7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Small Business

كيفية التعامل مع الموظفين المهمين الذين يريدون الاستقالة

Scroll to top
Read Time: 13 mins
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
What Are the Important HR Requirements for Small Business?
20 Worst Small Business HR Issues (+How to Deal With Them)

Arabic (العربية/عربي) translation by Maryam Abbas (you can also view the original English article)

هناك قول شائع في عالم الأعمال: " تكون الأعمال جيدة بمقدار جودة ناسها". فما الذي يحدث عندما يريد أحد موظفيك الرئيسيين الاستقالة؟

على الرغم من أن استقالة عضو مهم من الفريق ليست خبراً يريد أي صاحب عمل أن يسمعه، إلا انه جزء لا مفر منه من ممارسة الأعمال التجارية، وهو لا يجب أن يكون كارثة. إذا كنت تتعامل مع الوضع بشكل جيد، يمكنك إما الاحتفاظ بالموظف أو ضمان انتقال سلس عندما يغادر.

في هذا البرنامج التعليمي، سنلقي نظرة على جميع الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لضمان أن الأمور تسير بسلاسة. سنقوم بتغطية كل شيء من التعامل مع المحادثة الأولية ووضع سوياً عرض مضاد من خلال ترتيب تسليم وخروج الأوراق ومقابلة الخروج إذا استمروا على قرارالمغادرة. وفي القسم الأخير، سوف ننظر أيضا في قضية ذات صلة: ماالذي يجب القيام به عندما تكون الصورة بالعكس وكنت أنت الذي تريد إقالة أحد موظفيك.

How to handle employees that want to quitHow to handle employees that want to quitHow to handle employees that want to quit
كيف ستتعامل مع الموظفين الذين يرغبون في الاستقالة؟ (مصدر الصورة)

في نهاية هذا البرنامج التعليمي، سوف يكون واضحاً لديك كيف تتعامل مع استقالة الموظف أو إنهاء وظيفته بشكل فعال. هذا جزء من سلسلة أكبرعن الموارد البشرية للشركات الصغيرة، لذلك نحن نتحدث في المقام الأول عن كيف يمكن لصاحب الأعمال الصغيرة التعامل مع الوضع. في شركة أكبر، تطبق العديد من المبادئ نفسها، ولكن من المحتمل أن يتم التعامل مع الوضع من قبل أشخاص أو إدارات مختلفة.

1. كيفية التعامل مع المحادثة الأولية

عندما يخبرك أحد الموظفين الرئيسيين أنه يريد المغادرة، فقد يشعر وكأنه يصفعك على وجهك. العواقب التجارية هي أحد الأشياء، ولكن قد تكون هناك أيضا المشاعر الشخصية من الرفض أو حتى الخيانة.

ومع ذلك، عندما تعملون معا بشكل وثيق كل يوم لسنوات، فإنك في كثير من الأحيان تطورون العلاقة التي تشعر كثيراً أنها صداقة. في الشركات الصغيرة ذات العدد القليل من الموظفين، هذه العلاقة يمكن أن تكون أقرب والشعور بالعمل معا نحو هدف مشترك أقوى، مما يجعل الانفصال أصعب.

هناك أيضا في كثير من الأحيان نوعية الذريعة والوفاء لكل شيء-عندما يذهب الاشخاص من أجل وظيفة جديدة، عادة ما يفعلون ذلك دون أن يخبروك حتى، بحيث أنهم لايؤذون علاقة العمل إذا كانت الأمور غير جيدة. ولكن هذا يعني أنه عندما ينجحون يأتونك بخبر مفاجئ، فتشعر بالخبر كالصاعقة، وتتساءل منذ كم من الوقت كانوا يخططون لهذا.

كل هذا الشعور طبيعي، ولكن من المهم أن تتقبل الأخبار بنضج، وتفهم الطريقة. والحقيقة هي أن الشخص العادي يغير اليوم وظائفه من 10 إلى 15 مرة في حياته المهنية، ويقضي خمس سنوات أو أقل في كل وظيفة. وبالرغم من أنك تريد أن تفعل كل ما في وسعك للحفاظ على موظفيك سعداء وتقليل التبديل، فإن الناس سوف يستمرون بالمغادرة.

