30-50% off hundreds of digital assets! WordPress themes, video, music and more 30-50% Off Go to Sale
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

Ako zálohovať všetky vaše emaily v Microsoft Outlook

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Retrieve Your Deleted or Archived MS Outlook Emails
How to Filter Emails in Outlook to Specific Folders (With Rules)

Slovak (Slovenčina) translation by Jakub Dokoupil (you can also view the original English article)

Ak máte vlastné podnikanie, už viete, aké dôležité sú Microsoft Outlook e-maily. Sú to, ako budete komunikovať s klientmi a môžu byť tiež ako získať objednávky. Chceš sa uistite sa, a zálohovanie informácií v programe MS Outlook konto, aby ste nestratili žiadne dôležité podnikové informácie. Ak používate program Microsoft Outlook pre vaše osobné potreby, ako komunikovať s priateľmi a členmi rodiny alebo do školy, tie e-maily sú príliš dôležité.

Mnoho e-mailových používateľov, ani obchodné profesionálov, nemyslím si, o koľko informácií tomu skutočne ukladať v ich e-mailového systému. Nemyslím si o tom, ako ušetriť Outlook e-maily, kým nie je neskoro a už som stratil niektoré informácie.

To nemusí byť rád, že pre vás. Ak sa chcete dozvedieť, ako zálohovať Outlook e-maily, tento návod je pre vás. Sa naučíte rôzne Outlook backup metód od ako exportovať e-maily z aplikácie Outlook na uloženie e-mailu v Outlook PST formát a ďalšie. Budeme tiež diskutovať ako zálohovať ostatné MS Outlook dáta, ako sú napríklad kontaktné informácie a ďalšie. Nakoniec sa dozviete o niekoľkých MS Outlook doplnky, ktoré vám môžu pomôcť zálohovanie programu Outlook e-mailov.

Sprievodca Inbox Zero Mastery (zadarmo eBook Stiahnuť)

Než pôjdete ďalej do učenia, ako používať program Microsoft Outlook, uistite sa, chytiť zadarmo eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. To je nabitý stratégie organizácie priečinka Doručená pošta a killer tipy na efektívnejšie spravovanie všetky vaše prichádzajúce e-mail.

Inbox Zero Mastery Free ebook

1. prečo potrebujete zálohovanie programu Outlook

Nesmiete myslieť o zálohovaní e-mailových správ v MS Outlook, ale mali by ste. Čo ak ste stratili prístup k e-mailového konta? Všetky e-mailové informácie uložené vo vašom účte by byť preč. Ak používate e-mailového konta programu Outlook pre podnikanie, nechcete, aby sa tak stalo

Najčastejšie, ľudí stratiť prístup k ich e-mailových účtov, keď zabudnete heslo. Samozrejme, zvyčajne existujú kroky, ktorými môžete získať prístup k e-mailu, ale tie môže byť časovo náročné.

Iným dôvodom ľudí stratiť prístup k ich e-mailové kontá je, že ich účet bol hacknut. Ak Outlook e-mailový účet bol hacknut, môže byť ťažké pre vás získať prístup znova. Ak sa tak stane a máte aktuálne zálohovania súboru Outlook, aspoň budete mať vaše e-mailové údaje, ktoré ste zálohovali.

Nezabudnite si zálohovať najdôležitejšie e-maily samostatne. Niektoré e-maily obsahujú informácie, ktoré sú nevyhnutné vaše podnikanie: zmluva, návrh alebo aj faktúru. Budete chcieť prijať dodatočné opatrenia uistite sa, že máte extra zálohovanie emailov zásadné dokumenty alebo diskusie. Ukážeme vám, ako presne to urobiť v nasledujúcich krokov.

2. ako rýchlo zálohovať E-maily programu Outlook (Video)

Naučte sa, ako zálohovať Outlook E-maily rýchlo pomocou PST súbory v tomto krátkom videu:

3. ako zálohovať Outlook E-mail: šesť metód

Teraz, že ste sa naučili dôležité zálohovanie programu Outlook e-mail informácie, je čas sa začať učiť, ako to urobiť. V tejto časti vám ukážem, šesť metód zálohovanie e-mailov programu Microsoft Outlook:

Metóda 1. Ako exportovať E-maily z aplikácie Outlook PST formát

Prvý spôsob zálohovania vašich MS Outlook e-mail je export e-mailových správ programu Outlook PST formát. Predtým, ako sme sa dozvedeli na export informácií programu Outlook do tohto formátu, možno sa čudujete: čo je súbor Outlook PST formát a ako sa líši od formátu súboru Outlook OST?

