте появляется:

Outlook Account Information Window — Выберите **Настройки учетной записи> Настройки учетной записи**.

Нажмите на кнопку Account Settings и выберите Настройки учетной записи снова из выпадающего меню. Показ диалогового окна AccountSettings:

Account Settings dialog box — Выберите файл ящика входящих сообщений (inbox.pst) из вкладки **Data Files** на диалоговом окне **Account Settings**.

Выберите вкладку Data Files. Вы будете видеть различные типы файлов с данными (.pst файлы) включая файл ящика входящих сообщений и архивный файл. Чтобы иметь напоминание Вам о пароле, когда Вы открываете свой ящик входящих сообщений, дважды щелкните по файлу с данными ящика входящих сообщений. Outlook Data File появится:

Outlook Data File box — Нажмите кнопку **Change Password**.

Нажмите кнопку Change Password. Напечатайте свой новый пароль дважды и нажмите OK. Нажмите OK снова.

Примечание: Если Вам в настоящее время не настраивали пароль ящика входящих сообщений, оставляете место для Вашего старого пароля.

Важно: Microsoft не будет в состоянии восстановить этот пароль, если Вы потеряете его, так что сохраните его в безопасном месте.

Шаг 2. Измените свой пароль

Пароли должны регулярно обновляться. В этом разделе я покажу Вам, как обновить пароль для Вашего ящика входящих сообщений и пароль для Вашего счета Microsoft.

1. Как изменить Ваш пароль ящика входящих сообщений выходного почтового ящика

Как только Вы создали пароль для своего ящика входящих сообщений, Вы должны будете регулярно обновлять его. Из окна Сведений об аккаунте выберите Настройки учетной записи> Настройки учетной записи.Диалоговое окно Account Settings появляется:

Выберите вкладку Data Files. Дважды щелкните по файлу с данными ящика входящих сообщений (inbox.pst). Появится файл с данными:

Outlook Data Files box — Используйте кнопку **Change Password**, чтобы установить новый пароль для Вашего ящика входящих сообщений.

Нажмите кнопку Change Password. Напечатайте свой текущий пароль в старом месте пароля. Напечатайте свой новый пароль в новом месте и снова проверьте области паролей.

Примечание: обязательно держите этот пароль в безопасном месте, где Вы можете получить доступ к нему в случае необходимости. Microsoftне хранит эту информацию и не может восстановить, если вы его потеряете.

Когда Вы это сделаете, введете новый пароль, нажмите OK и затем Закрыть. Вы только что изменили свой пароль.

2. Как изменить пароль для Вашего Microsoft Account

Мало того, что Вы должны изменить пароль для своего ящика входящих сообщений, если Вы используете Outlook с Office 365, Вы должны также изменить свой пароль счета Microsoft на регулярной основе.

Чтобы изменить Ваш пароль Microsoft Account, зарегистрируйтесь свой счет Microsoft. Щелкните по своему символу профиля пользователя в правом верхнем углу. Из меню выберите Представление счета Microsoft.Будут показаны ваши сведения об аккаунте Microsoft.

Щелкните по опции безопасности из меню через вершину экрана. Появится окно Security basics:

Microsoft account information — Пароль, который Вы изменяете здесь, будет для Вашего всего счета Microsoft.

Нажмите кнопку Change Password. Вас попросят проверить свою личность по электронной почте или тексту. Следуйте инструкциям, чтобы проверить Вашу личность. Вы будете видеть Изменение Вашего экранного пароля:

Microsoft Change your password screen — Напечатайте свой текущий пароль однажды. Тогда дважды напечатайте новый пароль.

Напечатайте свой текущий пароль в главной области. Напечатайте новый пароль в этих двух областях ниже.

Заметьте, что флажок рядом со словами Напоминать мне изменять свой пароль каждые 72 дня. Если Вы проверите это, Вы будете получать напоминание об изменении пароля через 72 дня. Поставить этот флажок хорошая идея, если Вы испытываете затруднения, не забывая изменять Ваш пароль.

Когда Вы закончите, нажмите Save, чтобы сохранить Ваши изменения.

