Arabic (العربية/عربي) translation by Maryam Abbas (you can also view the original English article)
الطريقة التي تجمع بها قضايا الفرق لديك مهمة. يضمن إنشاء مخطط هيكلي منظم بشكل صحيح أن لديك الأشخاص المناسبين كمشرفين، والفرق الصحيحة التي تم تكوينها لإنجاز العمل.
يساعدك المخطط التنظيمي،او مخطط المنظمة، في توضيح كيفية تنظيم شركتك. عرض "من يقدم التقارير إلى من" يعطي الغرباء فكرة عن كيفية عمل الهيكلية وعملية صنع القرار.
واحدة من أفضل الطرق التي يمكنك بناء وتوثيق المخطط التنظيمي هي من خلال مخطط باور بوينت. باستخدام المخطط التنظيمي باور بوينت الموثق، يستطيع الموظفون الرجوع إلى كيفية تجميع شركتك وبمن يمكنهم الاتصال لمعرفة معرف المنطقة.
في هذا البرنامج التعليمي، ستتعلم إنشاء مخطط مؤسسة في باور بوينت. سنستخدم مجموعة من الرسم الذكي لمخططات تنظيمية مرنة وقوالب باور بوينت مخصصة لإنشاء مخططات تنظيمية رائعة المظهر.
ما هو الرسم التنظيمي؟
التصميم التنظيمي هو فن. كيف يمكنك تجميع شركتك معًا حتى يتم إنجاز معظم الأعمال الممكنة؟ من الذي عليه أن يقدم تقريراً لمن ليمكّنهم من التحرك على نحو أفضل وإنجاز العمل؟
الكثير من هذا يعود إلى التصميم التنظيمي. كل شركة لديها طريقة مختلفة في التفكير في هذا، ولكن الجزء الأكثر أهمية هو أنها في الواقع تفكر في البنية.
الطريقة التي توثق بها هذه هي بالمخطط التنظيمي (مخطط المؤسسة). مخطط المؤسسة هو ببساطة رسم يوضح بنية التقارير الخاصة بالشركة. تم تنظيمه كتسلسل هرمي، ويعرض بنية وضع التقارير. يعرض الجزء العلوي من مخطط المؤسسة المدير الأعلى مرتبة - مع كل مربع تحته
تحقق من مثال المخطط التنظيمي أدناه:
يمكن استخدام المخططات التنظيمية من قبل أي شخص في الشركة لفهم بنية التقارير. في كثير من الأحيان، قد يبدأ الموظفون في مناطق أخرى من الشركة بفحص مخطط المؤسسة لتحديد الأشخاص الذين يتحدثون بشأن مشكلة ما. دعونا نتعلم كيفية بناء مخطط المؤسسة لدينا.
استخدم الرسم الذكي لإنشاء مخططات تنظيمية
الرسم الذكي هي إحدى ميزاتي المفضلة في باور بوينت، وسأوضح لك السبب في هذا القسم. فكر في الرسم الذكي كطريقة لبناء المخططات التفاعلية. على الرغم من أنك ربما استخدمت تطبيقات تصميم الرسوم مثل فوتو شوب أو Illustrator لإنشاء رسومات في الماضي، يمكنك بالفعل إنشاء رسومات رائعة باستخدام باور بوينت بمفردها.
الرسم الذكي هي ميزة يمكنك استخدامها لمجموعة متنوعة من الرسومات، بما في ذلك إنشاء مخطط مؤسسة في باور بوينت. دعونا نلقي نظرة على كيفية القيام بذلك.
لبدء استخدام الرسم الذكي للمخططات التنظيمية، انتقل إلى علامة التبويب إدراج في شريط باور بوينت. انقر فوق خيار القائمة الرسم الذكي لفتح أداة إنشاء الرسم الذكي.
في إطار الرسم الذكي، لديك مجموعة متنوعة من أنواع المخططات التي تعمل بشكل جيد مثل المخططات التنظيمية. امضي قدما وحدد فئة التسلسل الهرمي لتصفح الخيارات التي تعمل بشكل أفضل كمخططات تنظيمية. في هذا المثال، دعنا نجرب المخطط التنظيمي الأساسي.
بمجرد الضغط علىموافق، سترى مخططًا جديدًا على الشريحة الخاصة بك. سترى أيضًا مربع نص على الجانب الأيسر في نموذج المخطط التفصيلي حيث يمكنك إنشاء بنية الشركة ورؤيتها تلقائيًا تملأ مخطط الرسم الذكي.
اكتب ببساطة في هذه المربعات لملء المخطط التنظيمي باور بوينت. ستظهر كل نقطة نقطية في القائمة على هيئة مربع في المخطط. ستظهر نقطة نقطية من المستوى الثاني أسفل العنصر النقطي ذي المستوى الأعلى.
بالنسبة لمعظم المخططات، من المثالي أن تسرد ليس فقط اسم الموظف ولكن أيضا دوره في المؤسسة أو المسمى الوظيفي. يمكنك إضافة فاصل سطر باستخدام Ctrl + Enter لإنشاء سطر ثانٍ بعنوان وظيفي تحت الاسم.
