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Cómo Manejar Empleados Importantes Que Quieren Renunciar

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
What Are the Important HR Requirements for Small Business?
20 Worst Small Business HR Issues (+How to Deal With Them)

Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

Hay un dicho común en el mundo de los negocios: "Un negocio es tan bueno como su gente." ¿Así que qué pasa cuando uno de tus empleados más importantes quiere renunciar?

Aunque la resignación de un miembro de equipo importante no es una noticia que ningún dueño de un negocio quiere escuchar, es una parte inevitable de hacer negocios, y no tiene que ser un desastre. Si manejas bien la situación, puedes retener al empleado o asegurar una transición suave cuando se vaya.

En este tutorial, veremos todos los pasos que necesitas tomar para asegurarte que las cosas vayan bien. Cubriremos todo desde manejar la conversación inicial y poner junta una contra oferta hasta arreglar la entrega, el papeleo de salida y la entrevista de salida si todavía deciden irse. Y, en la sección final, también veremos el problema relacionado: qué hacer cuando el zapato está en el otro pie y seas tú el que quiera despedir a uno de tus empleados.

How to handle employees that want to quitHow to handle employees that want to quitHow to handle employees that want to quit
¿Cómo manejarás a los empleados que quieren renunciar? (fuente de la foto)

Al final de este tutorial, estarás claro sobre cómo manejar la renuncia de un empleado o su terminación efectivamente. Esto es una parte de una serie más larga sobre HR para pequeños negocios, así que estaremos hablando principalmente sobre cómo un dueño de un pequeño negocio puede manejar la situación. En una compañía más grande, muchos de los mismos principios aplican, pero la situación probablemente se manejará por personas o departamentos diferentes.

1. Cómo Manejar la Conversación Inicial

Cuando un empleado clave te dice que quiere irse, podría sentirse como una cachetada. Las consecuencias del negocio son una cosa, pero también podría haber los sentimientos personales de rechazo e incluso traición.

Después de todo, cuando trabajas juntos cada día por años, pronto desarrollarás una relación que se sienta muy parecido a la amistad. En pequeños negocios con pocos empleados, esa relación puede ser más cercana y el sentido de trabajar juntos hacia una meta común incluso más fuerte, lo que hace la separación más difícil.

También hay muchas veces una calidad de manto y daga en toda la cosa - cuando las personas se entrevistan para un nuevo trabajo, usualmente lo hacen sin decírtelo, para no lastimar la actual relación de trabajo si las cosas no se dan. Pero eso significa que cuando si digan las noticias, se sienta como un rayo de la nada, y te dejen pensando cuánto tiempo han planeado esto.

Todos esos sentimientos son naturales, pero es importante aceptar las noticias en un sentido maduro y entendible. La realidad es que la persona promedio hoy en día cambia de trabajo de 10 a 15 veces en su carrera, pasando cinco años o menos en cada trabajo. Mientras quieras hacer todo lo posible para mantener a tus empleados felices y reducir la facturación, las personas igual se irán.

Muchas veces, no hay nada que hubieses podido hacer para evitarlo. La persona podría querer cambiar a una nueva industria o acceder a una oportunidad que tu compañía no ofrece. Después están las razones personales: una pareja se muda a una nueva ciudad, un familiar enfermo del cual cuidar, y mucho más. No hay necesidad de tomárselo personal. Esa vieja línea "No eres tú, soy yo" realmente es verdadera a veces.

Así que no acuses o le eches la culpa o hagas que el empleado se sienta mal por hacer algo que tienen el perfecto derecho de hacer. Está bien decir que estás triste o decepcionado de perder un empleado de tanto valor, pero ten por seguro seguir diciendo que entiendes y que estás contento por él de tener una tan buena oportunidad nueva.

Trata de recopilar algo de información en este punto para que sea útil para los próximos pasos que tengas que tomar. Aquí hay algunos puntos importantes a cubrir:

  • Sé muy claro sobre las razones para renunciar. Haz preguntas de respuesta abierta para tratar de obtener cualquier razón extra, sin ser muy intrusivo o hacer que la persona se sienta defensiva.
  • Trata de ver si hay algo que puedas hacer para convencer a la persona de que se quede.
  • Pregunta si ya le han dicho a alguno de sus colegas.
  • Averigua cuando planean irse.