في كثير من الأحيان، أيضا، لا يوجد شيء يمكن القيام به لتجنب ذلك. قد يرغب الشخص في التحول إلى صناعة جديدة أو الوصول إلى فرصة لا تقدمها شركتك. ثم هناك أسباب شخصية: انتقال الزوج إلى مدينة جديدة، رعاية قريب مريض، وهلم جرا. ليست هناك حاجة لشخصنة الموضوع. هذا الخط القديم "انه ليس أنت، انه أنا" حقا صحيح في بعض الأحيان.  

لذلك لا تقم بإلقاء اللوم، او الاتهام، أو تجعل الموظف يشعر بالسوء بأي طريقة أخرى لقيامه بشيء لديه الحق الكامل للقيام به. لا بأس أن تقول أنك حزين أو مصاب بخيبة الأمل لأنك تفقد مثل هذا الموظف القيم، ولكن تأكد من متابعة كلامك بأن تقول أنك تفهم وسعيد أن تكون مثل هذه الفرصة الجديدة لهم وأنهم يستحقونها.

حاول جمع بعض المعلومات عن هذه النقطة التي ستكون مفيدة للخطوات التالية التي عليك اتخاذها. في ما يلي بعض النقاط المهمة التي يجب تغطيتها:

  • احصل على الاسباب الواضحة جدا للمغادرة. اطرح أسئلة مفتوحة لمحاولة استخلاص أي أسباب إضافية، دون أن تكون متطفلاً جداً أو تجعل الشخص يشعر بالدفاع.
  • حاول معرفة ما إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به لإقناع الشخص بالبقاء.
  • اسأل ما إذا كانوا قد أبلغوا أي من زملائهم بالفعل.
  • اكتشف متى يخططون للمغادرة.

إذا لم يبلغوا أي من زملائهم حتى الآن، قد يكون من الجيد أن يطلب منهم التوقف لمدة يوم أو يومين بينما تجد أفضل طريقة للإعلان عن ذلك. هذا أيضا يعطيك الوقت لتضعا معا عرضاً مضاداً، إذا اخترت أن تفعل ذلك. المزيد عن ذلك في القسم التالي:

2. كيف تضعا معا عرضاً مضاداً

إذا كان الموظف ذو قيمة كبيرة لنشاطك التجاري، يمكنك التفكير في تقديم عرض مضاد. ويمكن أن تكون هذه الاستراتيجية ناجحة في حوالي ثلثي الحالات، وفقا لمسح أجرته المجموعة الإبداعية. ولكن ذلك يعتمد كثيرا على وضع الموظف، وهذا هو السبب في أن جمع المعلومات في المحادثة الأولية مهم.

إذا كان موظفك يحلم دائما بأن يكون صحفيا وقد دخل المنافسة على مستوى المبتدئين في صحيفة نيويورك تايمز، على سبيل المثال، ربما لا يوجد عرض مضاد في العالم يمكن أن يقنعه بالبقاء في شركة المحاسبة الصغيرة لديك. لذلك لا تهتم بالعرض المضاد، فقط تمنى للشخص النجاح، واجعل الانتقال يبدو لطيفا للجميع، وحاول البقاء على اتصال للمستقبل.

ولكن هناك العديد من الحالات التي يمكن أن يكون فيها العرض المضاد فعالا. الأكثر وضوحا هو عندما يغادر الشخص بسبب عرض راتب أعلى في مكان آخر. عندئذ لديك خيار بسيط لاتخاذه: هل يمكنك أن تقدم عرض لمجاراة ذلك؟

ضع في اعتبارك ميزانيتك، وحاول إجراء بعض الأبحاث لمعرفة قيمة الموظف الحقيقية في سوق العمل. كم سيكون لديك لدفعه لتوظيف بديل نوعي؟ انه يستحق أن تدفع المزيد قليلا في نهاية ذلك لتجنب الاضطراب ونفقات التوظيف الجديد. لمزيد من التفاصيل حول هذا الموضوع، راجع البرنامج التعليمي السابق من سلسلة الموارد البشرية لدينا: 

