كيف تدير جلسة عصف دماغي فعالة

العصف الدماغي طريقة مجربة وصالحة لتوليد الأفكار الجديدة – معظم الوقت. لكن هناك العديد من العوامل التي قد تعيق نجاح جلسة العصف الدماغي. مثلا:

• نقص التركيز (ما هي الغاية، بالضبط، من هذه الجلسة؟).
• نقص التنظيم (إلى أين متجهون، ولم؟).
• جمع الأناس غير المناسبين (إما على ارتباط كبير جدا، أو قليل جدا، أو غير مرتبطين بالقضية).
• المشاركون الذين يشعرون بالنقص الشديد بالقوة (أو بزيادة الكبيرة بالقوة).
• النقد الشديد المبكر (الهدف من العصف الدماغي تشجيع التفكير خارج النطاق المألوف). الفشل بتحضير المشاركين لما سيطلب منهم (قد يؤدي لحضور المشاركين غير مجهزين).
• سوء التمهيد (التمهيد فن – ويتطلب محترفين أحيانا).
• الخروج عن الموضوع (من السهل الانخراط في القضايا المحيطة بالموضوع الرئيسي).
• الفشل بالمتابعة (أنتجت جلستك أفكارا عظيمة لم تتم مناقشتها).

للتخطيط لجلسة عصف دماغي ناجحة مع نتائج مثلى، من المهم التطلع مقدما، اختيار الناس المناسبين للمشاركة والتمهيد، ومعرفة النتيجة المرجوة بالضبط.

في هذا الدليل التدريبي، ستتعلم كيفية العصف الدماغي بفاعلية كفريق: من مواجهة القضايا الأولية، إلى كيفية إدارة الجلسة بشكل جيد، تقييم الأفكار الفضلى التي تنتجها مجموعتك، وأخيرا اتخاذ القرار بأي الأفكار التي ترغب بتنفيذها.

قبل التخطيط لجلستك بخصوص العصف الدماغي

إليك ستة معايير مهمة يجب اعتبارها أولا بحيث تحضر لجلسة عصف دماغي مع أعلى فرصة للنجاح:

1.تأكد أنك بحاجة فعلا للعصف الدماغي

قد يكون العصف الدماغي وسيلة عظيمة لمساعدة فريقك بالشعور بالارتباط بالعملية. عندما تدعو للعصف الدماغي، فأنت تعلم الناس أنك منفتح على أفكارهم. لكن قبل الانطلاق، تأكد أن العصف الدماغي مناسب فعلا في هذه المرحلة من المشروع.

هل أنت منفتح فعلا على الأفكار الجديدة، أو تحاول الحصول على صفقة وفق الأمر الواقع؟ إذا توافرت لديك كافة تفاصيل المشروع، قد يكون العصف الدماغي غير مجد. ذلك أنه يضع توقعات غير واقعية بأن للموظفين رأي في اتجاه المشروع.

2. اكتب أهداف عصفك الدماغي(s)

تذكر، تحتاج لأهداف لكل من الجلسة نفسها ولما يتبعها. كل ما تقوم به قبل، خلال، وبعد جلسة العصف الدماغي يجب أن يعكس أهدافك. ففي النهاية، ما لم تعلم لم تقوم بالعصف الدماغي فلم عناء إجرائه؟ 

3. ليكن لديك وضوح حول الدخل الذي تريده

تأكد من معرفتك لنوع دخل العصف الدماغي الذي تبحث عنه وما هي الديناميكية المحتملة بين الشخصيات. عندما تعرف ذلك، يمكنك اختيار أفضل طرق العصف الدماغي لتناسب حاجاتك الخاصة.