Si no le han dicho todavía a ninguno de sus colegas, puede ser una buena idea pedirles que esperen un día o dos mientras buscas la mejor manera de anunciarlo. Esto también te da tiempo de juntar una contra oferta, si escoges hacer eso. Más sobre eso en la próxima sección:

2. Cómo Juntar una Contra Oferta

Si el empleado es extremadamente de valor para tu negocio, podrías considerar hacer una contra oferta. Esta estrategia puede ser exitosa en dos tercios de los casos, de acuerdo a una encuesta por The Creative Group. Pero depende mucho de la situación del empleado, por lo que es importante recopilar información en la conversación inicial.

Si tu empleado siempre ha soñado con ser un periodista y ha conseguido una posición de reporte de entrada competitiva en el The New York Times, por ejemplo, probablemente no haya contra oferta en el mundo que lo pueda persuadir de quedarse en tu firma pequeña de contabilidad. Así que no te preocupes con una contra oferta - solo desea bien a la persona, haz la transición cómoda para todos, y trata de mantenerte en contacto para el futuro.

Pero existen muchas situaciones en las cuales una contra oferta puede ser efectiva. La más obvia es cuando la persona se está yendo debido a un salario más alto en otro lugar. Entonces tienes una simple decisión que tomar: ¿puedes costear igualarlo?

Considera tu presupuesto, y trata de hacer algo de investigación para saber el verdadero valor del empleado en el mercado laboral. ¿Cuánto tienes que pagar para contratar a un reemplazo de calidad? Vale la pena pagar un poco extra encima de eso para evitar la ruptura y costo de hacer un nuevo contrato. Para más detalles sobre este tema, ve el tutorial anterior de las series HR:

También ten en mente que tu escala de pago debería ser justa, así que si le das un gran aumento de salario a un empleado, otros podrían esperar lo mismo. Podrían haber problemas morales si las personas sienten que la deslealtad es más recompensada que la lealtad. Y trata de establecer si hay razones por debajo más allá del salario (usualmente hay). Si no te diriges a ellas, el empleado podría dejarte un año más tarde y tu contra oferta no hizo nada sino retrasar lo inevitable mientras se establecía un precedente para darle aumentos a las personas que quisieran irse.

¿Qué hay si la persona que renuncia lo hace por una razón distinta? Las buenas noticias es que la contra oferta no solo se trata del dinero. Así que puedes ser creativo y pensar en maneras de solventar el problema de esa persona de una manera que la ayude a mantenerse contigo.

Si te están dejando para cuidar a un familiar enfermo, por ejemplo, ofrecer más dinero es improbable que haga una diferencia, e incluso podría ofenderlos. Pero tu contra oferta podría involucrar dejarles más flexibilidad para trabajar desde casa, o trabajar a diferentes horas para que pueda coordinar el cuidado con un compañero, o quizás cambiarlos a independiente o acuerdo de contrato donde puedan trabajar para ti cuando estén disponibles.

Éste es solo un ejemplo, y por supuesto necesitas considerar cuidadosamente si los términos que ofrecen funcionará para tu negocio o no. Pero el punto a considerar es que puedes dirigirte a las razones de tu empleado de dejarte de una manera que ponga a todo el mundo feliz. Trata de hacer esto tan rápido como sea posible - dentro de un día o dos de recibir las noticias. Si te tardas mucho, el movimiento se vuelve un fait accompli, e incluso una oferta razonable es improbable que cambie las cosas.

3. Arregla la Entrega

Si la persona rechaza tu contra oferta, no pierdas más timpo con la negociación. Solo acepta que están dejándote y actúa rápido para asegurar una suave entrega. Eso involucra hacer lo siguiente:

Establece una Línea de Tiempo

En ciertas industrias donde los empleados tienen acceso a cada dato sensible, los empleados a veces les piden que se vayan inmediatamente, pero en general, quieres tener de meta tanto tiempo de periodo de entrega como sea posible. Un miembro importante de tu equipo tiene muchos conocimiento consigo, y necesitarás tiempo para asegurarte que no se pierda todo cuando salgan por la puerta.

Empieza el Proceso de Contratación Inmediatamente

Asumir que estarás contratando un reemplazo, empieza ese proceso de inmediato. La situación ideal es tener un reemplazo alineado antes de que la persona se vaya, para que así puedan entrenar a esa persona directamente. Debido al tiempo involucrado en contratar al equipo, eso podría no ser posible, pero empezar temprano al menos minimizará el hueco, si no hay nada más.

Empieza al considerar si alguien dentro de la compañía podría seguir con el rol, y pregunta si les gustaría aplicar. Las promociones internas son increíbles para la moral y retención de los empleados. Y además, algo de investigación de la Universidad Wharton ha encontrado que las contrataciones internar tienden a sobre desempeñarse por encima de los reclutas externos, al menos por los primeros dos años, mientras que cuesta menos.

