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Umgang mit wichtigen Mitarbeitern, die kündigen möchten

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
What Are the Important HR Requirements for Small Business?
20 Worst Small Business HR Issues (+How to Deal With Them)

German (Deutsch) translation by Valentina (you can also view the original English article)

In der Geschäftswelt gibt es ein allgemeines Sprichwort: "Ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter." Was passiert also, wenn einer Ihrer wichtigsten Mitarbeiter kündigen möchte?

Obwohl der Rücktritt eines wichtigen Teammitglieds keine Neuigkeit ist, die jeder Geschäftsinhaber hören möchte, ist er ein unvermeidlicher Teil der Geschäftstätigkeit und muss keine Katastrophe sein. Wenn Sie mit der Situation gut umgehen, können Sie entweder den Mitarbeiter behalten oder einen reibungslosen Übergang sicherstellen, wenn er das Unternehmen verlässt.

In diesem Tutorial werden alle Schritte beschrieben, die Sie ausführen müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wir werden alles abdecken, von der Abwicklung des ersten Gesprächs über die Zusammenstellung eines Gegenangebots bis hin zur Organisation der Übergabe, zum Beenden der Unterlagen und zum Beenden des Interviews, falls sie sich dennoch für eine Abreise entscheiden. Im letzten Abschnitt werden wir uns auch mit einem verwandten Theme befassen: Was tun, wenn sich der Schuh auf dem anderen Fuß befindet und Sie derjenige sind, der einen Ihrer Mitarbeiter entlassen möchte?

How to handle employees that want to quitHow to handle employees that want to quitHow to handle employees that want to quit
Wie gehen Sie mit Mitarbeitern um, die kündigen möchten? (Fotoquelle)

Am Ende dieses Tutorials erfahren Sie, wie Sie effektiv mit dem Rücktritt oder der Kündigung eines Mitarbeiters umgehen können. Dies ist Teil einer größeren Reihe zu HR für kleine Unternehmen. Wir sprechen daher hauptsächlich darüber, wie ein Inhaber eines kleinen Unternehmens mit der Situation umgehen kann. In einem größeren Unternehmen gelten viele der gleichen Grundsätze, aber die Situation wird wahrscheinlich von verschiedenen Personen oder Abteilungen bhandelt.

1. Wie gehe ich mit dem ersten Gespräch um?

Wenn ein wichtiger Mitarbeiter Ihnen sagt, dass er gehen möchte, fühlt es sich möglicherweise wie ein Schlag ins Gesicht an. Die geschäftlichen Konsequenzen sind eine Sache, aber es kann auch das persönliche Gefühl der Ablehnung oder sogar des Verrats geben.

Wenn Sie jahrelang jeden Tag eng zusammenarbeiten, entwickeln Sie oft eine Beziehung, die sich sehr nach Freundschaft anfühlt. In kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern kann diese Beziehung noch enger werden und das Gefühl der Zusammenarbeit auf ein gemeinsames Ziel hin noch stärker werden, was die Trennung erschwert.

Es gibt auch oft eine Umhang-und-Dolch-Qualität für das Ganze - wenn Leute für einen neuen Job interviewen, tun sie dies normalerweise, ohne es Ihnen zu sagen, damit sie die Arbeitsbeziehung nicht verletzen, wenn die Dinge nicht klappen. Das bedeutet jedoch, dass sie sich, wenn sie die Nachrichten veröffentlichen, wie aus heiterem Himmel anfühlen und Sie sich fragen, wie lange sie das schon geplant haben.

All diese Gefühle sind natürlich, aber es ist wichtig, die Nachrichten ausgereift und verständnisvoll anzunehmen. Die Realität ist, dass die durchschnittliche Person heute 10 bis 15 Mal in ihrer Karriere den Job wechselt und fünf Jahre oder weniger in jedem Job verbringt. Während Sie alles tun möchten, um Ihre Mitarbeiter bei Laune zu halten und den Umsatz zu senken, werden die Mitarbeiter trotzdem gehen.