على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لتضمين كامل الفريق – المدراء، المنفذين، وطاقم الدعم – فقد ترغب باختيار طريقة "الكتابة الدماغية". تسمح هذه الطريقة للأفراد بكتابة أفكارهم بدلا من التحدث بها. في بعض الحالات، قد يقلل هذا من التوتر ويخفض من القلق حول الظهور بمظهر "الأحمق" في نظر الزملاء أو المدراء. تعلم المزيد حول الكتابة الدماغية:

• 
  التفكير
  كيف تستخدم الكتابة الدماغية لتوليد الأفكار السريع
  ليزا جو رودي

4. ادع المشاركين المناسبين

بناء على فهمك للأهداف، والعملية، قم بإعداد قائمة المدعوين. ابذا أفضل جهد لضمان أن القائمة تحتوي الأفراد المرتبطين مباشرة بإدارة وتطبيق المشروع في بالك.

خلال اختيارك، فكر بديناميكية عملية العصف الدماغي. هل من المحتمل أن يقوم فرد ما بإبطاء العملية أو التسبب بخلافات؟ إذا كان ذلك، هل هو أو هي مهم لعملية العصف الدماغي؟

5. اختر موقعا يناسب مجموعتك بأفضل شكل

بناء على كل ما قمت به حتى الآن، اختر موقعا مريحا وملهما، لكن ليس مريحا جدا أو ملهما جدا بحيث ينام المشاركون، يبدؤوا بتفحص بريدهم الالكتروني، أو يخرجوا عن سياق الحديث.

بكلمات أخرى، غرفة الاجتماعات المريحة خيار جيد، لكن كثرة المناظر المريحة قد تكون ملهية. القهوة والوجبات جيدة، لكن قد يؤدي وجود بوفيه لمحادثات، إعادة ملء الصحون، وغيرها من النشاطات التي تلهي عن العملية.

6. اعمل بمساعدة منظم محترف

اختر منظما ذو خبرة حقيقية، مرتبطة بالعصف الدماغي والتدريب. أعط هذا الشخص كل المعلومات التي يحتاجها لإدارة المجموعة وقيادة العملية نحو الأهداف والخطط التي تفكر بها. إذا فكرت بالتنظيم، تعلم كل ما تستطيع تعلمه حول العملية بحيث تصبح قادرا على تشجيع الإبداع نحو جلسة عصف دماغي إيجابية، مفيدة وبشكل صحيح.

كيف تدير جلسة عصفك الدماغي بشكل صحيح

الآن دعنا نطلع على كيفية إدارة جلسة العصف الدماغي بفاعلية، من إعداد المشهد، للوصول لأفكار، تصنيفها، وحل القضايا كما يلزم.

1. حضر المشهد

قبل البدء بالعصف الدماغي، أعط مجموعتك المعلومات التي تلزمهم لينجحوا. ترتبط بعض هذه المعلومات بعملية العصف الدماغي – وبعضها بالراحة الشخصية! تأكد من تغطية الأساسيات:

• قم بإعداد المشهد بعرض أهدافك، وصف عملية العصف الدماغي والتوقعات من النشاطات التي ستتبع الاجتماع، وأشر بوضوح للمخطط الذي ستنفذ به هذه التوقعات.
• شارك المعلومات الحرجة التي تلزم لفريقك: موقع الحمامات، خطط استراحات الطعام، زمن الإنهاء المتوقع، الافتراضات المتعلقة باستخدام الهواتف الخليوية، توافر القهوة، الخ. إذا فشلت بتقديم هذه المعلومات، هناك فرصة كبيرة بقضاء المشاركين معظم وقتهم في محاولة الحصول على إجابات من مشاركين آخرين!
• أخبر المشاركين – حرفيا – أين سيجلسون. تذكر أنه أحيانا من الأفضل فصل المجوعات الاجتماعية و/أو مجموعات العمل، وذلك لزيادة الإبداع وتقليل المحادثات الجانبية.
• قدم المنظم وقم بوصف دوره/ دورها. إن كنت أنت ذاك الشخص، اشرح دورك. وضح لهم أن كلمات المنظم كالقانون: إذا قال/ قالت "انتهى الوقت"، فهذا يعني انتهاء الوقت!
• اكتب، انشر، وأجب عن الأسئلة حول الأدوار والإجراءات.  قد يتضمن ذلك تكرار قاعدة "احتفظ بنقدك"، الحدود حول زمن التحدث، الحدود حول التعليقات الانتقادية، الإجراءات للسؤال حول الأساسيات، الخ. أخبر الناس بأنك ترغب بالطلب من كل شخص بالتحدث، أو أنك تفضل التحدث برفع الأيدي.
• رشح شخصا لمتابعة الوقت و/ أو ضع ساعة في الأمام والمنتصف.
• سم شخصا لكتابة الملاحظات وأمن له/لها لوحا، لوح قلاب، أو أي أداة أخرى لازمة.