Súbor s príponou .pst (PST formát súboru) je súbor informácie používa Microsoft Outlook a Microsoft Exchange. Príklady typov údajov programu Outlook e-mail, môžete uložiť súbor PST formát:

  • E-mailové priečinky
  • Kontaktné informácie
  • Informácie o adrese
  • Informácií v kalendári programu Outlook

Môžete prístup k súboru PST programu Outlook z počítača alebo servera, kde je súbor uložený. Môžete tiež skopírovať súbor PST formát na iné miesto.

Súbor PST sa líši od príponu súboru .ost (OST súbor). Formát súboru Outlook OST umožňuje pracovať off-line kópiu súboru uloženého na konto programu Microsoft Exchange. Súbor je synched až po prechode späť online.

Krok 1. Prístup dovozné a vývozné sprievodca

Teraz poďme sa dozvedieť, ako vytvoriť zálohovanie aplikácie Outlook PST súbory manuálne. Spustiť v priečinku Doručená pošta programu Outlook a kliknite na kartu súbor. Zobrazí sa dialógové okno informácie o účte:

Access the Import and Export Wizard
Prvý krok k vytvoreniu súboru zálohovanie e-mail je prístup k Sprievodcovi importom a exportom.

Kliknite na možnosť otvoriť & exportu:

The ImportExport Selection opens the wizard
Vyberte možnosť Import a Export.

Potom kliknite na tlačidlo Import a Export. Systém vracia do priečinka Doručená pošta a Sprievodca importom a exportom displejov:

The import and export wizard
Sprievodcu importom a exportom vám dáva rôzne import a export možnosti.

Krok. 2. Použite sprievodcu export E-maily z programu Outlook do PST formátu

Vyberte položku exportovať do súboru možnosť a kliknite na tlačidlo Budúci > tlačidlo v spodnej časti sprievodcu. Sprievodca zobrazí výzvu na výber typu súboru:

Choose Outlook PST file format
Vyberte formát súboru PST programu Outlook.

Vyberte údajový súbor programu Outlook (.pst) možnosť. Kliknite na vedľa > tlačidlo. Ďalej sa zobrazí výzva na výber priečinka programu Outlook, ktorý chcete exportovať údaje:

Select a folder
Výber priečinka programu Outlook, ktoré obsahuje údaje, ktoré sa majú vyvážať.

Pomocou posúvač pohybovať hore a dole a pozrite sa na všetky otvorené priečinky programu Outlook. Keď ste vybrali priečinok, kliknite na tlačidlo ďalej > tlačidlo.

Poznámka: Tiež môžete zálohovať Outlook kontakty, informácie z kalendára, poznámky a úlohy z príkazového riadka.

Krok č. 3. Vyberte cestu, kde chcete ukladať zálohovanie osobných Priečinkov

Path where your Outlook PST file will be saved
Vyberte, kam chcete uložiť súbor.

Na ďalší riadok, vyhľadajte cesta na exportovanie súboru s údajmi programu Outlook. Prípadne môžete uložiť súbor v predvolenej cesty. Ak súbor uložíte v predvolenej cesty, budete musieť určiť, či chcete povoliť vytváranie duplikovaných položiek. Môžete tiež zmeniť názov súboru na tomto riadku je dobrý nápad, pretože názov súboru je: backup.pst. Pamätajte si názov súboru a umiestnenie súboru PST programu Outlook ste vybrali tak, aby ste neskôr mohli nájsť súbor PST programu Outlook.

Po vykonaní výberu, kliknite na tlačidlo Dokončiť na konci riadka. Budete vyzvaní na vytvorenie nového hesla. Toto je voliteľný krok, ale to by mohlo byť dôležité, ak údaje zálohujete je citlivý a treba chrániť.

Po ste exportovali vybratého priečinka do súboru PST, môžete skontrolovať, či súbor existuje otvorením priečinka v programe Prieskumník.

Krok 4. Nájsť Outlook PST súbor a skopírovať alebo presunúť do nového umiestnenia

Po vytvorení zálohy e-mailových súborov, môžete otvoriť Prieskumník súborov a nájsť Outlook záložný súbor ste práve urobil. Spoznáte ho, pretože súbor typu bude údajový súbor programu Outlook:

Finding an Outlook Backup file
Prejdite na umiestnenie súboru PST programu Outlook nájsť záložný súbor vytvorený.
  • Ak chcete presunúť súbor, jednoducho kliknite na neho a presuňte ho do priečinka, kde chcete byť.
  • Ak chcete kopírovať súbor, kliknite na súbor, ktorý chcete kopírovať, a stlačte CTRL + C. otvoriť priečinok, kde chcete súbor a stlačte klávesy CTRL + V.