Oft gibt es auch nichts, was Sie hätten tun können, um dies zu vermeiden. Die Person möchte möglicherweise zu einer neuen Branche wechseln oder auf eine Gelegenheit zugreifen, die Ihr Unternehmen nicht bietet. Dann gibt es persönliche Gründe: Der Umzug eines Ehepartners in eine neue Stadt, ein kranker Verwandter, um den man sich kümmern muss, und so weiter. Es ist nicht nötig, es persönlich zu nehmen. Diese alte Linie "Du bist es nicht, ich bin es" ist manchmal wirklich wahr.

Beschuldigen, beschuldigen oder den Mitarbeiter auf keine andere Weise schlecht fühlen, wenn er etwas tut, zu dem er das Recht hat. Es ist in Ordnung zu sagen, dass Sie traurig oder enttäuscht sind, einen so wertvollen Mitarbeiter zu verlieren, aber stellen Sie sicher, dass Sie verstehen und sich freuen, dass er eine so verdiente neue Chance hat.

Versuchen Sie an dieser Stelle, einige Informationen zu sammeln, die für die nächsten Schritte hilfreich sind. Hier sind einige wichtige Punkte zu behandeln:

  • machen Sie sich die Gründe für die Abreise klar. Stellen Sie offene Fragen, um zusätzliche Gründe zu ermitteln, ohne zu aufdringlich zu sein oder die Person sich defensiv fühlen zu lassen.
  • versuchen Sie herauszufinden, ob Sie etwas tun können, um die Person zum Bleiben zu überreden.
  • fragen Sie, ob sie es bereits einem ihrer Kollegen erzählt haben.
  • finden Sie heraus, wann sie gehen wollen.

Wenn sie noch keinem ihrer Kollegen davon erzählt haben, kann es eine gute Idee sein, sie zu bitten, ein oder zwei Tage zu warten, während Sie herausfinden, wie Sie dies am besten ankündigen können. Dies gibt Ihnen auch Zeit, ein Gegenangebot zusammenzustellen, wenn Sie sich dafür entscheiden. Mehr dazu im nächsten Abschnitt:

2. Wie kann man ein Gegenangebot zusammenstellen?

Wenn der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen äußerst wertvoll ist, können Sie ein Gegenangebot unterbreiten. Laut einer Umfrage von The Creative Group kann diese Strategie in etwa zwei Dritteln der Fälle erfolgreich sein. Dies hängt jedoch stark von der Situation des Mitarbeiters ab. Deshalb ist es wichtig, im ersten Gespräch Informationen zu sammeln.

Wenn Ihr Mitarbeiter schon immer davon geträumt hat, Journalist zu sein, und beispielsweise eine wettbewerbsfähige Einstiegsposition bei der New York Times erreicht hat, gibt es wahrscheinlich kein Gegenangebot auf der Welt, das ihn dazu bringen könnte, bei Ihrer kleinen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu bleiben. Machen Sie sich also keine Gedanken über ein Gegenangebot - wünschen Sie der Person nur alles Gute, machen Sie den Übergang für alle angenehm und versuchen Sie, für die Zukunft in Kontakt zu bleiben.

Es gibt jedoch viele Situationen, in denen ein Gegenangebot wirksam sein kann. Das offensichtlichste ist, wenn die Person wegen eines höheren Gehaltsangebots anderswo abreist. Dann haben Sie eine einfache Entscheidung zu treffen: Können Sie es sich leisten, sie zu treffen?

Betrachten Sie Ihr Budget und versuchen Sie, Nachforschungen anzustellen, um den wahren Wert des Mitarbeiters auf dem Arbeitsmarkt herauszufinden. Wie viel müssten Sie bezahlen, um einen Qualitätsersatz zu mieten? Darüber hinaus lohnt es sich, ein wenig mehr zu zahlen, um die Störung und die Kosten einer neuen Einstellung zu vermeiden. Weitere Informationen zu diesem Theme finden Sie in diesem vorherigen Tutorial aus unserer HR-Reihe:

