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Come gestire dipendenti importanti che vogliono andarsene

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
What Are the Important HR Requirements for Small Business?
20 Worst Small Business HR Issues (+How to Deal With Them)

Italian (Italiano) translation by Cinzia Sgariglia (you can also view the original English article)

C'è un detto comune nel mondo degli affari: "Un business vale quanto la sua gente". Quindi cosa succede quando uno dei tuoi dipendenti chiave vuole andarsene?

Anche se le dimissioni di un membro importante del team non sono una bella notizia che qualsiasi imprenditore voglia sentire, è una parte inevitabile del fare business, e non dev'essere un disastro. Se si gestisce bene la situazione, si può mantenere il dipendente oppure garantire una transizione agevole quando lasciano.

In questo tutorial, vedremo tutti i passaggi che è necessario intraprendere per garantire che le cose vadano bene. Parleremo di tutto, dal gestire la conversazione iniziale e mettere insieme una contro-offerta per organizzare il passaggio di consegne, i documenti di dimissioni e il colloquio  finale se sono ancora decisi a lasciare. E, nella sezione finale, vedremo anche un problema correlato: cosa fare quando la situazione è ribaltata e sei colui che vuole licenziare uno dei tuoi dipendenti.

How to handle employees that want to quit
Come gestirai i dipendenti che vogliono andarsene? (fonte foto)

Entro la fine di questo tutorial, ti sarà chiaro come gestire efficacemente le dimissioni o la risoluzione di un dipendente. Questo è parte di una più ampia serie sulle Risorse Umane per le piccole imprese, quindi stiamo parlando principalmente di come un piccolo imprenditore possa gestire la situazione. In una grande azienda, si applicano molti degli stessi principi, ma la situazione sarà probabilmente affidata a persone diverse o dipartimenti.

1. Come gestire la conversazione iniziale

Quando un dipendente chiave ti dice che vuole lasciare, può sembrare come ricevere uno schiaffo in faccia. Le conseguenze commerciali sono una cosa, ma ci possono essere anche i sentimenti personali di rifiuto o addirittura di tradimento.

Dopo tutto, quando lavori molto a stretto contatto insieme ogni giorno per anni, spesso svilupperai una relazione che  sembra molto di amicizia. Nelle piccole imprese con pochi dipendenti, quel rapporto può essere ancora più vicino e la sensazione di lavorare insieme verso un obiettivo comune ancora più forte, cosa che rende la separazione più difficile.

C'è anche spesso una qualità di spionaggio di tutta la faccenda — quando le persone fanno colloqui per un nuovo lavoro, solitamente lo fanno senza comunicartelo, così che non compromettono il rapporto di lavoro se le cose non funzionano. Ma ciò significa che quando danno la notizia, sembra come un fulmine a ciel sereno e sei lasciato chiederti da quanto tempo ne avevano l'intenzione.

Tutti questi sentimenti sono naturali, ma è importante accettare la notizia in modo maturo, comprensivo. La realtà è che la persona media oggi cambia lavoro da 10 a 15 volte nella loro carriera, trascorrendo cinque anni o meno in ogni lavoro. Mentre vuoi fare tutto ciò che puoi per mantenere i tuoi dipendenti felici e ridurre l'avvicendamento, le persone ancora ti lasceranno.

Spesso, troppo, non c'è niente che avresti potuto fare per evitarlo. La persona potrebbe voler passare a una nuova industria o accedere a un'opportunità che la tua azienda non offre. Poi ci sono motivi personali: un coniuge si sposta in una nuova città, un parente malato di cui prendersi cura e così via. Non c'è nessuna necessità di prenderla sul personale. Quella vecchia battuta "non è colpa tua, è mia" a volte è vera davvero.

