Как использовать OneNote с вашим календарем Outlook

Russian (Pусский) translation by Dima (you can also view the original English article)

Если вы похожи на нас, тогда многие ваши важные задачи и заметки приходят по электронной почте. Вы использовали свой календарь Microsoft и список дел, чтобы отслеживать свои задачи, но вы хотите больше.

Большинство людей не понимают, что вы можете использовать MS OneNote в качестве диспетчера задач Outlook с помощью инструментов списка дел календаря Outlook. Добавив OneNote в MS Outlook, вы можете не только отслеживать свои задачи, но и отслеживать другую информацию, поступающую по электронной почте, в удобном блокноте с вкладками. Есть даже функции совместной работы OneNote, которые вы можете использовать, чтобы делиться своей информацией с другими.

В этом руководстве мы покажем, как активировать функцию OneNote в MS Outlook. А также покажем как использовать OneNote для эффективного управления вашими задачами и заметками. Мы расскажем, как MS Outlook может помочь вам хранить и группировать ваши входящие сообщения электронной почты. Наконец, мы поделимся отличным хаком в использовании MS OneNote вместе с календарем Outlook, чтобы заняться протоколами совещаний и распространением их среди участников собрания.

Руководство по Inbox Zero Mastery (Бесплатная загрузка электронных книг)

В этом руководстве вы узнаете, как использовать OneNote и Outlook для управления проектами. Вы можете получить еще больший контроль над своими проектами, узнав, как управлять почтовыми ящиками, поэтому не забудьте взять нашу бесплатную электронную книгу: окончательное руководство по работе с Inbox Zero Mastery. Оно содержит стратегии организации входящих сообщений и полезные советы для более эффективного управления всей входящей электронной почтой.

Теперь давайте перейдем к нашему руководству по использованию Microsoft Outlook с OneNote.

Что такое Microsoft OneNote?

MS OneNote - это инструмент для создания заметок/списка дел, который входит в комплект MS Office. Это позволяет вам организовывать и хранить информацию, а также отслеживать встречи и задачи. Когда вы были в школе, вы, возможно, использовали тетрадь с вкладками для систематизации своих работ. OneNote работает практически так же, за исключением того, что ваш ноутбук теперь виртуальный, а вкладки называются разделами.

OneNote интегрирован в MS Outlook, и вы можете использовать его вместе с календарем MS Outlook и списком дел. Он также может быть интегрирован в другие приложения для повышения производительности программного обеспечения. OneNote также включает в себя инструменты для совместной работы.

Чтобы узнать больше об основах Microsoft OneNote, вот несколько руководств:

Как активировать MS OneNote

Теперь, когда вы узнали, что такое MS OneNote, вы готовы его использовать. Перед началом использования надстройки MS OneNote необходимо убедиться, что она включена. Если OneNote включен, вы увидите значок OneNote на ленте, когда выбрана вкладка Главная (Home):

OneNote icon — Если OneNote активен в Outlook, вы увидите значок OneNote на ленте.

Если OneNote не активен в вашей версии Outlook, его необходимо активировать. Вот что необходимо сделать

Шаг 1. Откройте окно настроек Outlook

Начните с открытой электронной почты Outlook. Перейдите на вкладку Файл (File). Откроется окно Информация об учетной записи (Account Information):

Account information window — Выберите **Options** (Опции) в окне **Account Information** (Информация об учетной записи),чтобы открыть окно **Outlook Options** (Параметры Outlook).

Нажмите Параметры (Options) слева. Появится окно Параметры Outlook (Outlook Options):

Outlook Options window — Выберите опцию **Add-ins** (Надстройки), чтобы активировать OneNote.

Шаг 2. Измените OneNote на активный статус

Выберите параметр Надстройки (Add-ins) слева. В окне Просмотр и управление надстройками Microsoft Office (View and manage Microsoft Office Add-ins) вы увидите списки активных, неактивных и отключенных надстроек приложений:

View and manage Microsoft Office Add-ins window — Вы увидите списки активных, неактивных и отключенных надстроек.

Если OneNote находится в списке Надстроек неактивных приложений (Inactive Applications Add-In), выберите Надстройки COM (COM Add-ins) рядом с пунктом Управление (Manage) в нижней части экрана. Затем нажмите кнопку Перейти (Go). Откроется диалоговое окно Надстройки Com (Com Add-Ins):

Com Add-ins dialog box — Надстройки без галочки неактивны.

