7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Small Business

Bagaimana menangani karyawan penting yang ingin berhenti

Scroll to top
Read Time: 14 mins
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
What Are the Important HR Requirements for Small Business?
20 Worst Small Business HR Issues (+How to Deal With Them)

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Anggun Cornelis (you can also view the original English article)

Ada pepatah umum dalam dunia bisnis: "bisnis sama baiknya dengan orang-orangnya." Jadi apa yang terjadi ketika salah satu karyawan kunci Anda ingin berhenti?

Meskipun pengunduran diri anggota penting tim tidak sebagian dari kabar setiap pemilik bisnis yang ingin mendengarkan, itu adalah bagian tak terhindarkan dari melakukan bisnis, dan tidak harus menjadi bencana. Jika Anda menangani situasi dengan baik, Anda dapat mempertahankan karyawan atau memastikan transisi mulus ketika mereka meninggalkan.

Dalam tutorial ini, kita akan melihat langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk memastikan bahwa hal-hal berjalan lancar. Kami akan mencakup segala sesuatu dari penanganan awal percakapan dan mendiskusikan bersama tawaran kontra untuk mengatur penyerahan, dokumen keluar dan keluar wawancara jika mereka masih memutuskan untuk meninggalkan. Dan, di bagian akhir, kita juga akan melihat masalah terkait: apa yang harus dilakukan ketika situasi berbalik dan kau satu-satunya orang yang ingin menyemangati salah satu karyawan Anda.

How to handle employees that want to quitHow to handle employees that want to quitHow to handle employees that want to quit
Bagaimana Anda berurusan dengan karyawan yang ingin berhenti? (sumber foto)

Pada akhir tutorial ini, Anda akan mengerti tentang bagaimana menangani karyawan yang melakukan pengunduran diri atau penghentian secara efektif. Ini adalah bagian dari rangkaian besar HR untuk usaha kecil, jadi kita berbicara terutama tentang bagaimana pemilik usaha kecil dapat menangani situasi ini. Dalam sebuah perusahaan besar, banyak dari prinsip-prinsip yang sama yanhg berlaku, tetapi mungkin situasi ini akan ditangani oleh orang yang berbeda atau departemen.

1. bagaimana menangani percakapan awal

Ketika seorang karyawan kunci memberitahu Anda bahwa mereka ingin mengundurkan diri, ini mungkin terasa seperti sebuah tamparan di wajah. Konsekuensi bisnis adalah satu hal, tetapi mungkin juga ada perasaan pribadi penolakan atau bahkan pengkhianatan.

Setelah semua, ketika Anda bekerja erat bersama-sama setiap hari selama bertahun-tahun, Anda akan sering mengembangkan hubungan yang terasa banyak seperti persahabatan. Dalam usaha kecil dengan beberapa karyawan, bahwa hubungan dapat lebih dekat dan rasa bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama bahkan lebih kuat, yang membuat pemisahan lebih keras.

Ada juga sering terjadi hal-hal yang bersifat rahasia — ketika orang melakukan wawancara pekerjaan baru, mereka biasanya melakukannya tanpa memberitahu Anda, sehingga mereka tidak terluka akan hubungan kerja jika ada hal-hal yang tidak berjalan dengan baik. Tetapi itu berarti bahwa ketika mereka menyampaikan kabar, sesuatu yang mendadak, dan Anda bertanya-tanya sudah berapa lama mereka merencanakan ini.

Semua ini merasa alami, tetapi penting untuk menerima kabar tersebut dengan pemahaman yang matang. Kenyataannya sekarang adalah orang rata-rata melakukan  perubahan pekerjaan 10 sampai 15 kali dalam karir mereka, menghabiskan lima tahun atau kurang dalam setiap pekerjaan. Meskipun Anda ingin melakukan segala sesuatu yang Anda bisa untuk menjaga karyawan Anda bahagia dan mengurangi perputaran, orang-orang masih akan mengundurkan diri.