V tomto prípade, poďme sa presunúť niektoré súbory do nového priečinka, stačí vytvorený nazýva testovanie. Po presunutí na nové umiestnenie súboru Outlook PST súbor, otvorte Prieskumníka vidieť záložný súbor programu Outlook:

Outlook Backup File
Zálohovanie Outlook PST súbory skopírovať do nového umiestnenia.

Krok. 6. prístup k zálohovanie e-mailových súborov z programu Outlook

Je skvelé byť schopní vytvoriť záložné súbory, ale nebudú pre vás naozaj užitočné, kým môžete ich znova otvoriť e-mailového konta. Pre toto cvičenie ste vytvorili záložné e-mail súbor s názvom XYZProject.pst pomocou mojej ďalšie Outlook e-mailového konta. Budem sa otvoriť tento súbor z moja práca Outlook e-mailového konta.

Prístup k súboru zálohy Outlook, spustite Outlook konto informácie na obrazovke. Kliknite na tlačidlo Otvoriť & Export > otvoriť údajový súbor programu Outlook.

Open Outlook Data File

File Explorer otvorí do predvoleného umiestnenia. Ak ste uložili súbor programu outlook zálohovanie inde, budete musieť prejdite na umiestnenie uloženia súboru zálohy PST. V tomto príklade, musím prejdite do priečinka testovanie som predtým vytvorili:

Outlook PST File Location in Testing folder
Napríklad, umiestnenie súboru PST programu Outlook je v priečinku testovanie.

Kliknite na súbor, kliknite na tlačidlo Otvoriť. Systém vracia do priečinka Doručená pošta.

Restored backup files at the bottom of the navigation pane
Obnovené Zálohovanie súborov sa zobrazia v dolnej časti navigačnej tably.

Na navigačnom paneli na ľavej strane, uvidíte novú kategóriu v spodnej časti panela pod archívov: údaje programu Outlook. Táto kategória obsahuje informácie z priečinka zálohy práve otvorili. Otvoriť súbor a prístup k údajom, kliknite na šípku na ľavej strane to. Pretože nebol odstránený priečinok archivovaných bol podpriečinkom priečinka Doručená pošta pri archivácii to, že štruktúra bola zachovaná. Mám tiež kliknúť na šípku na ľavej strane slovo doručenej pošty.

Restored folder
Teraz môžete vidieť priečinka obnovené.

Teraz môžete otvoriť priečinok, e-maily vnútri. Môžete tiež techniky "presunúť a pustiť" ("drag-and-drop správ na iné e-mailové priečinky.

Metóda 2. Ako Drop a ťahajte E-maily na súbor priečinkov Prieskumníka

Rýchly a jednoduchý spôsob, ako zálohovať jeden e-mail je presuňte ho z priečinka Doručená pošta programu Outlook do priečinkov Prieskumníka.

Začnite otvorením priečinka programu Outlook, ktorý obsahuje správy, ktoré chcete zálohovať. Potom otvorte Prieskumníka do priečinka, kam chcete uložiť záložnú e-mailovú správu:

Drag and Drop email messages to move them
Techniky "presunúť a pustiť" ("drag-and-drop e-mail správy presunúť ich z programu Outlook do súboru Explorer môžete.

Kliknite na e-mailovú správu a presuňte ho do Prieskumník vytvoriť kópiu zálohovanie e-mail:

Backup email file
Outlook záložný súbor vytvorený s techniky "presunúť a pustiť" ("drag-and-drop je súbor položku Outlook, nie súboru s údajmi programu Outlook.

Ako vidíte, e-mail sme skopírovali do Prieskumníka je teraz v mojej zložke ako položka programu Outlook (nie súboru PST). Ak dvakrát kliknete na položku z v Prieskumníkovi, správa sa otvorí v programe Outlook.

Metóda 3. Ako ušetriť Outlook E-maily vo formáte HTML alebo TXT súbory

Ďalšou metódou Zálohovanie správy programu Outlook je uložiť e-mail ako súbor HTML alebo TXT. Tento súbor môže byť potom uložené v cloude. Dokonca môžete priložiť súbor k e-mailovej správy, ak chcete.

Začnite otvorením priečinka Doručená pošta programu Outlook, kliknite na e-mailovú správu, ktorú chcete zálohovať otvorte. V nižšie uvedenom príklade som zálohovanie e-mail o faktúru:

Outlook email to be backed up
Tu je program Outlook e-maily zálohovať. Prílohy sa majú zálohovať samostatne.

Poznámka: Faktúra prílohu nebude zálohovať pomocou tejto metódy. Zálohovať prílohu, stiahnuť si kópiu a premenujte kópiu.

Kliknite na kartu súbor v hornej časti obrazovky. Zobrazí sa obrazovka:

Save an Outlook Email in TXT or HTML format
Môžete ušetriť Outlook e-mail vo formáte HTML alebo TXT.