Denken Sie auch daran, dass Ihre Gehaltsskala fair sein sollte. Wenn Sie also einem Mitarbeiter eine große Gehaltserhöhung gewähren, können andere das Gleiche erwarten. Es kann auch moralische Probleme geben, wenn Menschen das Gefühl haben, dass Untreue mehr belohnt wird als Loyalität. Und versuchen Sie festzustellen, ob es andere Gründe gibt, die über das Gehalt hinausgehen (normalerweise). Wenn Sie diese nicht ansprechen, kann der Mitarbeiter ein Jahr später aus dem Unternehmen ausscheiden, und Ihr Gegenangebot hat lediglich das Unvermeidliche verzögert und gleichzeitig einen Präzedenzfall für die Erhebung von Gehaltserhöhungen für Personen geschaffen, die das Unternehmen verlassen möchten.

Was ist, wenn die Person aus einem anderen Grund abreist? Die gute Nachricht ist, dass es bei Gegenangeboten nicht nur um Geld geht. So können Sie kreativ werden und überlegen, wie Sie das Problem dieser Person so lösen können, dass sie bei Ihnen bleibt.

Wenn sie zum Beispiel gehen, um sich um einen kranken Verwandten zu kümmern, ist es unwahrscheinlich, dass das Anbieten von mehr Geld einen Unterschied macht, und es kann sie sogar beleidigen. Ihr Gegenangebot könnte jedoch darin bestehen, ihnen mehr Flexibilität bei der Arbeit von zu Hause aus oder bei unterschiedlichen Arbeitszeiten zu geben, damit sie die Pflege mit einem Partner koordinieren können, oder sie möglicherweise auf eine freiberufliche oder vertragliche Vereinbarung umzustellen, bei der sie nur dann für Sie arbeiten, wenn sie wieder in der Lage.

Dies ist nur ein Beispiel, und Sie müssen natürlich sorgfältig überlegen, ob die von Ihnen angebotenen Bedingungen für Ihr Unternehmen geeignet sind oder nicht. Es geht jedoch darum zu prüfen, ob Sie die Gründe des Mitarbeiters für das Ausscheiden auf eine Weise ansprechen können, die alle glücklich macht. Versuchen Sie dies so schnell wie möglich - innerhalb von ein oder zwei Tagen nach Erhalt der Nachrichten. Wenn Sie zu lange warten, wird der Umzug zu einer vollendeten Tatsache, und selbst ein vernünftiges Angebot wird wahrscheinlich nichts ändern.

3. Ordnen Sie die Übergabe an

Wenn die Person Ihr Gegenangebot ablehnt, verschwenden Sie keine Zeit mehr mit Verhandlungen. Akzeptieren Sie einfach, dass sie abreisen, und handeln Sie schnell, um eine reibungslose Übergabe zu gewährleisten. Dazu müssen Sie Folgendes tun:

Erstellen Sie eine Zeitleiste

In bestimmten Branchen, in denen Mitarbeiter Zugriff auf sehr sensible Daten haben, fordern Arbeitgeber sie manchmal auf, sofort zu gehen. Im Allgemeinen möchten Sie jedoch eine möglichst lange Übergabezeit anstreben. Ein wichtiges Mitglied Ihres Teams bringt viel Wissen mit sich, und Sie benötigen Zeit, um sicherzustellen, dass nicht alles verloren geht, wenn sie aus der Tür gehen.

Starten Sie den Einstellungsprozess sofort

Angenommen, Sie stellen einen Ersatz ein, starten Sie diesen Vorgang sofort. Die ideale Situation ist, einen Ersatz zu haben, bevor die Person geht, damit sie diese Person direkt trainieren kann. Aufgrund des Zeitaufwands für die Einstellung von Personal ist dies möglicherweise nicht möglich, aber ein frühzeitiger Start minimiert zumindest die Lücke, wenn nichts anderes.

Überlegen Sie zunächst, ob jemand im Unternehmen in die Rolle eintreten könnte, und fragen Sie, ob er sich bewerben möchte. Interne Beförderungen sind ideal für die Moral und Bindung der Mitarbeiter. Darüber hinaus haben einige Untersuchungen der Wharton University ergeben, dass interne Mitarbeiter zumindest in den ersten zwei Jahren tendenziell besser abschneiden als externe Mitarbeiter, während sie weniger kosten.