Quindi non incolpare, accusare, o in qualsiasi altro modo far star male il dipendente per aver fatto qualcosa che hanno il diritto di fare. Va bene dire che sei triste o deluso di perdere un collaboratore tanto prezioso, ma sii sicuro di continuare dicendo di aver compreso e che sei felice per loro di avere una nuova opportunità ampiamente meritata.

Cerca di raccogliere alcune informazioni a questo punto che saranno utili per i prossimi passi che devi prendere. Qui ci sono alcuni punti importanti da coprire:

  • Metti bene in chiaro i motivi della partenza. Fai domande aperte per cercare di suscitare qualsiasi motivazione supplementare, senza essere troppo invadente o facendo mettere la persona sulla difensiva.
  • Cerca di scoprire se c'è qualcosa che puoi fare per convincere la persona a rimanere.
  • Chiedi se lo hanno già detto ai loro colleghi.
  • Scopri quando hanno in programma di lasciare.

Se non hanno ancora detto ad alcuno dei loro colleghi, può essere una buona idea di chiedergli di trattenersi per un giorno o due mentre decidi il modo migliore per annunciarlo. Anche questo ti dà il tempo di mettere insieme una contro-offerta, se scegli di farla. Di più su questo nella sezione successiva:

2. Come mettere insieme una contro-offerta

Se il dipendente è estremamente prezioso per il tuo business, puoi considerare di fare una contro-offerta. Questa strategia può avere successo in circa due terzi dei casi, secondo un sondaggio di The Creative Group. Ma dipende molto dalla situazione del dipendente, motivo per cui è importante raccogliere informazioni nella conversazione iniziale.

Se il vostro dipendente ha sempre sognato di essere un giornalista e ha ottenuto una posizione di reporter competitiva di base al The New York Times, per esempio, non c'è probabilmente nessun controfferta al mondo che potrebbe convincerli a rimanere presso la tua piccola ditta di contabilità. Quindi non perdere tempo con una contro-offerta — augura solo il bene alla persona, rendi la transizione piacevole per tutti e cerca di rimanere in contatto per il futuro.

Ma ci sono molte situazioni in cui una contro-offerta può essere efficace. La più evidente è quando la persona sta abbandonando a causa di una maggiore offerta di stipendio altrove. Allora hai una scelta semplice da fare: puoi permetterti di uguagliarla?

Considera il tuo budget e provare a fare qualche ricerca per capire il vero valore del dipendente nel mercato del lavoro. Quanto devi pagare per assumere un sostituto di qualità? Vale la pena di pagare un piccolo extra oltre a quello per evitare la rottura e la spesa per fare di una nuova assunzione. Per più particolari su questo argomento, vedi questo tutorial precedente dalla nostra serie sulle Risorse Umane:

Tieni anche a mente che la tua scala retributiva deve essere equa, così se dai un grande aumento a un dipendente, gli altri si possono aspettare lo stesso. Ci possono anche essere problemi di morale se le persone sentono che la slealtà è premiata più della fedeltà. E cercare di stabilire se ci sono altre ragioni sottostanti oltre allo stipendio (ci sono di solito). Se non si risolvono quelli, il dipendente può lasciare un anno più tardi e la tua contro-offerta non ha fatto nulla tranne ritardare l'inevitabile mentre stabilisce un precedente di dare un aumento alle persone che vogliono lasciare.

Cosa succede se la persona lascia per un motivo diverso? La buona notizia è che le contro-offerte non sono solo di soldi. Così puoi essere creativo e pensare a modi per risolvere il problema di quella persona in un modo che lo aiuti a stare con te.

Se se ne stanno andando per prendersi cura di un parente malato, per esempio, offrire più soldi è improbabile che faccia la differenza, e può anche offenderli. Ma la tuo contro-offerta potrebbe includere dargli una maggiore flessibilità per lavorare da casa, o per lavorare in diverse ore in modo che essi possono coordinare le cure con un partner, o forse cambiare a freelance o un contratto concordato dove lavorano per te solo quando sono in grado di farlo.