Шаг 3. Проверьте свои параметры настройки безопасности

В то время как Вы находитесь на экране основ безопасности, это - хорошая идея проверить Ваши параметры настройки безопасности Microsoft.Нажмите кнопку Update Info, чтобы рассмотреть Ваши текущие параметры настройки безопасности счета Microsoft. Эти параметры настройки важны, потому что это определяет, как Microsoft проверяет Вашу личность. Вот окно Параметров настройки безопасности Microsoft:

Microsoft Security Settings window — Проверьте, что информация об этом экране правильна.

Удостоверьтесь, что показанная информация правильна. Если это не так, используйте Remove, чтобы удалить неправильную информацию. Нажмите на ссылку Add security info, чтобы добавить новую или обновленную информацию.

Шаг 4. Настройте двухступенчатую проверку

Вы можете также использовать окно Параметров настройки безопасности, чтобы настроить двухступенчатую проверку для Вашего счета Microsoft. Нажмите на ссылку больше вариантов ссылку в тексте внизу экрана. Вы будете видеть Дополнительное окно вариантов безопасности:

Additional security options window — Вы можете настроить двухступенчатую проверку для своего счета Microsoft.

Как Вы видите, есть несколько доступных вариантов безопасности. В этой обучающей программе мы хотим сосредоточиться на Двухступенчатой проверке. Это - хорошая безопасность идентичности для большинства пользователей. Нажмите Set двухступенчатая связь проверки, чтобы начать процесс.

Система проведет вас через процесс настройки этой защиты в соответствии с вашей конкретной ситуацией. Обязательно внимательно прочитайте каждый экран и следуйте приведенным инструкциям.

Шаг 5. Проверьте и установите последние обновления MS Outlook

Установка обновлений программного обеспечения часто игнорируется, но это важная часть защиты вашей учетной записи. Чтобы убедиться,что вы используете последнюю версию Outlook (и другое программное обеспечениеMS Office), перейдите в окно «Информация об учетной записи Outlook». В навигационной панели слева нажмите «Учетная запись Office». Появится окно информации о продукте Microsoft:

Product Information — Поскольку Outlook включен в MS Office, он будет обновляться при обновлении Office.

Как вы можете видеть, в окне содержится информация о вашем программном обеспечении Outlook, включая текущую версию. Чтобы обновитьOutlook, нажмите верхнюю кнопку рядом с Office Updates. Выпадающее меню отображает:

Drop-down Update menu — Используйте раскрывающееся меню для обновления MS Office, если доступны обновления.

Отображается несколько параметров обновления. Для целей этого урока я собираюсь выбрать «Обновить сейчас». Если ваша версия Office актуальна, вы получите приглашение, в котором говорится, что вы будете в курсе событий!

В противном случае система попытается обновить ваши приложения Microsoft Office, включая Outlook. Если на вашем компьютере открыты приложения Office, вам может быть предложено закрыть их:

Close open apps — Если у вас есть приложения Microsoft Office, вам нужно закрыть их, прежде чем вы сможете обновить MS Office.

Следуйте инструкциям. Возможно, потребуется перезагрузить компьютер. Ваши приложения Microsoft автоматически обновляются.

Не забудьте также регулярно обновлять свой браузер.

Подробнее о том, как эффективно использовать электронную почту

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса или специалистом по бизнесу, электронная почта является важным инструментом коммуникации. Важно, чтобы ваши электронные письма были максимально профессиональными. Эти учебные пособия могут помочь:

Если вам нужно стать лучше в использовании MS Outlook, ознакомьтесь с остальными нашими удобными учебниками по Outlook в этой серии: Что такое MS Outlook? (Pro Email Software Tool).

Чтобы лучше управлять почтовым ящиком и организовывать входящие электронные письма, не забудьте подписаться на рассылку новостей TheTuts + Business и получить нашу бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Она укомплектована стратегиями организации входящих сообщений и подсказками для более эффективного управления всеми входящими сообщениями.

Безопасная учетная запись электронной почты Outlook сегодня

Теперь, когда вы знаете несколько мер безопасности Outlook, которые вы можете предпринять, вы готовы защитить электронную почту Outlook. Вы узнали, как выбрать надежные пароли и как использовать параметры безопасности Outlook. Мы также обсудили лучшие методы защиты электронной почты, такие как настройка аутентификации пользователей и многое другое.

Ваша учетная запись электронной почты Outlook является важной частью того, как вы управляете своим бизнесом. Не забудьте полностью использовать преимущества передовых методов безопасности Outlook.