Russian (Pусский) translation by Dima (you can also view the original English article)
Если вы похожи на нас, тогда многие ваши важные задачи и заметки приходят по электронной почте. Вы использовали свой календарь Microsoft и список дел, чтобы отслеживать свои задачи, но вы хотите больше.
Большинство людей не понимают, что вы можете использовать MS OneNote в качестве диспетчера задач Outlook с помощью инструментов списка дел календаря Outlook. Добавив OneNote в MS Outlook, вы можете не только отслеживать свои задачи, но и отслеживать другую информацию, поступающую по электронной почте, в удобном блокноте с вкладками. Есть даже функции совместной работы OneNote, которые вы можете использовать, чтобы делиться своей информацией с другими.
В этом руководстве мы покажем, как активировать функцию OneNote в MS Outlook. А также покажем как использовать OneNote для эффективного управления вашими задачами и заметками. Мы расскажем, как MS Outlook может помочь вам хранить и группировать ваши входящие сообщения электронной почты. Наконец, мы поделимся отличным хаком в использовании MS OneNote вместе с календарем Outlook, чтобы заняться протоколами совещаний и распространением их среди участников собрания.
Руководство по Inbox Zero Mastery (Бесплатная загрузка
электронных книг)
В этом руководстве вы узнаете, как использовать OneNote и Outlook для управления проектами. Вы можете получить еще больший контроль над своими проектами, узнав, как управлять почтовыми ящиками, поэтому не забудьте взять нашу бесплатную электронную книгу: окончательное руководство по работе с Inbox Zero Mastery. Оно содержит стратегии организации входящих сообщений и полезные советы для более эффективного управления всей входящей электронной почтой.

Теперь давайте перейдем к нашему руководству по использованию Microsoft Outlook с OneNote.
Что такое Microsoft OneNote?
MS OneNote - это инструмент для создания заметок/списка дел, который входит в комплект MS Office. Это позволяет вам организовывать и хранить информацию, а также отслеживать встречи и задачи. Когда вы были в школе, вы, возможно, использовали тетрадь с вкладками для систематизации своих работ. OneNote работает практически так же, за исключением того, что ваш ноутбук теперь виртуальный, а вкладки называются разделами.
OneNote интегрирован в MS Outlook, и вы можете использовать его вместе с календарем MS Outlook и списком дел. Он также может быть интегрирован в другие приложения для повышения производительности программного обеспечения. OneNote также включает в себя инструменты для совместной работы.
Чтобы узнать больше об основах Microsoft OneNote, вот несколько руководств:
- OfficeНачало работы с Microsoft OneNoteMatthew Guay
- OneNoteOneNote GTD: производительность с помощью заметок FreeformBob Flisser
- Evernote8 лучших приложений для заметок: Evernote, OneNote и альтернативыHarry Guinness
Как активировать MS OneNote
Теперь, когда вы узнали, что такое MS OneNote, вы готовы его использовать. Перед началом использования надстройки MS OneNote необходимо убедиться, что она включена. Если OneNote включен, вы увидите значок OneNote на ленте, когда выбрана вкладка Главная (Home):
.jpg)
Если OneNote не активен в вашей версии Outlook, его необходимо активировать. Вот что необходимо сделать
Шаг 1. Откройте окно настроек Outlook
Начните с открытой электронной почты Outlook. Перейдите на вкладку Файл (File). Откроется окно Информация об учетной записи (Account Information):
.jpg)
Нажмите Параметры (Options) слева. Появится окно Параметры Outlook (Outlook Options):
.jpg)
Шаг 2. Измените OneNote на активный статус
Выберите параметр Надстройки (Add-ins) слева. В окне Просмотр и управление надстройками Microsoft Office (View and manage Microsoft Office Add-ins) вы увидите списки активных, неактивных и отключенных надстроек приложений:
.jpg)
Если OneNote находится в списке Надстроек неактивных приложений (Inactive Applications Add-In), выберите Надстройки COM (COM Add-ins) рядом с пунктом Управление (Manage) в нижней части экрана. Затем нажмите кнопку Перейти (Go). Откроется диалоговое окно Надстройки Com (Com Add-Ins):
.jpg)
Установите флажок рядом с Заметки OneNote об элементах Outlook (OneNote Notes about Outlook items), чтобы активировать его, затем нажмите кнопку ОК. Система вернется в ваш почтовый ящик. Теперь вы должны увидеть значок OneNote на ленте, когда выбрана вкладка Главная (Home).