Sie können auch Personen fragen, ob sie eine der individuellen Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters übernehmen möchten. Dies kann die Übergabe erleichtern, da dies direkt erfolgen kann.

Alles dokumentieren

Wenn der Mitarbeiter keinen Ersatz direkt ausbilden kann, ist es wichtig, alles, was er tut, klar zu dokumentieren, damit die nächste Person schließlich übernehmen kann.

Versuchen Sie, sich selbst daran zu beteiligen, oder delegieren Sie eine andere Person in Ihrem Personal, um dies zu tun. Sie möchten, dass jemand die Übergabedokumente versteht und sie dem Ersatz persönlich erklären kann, anstatt sie nur mit einer Vielzahl von Dateien und Notizen zu versehen.

4. Machen Sie den Papierkram

Es werden auch einige administrative Dinge zu tun sein, bevor der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Die Details einiger von ihnen können je nach Standort und einschlägigen Arbeitsgesetzen variieren. Hier ein Beispiel:

Nehmen Sie die erforderlichen Steuererklärungen vor

Möglicherweise müssen Sie Steuerformulare ausfüllen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. In Großbritannien müssen Arbeitgeber beispielsweise ein P45-Formular ausfüllen, aus dem hervorgeht, wie viel Steuer bisher im Steuerjahr gezahlt wurde, wobei eine Kopie an die Steuerbehörden und eine andere Kopie an den Arbeitnehmer geht.

Unternehmenseigentum wiederherstellen

Möglicherweise haben Sie dem Mitarbeiter einen Firmen-Laptop zur Verwendung zu Hause oder eine andere Immobilie gegeben. Stellen Sie sicher, dass Sie ein klares Inventar darüber haben, wem was gehört, und stellen Sie sicher, dass alles rechtzeitig zurückgegeben wird.

Verarbeiten Sie die endgültige Gehaltsabrechnung und organisieren Sie die Leistungen

Sie müssen den endgültigen Gehaltsscheck des Mitarbeiters berechnen und sicherstellen, dass er pünktlich bezahlt wird, sowie alle ausstehenden Boni oder anderen fälligen Beträge.

Finden Sie auch heraus, was mit den Unternehmensleistungen des Mitarbeiters passieren wird: Behalten sie den Zugang zu einem von ihnen, z. B. zur Gesundheitsversorgung, oder kündigen sie am Tag der Abreise? Was müssen Sie mit dem Rentenkonto des Mitarbeiters tun, um sicherzustellen, dass die Beiträge eingestellt werden, das Geld des Mitarbeiters jedoch für die Zukunft erhalten bleibt? Wie viele Urlaubstage hat der Mitarbeiter genommen und müssen Sie diese für nicht genutzte Zeit bezahlen?

Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter weiß, was passieren wird, und dass Sie die lokalen Regeln und Vorschriften einhalten. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Tutorials:

Decken Sie die rechtlichen Dinge

Es ist empfehlenswert, den Mitarbeiter zu bitten, den Rücktritt schriftlich zu stellen, falls später Streitigkeiten über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses auftreten. Überprüfen Sie auch die Arbeitsgesetze in Ihrem Land, um festzustellen, ob es rechtliche Hinweise gibt, die Sie dem Mitarbeiter beim Verlassen des Landes geben müssen. Überprüfen Sie die Vertraulichkeitsvereinbarungen und andere vom Mitarbeiter unterzeichnete rechtliche Dokumente, um sicherzustellen, dass Sie beide wissen, wie sie sich nach dem Verlassen der Person bewerben.

Zugriff beenden

Es mag kleinlich erscheinen, aber stellen Sie am letzten Tag des Mitarbeiters sicher, dass Sie den Zugriff auf alle Ihre Computersysteme widerrufen und alle Karten oder Schlüssel sammeln, die den Zugriff auf Ihr physisches Eigentum ermöglichen. Sie können diesem bestimmten Mitarbeiter vertrauen, aber im Laufe der Zeit wird ein großes Sicherheitsrisiko entstehen, wenn mehrere ehemalige Mitarbeiter Zugriff auf Unternehmenskonten und Gebäude haben.