Установите флажок рядом с Заметки OneNote об элементах Outlook (OneNote Notes about Outlook items), чтобы активировать его, затем нажмите кнопку ОК. Система вернется в ваш почтовый ящик. Теперь вы должны увидеть значок OneNote на ленте, когда выбрана вкладка Главная (Home).

Как создавать задачи Outlook в OneNote

После активации OneNote вы можете использовать его в качестве диспетчера задач Outlook, создавая задачи в Outlook и сохраняя их в OneNote или создавая задачи в OneNote и сохраняя их в Outlook. Давайте начнем!

Первое, что вам нужно сделать, это открыть OneNote на рабочем столе:

MS OneNote — Обратите внимание, что OneNote организован в **Блокноты** (Notebooks). Каждый блокнот содержит **Разделы** (Sections), а каждый раздел содержит **Страницы** (Pages).

Как видите, я уже добавил в OneNote Блокнот (Notebook) под названием Project XYZ, с которым мы можем работать. Я также добавил несколько Разделов (Sections) (иногда называемых папками) в блокнот. Разделы, которые я добавил, называются Встречи, Протоколы, Переписка и Задачи (Meetings, Minutes, Correspondence, и Tasks). Справа вы увидите место для списка Страниц (Pages) в разделе, который открыт в данный момент - это зеленый раздел. (В списке еще нет страниц, потому что мы их не создали.)

Создайте и назовите свои собственные блокноты и разделы в соответствии с вашими организационными потребностями.

1. Используйте OneNote для добавления новой задачи в список задач Outlook

Вы можете добавить задачу в свой список дел Outlook из OneNote. Вот как:

Шаг 1. Откройте раздел "Блокнот" и добавьте задачу

Начните с открытия соответствующего раздела в нужном блокноте. В этом случае я начну с раздела Задачи (Tasks), открытого в папке Project XYZ. (Я уже добавил ранее существовавшую задачу под названием Документация проекта XYZ в этот раздел. Вы можете увидеть ее в списке страниц справа.)

Add a new task — После того, как вы добавили новую задачу, введите название задачи рядом с флажком.

Установите флажок рядом со значком To Do Тag на ленте. Флажок, представляющий новую задачу, появляется на пустой странице в разделе, который вы открыли.

Шаг 2. Введите описание задачи

Введите описание задачи в пустое место рядом с флажком.

Naming a task — Имя задачи должно описывать задачу, чтобы вы могли найти ее позже.

Шаг 3. Запланируйте задачу и добавьте детали

Когда вы закончите, нажмите значок Задач Outlook (Outlook Tasks) на ленте. В раскрывающемся меню выберите период времени, когда вы хотите добавить задачу в список задач Outlook. Чтобы запланировать конкретную дату, выберите опцию Пользовательский (Custom). В окне Новая задача (New Task) Outlook отображаются:

Outlook task window open — Заполните детали в окне **Новая задача** (New Task) Outlook.

Теперь пришло время заполнить детали задания:

Используйте поля Дата начала (Start date) и Срок выполнения (Due date), чтобы запланировать задачу.
Опишите важность задачи с помощью поля Приоритет (Priority) (выберите Низкий, Обычный и Высокий).
Используйте флажок Напоминание (Reminder), чтобы Outlook напоминал вам о задаче.
Определите важность задачи, используя поле Приоритет (Priority).

Когда вы закончите заполнять окно Новой задачи (New Task), закройте его, нажав X в правом верхнем углу окна. Обязательно сохраните изменения, когда Outlook предложит вам сделать это.

Шаг 4. Просмотр задачи в Outlook

Чтобы увидеть задачу, которую вы только что создали в OneNote, откройте список задач MS Outlook. Вы увидите только что созданную задачу в списке задач. Детали отображаются на панели справа:

Task created in OneNote — Обратите внимание, что описание задачи содержит гиперссылку на страницу OneNote, которую мы использовали для ее создания.

Теперь вы можете работать с задачей в Outlook так же, как и с любой другой задачей, созданной с помощью инструментов задач Outlook. Чтобы узнать больше о работе с окном Новая задача (New Task), просмотрите этот учебник:

Microsoft Outlook

Календарь MS Outlook: как правильно добавлять, делиться и использовать

Laura Spencer

2. Добавьте задачу Outlook в OneNote

Используйте OneNote в качестве диспетчера задач Outlook, сохраняя задачи, созданные в Outlook, в OneNote. Вот что необходимо сделать:

Шаг 1. Откройте список дел в Outlook и выберите задачу

Начните с того, что ваш почтовый ящик открыт и откройте Список дел (To-Do-List). (Щелкните значок Дополнительно (More) в нижней части панели Навигации (Navigation) и выберите Задачи (Tasks) во всплывающем меню.)