Sering kali, juga, tidak ada yng bisa Anda lakukan untuk menghindarinya. Orang mungkin ingin beralih ke industri baru atau mengakses peluang yang perusahaan Anda tidak tawarkan. Lalu ada alasan pribadi: pasangan pindah ke kota baru, sakit yang butuh penanganan, dan sebagainya. Ada tidak perlu tersinggung. Bahwa lama pepatah "jika ini tidak Anda, berarti saya" kadang-kadang adalah suatu yang benar.

Jadi jangan menyalahkan, menuduh, atau dengan cara lain membuat karyawan merasa tidak enak untuk melakukan sesuatu yang mereka memiliki hak penuh untuk melakukan. Baik untuk mengatakan Anda sedih atau kecewa untuk kehilangan seorang karyawan yang berharga, tapi pastikan untuk menindaklanjuti dengan mengatakan bahwa Anda memahami dan bahagia kepada mereka untuk memiliki kesempatan baru yang lebih pantas.

Mencoba untuk mengumpulkan beberapa informasi saat ini lebih akan berguna untuk langkah berikutnya yang harus Anda ambil. Berikut adalah beberapa poin penting untuk menutupi.

  • Memahami dengan sangat jelas tentang alasan untuk mengundurkan diri. Mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka untuk mencoba memperoleh alasan tambahan, tanpa menjadi terlalu mengganggu atau membuat orang merasa defensif.
  • Mencoba untuk mencari tahu apakah ada sesuatu yang dapat Anda lakukan untuk meyakinkan orang untuk tetap bertahan.
  • Tanyakan jika mereka sudah memberitahu salah satu rekan-rekan mereka.
  • Ketahui kapan mereka berencana untuk mengundurkan diri.

Jika mereka belum mengatakan kepada salah satu rekan-rekan mereka, itu dapat menjadi ide yang baik untuk meminta mereka untuk menunda untuk satu atau dua hari sementara Anda mengetahui cara terbaik untuk mengumumkannya. Hal ini juga memberi Anda waktu untuk menempatkan bersama-sama menawarkan kontra, jika Anda memilih untuk melakukannya. Lebih pelajari di bagian berikutnya:

2. Bagaimana menyusun tawaran kontra

Jika karyawan sangat berharga untuk bisnis Anda, Anda dapat mempertimbangkan membuat tawaran kontra. Strategi ini dapat berhasil di sekitar dua-pertiga dari kasus, menurut sebuah survei oleh kelompok kreatif. Tetapi banyak tergantung pada situasi karyawan, itulah sebabnya mengapa penting untuk mengumpulkan informasi dalam percakapan awal.

Jika karyawan Anda yang selalu bermimpi menjadi seorang jurnalis dan telah mendapatkan posisi pelaporan entry-level yang kompetitif di The New York Times, misalnya, ada kemungkinan tidak ada tawaran kontrak di dunia yang bisa membujuk mereka untuk tetap bertahan di perusahaan akuntansi kecil Anda. Jadi jangan repot-repot dengan tawaran counter, hanya berharap orang baik, membuat transisi yang menyenangkan untuk semua orang, dan mencoba untuk tetap berhubungan untuk masa depan.

Tapi ada banyak situasi di mana tawaran kontra dapat efektif. Yang paling jelas adalah ketika orang meninggalkan karena menawarkan gaji yang lebih tinggi di tempat lain. Maka Anda memiliki pilihan yang sederhana untuk membuat: Dapatkah Anda mampu untuk perhitungkan itu?