إذا لم تستخدم باور بوينت في الرسوم البيانية والرسوم التوضيحية، فقد تتفاجأ بمرونته. بفضل واجهته سهلة الاستخدام وأدوات تصميم السحب والإفلات، يمكنك إنشاء أي برامج مرئية في باور بوينت تقريبًا. اطّلع على مثال من 15 قالباً يمكنك استخدامه لإنشاء مخططات معلومات تفصيلية في برنامج Excel لإخبار القصص مع البيانات:
كيفية إنشاء المخطط التنظيمي باستخدام قوالب باور بوينت لتخطيط المؤسسة
كيف يمكنك المضي قدما في بناء العروض التقديمية الخاصة بك؟ الجواب هو البدء باستخدام قوالب من مصممي الغرافيك الآخرين لتخطي عمل تصميم الشرائح الجديدة من البداية.
إحدى الخدمات التي أشترك فيها هي إنفاتو عناصر. إذا لم تكن قد سمعت عن عناصر ، فهي واحدة من أكثر الحلول فعالية من حيث التكلفة لبناء أي نوع من المشاريع الإبداعية عمليًا. هناك أكثر من 600،000 من الأصول المدرجة، والعروض التقديمية باور بوينت في فئة واحدة منها.
في تشكيلة عناص، هناك بالفعل قالب باور بوينت لكل شيء. يمكنك استخدام هذه القوالب بدلاً من البدء من لوحة فارغة لتوفير الوقت الذي يستنفذ في تصميم الشرائح.
ميزة عناصر هي أنها خدمة ذات سعر ثابت. هناك اشتراك واحد يربطك بجميع الموجودات مقابل رسوم أسعار ثابتة واحدة. وبالنسبة لي، فإن واحدة من أكبر القيم هي القدرة على إنشاء عروض تقديمية من باور بوينت باستخدام شرائح تصميم مبدئية مدمجة في قوالب متميزة.
عندما تبدأ بشريحة مبنية مسبقًا، عليك فقط ملء بياناتك الخاصة لإكمال التصميم. أضف أسماء الموظفين والعناوين وصور وجوههم لإظهار المخطط التنظيمي النهائي.
إذا كانت ميزانيتك لا تسمح إلا بالتنزيل لمرة واحدة فقط ، فستحصل على تلك التغطية أيضًا. يحتوي غرافيكريفير على الآلاف من قوالب باور بوينت لتختار منها، بما في ذلك العديد من قوالب باور بوينت العريضة.
في هذا البرنامج التعليمي، سنستخدم قالب العرض التقديمي للمخطط التنظيمي والبياناتي المتضمن كجزء من الاشتراك في "العناصر". يحتوي هذا القالب على بعض الخيارات الممتازة للمخططات التنظيمية لـ باور بوينت التي سنقوم بتخصيصها أدناه. دعونا نمر على تلك الخطوات. يحتوي هذا القالب على بعض الخيارات الممتازة للمخططات التنظيمية لـ باور بوينت التي سنقوم بتخصيصها أدناه. دعونا نمر على تلك الخطوات.
1. حدد الشريحة لاستخدامها
في قالب المخطط التنظيمي والبيانات، ستجد مجموعة كبيرة ومتنوعة من الأنماط للمخططات التنظيمية للغة باور بوينت الجاهزة. يتم تنظيم كل مؤسسة بشكل مختلف، لذلك فهي تعمل بشكل أفضل إذا اخترت شريحة تشبه إلى حد كبير بنية شركتك الخاصة.
لا يتم تنظيم جميع الشركات تمامًا بشكل متشابه، لذا تحقق من جميع تصميمات الشرائح لرؤية التصميمات التنظيمية للمخططات المحتملة التي يمكنك إنشاؤها في باور بوينت.
بغض النظر عن تصميم الشرائح الذي تختاره، يمكنك إسقاط تفاصيل شركتك الخاصة في قالب مخطط المؤسسة لـ باور بوينت. في هذا البرنامج التعليمي، سوف أستخدم تصميم الشريحة 10 في السطح الأصلي للتخصيص مع تفاصيل المثال.
2. بناء الهيكل
سيتم تنظيم كل منظمة بطريقة مختلفة قليلاً، وستحتاج إلى تخصيص الهيكل بحيث يتوافق مع الهيكل الخاص بك.
بالطبع، لن تتمكن العديد من الشركات من ملائمة المؤسسة بأكملها على شريحة واحدة. فكر في إنشاء مجموعة شرائح لتقسيم مؤسسة كبيرة، حيث تمثل كل شريحة مجموعة مختلفة.
في هذا المثال، دعنا نستخدم تصميم الشريحة 10. هذا تصميم قالب مخطط مؤسسة بسيط جدًا في باور بوينت يتضمن حوامل للصور من أجل الموظفين.