Na ľavej strane kliknite na možnosť Uložiť ako. Zobrazí sa okno Prieskumníka. Vyberte cestu, kde chcete uložiť späť do e-mailovej správy. V dolnej časti obrazovky, kliknite na šípku napravo od typ súboru. Uvidíte nasledujúce kvapka-down menu s možností typ súboru:

Save as options
Drop-down menu umožňuje vybrať typ súboru, ktorý chcete uložiť e-mail ako.

Vyberte typ súboru, ktorý chcete uložiť e-mail v.

Metóda 4. Ako preposielanie e-mailov iný e-mailový účet

Ak máte iný e-mailový účet, je rýchly a pohodlný spôsob, ako vytvoriť záložnú kópiu e-mailu zaslať e-mailovú adresu. Jednou z výhod tejto metódy je, že tiež pošle prílohu.

Začnite otvorením Outlook e-mail, ktorý chcete zálohovať.

Forward an Outlook email message to back it up
Môžete poslať aj e-mailovej správy programu Outlook späť hore.

Kliknite na ikonu preposlať v páse.

Choose the email address where you send the message
Vyberte si e-mailom na vašu správu poslať ďalej.

Zadajte jedno alebo viaceré e-mailové adresy kam chcete odoslať kópiu zálohovanie e-mail.

Metódu 5. Zálohovať Outlook E-mail snímanie obrazovky

Ak máš screen capture softvér na počítači, môžete si vziať screenshot ako záložný Ukázať, že ste dostali konkrétny e-mail (a čo to povedal, e-mailom).

Táto metóda email späť hore môže byť užitočné najmä pri rokovaní s technickou podporou, ak chcete odkazovať e-mail ste dostali od nich.

Metóda 6. Použite Email doplnok zálohovanie

Dali sme vám veľa Outlook email backup metód. Ale tam sú tiež veľké množstvo softvérových nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť s zálohovanie Outlook e-mail. Tu je opis len niekoľko z nich:

  1. Dropbox Add-in. Ak máte Dropbox nainštalovaný doplnok, môžete zdieľať príloh ako Dropbox odkazy. Môžete tiež uložiť alebo zálohovať prichádzajúce e-mailové prílohy do služby Dropbox. Dropbox je zabezpečené cloudové úložisko, vaše informácie budú bezpečné, aj keď niečo stalo s počítačom.
  2. Evernote Add-in. V Evernote umožňuje klip akékoľvek Outlook e-mailové vlákno (vrátane príloh). To znamená, že máte prístup týchto e-mailov na akomkoľvek zariadení, kde máte prístup Evernote. Evernote môžete použiť aj na usporiadanie uložené e-maily.
  3. Microsoft OneNote. Poznámkový blok spoločnosti Microsoft a systém súborov, OneNote, tiež môžete na spravovanie svojich správ programu Outlook. Ak máš to integrovaná s programom Outlook, môžete uložiť e-maily (a ich príloh) v priečinkoch s žiadne priradené súbory.
  4. TechHit MessageSave. MessageSave Add-in pre Outlook má niekoľko užitočných funkcií programu Outlook backup vrátane schopnosti spĺňajú vládne normy pre e-mail uchovávanie. Môžete tiež ukladať e-mailové správy iných súvisiacich dokumentoch. Uloženie zálohy Outlook e-maily vo formáte MSG alebo PDF.

Ďalšie informácie o tom, ako efektívne používať Outlook E-mail

Či ste majiteľ firmy alebo podnikania profesionálne, email je dôležitý komunikačný nástroj. Je dôležité uistiť sa, že vaše e-maily sú tak profesionálne, ako je to možné. Tieto výukové programy vám pomôžu:

Ak potrebujete lepšie pri použití MS Outlook, pozrite sa na zvyšok našich šikovný Outlook Tutoriály série: čo je MS Outlook? (Pro Email softvér nástroj).

Lepšie spravovanie doručenej pošty a udržať vaše prichádzajúce e-maily usporiadané, nezabudnite sa zaregistrovať na Tutsi + firemný bulletin a uchopiť naše voľný eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. To je nabitý stratégie organizácie priečinka Doručená pošta a killer tipy na efektívnejšie spravovanie všetky vaše prichádzajúce e-mail.

Free eBook The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Prečo nie zálohovať vaše dôležité Outlook E-maily dnes?

Teraz, že ste sa naučil, ako vytvoriť záložné súbory MS Outlook, môžete nastaviť váš systém zálohovať Outlook e-maily. Budete mať prístup k údajom, aj keď stratíte prístup do konta programu Outlook. Takže, čo je udržať si chrániť obchodné informácie programu Outlook? Prečo nie nastaviť zálohovanie Outlook dnes?

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.