Mempertimbangkan anggaran Anda, dan mencoba untuk melakukan riset untuk mengetahui nilai karyawan dalam pasar kerja. Berapa banyak Anda harus membayar untuk pengganti kualitas? Itu cukup membayar sedikit tambahan di atas itu untuk menghindari gangguan dan biaya pembuatan perekrutan baru. Untuk detail lebih lanjut tentang topik ini, lihat tutorial ini sebelumnya dari seri HR kami:

Juga perlu diingat bahwa skala gaji Anda harus adil, jadi jika Anda memberikan kenaikan gaji besar untuk satu karyawan, orang lain mungkin berharap yang sama. Mungkin juga ada masalah moral jika orang merasa bahwa ketidaksetiaan dihargai lebih dari kesetiaan. Dan mencoba untuk menentukan apakah ada alasan lain yang mendasari di luar gaji (biasanya ada). Jika Anda tidak menangani mereka, karyawan dapat meninggalkan setahun kemudian, dan tawaran kontrak Anda tidak melakukan apa pun tetapi menimbulkan penundaan yang tak terelakkan sementara menetapkan preseden untuk diberikan kepada orang-orang yang ingin meninggalkan.

Bagaimana jika orang meninggalkan untuk alasan yang berbeda? Kabar baiknya adalah bahwa kontra menawarkan tidak hanya tentang uang. Sehingga Anda bisa mendapatkan ide dan memikirkan cara untuk memecahkan masalah orang itu dengan cara yang membantu mereka untuk tetap bersama Anda.

Jika mereka sudah meninggalkan untuk mengurus saudara yang sedang sakit, misalnya, menawarkan lebih banyak uang mungkin untuk membuat perbedaan, dan bahkan mungkin menyinggung perasaan mereka. Tapi dengan  tawaran kontrak Anda bisa memberi mereka lebih banyak fleksibilitas untuk bekerja dari rumah, atau untuk bekerja dengan jam berbeda sehingga mereka dapat mengkoordinasikan perawatan dengan mitra, atau mungkin mengubah freelance mereka atau kontrak pengaturan tempat mereka bekerja untuk Anda hanya bila mereka mampu.

Ini adalah hanya sebuah contoh, dan tentu saja Anda perlu mempertimbangkan dengan hati-hati Apakah yang Anda tawarkan akan bekerja untuk bisnis Anda atau tidak. Tetapi intinya adalah untuk mempertimbangkan apakah Anda dapat mengatasi alasan karyawan untuk mengundurkan diri dengan cara yang membuat semua orang bahagia. Mencoba untuk melakukannya secepat mungkin, dalam satu hari atau dua setelah menerima berita. Jika Anda menunda terlalu lama, yang bergerak menjadi fait accompli, dan bahkan tawaran yang wajar tidak mungkin untuk mengubah segalanya.

3. Mengatur Penyerahan

Jika orang menolak tawaran kontrak Anda, Jangan buang waktu lagi dengan negosiasi. Hanya menerima bahwa mereka akan berangkat dan bertindak cepat untuk memastikan kelancaran penyerahan. Yang melibatkan melakukan hal berikut:

Menetapkan jadwal

Dalam industri tertentu dimana karyawan memiliki akses ke data yang sangat sensitif, majikan kadang-kadang meminta mereka untuk segera mengundurkan diri, tetapi secara umum, Anda ingin untuk tujuan penyerahan jangka panjang sebanyak mungkin. Anggota penting dari tim Anda membawa banyak pengetahuan dengan mereka, dan Anda akan perlu waktu untuk memastikan bahwa itu tidak hilang ketika mereka berjalan keluar dari ruangan.

Memulai proses perekrutan segera

Dengan asumsi bahwa Anda akan mempekerjakan pengganti, langsung mulai prosesnya. Situasi yang ideal adalah untuk memiliki deretan pengganti sebelum seseorang mengundurkan diri, sehingga mereka dapat melatih orang langsung. Karena waktu yang terpakai dalam mempekerjakan staf, yang tidak mungkin, tapi segera memulai setidaknya dapat meminimalkan kesenjangan, jika tidak ada yang lain.

Mulailah dengan mempertimbangkan apakah orang di dalam perusahaan dapat melangkah sesuai peran, dan bertanya apakah mereka akan seperti ketika mendaftar. Promosi internal bagus untuk semangat kerja karyawan dan retensi. Dan Selain itu, beberapa Penelitian Universitas Wharton telah menemukan bahwa merekrut internal cenderung mengungguli rekrut eksternal, setidaknya untuk dua tahun pertama, sementara biayanya lebih rendah.