Podrías preguntarle a las personas si quisieran tomar cualquiera de las tareas individuales del empleado que se va. Eso podría hacer la entrega mucho más fácil porque podría hacerse directamente.

Documenta Todo

Si no puedes hacer que el empleado entrene a un reemplazo directamente, es importante documentar todo lo que hagan claramente para que la próxima persona pueda tomar el mando eventualmente.

Trata de involucrarte en esto, o delega a alguien más en tu equipo que lo haga. Quieres alguien que entienda los documentos de entrega y sea capaz de explicarlos en persona al reemplazo, en vez de solo presentarlos con una masa de archivos y notas.

4. Haz el Papeleo

También habrá algunas cosas administrativas que hacer antes de que el empleado se vaya. Los detalles de algunos de ellos podrían variar dependiendo en donde estés basado y cualquier ley de empleo relevante, pero aquí hay una prueba:

Haz Cualquier Presentación de Impuestos Necesarios

Podrías necesitar rellenar algunos formularios de impuestos cuando se va un empleado. En el Reino Unido, por ejemplo, los empleados deben completar un formulario P45 diciendo cuántos impuestos han sido pagados hasta ahora en el año de impuestos, con una copia yendo a las autoridades de impuestos y otras copias al empleado.

Recupera la Propiedad de la Compañía

Podrías haberle dado al empleado una laptop para que use en tu casa, u otra propiedad. Asegúrate que tengas un inventario claro de quién es dueño de qué, y asegúrate que todo se de en el tiempo.

Procesa el Pago Final y Organiza Beneficios

Necesitarás calcular el pago final del empleado y asegurarte que sea pagado a tiempo, como también cualquier bono extra u otros montos que se deban.

También investiga lo que pasará con los beneficios del empleado de la compañía: ¿retienen acceso a cualquiera de ellos, tal como la salud, o terminan en el día de la renuncia? ¿Qué necesitarás hacer con la cuenta de retiro del empleado, para asegurar que las contribuciones sean paradas pero que el dinero del empleado sea preservado para el futuro? ¿Cuántos días de vacaciones ha tomado el empleado, y necesitas pagarles por cualquier tiempo no usado?

Asegúrate que tu empleado esté consciente de lo que sucederá, y que estés de acuerdo con las reglas locales y las regulaciones. Para más, ve los siguientes tutoriales:

Cubre las Cosas Legales

Es buena práctica pedirle al empleado que ponga la renuncia en escrito, solo en caso de que cualquier altercado surja después sobre cómo terminó el empleo. También investiga las leyes de empleo en tu país para ver si hay cualquier noticia legal que sea requerida darle al empleado cuando te vayas. Y revisa los acuerdos de confiabilidad y otros documentos legales que hayan firmado los empleados, para asegurarte que ambos estén claros sobre cómo aplicarlos después de que la persona se haya ido.

Elimina el Acceso

Podría parecer pequeño, pero en el día final del empleado, asegúrate que le quites el acceso a todos los sistemas de tu computadora como también coleccionar cualquier carta o claves que den acceso a tu propiedad física. Puedes confiar en ese empleado en particular, pero con el tiempo, tener muchos ex empleados con acceso a las cuentas de tu compañía y edificios crearán un riesgo de seguridad grande.

Marca la Ocasión

No importa las circunstancias de la renuncia, organizar algún tipo de evento para agradecer a la persona por su servicio y desearles el bien es un buen toque. No solo muestra al empleado que se va sino a todos tus empleados existentes que valoras su trabajo.

5. Ejecuta una Entrevista de Salida

La cosa final que necesitas hacer antes de que la persona se vaya es conducir una entrevista de salida. La información que pongas aquí puede ayudarte hacer mejoras y reducir los chances de que los empleados claves te dejen en el futuro. También te ayudará a estar más claro sobre el rol en sí y cómo puedes contratar de mejor manera y trabajar con el reemplazo de la persona.

Querrás preguntar más sobre razones para la renuncia. (Si, hemos cubierto eso antes, pero ahora que la renuncia está confirmado y el empleado está de salido, podrían abrirse más y dar más detalles.) Pregunta si algo en particular ha hecho que se haga la decisión, y si tú u otros gerentes podrían haber hecho algo para prevenirlo.

Pregunta sobre cómo fue el trabajo en general: las mejores partes y las peores, cualquier cosa que ayudó u obstaculizó a la persona de hacer su trabajo bien. ¿Los objetivos y requerimientos fueron claros? ¿El pago y los beneficios complacieron las expectativas? ¿La persona tuvo suficiente entrenamiento y apoyo?