Как создавать задачи Outlook в OneNote
После активации OneNote вы можете использовать его в качестве диспетчера задач Outlook, создавая задачи в Outlook и сохраняя их в OneNote или создавая задачи в OneNote и сохраняя их в Outlook. Давайте начнем!
Первое, что вам нужно сделать, это открыть OneNote на рабочем столе:
.jpg)
Как видите, я уже добавил в OneNote Блокнот (Notebook) под названием Project XYZ, с которым мы можем работать. Я также добавил несколько Разделов (Sections) (иногда называемых папками) в блокнот. Разделы, которые я добавил, называются Встречи, Протоколы, Переписка и Задачи (Meetings, Minutes, Correspondence, и Tasks). Справа вы увидите место для списка Страниц (Pages) в разделе, который открыт в данный момент - это зеленый раздел. (В списке еще нет страниц, потому что мы их не создали.)
Создайте и назовите свои собственные блокноты и разделы в соответствии с вашими организационными потребностями.
1. Используйте OneNote для добавления новой задачи в список задач Outlook
Вы можете добавить задачу в свой список дел Outlook из OneNote. Вот как:
Шаг 1. Откройте раздел "Блокнот" и добавьте задачу
Начните с открытия соответствующего раздела в нужном блокноте. В этом случае я начну с раздела Задачи (Tasks), открытого в папке Project XYZ. (Я уже добавил ранее существовавшую задачу под названием Документация проекта XYZ в этот раздел. Вы можете увидеть ее в списке страниц справа.)
.jpg)
Установите флажок рядом со значком To Do Тag на ленте. Флажок, представляющий новую задачу, появляется на пустой странице в разделе, который вы открыли.
Шаг 2. Введите описание задачи
Введите описание задачи в пустое место рядом с флажком.
.jpg)
Шаг 3. Запланируйте задачу и добавьте детали
Когда вы закончите, нажмите значок Задач Outlook (Outlook Tasks) на ленте. В раскрывающемся меню выберите период времени, когда вы хотите добавить задачу в список задач Outlook. Чтобы запланировать конкретную дату, выберите опцию Пользовательский (Custom). В окне Новая задача (New Task) Outlook отображаются:
.jpg)
Теперь пришло время заполнить детали задания:
- Используйте поля Дата начала (Start date) и Срок выполнения (Due date), чтобы запланировать задачу.
- Опишите важность задачи с помощью поля Приоритет (Priority) (выберите Низкий, Обычный и Высокий).
- Используйте флажок Напоминание (Reminder), чтобы Outlook напоминал вам о задаче.
- Определите важность задачи, используя поле Приоритет (Priority).
Когда вы закончите заполнять окно Новой задачи (New Task), закройте его, нажав X в правом верхнем углу окна. Обязательно сохраните изменения, когда Outlook предложит вам сделать это.
Шаг 4. Просмотр задачи в Outlook
Чтобы увидеть задачу, которую вы только что создали в OneNote, откройте список задач MS Outlook. Вы увидите только что созданную задачу в списке задач. Детали отображаются на панели справа:
.jpg)
Теперь вы можете работать с задачей в Outlook так же, как и с любой другой задачей, созданной с помощью инструментов задач Outlook. Чтобы узнать больше о работе с окном Новая задача (New Task), просмотрите этот учебник:
2. Добавьте задачу Outlook в OneNote
Используйте OneNote в качестве диспетчера задач Outlook, сохраняя задачи, созданные в Outlook, в OneNote. Вот что необходимо сделать:
Шаг 1. Откройте список дел в Outlook и выберите задачу
Начните с того, что ваш почтовый ящик открыт и откройте Список дел (To-Do-List). (Щелкните значок Дополнительно (More) в нижней части панели Навигации (Navigation) и выберите Задачи (Tasks) во всплывающем меню.)