Anda juga bisa bertanya pada orang apakah mereka ingin mengambil salah satu tugas individu karyawan. Yang dapat membuat serah terima lebih mudah karena dapat dilakukan secara langsung.

Mendokumentasikan segala sesuatu

Jika Anda tidak dapat memiliki karyawan yang melatih penggantinya langsung, penting untuk mendokumentasikan segala sesuatu yang mereka lakukan dengan jelas sehingga orang berikutnya dapat mengambil alih akhirnya.

Cobalah untuk terlibat dalam hal ini sendiri, atau mendelegasikan seseorang staf Anda untuk melakukannya. Anda ingin seseorang untuk memahami penyerahan dokumen dan mampu menjelaskan kepada mereka secara pribadi untuk penggantian, bukan hanya menyajikan mereka dengan file-file dan catatan.

4. melakukan dokumen

Juga akan ada beberapa hal administrasi yang harus dilakukan sebelum karyawan mengundurkan diri. Rincian beberapa dari mereka dapat bervariasi tergantung pada dimana Anda mendasarkan dan Peraturan Ketenagakerjaan yang relevan, tetapi di sini adalah contoh:

Membuat setiap pengajuan pajak yang diperlukan

Anda mungkin perlu untuk mengisi formulir pajak ketika seorang karyawan mengundurkan diri. Di Inggris, misalnya, majikan harus menyelesaikan Formulir P45 menyatakan berapa banyak pajak telah dibayar sejauh tahun pajak, dengan satu salinan akan otoritas pajak dan salinan-salinan lain kepada karyawan.

Memulihkan properti perusahaan

Anda mungkin telah memberikan karyawan perusahaan laptop untuk digunakan di rumah, atau properti lainnya. Pastikan bahwa Anda memiliki inventori yang jelas, siapa memiliki apa, dan pastikan itu semua diserahkan kembali pada waktunya.

Proses penggajian akhir dan mengatur manfaat

Anda harus menghitung gaji karyawan akhir dan memastikan itu dibayar pada waktunya, serta setiap bonus yang luar biasa atau jumlah lain.

Juga mengetahui apa yang akan terjadi dengan manfaat perusahaan bagi karyawan : apakah mereka mempertahankan akses ke salah satu dari mereka, seperti kesehatan, atau apakah mereka mengakhiri pada hari pengunduran diri? Apa yang perlu Anda lakukan dengan rekening pensiun karyawan, untuk memastikan bahwa kontribusi dihentikan, tetapi bahwa uang karyawan disimpan untuk masa depan? Berapa banyak hari libur  yang dimiliki karyawan, dan perlukah untuk membayar mereka setiap waktu yang tidak terpakai

Pastikan karyawan menyadari apa yang akan terjadi, dan bahwa Anda mematuhi peraturan lokal. Untuk selengkapnya, lihat tutorial berikut:

Mencakup hal-hal hukum

Itu adalah praktik yang baik untuk meminta karyawan untuk melakukan pengunduran diri secara tertulis, hanya dalam kasus sengketa muncul kemudian tentang bagaimana pekerjaan berakhir. Juga memeriksa hukum pekerjaan di negara Anda untuk melihat apakah ada hukum pemberitahuan Anda diminta untuk memberikan karyawan ketika mereka sudah mengundurkan diri. Dan meninjau perjanjian kerahasiaan dan dokumen lainnya yang ditandatangai karyawani, untuk memastikan bahwa Anda berdua mengerti tentang bagaimana mereka berlaku setelah orang telah mengundurkan diri.