Выберите задачу, созданную в Outlook, из списка. Для нашего примера я создал задачу под названием Посетить учебный семинар в MS Outlook:

New Outlook Task — Вы можете добавить задачу, созданную в Outlook, в OneNote.

Дважды щелкните по задаче, созданной в Outlook, чтобы открыть ее.

Outlook task is open — Задачи Outlook содержат значок OneNote, который позволяет сохранять их в OneNote.

Шаг 2. Отправьте задачу в OneNote

Нажмите на значок OneNote на ленте, чтобы отправить задачу в OneNote. В диалоговом окне Выбор местоположения в OneNote (Select Location in OneNote) отображаются:

Select location in OneNote — Используйте диалоговое окно Выбрать местоположение в OneNote, чтобы выбрать местоположение для своей задачи.

Нажмите на блокнот, чтобы выбрать один из разделов внутри или сделать выбор из списка Недавнее (Recent Picks). Когда вы выбрали место, нажмите кнопку ОК и закройте задание.

Шаг 3. Просмотр задачи Outlook в OneNote

Чтобы увидеть свою задачу в OneNote, откройте блокнот и раздел, где вы сохранили эту задачу. Нажмите на название задачи в списке страниц справа, чтобы открыть страницу, содержащую только что созданную задачу:

New task in OneNote — Ваша задача была добавлена в OneNote.

Как сохранить электронную почту Outlook в OneNote

Вы можете сохранить электронное письмо в OneNote, чтобы делать на нем заметки, планировать задачи на его основе и многое другое.

Шаг 1. Выберите электронную почту для отправки в OneNote

Начните с открытой электронной почты. Выберите сообщение или сообщения, которые вы хотите сохранить в OneNote:

Select an email message — Выберите сообщение электронной почты Outlook, которое вы хотите сохранить в OneNote.

Шаг 2. Отправьте электронное письмо в OneNote

Щелкните значок OneNote на ленте, чтобы отправить выбранное сообщение в OneNote. В диалоговом окне Выбор местоположения в OneNote (Select Location in OneNote) отображаются:

Select location dialog box — Выберите место, где вы хотите сохранить выбранное сообщение электронной почты.

Нажмите на место, где вы хотите сохранить электронную почту, а затем нажмите кнопку ОК. OneNote открывает новую страницу с вашим адресом электронной почты в блокноте и выбранным вами разделом:

Outlook email stored in OneNote — OneNote может помочь вам хранить и группировать важные сообщения электронной почты Outlook.

Как использовать OneNote для поиска задачи или сообщения

Когда вы привыкнете использовать OneNote для хранения информации, ваши блокноты могут начать заполняться. Не стоит беспокоиться, потому что в OneNote есть довольно полезный инструмент поиска. Давайте посмотрим поближе.

Шаг 1. Откройте OneNote и найдите инструмент поиска

Начните с открытия OneNote:

Search tool in OneNote — Если вы забыли, где хранили информацию в OneNote, инструмент **Поиска** (Search) поможет вам ее найти.

Шаг 2. Введите поисковую фразу

Я хочу найти электронное письмо, которое я только что сохранил в OneNote, но не могу вспомнить, где его разместил. Я знаю, что он содержит слова "спасибо" (“thank-you”), поэтому я набираю эти слова в Поиске и нажимаю клавишу Enter. Инструмент Поиска ведет меня прямо на страницу OneNote, где я сохранил электронное письмо:

Using the search tool in OneNote — **Поиск** нашел сообщение, которое я искал.

Как использовать OneNote при планировании встреч

Вы можете сэкономить время на задачах управления проектами, автоматизировав процесс минутной встречи. Вы можете подключить встречу, которую вы получили, в своем календаре Outlook, делать заметки об этом собрании и отправлять эти заметки по электронной почте другим людям, которые присутствовали на собрании.

Давайте узнаем, как:

Шаг 1. Откройте календарь Outlook.

Начните с открытия календаря MS Outlook:

MS Outlook Calendar — Вы можете добавлять встречи из своего MS Calendar в OneNote.