Выберите задачу, созданную в Outlook, из списка. Для нашего примера я создал задачу под названием Посетить учебный семинар в MS Outlook:
.jpg)
Дважды щелкните по задаче, созданной в Outlook, чтобы открыть ее.
.jpg)
Шаг 2. Отправьте задачу в OneNote
Нажмите на значок OneNote на ленте, чтобы отправить задачу в OneNote. В диалоговом окне Выбор местоположения в OneNote (Select Location in OneNote) отображаются:
.jpg)
Нажмите на блокнот, чтобы выбрать один из разделов внутри или сделать выбор из списка Недавнее (Recent Picks). Когда вы выбрали место, нажмите кнопку ОК и закройте задание.
Шаг 3. Просмотр задачи Outlook в OneNote
Чтобы увидеть свою задачу в OneNote, откройте блокнот и раздел, где вы сохранили эту задачу. Нажмите на название задачи в списке страниц справа, чтобы открыть страницу, содержащую только что созданную задачу:
.jpg)
Как сохранить электронную почту Outlook в OneNote
Вы можете сохранить электронное письмо в OneNote, чтобы делать на нем заметки, планировать задачи на его основе и многое другое.
Шаг 1. Выберите электронную почту для отправки в OneNote
Начните с открытой электронной почты. Выберите сообщение или сообщения, которые вы хотите сохранить в OneNote:
.jpg)
Шаг 2. Отправьте электронное письмо в OneNote
Щелкните значок OneNote на ленте, чтобы отправить выбранное сообщение в OneNote. В диалоговом окне Выбор местоположения в OneNote (Select Location in OneNote) отображаются:
.jpg)
Нажмите на место, где вы хотите сохранить электронную почту, а затем нажмите кнопку ОК. OneNote открывает новую страницу с вашим адресом электронной почты в блокноте и выбранным вами разделом:
.jpg)
Как использовать OneNote для поиска задачи или сообщения
Когда вы привыкнете использовать OneNote для хранения информации, ваши блокноты могут начать заполняться. Не стоит беспокоиться, потому что в OneNote есть довольно полезный инструмент поиска. Давайте посмотрим поближе.
Шаг 1. Откройте OneNote и найдите инструмент поиска
Начните с открытия OneNote:
.jpg)
Шаг 2. Введите поисковую фразу
Я хочу найти электронное письмо, которое я только что сохранил в OneNote, но не могу вспомнить, где его разместил. Я знаю, что он содержит слова "спасибо" (“thank-you”), поэтому я набираю эти слова в Поиске и нажимаю клавишу Enter. Инструмент Поиска ведет меня прямо на страницу OneNote, где я сохранил электронное письмо:
.jpg)
Как использовать OneNote при планировании встреч
Вы можете сэкономить время на задачах управления проектами, автоматизировав процесс минутной встречи. Вы можете подключить встречу, которую вы получили, в своем календаре Outlook, делать заметки об этом собрании и отправлять эти заметки по электронной почте другим людям, которые присутствовали на собрании.
Давайте узнаем, как:
Шаг 1. Откройте календарь Outlook.