Menghentikan akses

Itu mungkin tampak kecil, tetapi pada hari akhir karyawan, pastikan Anda membatalkan akses ke semua sistem komputer Anda serta pengumpulan atau kartu kunci yang memberikan akses ke properti fisik Anda. Anda mungkin percaya pada karyawan tertentu, tetapi dari waktu ke waktu, memiliki sekelompok ex-karyawan dengan akses ke akun perusahaan dan bangunan akan menciptakan resiko keamanan besar.

Tandai kesempatan

Tidak peduli keadaan keberangkatan, mengatur beberapa jenis acara mengucapkan terima kasih seseorang untuk layanan mereka dan ingin mereka juga tersentuh. Ini menunjukkan tidak hanya berangkat karyawan tetapi semua karyawan yang ada bahwa Anda menghargai pekerjaan mereka.

5. Jalankan Wawancara Keluar

Hal terakhir yang perlu Anda lakukan sebelum orang itu meninggalkan adalah untuk melakukan wawancara keluar. Informasi yang Anda dapat di sini dapat membantu Anda untuk membuat perbaikan dan mengurangi kemungkinani karyawan kunci mengundurkan diri di masa depan. Ini juga akan membantu Anda untuk mendapatkan lebih jelas tentang peran itu sendiri dan bagaimana Anda dapat perekrutan terbaik  dan bekerja dengan seseorang penggantian.

Anda akan ingin bertanya lebih lanjut tentang alasan-alasan pengunduran diri. (Ya, kita bahas itu sebelumnya, tapi sekarang mengkonfirmasi pengunduran diri dan karyawan ada di jalan keluar, mereka membuka lebih banyak dan memberikan rincian lebih lanjut.) Tanyakan jika sesuatu khususnya dipicu keputusan, dan jika Anda atau manajer lain bisa melakukan apa-apa untuk mencegahnya.

Bertanya tentang bagaimana pekerjaan secara umum: bagian-bagian terbaik dan terburuk, apa pun yang membantu ataumenghalangi dari melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Apakah tujuan dan persyaratan jelas? Adalah gaji dan manfaat sesuai harapan? Apakah orang yang memiliki cukup pelatihan dan dukungan?

Template wawancara keluar ini dari Adelphi University dirancang untuk organisasi nirlaba, tetapi sebagian besar pertanyaan akan berguna untuk semua jenis bisnis. Menggunakannya sebagai panduan, dan menambahkan pertanyaan Anda sendiri yang sesuai.

6. Bagaimana jika Anda ingin mereka untuk mengundurkan diri?

Sejauh ini, kami telah berurusan dengan sebuah skenario di mana karyawan kunci yang ingin mengundurkan diri. Tetapi bagaimana jika sebaliknya? Bagaimana jika Anda ingin untuk memecat orang dengan kinerja yang buruk?

Banyak langkah-langkah yang sama, terutama yang kemudian seperti mengerjakann dokumen, proses penggajian dan wawancara keluar. Tetapi ada beberapa perbedaan sebelumnya.

Khususnya, Anda akan perlu untuk mendokumentasikan segala sesuatu untuk menghindari gugatan yang tidak adil. Dan Selain itu, mengikuti proses yang jelas seperti di bawah ini baik tidak hanya untuk menghindari tuntutan hukum, tetapi juga karena itu memberi karyawan kesempatan yang adil untuk meningkatkan dan menjaga pekerjaan mereka.

Mulai secara informal

Tahap pertama ketika Anda melihat isu-isu kinerja adalah untuk berbicara kepada karyawan dan menjelaskan bahwa mereka sedang tidak memenuhi harapan.

Dalam beberapa kasus, yang mungkin semua yang diperlukan. Orang mungkin benar-benar tidak tahu tipe tertentu dari perilaku yang tidak dapat diterima, dan mereka mungkin melakukan sesuatu yang ditoleransi oleh bekas majikan. Hanya berbicara dengan karyawan secara informal dan menjelaskan dengan jelas dan tegas apa yang Anda harapkan dari mereka sering dapat cukup mendapatkan sesuatu kembali ke jalur. Atau mereka mungkin tidak memiliki pelatihan atau dukungan untuk melakukan hal-hal dengan cara yang benar, jadi pastikan untuk bertanya apakah mereka membutuhkan bantuan apapun.