Questo è solo un esempio, e naturalmente è necessario considerare attentamente se i termini che offrite funzioneranno per il vostro business o no. Ma il punto è di considerare se è possibile risolvere i motivi del dipendente di lasciare in un modo che rende tutti felici. Prova a fare questo al più presto — entro un giorno o due dopo aver ricevuto la notizia. Se ritardi troppo a lungo, la mossa diventa un fatto compiuto, e anche un'offerta ragionevole è improbabile che cambi le cose.

3. Organizza ilpassaggio di consegne

Se la persona rifiuta la contro-offerta, non perdere altro tempo con la negoziazione. Accetta solo che stanno lasciando e agisci rapidamente per garantire un passaggio di consegne liscio. Che comporta quanto segue:

Stabilire una sequenza temporale

In alcuni settori dove i dipendenti hanno accesso ai dati molto sensibili, i datori di lavoro a volte chiedono loro di lasciare immediatamente, ma in generale, vuoi puntare per un periodo di passaggio di consegne più lungo possibile. Un membro importante del tuo team porta un sacco di conoscenza con sè, e avrai bisogno di tempo per garantire che non è tutto perso quando usciranno fuori dalla porta.

Avvia immediatamente il processo di assunzione

Supponendo che potrai assumere un sostituto, inizia subito quel processo. La situazione ideale è avere una sostituzione allineata prima che la persona lasci, così che possono istruire direttamente quella persona. A causa del tempo che comporta l'assunzione di personale, che non potrebbe essere possibile, ma partendo presto almeno ridurrà al minimo il divario, se non altro.

Inizia a esaminare se qualcuno all'interno dell'azienda potrebbe ricoprire il ruolo e chiedi se vorrebbero candidarsi. Le promozioni interne sono ottime per mantenere e per il morale dei dipendenti. E inoltre, alcune ricerche della Wharton University hanno trovato che le assunzioni interne tendono a superare le assunzioni esterne, almeno per i primi due anni, finché costano meno.

Potresti anche chiedere alle persone se vorrebbero prendere una qualsiasi delle singole attività del dipendente in partenza. Ciò può rendere più facile il passaggio di consegne perché può essere fatto direttamente.

Documenta ogni cosa

Se non puoi avere che il dipendente formi direttamente un sostituto, è importante documentare tutto ciò che fanno chiaramente affinché la prossima persona può sostituirlo alla fine.

Cerca di essere coinvolto in questo, o delega qualcun altro del tuo personale per farlo. Vuoi qualcuno che capisca il passaggio di consegne dei documenti e che sia in grado di spiegarlo in persona al sostituto, anziché solo presentandogli una massa di file e note.

4. Fai il lavoro di ufficio

Ci saranno anche alcune cose amministrative da fare prima che il dipendente lasci. I dettagli di alcuni di essi possono variare a seconda di dove ti trovi e di qualsiasi legge sul lavoro pertinente, ma ecco un esempio:

Fai qualsiasi dichiarazione dei redditi necessaria

Puoi aver bisogno di compilare dei moduli fiscali quando un dipendente lascia. Nel Regno Unito, per esempio, i datori di lavoro devono compilare un modulo P45 indicando quante tasse ha pagato finora durante l'anno fiscale, con una copia che va alle autorità fiscali e le altre copie al dipendente.

Recupera la proprietà dell'azienda

Puoi avere dato al dipendente un portatile aziendale da usare a casa, o altre proprietà. Assicurati di avere un inventario chiaro di chi possiede cosa e assicurati che sia tutto consegnato indietro in tempo.

Esamina l'ultima busta paga e organizza i benefit

È necessario calcolare lo stipendio finale del dipendente e garantire che venga pagato in tempo, così come qualsiasi bonus in sospeso o altri importi dovuti.