ضع في اعتبارك أيضا أن سلم الراتب الخاص بك يجب أن يكون عادلا، لذلك إذا كنت تعطي زيادة كبيرة لموظف واحد، فإن الآخرين قد يتوقعون الشيء نفسه. وقد تكون هناك أيضا مشاكل معنوية إذا شعر الناس بأن عدم الولاء يكافأ أكثر من الولاء. حاول تحديد ما إذا كانت هناك أسباب أخرى وراء الراتب (عادة ما تكون هناك). إذا لم تتعامل مع ذلك، قد يغادر الموظف بعد عام، ولن يقدم لك العرض المضاد شيئا سوى تأجيل الحتمية مع تسجيل سابقة لإثارة الأشخاص الذين يرغبون في المغادرة.

ماذا لو كان الشخص يغادر لسبب مختلف؟ الخبر السار هو أن العروض المضادة ليست فقط حول المال. لذلك يمكن أن تكون مبدعاً  وتفكر بطرق لحل مشكلة هذا الشخص بطريقة تساعده على البقاء معك.

إذا كانوا يغادرون لرعاية قريب مريض، على سبيل المثال، فإن تقديم المزيد من المال من غير المرجح أن يحدث فرقا، بل وربما يسيء إليه. لكن العرض المضاد يمكن أن ينطوي على منحهم المزيد من المرونة للعمل من المنزل أو العمل بساعات مختلفة حتى يتمكنوا من تنسيق الرعاية مع شريك أو ربما تحويلها إلى ترتيبات مستقلة أو عقد حيث يعملون معك عندما يكونون قادرين على ذلك.

هذا مجرد مثال، وبالطبع تحتاج إلى النظر بعناية ما إذا كانت الشروط التي تقدمها سوف تخدم عملك أم لا. ولكن النقطة هي النظر فيما إذا كان يمكنك التعامل مع أسباب الموظف للخروج بطريقة تجعل الجميع سعداء. حاول القيام بذلك بأسرع وقت ممكن - خلال يوم أو يومين من تلقي الأخبار. إذا تأخرت وقتا طويلا، فإن هذه الخطوة تصبح أمرا واقعا، وحتى العرض المعقول من غير المرجح أن يغير الأمور.

3. ترتيب التسليم

إذا رفض الشخص عرضك المضاد، فلا تضيع وقتا أطول في التفاوض. تقبل فقط أنه يغادر واعمل بسرعة لضمان سلاسة التسليم. وهذا ينطوي على القيام بما يلي:

إنشاء جدول زمني

في بعض الصناعات التي يحصل فيها الموظفون على بيانات حساسة جدا، يطلب أصحاب العمل أحيانا منهم المغادرة فورا، ولكن بشكل عام، تريد أن تستهدف فترة تسليم أطول ما يمكن. العضو المهم في فريقك يحمل الكثير من المعرفة معه، وسوف تحتاج إلى الوقت للتأكد من أنك لم تفقد كل شيء عندما خرج من الباب.

ابدأ عملية التوظيف فورا

على افتراض أن عليك أن تتعاقد مع بديل، ابدأ هذه العملية على الفور. الوضع المثالي هو أن يكون بديلا عين قبل مغادرة الشخص، حتى يتمكن من تدريب هذا الشخص مباشرة. بسبب الوقت الذي يستغرقه توظيف الموظفين، قد لا يكون ذلك ممكنا، ولكن البدء في وقت مبكر على الأقل سوف يؤدي الى تقليل الفجوة، ما لم يكن شيء آخر.

ابدأ بالنظر في ما إذا كان بإمكان أي شخص داخل الشركة أن يقوم بالدور، اسأل عما إذا كان يرغب في التقدم بطلب. الترقيات الداخلية كبيرة لمعنويات الموظفين والاحتفاظ بهم. وإلى جانب ذلك، وجدت بعض أبحاث جامعة وارتون أن التعيينات الداخلية تميل إلى أن تتفوق على المستخدمين الخارجيين، على الأقل خلال العامين الأولين، حتى أن التكلفة أقل.