Markieren Sie den Anlass

Unabhängig von den Umständen der Abreise ist es eine nette Geste, eine Veranstaltung zu organisieren, um der Person für ihren Service zu danken und ihnen alles Gute zu wünschen. Es zeigt nicht nur dem ausscheidenden Mitarbeiter, sondern allen Ihren vorhandenen Mitarbeitern, dass Sie ihre Arbeit schätzen.

5. Führen Sie ein Exit-Interview durch

Das Letzte, was Sie tun müssen, bevor die Person geht, ist ein Exit-Interview zu führen. Die Informationen, die Sie hier erhalten, können Ihnen helfen, Verbesserungen vorzunehmen und die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass wichtige Mitarbeiter in Zukunft das Unternehmen verlassen. Es wird Ihnen auch helfen, klarer über die Rolle selbst und darüber zu werden, wie Sie den Ersatz der Person am besten einstellen und damit arbeiten können.

Sie möchten mehr über die Gründe für den Rücktritt erfahren. (Ja, wir haben das bereits behandelt, aber jetzt, da die Abreise bestätigt ist und der Mitarbeiter auf dem Weg nach draußen ist, kann er sich mehr öffnen und weitere Details angeben.) Fragen Sie, ob etwas Besonderes die Entscheidung ausgelöst hat und ob Sie oder eine andere Person Manager hätten alles tun können, um dies zu verhindern.

Fragen Sie nach, wie der Job im Allgemeinen war: die besten und die schlechtesten Teile, alles, was der Person geholfen oder sie daran gehindert hat, ihre Arbeit gut zu machen. Waren die Ziele und Anforderungen klar? Entsprachen die Bezahlung und die Leistungen den Erwartungen? Hatte die Person genug Training und Unterstützung?

Diese Exit-Interview-Vorlage der Adelphi University ist für gemeinnützige Organisationen konzipiert, aber die meisten Fragen sind für jede Art von Geschäft nützlich. Verwenden Sie es als Leitfaden und fügen Sie gegebenenfalls Ihre eigenen Fragen hinzu.

6. Was ist, wenn Sie möchten, dass sie gehen?

Bisher haben wir uns mit einem Szenario befasst, in dem ein wichtiger Mitarbeiter das Unternehmen verlassen möchte. Aber was ist, wenn es umgekehrt ist? Was ist, wenn Sie die Person wegen schlechter Leistung entlassen möchten?

Viele der Schritte sind die gleichen, insbesondere die späteren, z. B. Papierkram erledigen, Gehaltsabrechnung bearbeiten und ein Exit-Interview führen. Aber es gibt früher einige Unterschiede.

Insbesondere müssen Sie alles dokumentieren, um eine Klage wegen ungerechtfertigter Entlassung zu vermeiden. Außerdem ist es nicht nur gut, einem klaren Prozess wie dem folgenden zu folgen, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, sondern auch, weil es den Mitarbeitern eine faire Chance gibt, ihre Arbeit zu verbessern und zu behalten.

Informell starten

Wenn Sie Leistungsprobleme erkennen, müssen Sie zunächst mit dem Mitarbeiter sprechen und ihm erklären, dass er die Erwartungen nicht erfüllt.

In einigen Fällen ist dies möglicherweise alles, was benötigt wird. Die Person weiß möglicherweise wirklich nicht, dass eine bestimmte Art von Verhalten nicht akzeptabel ist, und sie tut möglicherweise etwas, das von einem früheren Arbeitgeber toleriert wurde. Nur informell mit dem Mitarbeiter zu sprechen und klar und deutlich zu erklären, was Sie von ihm erwarten, kann oft genug sein, um die Dinge wieder in Gang zu bringen. Oder sie verfügen möglicherweise nicht über die Schulung oder Unterstützung, um die Dinge richtig zu machen. Fragen Sie daher unbedingt, ob sie Hilfe benötigen.