Capisci anche che cosa sta per accadere con i benefit aziendali del dipendente: mantengono l'accesso a qualsiasi di essi, come le cure sanitarie, o terminano il giorno della partenza? Che cosa devi fare con il conto pensionistico del dipendente, per garantire che i contributi siano cessati ma che i soldi del dipendente siano conservati per il futuro? Quanti giorni di vacanza ha preso il dipendente, e hai bisogno di pagarli per tutto il tempo inutilizzato?

Assicurati che il dipendente sia consapevole di ciò che accadrà, e che ti conformi alle norme e regolamenti locali. Per ulteriori informazioni, vedi le esercitazioni seguenti:

Includi le cose legali

È buona norma chiedere al dipendente di mettere le dimissioni in forma scritta, nel caso in cui qualsiasi controversia arrivi più tardi riguardo a come il lavoro sia stato ultimato. Controlla anche le leggi di occupazione nel tuo paese per vedere se ci sono eventuali note legali che sei tenuto a dare al dipendente quando se ne sta andando. E revisiona gli accordi di riservatezza e altri documenti legali che il dipendente ha firmato, per assicurarti che siete entrambi chiari su come si applicano dopo che la persona ha lasciato.

Termina la connessione

Può sembrare banale, ma l'ultimo giorno del dipendente, assicurati di revocare l'accesso a tutti i tuoi sistemi informatici così come la raccolta di eventuali schede o chiavi che consentono di accedere alla tua proprietà fisica. Puoi fidarti di quel determinato dipendente, ma nel corso del tempo, avere un mucchio di ex-dipendenti con accesso agli account aziendali ed edifici creerà un grave rischio di sicurezza.

Celebra l'occasione

Indipendentemente dalle circostanze della partenza, organizza qualche tipo di evento per ringraziare la persona per il loro servizio e augurargli il bene è un bel tocco. Mostra non solo al dipendente in partenza, ma a tutti i vostri dipendenti attuali che apprezzi il loro lavoro.

5. Fai un colloquio finale

L'ultima cosa che devi fare prima che la persona lasci è di condurre un colloquio finale. Le informazioni che raccogli qui possono aiutarti a fare dei miglioramenti e ridurre le possibilità che i dipendenti chiave lascino in futuro. Ti aiuterà anche a chiarire di più il ruolo stesso e come puoi assumere e lavorare meglio con il sostituto di quella persona.

Vorrai chiedere informazioni sui motivi delle dimissioni. (Sì, lo abbiamo coperto prima, ma ora che la partenza è confermata e il dipendente va via, possono aprirsi di più e darti maggiori dettagli.) Chiedi se qualcosa in particolare ha attivato la decisione, e se tu o qualsiasi altro manager avrebbe potuto fare qualcosa per impedirlo.

Chiedi come è stato il lavoro in generale: le parti migliori e le peggiori, tutto ciò che ha aiutato o ostacolato la persona da fare bene il suo lavoro. Erano chiari gli obiettivi e i requisiti? Erano la paga e benefit all'altezza delle aspettative? La persona aveva sufficiente formazione e supporto?

Questo modello di colloquio finale di Adelphi University è progettato per organizzazioni no profit, ma la maggior parte delle domande saranno utili per qualsiasi tipo di business. Usalo come una guida e aggiungi le tue domande all'occorrenza.

6. E se vuoi lasciarli andare?

Finora, abbiamo avuto a che fare con uno scenario in cui un dipendente chiave vuole lasciare. Ma cosa succede se è il contrario? E se si desidera licenziare la persona per scarso rendimento?

Molti dei passaggi sono gli stessi, soprattutto quelli successivi come fare il lavoro di ufficio, elaborazione paghe e fare un colloquio finale. Ma ci sono alcune differenze all'inizio.

In particolare, è necessario documentare tutto per evitare una licenziamento senza giusta causa. E poi, seguendo un processo chiaro come quello qui sotto è buono non solo per evitare azioni legali, ma anche perché dà ai dipendenti una buona possibilità di migliorare e mantenere il loro lavoro.