يمكنك أيضا أن تسأل الناس ما إذا كانوا يرغبون في تولي أي من المهام الفردية للموظف المغادر. وهذا قد يجعل التسليم أسهل لأنه يمكن القيام به مباشرة.

وثق كل شيء

إذا لم يكن باستطاعة الموظف تدريب البديل مباشرة، فمن المهم توثيق كل ما يفعله بوضوح حتى يتمكن الشخص التالي من تولي المسؤولية في نهاية المطاف.

حاول أن تشارك في هذا بنفسك، أو تفوض شخص آخر من موظفيك للقيام بذلك. تريد شخصا ما يفهم وثائق التسليم ويكون قادراً على أن يشرح شخصيا للبديل، بدلا من مجرد تقديم كتلة من الملفات والملاحظات له.

4. قم بالعمل الورقي

ستكون هناك أيضا بعض الأمور الإدارية التي يجب القيام بها قبل مغادرة الموظف. قد تختلف تفاصيل بعضها اعتمادا على المكان الذي تستند إليه وأية قوانين توظيف ذات صلة، ولكن إليك عينة:

اعمل أي فواتير لازمة للضرائب

قد تحتاج إلى ملء النماذج الضريبية عند مغادرة الموظف. في المملكة المتحدة، على سبيل المثال، يجب على أصحاب العمل إكمال استمارة P45 تبين مقدار الضريبة التي تم دفعها حتى الآن في السنة الضريبية، مع نسخة واحدة تذهب إلى السلطات الضريبية وغيرها من النسخ للموظف.

استعد مملوكات الشركة

ربما تكون قد أعطيت الموظف كمبيوتر محمول للشركة لاستخدامه في المنزل أو غيرها من الممتلكات. تأكد من أن لديك جرد واضح مما يملك، وتأكد من انها سلمت مرة أخرى في الوقت المناسب.

معالجة الرواتب النهائية وتنظيم المزايا

ستحتاج إلى حساب الراتب النهائي للموظف والتأكد من دفعه في الوقت المحدد، وكذلك أي مكافآت معلقة أو مبالغ أخرى مستحقة.

أيضا احسب ما سيترتب من مزايا الشركة للموظف: هل يحتفظ بإمكانية الوصول إلى أي منها، مثل الرعاية الصحية، أو أنها تنتهي في يوم المغادرة؟ ماذا يجب أن تفعل مع حساب التقاعد للموظف، لضمان أن يتم إيقاف المساهمات ولكن يتم الحفاظ على أموال الموظف في المستقبل؟ كم عدد أيام الإجازات التي أخذها الموظف، وهل تحتاج إلى دفعها لأي وقت غير مستخدم؟

تأكد من أن الموظف على دراية بما سيحدث، وأن تلتزم بالقواعد واللوائح المحلية. لمزيد من المعلومات، راجع البرامج التعليمية التالية:

تغطية العناصر القانونية

من الممارسة السليمة أن تطلب من الموظف أن يقدم الاستقالة كتابة، فقط في حالة ظهور أي نزاع في وقت لاحق حول كيفية انتهاء العمل. تحقق أيضا من قوانين التوظيف في بلدك لمعرفة ما إذا كانت هناك أي إشعارات قانونية يطلب منك منحها للموظف عند مغادرته. ومراجعة اتفاقيات السرية والوثائق القانونية الأخرى التي وقع عليها الموظف، للتأكد من أنكما على حد سواء متفقان حول كيفية تطبيقها بعد أن غادر الشخص.

إنهاء الوصول

قد يبدو ثانوياً، ولكن في اليوم الأخير للموظف، تأكد من إلغاء الوصول إلى جميع أنظمة الكمبيوتر الخاصة بك وكذلك جمع أي بطاقات أو مفاتيح تعطي امكانية الوصول إلى الممتلكات المادية الخاصة بك. قد تثق في ذلك الموظف، ولكن مع مرور الوقت، وجود مجموعة من الموظفين السابقين لديهم امكانية الوصول إلى حسابات الشركة والمباني سيخلق خطرا أمنيا كبيرا.