Geben Sie eine Reihe von formalen Warnungen

Wenn die schlechte Leistung anhält, ist es Zeit, Disziplinarverfahren einzuleiten. Dies kann immer noch nicht dazu führen, dass die Person gefeuert wird - seien Sie offen und geben Sie der Person die Möglichkeit, die Dinge umzudrehen. Fragen Sie in jeder Phase, ob Sie etwas tun können, um ihnen zu helfen, oder ob irgendetwas an der Art und Weise, wie der Arbeitsplatz eingerichtet ist, sie daran hindert, das zu tun, was von ihnen verlangt wird.

Es sollte eine Reihe von zwei oder drei Warnungen geben, damit der Mitarbeiter Zeit hat, die Dinge zu klären. Dokumentieren Sie in jeder Phase alles schriftlich: Senden Sie dem Mitarbeiter einen Brief oder eine E-Mail mit der Begründung, dass seine Leistung nicht zufriedenstellend ist, erklären Sie genau, warum und laden Sie ihn zu einer Besprechung ein, um darüber zu diskutieren.

Geben Sie dem Mitarbeiter während des Meetings die Möglichkeit, seine Seite der Geschichte zu erläutern, und bieten Sie weiterhin Unterstützung oder Schulungen an, um ihn bei der Verbesserung zu unterstützen. Schreiben Sie anschließend an sie, dokumentieren Sie, was besprochen wurde, und machen Sie Ihre Erwartungen an zukünftige Verbesserungen klar.

Haben Sie das gefürchtete Treffen

Niemand mag es, Leute zu feuern, aber manchmal ist das die einzige Option, die noch übrig ist. Wenn Ihre Versuche, dem Mitarbeiter zu helfen, sich zu verbessern, keine signifikante Verbesserung der Ergebnisse erbracht haben, müssen Sie sein Arbeitsverhältnis beenden.

Es gibt keine gute Möglichkeit, diese Art von Besprechung abzuhalten, aber im Allgemeinen ist es am besten, nur direkt zu sein. Geben Sie einfach die Nachrichten, die nach all den Warnungen, die Sie zuvor gegeben haben, nicht überraschen sollten. Geben Sie eine klare Erklärung für die Gründe für die Entlassung und erklären Sie, was als nächstes passieren wird.

Danach sind die folgenden Schritte weitgehend dieselben wie in den Abschnitten 4 und 5. Binden Sie alle administrativen Dinge zusammen und führen Sie ein Exit-Interview. Die Fragen, die Sie im Exit-Interview stellen, sind unterschiedlich, aber es ist immer noch wichtig, sie zu haben. Wenn Sie verstehen, was aus Sicht des Mitarbeiters schief gelaufen ist, können Sie ähnliche Probleme in Zukunft vermeiden.

Folgen dem Gesetz

Die Arbeitsgesetze variieren von Land zu Land, und an einigen Stellen gibt es möglicherweise zusätzliche Regeln, die sich auf die genaue Abfolge der Schritte, die Informationen, die Sie den Arbeitnehmern über ihr Recht auf Vertretung durch eine Gewerkschaft geben müssen, usw. beziehen. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre lokalen Gesetze recherchieren und alles nach dem Buch machen.

Abschluss

In diesem Tutorial haben Sie gelernt, wie Sie mit dem schmerzhaften Szenario umgehen, in dem ein wichtiger Mitarbeiter kündigen möchte. Wir haben auch die schwierige Situation behandelt, jemanden wegen schlechter Leistung entlassen zu müssen.

Sie haben gelernt, Gegenangebote zu machen, die Übergabe zu arrangieren, den Papierkram und andere administrative Details zu erledigen und ein Exit-Interview zu führen. Und Sie haben die folgenden Schritte gelernt, um eine schlechte Leistung zu dokumentieren und dann den Job einer anderen Person zu beenden.

Im nächsten Teil dieses vollständigen HR-Leitfadens für Kleinunternehmen erfahren Sie, wie Sie mit einigen der schlimmsten HR-Probleme in Kleinunternehmen umgehen. Bis bald!

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