Inizia in modo informale

La prima tappa quando hai posto problemi di prestazioni è di parlare con l'impiegato e spiegare che non rispondono alle aspettative.

In alcuni casi, può essere tutto ciò che serve. La persona veramente non può sapere che un certo tipo di comportamento è inaccettabile, e che può fare qualcosa che è stato tollerato da un ex datore di lavoro. Semplicemente parlando al dipendente informalmente e spiegando chiaramente e fermamente quello che ti aspetti da loro può spesso essere sufficiente per ottenere le cose rimesse a posto. O non possono avere la formazione o il supporto per fare le cose nel modo giusto, quindi assicuratevi di chiedere se hanno bisogno di qualsiasi tipo di aiuto.

Dai una serie di avvisi formali

Se le scarse prestazioni continuano, è il momento di iniziare le procedure disciplinari. Questo ancora non può finire con il licenziamento della persona — mantieni una mente aperta e dai alla persona la possibilità di rimettere le cose a posto. Continua a chiedere in ogni fase se puoi fare qualcosa per aiutarli, o se c'è che qualcosa sul modo in cui il posto di lavoro è organizzato che li stia ostacolando dal fare ciò che è richiesto loro.

Ci dovrebbe essere una serie di due o tre avvisi, in modo che il dipendente abbia il tempo per sistemare le cose. In ogni fase, documentate tutto per iscritto: invia una lettera o un'email al dipendente affermando che la loro performance è insoddisfacente, spiegando esattamente perché e invitandoli a un incontro per discuterne.

Durante l'incontro, date al dipendente la possibilità di dare la loro versione della storia e mantenete un'offerta di supporto o formazione per aiutarli a migliorare. In seguito, scrivete loro documentando ciò che è stato discusso e rendendo le vostre aspettative per il futuro miglioramento chiare.

Avere il temuto incontro

A nessuno piace licenziare la gente, ma a volte questa sarà l'unica opzione rimasta. Se i tentativi di migliorare il dipendente non hanno dato alcun miglioramento significativo nei risultati, quindi dovrete terminare la loro occupazione.

Non c'è nessun buon modo per questo tipo di riunione, ma generalmente è meglio solo essere diretti. Semplicemente date la notizia, che non dovrebbe arrivare come una sorpresa dopo tutti gli avvisi che hai dato in precedenza. Date una chiara spiegazione dei motivi per il licenziamento e spiegate che cosa accadrà dopo.

Dopo questo, i passi da seguire sono praticamente gli stessi come quelli sopra nelle sezioni 4 e 5. Concludi tutte le cose amministrative e tieni un colloquio finale. Le domande che fai nel colloquio finale saranno diverse, ma è ancora importante di averlo. Capire cosa è andato storto dal punto di vista del dipendente può aiutarvi a evitare problemi simili in futuro.

Segui la legge

Le leggi sul lavoro variano da paese a paese e in alcuni punti ci possono essere ulteriori regole in vigore a che fare con la serie esatta di passaggi coinvolti, le informazioni che devi dare ai dipendenti sul loro diritto di essere rappresentati da un sindacato e così via. Quindi assicurati di ricercare le leggi locali e fai tutto da manuale.

Conclusione

In questo tutorial, hai imparato come gestire lo scenario doloroso in cui un dipendente importante vuole lasciare. Abbiamo coperto anche la difficile situazione di dover licenziare qualcuno per scarso rendimento.

Hai imparato a fare controfferte, organizzare il passaggio di consegne, fare il lavoro di ufficio e altri dettagli amministrativi e fare un colloquio finale. E che hai imparato i passi da seguire per documentare le prestazioni scarse e quindi terminare il lavoro di qualcuno.

Nella prossima parte di questa Guida completa alle Risorse Umane per le piccole imprese, imparerai come affrontare alcuni dei peggiori problemi delle Risorse Umane nelle piccole imprese. Ci vediamo presto!

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