Memberikan serangkaian peringatan resmi

Jika kinerja berlanjut, saatnya untuk memulai prosedur disipliner. Ini masih tidak mungkin berakhir dalam menyemangati orang — tetap berpikiran terbuka dan memberikan orang kesempatan untuk membalikkan keadaan. Terus meminta pada setiap tahap Apakah Anda dapat melakukan apapun untuk menolong mereka, atau apakah ada apa-apa tentang cara kerja yang menghambat mereka dari melakukan apa yang diperlukan dari mereka.

Harus ada rangkaian dua atau tiga peringatan, sehingga karyawan diberikan waktu untuk mengerjakan hal-hal tertentu. Pada setiap tahap, mendokumentasikan segala sesuatu secara tertulis: mengirim surat atau email ke karyawan menyatakan bahwa kinerja tidak memuaskan, menjelaskan persis mengapa, dan mengundang mereka ke pertemuan untuk membahas itu.

Selama pertemuan, memberi karyawan kesempatan untuk memberikan mereka sisi cerita dan terus menawarkan dukungan atau pelatihan untuk membantu mereka meningkatkannya. Setelah itu, menulis kepada mereka mendokumentasikan apa yang dibahas dan membuat harapan Anda untuk perbaikan masa depan jelas.

Memiliki Rapat yang Menakutkan

Tidak ada yang suka menyemangati orang-orang, tapi kadang-kadang yang akan menjadi satu-satunya pilihan kiri. Jika usaha Anda untuk membantu karyawan meningkatkan tidak menghasilkan perbaikan yang signifikan dalam hasil, maka Anda dapat menghentikan pekerjaan mereka.

Tidak ada cara yang baik untuk mengadakan pertemuan semacam ini, tetapi umumnya lebih baik hanya secar langsung. Hanya memberikan kabar, yang seharusnya tidak menjadi kejutan setelah semua peringatan yang diberikan sebelumnya. Memberikan penjelasan tentang alasan untuk pemecatan dan menjelaskan apa yang akan terjadi selanjutnya.

Setelah ini, langkah-langkah untuk diikuti cukup banyak yang sama seperti yang di atas di bagian 4 dan 5. Mengikat semua hal administrasi, dan terus  wawancara keluar. Pertanyaan yang Anda tanyakan dalam wawancara keluar akan berbeda, tetapi masih penting untuk memilikinya. Memahami apa yang salah dari sudut pandang karyawan dapat membantu Anda untuk menghindari masalah serupa di masa depan.

Mengikuti hukum

Undang-undang Perburuhan bervariasi setiap negara, dan di beberapa tempat yang mungkin ada aturan tambahan, informasi yang Anda miliki untuk diberikan kepada karyawan tentang hak mereka untuk direpresentasikan oleh buruh, dan sebagainya. Jadi pastikan Anda penelitian hukum lokal Anda dan melakukan segala sesuatu sesuai peraturannya.

Kesimpulan

Dalam tutorial ini, Anda telah belajar bagaimana untuk menangani skenario yang menyakitkan di mana karyawan penting ingin berhenti. Kita juga telah membahas situasi sulit harus memecat seseorang untuk kinerja yang buruk.

Anda telah belajar tentang membuat penawaran kontra, mengatur penyerahan, melakukan dokumen dan rincian administratif lainnya, dan menjalankan wawancara keluar. Dan Anda pelajari langkah-langkah yang harus dipelajari untuk dokumen yang kinerjanya buruk dan kemudian menghentikan pekerjaan seseorang.

Dalam bagian selanjutnya Panduan HR pada usaha kecil lengkap, Anda akan belajar bagaimana untuk menangani beberapa isu-isu HR yang terburuk di usaha kecil. Bertemu lagi segera!

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.