الآن، دعونا نبقي الأمر بسيطًا عن طريق ملء الأسماء على هذه الشريحة. إذا كنت بحاجة إلى ذلك، فيمكنك النقر على أي من المربعات وحذفها إذا كان الهيكل المصمم مسبقًا لا يناسب مؤسستك.
في هذه الخطوة، ركز فقط على بناء هيكل الشركة لمطابقة شركتك. قد تحتاج إلى نسخ المربعات لإضافة المزيد من الموظفين إلى الفريق.
3. إضافة معلومات الفريق
بعد وضع هيكل الشريحة الأساسي مع الهيكل التنظيمي، ستحتاج إلى إضافة بعض التفاصيل التوضيحية. هذه هي واحدة من مزايا استخدام قالب مخصص بالكامل.
يحتوي قالب الشريحة الذي اخترناه أعلاه على عناصر نائبة عن عناوين الوظائف وكذلك الصور المصغرة. سيساعد وضع اسم بواجهة على مخطط هيكلي لـ باور بوينت أي شخص يتصفح مخطط المؤسسة على معرفة أعضاء الفريق الرئيسيين عند رؤيتهم في الممرات.
كن وصفيًا عندما يتعلق الأمر بالألقاب. في كثير من الأحيان، سيقوم الموظفون الجدد بتصفح مخطط المؤسسة لمعرفة المزيد حول ما يفعله كل شخص. يمكنك حتى استخدام مربع العنوان هذا لإدراج مجالات الخبرة الرئيسية للاتصال بهذا الموظف.
ما عليك سوى النقر فوق مربع وصف الوظيفة لإضافة عناوين الوظائف الخاصة بك إلى الشريحة. أيضا، تأكد من النقر على الصور المصغرة للصور لتصفح وإضافة صور الموظف لديك.
4. النشر والمشاركة
الآن بعد أن صممت مخطط مؤسسة مثاليًا في باور بوينت، حان الوقت لنشر الملف النهائي ومشاركته مع الآخرين.
أولاً، تأكد من مشاركة المخطط التنظيمي باور بوينت أو تخزينه في مكان يمكن لأي شخص الوصول إليه عندما يحتاج إلى ذلك. قد يتم تخزين ذلك على الإنترانت أو توزيعه بشكل دوري.
إحدى التوصيات التي أريد إجراؤها هي أن تقوم بحفظ هذا الملف بتنسيق بخلاف تنسيق ملف باور بوينت (PPTX). في الواقع، فإن حفظها كملف PDF هو في الغالب أفضل طريقة لضمان أن يتمكن الجميع من فتح وعرض مخطط المؤسسة بغض النظر عن الجهاز الذي يشاهدونه عليه.
لحفظ نسخة بتنسيق PDF، انتقل إلى قائمة ملف، واختر تصدير، ثم أنشئ PDF / XPS لحفظ نسخة PDF من مخطط المؤسسة.
تأكد أيضًا، من تخزين إصدار باور بوينت للعرض التقديمي بعناية ومراقبته من أجل التحديثات المطلوبة. تتطور الفرق دائمًا وتتغير، ويجب أن يتم تحديث المخطط البياني ليحقق المطابقة. من الأفضل أن يكون لديك شخص معين لإبقاء المخطط محدثًا مع بنية الفريق الحالية.
حافظ على التعليم
يمكن للعروض التقديمية لـ باور بوينت أن تأخذ مجموعة متنوعة من النماذج. في هذا الدرس، شاهدت قوة استخدام باور بوينت لإنشاء مخطط تنظيمي يوثق كيفية تنظيم مؤسستك. تعد مشاركة هذا مع الموظفين الجدد أو داخل مؤسستك طريقة سهلة لتوثيق كيفية ترتيب الشركة.
تعمل المخططات التنظيمية في باور بوينت على تكوين فهم حول كيفية تنظيم الشركة. والأهم من ذلك، يمكنك حتى إعادة النظر في كيفية هيكلة شركتك في عملية إعداد المخطط التنظيمي الخاص بك في باور بوينت!
هل تريد معرفة المزيد حول إنشاء الشرائح الجميلة باستخدام باور بوينت؟ كل من الدروس التالية و الموجزات لديها شيء لتقديمه لك. تأكد من الاطلاع عليها لمعرفة المزيد من قوالب وتقنيات باور بوينت:
مايكروسوفت باوربوينتكيفية صنع العروض التقديمية باور بوينت الاحترافية (مع قوالب)
مايكروسوفت باوربوينتأفضل 20 قالب لملصقات الاعلان: للحصول على عروض تقديمية لخطة عمل في باور بوينت
مايكروسوفت باوربوينتكيفية تخصيص تصميم قالب باوربوينت بسرعة
كيف تبني مخططاتك التنظيمية الخاصة؟ هل تستخدم باور بوينت أو أي تطبيق آخر لعرض كيفية هيكلة الشركة؟ اسمحوا لي أن أعرف في قسم التعليقات أدناه.