ضع علامة على المناسبة

بغض النظر عن ظروف المغادرة، قم بتنظيم نوع من الحدث لتشكر الشخص على خدمته وتمنى له التوفيق كلمسة لطيفة منك. ذلك يدل على أنك تقدر ليس فقط الموظف المغادر ولكن كل الموظفين القائمين على رأس عملهم.

5. قم بإجراء مقابلة الخروج

الشيء الأخير الذي عليك القيام به قبل مغادرة الشخص هو إجراء مقابلة الخروج. يمكن أن تساعدك المعلومات التي تجمعها هنا على إجراء تحسينات وتقليل فرص مغادرة الموظفين الرئيسيين في المستقبل. وسوف تساعدك أيضا على الحصول على مزيد من الوضوح حول الدور نفسه وكيف يمكنك توظيف الأفضل والعمل مع الشخص البديل.

ستحتاج إلى طرح المزيد من الأسئلة حول أسباب الاستقالة. (نعم، لقد غطينا ذلك من قبل، ولكن الآن بعد أن تم تأكيد المغادرة والموظف في طريقه للخروج، فإنه قد ينفتح أكثر ويعطي المزيد من التفاصيل). إسأل إذا كان أي شيء على وجه الخصوص أثار القرار لديه، وإذا كنت أنت أو أي مدراء أخرين كان بإمكانكم فعل أي شيء لمنعه.

اسأل عن كيفية العمل بشكل عام: أفضل الأجزاء والأسوأ، أي شيء ساعد أو أعاق الشخص عن القيام بعمله بشكل جيد. هل كانت الأهداف والمتطلبات واضحة؟ هل كانت الأجور والاستحقاقات تصل إلى مستوى التوقعات؟ هل كان لدى الشخص ما يكفي من التدريب والدعم؟

تم تصميم نموذج مقابلة الخروج من جامعة أديلفي للمنظمات غير الربحية، ولكن معظم الأسئلة ستكون مفيدة لأي نوع من الأعمال. استخدمه كدليل، وأضف الأسئلة الخاصة بك حسب الاقتضاء.

6. ماذا لو كنت تريد منه أن يغادر؟

حتى الآن، لقد تعاملنا مع السيناريو حيث الموظف الرئيسي يريد أن يغادر. ولكن ماذا لو كان العكس؟ ماذا لو كنت تريد مغادرة الشخص بسبب الأداء الضعيف؟

العديد من الخطوات هي نفسها، وخاصة في وقت لاحق منها مثل القيام بالاعمال الورقية، وتجهيز كشوف المرتبات والقيام بمقابلة الخروج. ولكن هناك بعض الاختلافات في وقت سابق.

على وجه التحديد، سوف تحتاج إلى توثيق كل شيء لتجنب دعوى قضائية بالفصل غير العادل. وعلاوة على ذلك، اتباع العملية الواضحة كما فيما يلي جيد ليس فقط لتجنب الدعاوى القضائية، ولكن أيضا لأنه يعطي الموظفين فرصة عادلة للتحسين والحفاظ على وظائفهم.

ابدأ بشكل غير رسمي

المرحلة الأولى عند اكتشاف مشكلات الأداء هي التحدث إلى الموظف وشرح أنه لا يلبي التوقعات.

في بعض الحالات، قد يكون ذلك كل ما هو مطلوب. قد لا يعرف الشخص حقا أن نوعا معينا من السلوك غير مقبول، وقد يفعل شيئا كان يتحمله صاحب عمل سابق. ببساطة التحدث إلى الموظف بشكل غير رسمي والشرح بوضوح وحزم ما تتوقع منه يمكن في كثير من الأحيان أن يكون كافيا لجعل الأشياء مرة أخرى تسير في المسار الصحيح. أو قد لا يكون لديه التدريب أو الدعم للقيام بالأشياء بالطريقة الصحيحة، لذلك تأكد من أن تسأل فيما إذا كان بحاجة إلى أي نوع من المساعدة.