Начните с открытия календаря MS Outlook:
.jpg)
Для получения дополнительной информации о том, как использовать инструмент календаря Microsoft Outlook, просмотрите этот учебник:
Шаг 2. Добавление встречи в OneNote
Найдите встречу, которую вы хотите добавить в OneNote, и дважды щелкните по ней, чтобы открыть окно Приглашенное событие (Invited Event). В этом случае мы собираемся открыть встречу по обучению работе с компьютером на новом программном обеспечении, которое я настроил в качестве примера:
.jpg)
После открытия окна Приглашение встреч (Invited Event) подключите его к OneNote, щелкнув значок OneNote на ленте. Обратите внимание, что там написано Встречи и Заметки встреч (Meeting Notes Meeting). Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы поделиться заметками с собранием (Share notes with the meeting) или делать заметки самостоятельно (Take notes on your own):
.jpg)
Выберите один из следующих вариантов:
- Чтобы поделиться заметками с собрания в общей записной книжке, выберите Поделиться заметками с собранием (Share notes with the meeting). Примечание. Для выбора этой опции у вас уже должна быть настроена общая записная книжка OneNote.
- Чтобы сделать свои заметки в частном порядке, выберите Делать заметки по своему усмотрению (Take notes on your own). Эти заметки будут существовать только в вашей личной записной книжке, пока вы не отправите их по электронной почте. Это вариант, который мы собираемся использовать для этого примера.
Выберите Делать заметки по своему усмотрению (Take notes on your own option). Откроется диалоговое окно Выбрать местоположение в OneNote (Select Location in OneNote):
.jpg)
Шаг 3. Делайте заметки в OneNote
Нажмите на блокнот, чтобы выбрать один из разделов внутри или сделать выбор из списка Последние используемые (Recent Picks). Когда вы выбрали место, нажмите кнопку ОК и закройте собрание. В разделе OneNote и блокноте, который вы только что выбрали, откроется новая страница с информацией о вашей встрече:
.jpg)
Делайте заметки на открытой странице в OneNote под заголовком Заметки (Notes).
Шаг 4. Распространение заметок о собрании с помощью Outlook
Когда собрание закончится, вы можете поделиться своими заметками со всеми, кто присутствовал на собрании, щелкнув значок Страницы (Page) Электронной почты (Email) на ленте:
.jpg)
Откроется сообщение Outlook с информацией о собрании, посетителями вверху и заметками внизу:
.jpg)
Когда вы будете готовы, нажмите кнопку Отправить (Send), чтобы отправить заметки участникам собрания.
Узнайте больше о том, как эффективно использовать электронную почту
Если вы владелец бизнеса или профессионал в бизнесе, электронная почта является важным средством коммуникации. Важно, чтобы ваши письма были максимально профессиональными. Эти учебники могут помочь:
- EmailКак написать более эффективное письмо (15+ лучших советов и хитростей)Laura Spencer
- EmailКак правильно написать официальное письмо (которое дает результаты)Laura Spencer
- Email17 профессиональных советов по электронной почте для лучших результатов в 2017 годуLaura Spencer
Полезные советы и стратегии по электронной почте
Не забудьте подписаться на новостную рассылку Tuts+ Business и получить нашу бесплатную электронную книгу: полное руководство по мастерству Inbox Zero. Он содержит стратегии организации входящих сообщений и полезные советы для более эффективного управления всей входящей электронной почтой.

Заключение
Как видите, OneNote и Outlook вместе могут выполнять множество задач по управлению проектами. Совместное использование этих инструментов может помочь вам работать более эффективно. Вы только что узнали, как активировать MS OneNote и использовать его в сочетании с Microsoft Outlook для организации электронной почты Outlook, задач Outlook, встреч и другой информации.
Вы также узнали, как использовать OneNote в качестве диспетчера задач Outlook. Я объяснил, как сохранять электронную почту в папках OneNote. Кроме того, мы перешли к классному совету по экономии времени для хранения информации о собрании в OneNote и использования OneNote для обмена заметками между участниками собраний.
Используете ли вы OneNote и Outlook вместе? Если да, то какие советы по производительности OneNote у вас связаны с использованием инструментов для управления проектами? Поделитесь своими ответами в комментариях ниже.
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Update me weeklyEnvato Tuts+ tutorials are translated into other languages by our community members—you can be involved too!
Translate this post