Для получения дополнительной информации о том, как использовать инструмент календаря Microsoft Outlook, просмотрите этот учебник:

Microsoft Outlook

Календарь MS Outlook: как правильно добавлять, делиться и использовать

Laura Spencer

Шаг 2. Добавление встречи в OneNote

Найдите встречу, которую вы хотите добавить в OneNote, и дважды щелкните по ней, чтобы открыть окно Приглашенное событие (Invited Event). В этом случае мы собираемся открыть встречу по обучению работе с компьютером на новом программном обеспечении, которое я настроил в качестве примера:

Open calendar meeting — Эта встреча открыта в окне **Приглашение встреч** (Invited Event) в Outlook.

После открытия окна Приглашение встреч (Invited Event) подключите его к OneNote, щелкнув значок OneNote на ленте. Обратите внимание, что там написано Встречи и Заметки встреч (Meeting Notes Meeting). Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы поделиться заметками с собранием (Share notes with the meeting) или делать заметки самостоятельно (Take notes on your own):

Meeting notes dialog box — Диалоговое окно **Заметки о собрании** (Meeting Notes) позволяет выбирать между записью заметок в общей записной книжке OneNote или записью в личной записной книжке.

Выберите один из следующих вариантов:

Чтобы поделиться заметками с собрания в общей записной книжке, выберите Поделиться заметками с собранием (Share notes with the meeting). Примечание. Для выбора этой опции у вас уже должна быть настроена общая записная книжка OneNote.
Чтобы сделать свои заметки в частном порядке, выберите Делать заметки по своему усмотрению (Take notes on your own). Эти заметки будут существовать только в вашей личной записной книжке, пока вы не отправите их по электронной почте. Это вариант, который мы собираемся использовать для этого примера.

Выберите Делать заметки по своему усмотрению (Take notes on your own option). Откроется диалоговое окно Выбрать местоположение в OneNote (Select Location in OneNote):

Select a OneNote location — Выберите соответствующий блокнот и раздел для заметок о встрече.

Шаг 3. Делайте заметки в OneNote

Нажмите на блокнот, чтобы выбрать один из разделов внутри или сделать выбор из списка Последние используемые (Recent Picks). Когда вы выбрали место, нажмите кнопку ОК и закройте собрание. В разделе OneNote и блокноте, который вы только что выбрали, откроется новая страница с информацией о вашей встрече:

Meeting in OneNote — Информация о собрании была добавлена в OneNote.

Делайте заметки на открытой странице в OneNote под заголовком Заметки (Notes).

Шаг 4. Распространение заметок о собрании с помощью Outlook

Когда собрание закончится, вы можете поделиться своими заметками со всеми, кто присутствовал на собрании, щелкнув значок Страницы (Page) Электронной почты (Email) на ленте:

Email your notes to attendees — Используйте значок **страницы электронной почты**, чтобы отправить свои заметки участникам собрания.

Откроется сообщение Outlook с информацией о собрании, посетителями вверху и заметками внизу:

Meeting minutes email — Вы можете добавить в протокол встречи электронное письмо или отправить его как есть.

Когда вы будете готовы, нажмите кнопку Отправить (Send), чтобы отправить заметки участникам собрания.

Узнайте больше о том, как эффективно использовать электронную почту

Если вы владелец бизнеса или профессионал в бизнесе, электронная почта является важным средством коммуникации. Важно, чтобы ваши письма были максимально профессиональными. Эти учебники могут помочь:

Полезные советы и стратегии по электронной почте

Не забудьте подписаться на новостную рассылку Tuts+ Business и получить нашу бесплатную электронную книгу: полное руководство по мастерству Inbox Zero. Он содержит стратегии организации входящих сообщений и полезные советы для более эффективного управления всей входящей электронной почтой.

Заключение

Как видите, OneNote и Outlook вместе могут выполнять множество задач по управлению проектами. Совместное использование этих инструментов может помочь вам работать более эффективно. Вы только что узнали, как активировать MS OneNote и использовать его в сочетании с Microsoft Outlook для организации электронной почты Outlook, задач Outlook, встреч и другой информации.

Вы также узнали, как использовать OneNote в качестве диспетчера задач Outlook. Я объяснил, как сохранять электронную почту в папках OneNote. Кроме того, мы перешли к классному совету по экономии времени для хранения информации о собрании в OneNote и использования OneNote для обмена заметками между участниками собраний.

Используете ли вы OneNote и Outlook вместе? Если да, то какие советы по производительности OneNote у вас связаны с использованием инструментов для управления проектами? Поделитесь своими ответами в комментариях ниже.