إعطاء سلسلة من التحذيرات الرسمية

إذا استمر الأداء الضعیف، يكون قد حان الوقت لبدء الإجراءات التأدیبیة. هذا قد لا ينتهي بإقالة الشخص - حافظ على عقل منفتح وقم بإعطاء الشخص فرصة لتغيير الأمور حوله. يجب أن تسأل في كل مرحلة ما إذا كنت تستطيع أن تفعل أي شيء لمساعدته، أو ما إذا كان هناك أي شيء حول الطريقة التي يتم إعداد مكان العمل الذي يعيقه عن القيام بما هو مطلوب منه.

يجب أن يكون هناك سلسلة من تحذيرين أو ثلاثة، بحيث يتم إعطاء الموظف الوقت للقيام بعمله. في كل مرحلة، قم بتوثيق كل شيء خطيا: أرسل رسالة أو رسالة إلكترونية إلى الموظف تفيد بأن أدائه غير مرض، موضحا السبب بالضبط، وقم بدعوته إلى اجتماع لمناقشته.

خلال الاجتماع، أعطي الموظف فرصة لإعطاء تبريره للقصة وحافظ على تقديم الدعم أو التدريب لمساعدته على التحسين. بعد ذلك، أكتب له توثيق ما تم مناقشته وابني توقعاتكم الواضحة للتحسين في المستقبل.

هل لديك اجتماع مرعب

لا أحد يحب إقالة الناس، ولكن في بعض الأحيان يكون الخيار الوحيد الصحيح. إذا لم تعطي محاولاتك لمساعدة الموظف على التحسين أي تحسن كبير في النتائج، سيكون عليك إنهاء عمله.

لا توجد طريقة جيدة لعقد هذا النوع من الاجتماعات، ولكن عموما من الأفضل أن تكون مباشرة. ببساطة إعطاء الأخبار، والتي لا ينبغي أن تأتي بمثابة مفاجأة بعد كل التحذيرات التي أعطيت سابقا. قدم شرحا واضحا لأسباب الفصل واشرح ما سيحدث بعد ذلك.  

بعد ذلك، فإن الخطوات المتبعة هي إلى حد كبير نفس تلك المذكورة أعلاه في القسمين 4 و 5. ربط جميع الأمور الإدارية، وعقد مقابلة الخروج. الأسئلة التي تسألها في مقابلة الخروج ستكون مختلفة، ولكن لا يزال من المهم أن يكون ذلك. إن فهم ما حدث من وجهة نظر الموظف قد يساعدك على تجنب المشاكل المماثلة في المستقبل.

اتبع القانون

تختلف قوانين العمل باختلاف البلدان، وقد توجد في بعض الأماكن قواعد إضافية تتعلق بسلسلة الخطوات المحددة، والمعلومات التي يتعين عليك تقديمها للموظفين بشأن حقهم في أن تمثلهم نقابة عمالية، وما إلى ذلك. لذلك تأكد من البحث في القوانين المحلية الخاصة بك والقيام بكل شيء بحسب الكتاب.

استنتاج

في هذا البرنامج التعليمي، تعلمت كيفية التعامل مع السيناريو المؤلم حيث يريد موظف مهم الاستقالة . لقد غطينا أيضا الوضع الصعب من الاضطرار إلى إقالة شخص ما بسبب ضعف الأداء.

لقد تعلمت كيفية تقديم عروض مضادة، وترتيب عملية التسليم، وتنظيم بالأوراق وغيرها من التفاصيل الإدارية، وإجراء مقابلة الخروج. وقد تعلمت الخطوات الواجب اتباعها لتوثيق الأداء الضعيف ثم إنهاء وظيفة شخص ما.

في الجزء التالي من هذا الدليل الكامل حول الموارد البشرية للأعمال الصغيرة، سوف تتعلم كيفية التعامل مع بعض من أسوأ قضايا الموارد البشرية في الأعمال التجارية الصغيرة. نراكم مرة أخرى قريبا!

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.