Esta plantilla de entrevista de salida de la Universidad de Adelphi está diseñada para organizaciones sin fines de lucro, pero la mayoría de las preguntas serán útiles para cualquier tipo de negocio. Úsalo como una guía, y añade tus propias preguntas como sea apropiado.

6. ¿Y Si Quieres Que Se Vayan?

Hasta ahora, hemos manejado un escenario en el cual el empleado clave quiera irse. ¿Pero y si es completamente al revés? ¿Y qué si quieres despedir a la persona por un desempeño pobre?

Muchos de los pasos son los mismos, especialmente los últimos tales como hacer trabajos de papeleo, procesar pagos y ejecutar una entrevista de salida. Pero hay algunas diferencias más temprano.

Específicamente, necesitarás documentar todo para evitar una demanda injusta. Y aparte, seguir un proceso claro como el siguiente es bueno no solo para evitar demandas, pero también porque le da al empleado un chance justo de mejorar y mantener sus trabajos.

Empieza Informalmente

La primera etapa cuando encuentras problemas de desempeño es hablarle al empleado y explicarle que no están completando las expectativas.

En algunos casos, eso podría ser todo lo que se necesita. La persona podría genuinamente no saber que un cierto tipo de comportamiento no es aceptable, y podrían estar haciendo algo que fue tolerado por un empleado anterior. Simplemente hablarle al empleado informalmente y explicarle claramente y firmemente lo que esperas de ellos puede muchas veces ser suficiente para que las cosas vuelvan al camino. O podrían no tener el entrenamiento o apoyo para hacer cosas de la manera correcta, así que asegúrate de preguntarles si necesitan cualquier tipo de ayuda.

Da Series de Advertencias Formales

Si un pobre desempeño continúa, es tiempo de empezar procedimientos disciplinarios. Esto podría todavía no terminar en despedir a la persona - mantén una mente abierta y dale a la persona la oportunidad de voltear las cosas. Sigue preguntando en cada etapa si puedes hacer algo para ayudarles, o si hay algo sobre la manera en que el lugar de trabajo está establecido que esté estorbando de hacer lo que es requerido para ellos.

Debería haber una serie de dos o tres advertencias, para que el empleado se le de tiempo de trabajar las cosas. En cada etapa, documenta todo en escrito: envía una carta o email al empleado diciendo que su desempeño no es satisfactorio, explicando exactamente por qué, e invitarlos a una reunión para discutirlo.

Durante la entrevista, dale al empleado una oportunidad de darles su lado de la historia y sigue ofreciéndoles apoyo o entrenamiento para ayudarles a mejorar. Después, escríbeles documentando lo que se discutió y haciendo tus expectativas para una mejora futura claras.

Ten La Reunión Temida

Nadie le gusta despedir a las personas, pero a veces esa será la única opción disponible. Si tus intentos de ayudar al empleado mejoran y no hay una mejora significativa en los resultados, entonces tendrás que terminar su empleo.

No hay una buena manera de sostener este tipo de reunión, pero generalmente es mejor solo ser directo. Simplemente da las noticias, las cuales no deberían venir como una sorpresa después de todas las advertencias que has dado previamente. Da una clara explicación de las razones para el despido y explica lo que pasará después.

Después de esto, los pasos a seguir son un poco los mismos como aquellos en las secciones 4 y 5. Ata todas las cosas administrativas, y sostén una entrevista de salida. Las preguntas que hagas en la entrevista de salida serán diferentes, pero todavía es importante tenerlas. Entendiendo lo que fue mal desde el punto de vista del empleado podría ayudarte a evitar problemas similares en el futuro.

Sigue la Ley

Las leyes de empleo varían por el país, y en algunos lugares podrían haber reglas adicionales en lugar para hacer las exactas series de pasos involucrados, la información que tienes que darle a los empleados sobre su derecho a ser representado como una unión de compartimiento, y más. Así que asegúrate que investigues tus leyes locales y hagas todo por el libro.

Conclusión

En este tutorial, has aprendido cómo manejar el escenario cruel en el cual un empleado importante quiere renunciar. También hemos cubierto la situación difícil de tener que despedir a alguien por un desempeño pobre.

Has aprendido sobre hacer contra ofertas, arreglar la entrega, hacer el papeleo y otros detalles administrativos, y ejecutar una entrevista de salida. Y has aprendido los pasos para seguir para documentar el desempeño pobre y después terminar el trabajo de alguien.

En la próxima parte de esta Guía Completa de Pequeños Negocios HR, aprenderás cómo manejar algunos de los peores errores HR en un pequeño negocio. ¡Nos vemos de nuevo pronto!

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