2. حرك جلستك نحو الأمام

الآن وقد تم إعداد المشهد، الأهداف والقواعد الأساسية، حان الوقت للبدء. إليك بعض العمليات التي تساعدك في البدء وتحريك جلسة العصف الدماغي نحو الأمام:

النشاط 1.ابدأ بكسر الجليد

في العصف الدماغي، جميع الأفراد متساوون. جلسات كسر الجليد طريقة جيدة لتأكيد هذه الفكرة وذلك بالتخطيط للعب الألعاب يتساوى فيها جميع الأفراد بأدوارهم. كما أنها طريقة جيدة للبدء بالتفكير الخلاق.

قد يتضمن كسر الجليد ألعابا مثل "إذا كنت قادرا على اختيار قوة خارقة، ما هي، ولماذا؟" أو "ما هو الحيوان الذي يمثلك بأفضل شكل، ولماذا؟" أساس نجاح كسر الجليد هذا تضمين الجميع: لا يحصل أي شخص على إمكانية "التهرب" لأنهم يعتقدون أنها فكرة سخيفة!

النشاط 2. قم بالتحمية

ابدأ عملية العصف الدماغي بسؤال قليل المخاطرة، على ارتباط بالمشروع يسمح للجميع بالمشاركة بأفكارهم دون القلق بظهورهم "بمظهر سخيف". تأكد من تكلم الجميع على الأقل لمرة. على سبيل المثال، اسأل "إذا كنت قادرا على الطلب من جني أن يقوم بحل مشكلتنا أو إنهاء مشروعنا، الخ، فما الذي ستطلبه منه؟" قد تكتشف أن للناس أفكار مختلفة جدا حول ما يتمنونه – وأن هذه الأفكار المختلفة هي ما تبحث عنه عبر عملية العصف الدماغي.

النشاط 3. ابدأ

اعط المنظم القيادة كاملة (ما لم تكن أنت المنظم، بالطبع). تأكد من تذكر المنظم لتكرار قاعدة "كل الأفكار أفكار جيدة"، وتشجيع الجميع على الكلام. اتبع القواعد والجدول الذي وضعته.

النشاط 4. سجل كل شيء!

إضافة لقيام مسجل الملاحظات بمهمته، قم بتسجيل الجلسة باستخدام الصوت أو الفيديو (تبعا لما تفضله، تحتاجه، ومتوافر).

3. حل مشاكل العصف الدماغي

خلال بدئك بعملية العصف الدماغي، قد تمربواحد أو أكثر من التحديات الشائعة. إليك كيفية تنظيمها وحلها:

المشكلة 1. تكرار أو انعدام الأفكار الجديدة

في مرحلة ما، ستعاني مجموعتك من صعوبة التوصل لأفكار إضافية. أحيانا سيكون ذلك بسبب أنهم قد عرضوا كافة أفكارهم. أحيانا،على الرغم من ذلك، قد يكونون بحاجة لاستراحة قهوة أو القليل من الوقت للتفكير. إذا لم تؤدي الاستراحة لإبداع إضافي، حاول العودة لبعض الأفكار التي تمت مناقشتها مسبقا. هل لدى أحدهم أي فكرة ترتبط أو تبني على أحد هذه الأفكار؟

المشكلة 2. إبداع قليل أو زائد عن حده

قد يكون التفكير الإبداعي القليل أو الخيال الواسع الخارج عن الحدود إشكاليا للعصف الدماغي الفعال. في حين أن التفكير الإبداعي عظيم، إلا أن الاقتراحات السخيفة قد تسبب الضحك (دعنا نتعامل مع سكان المريخ بدلا من زبائننا!)  وقد تؤدي للخروج عن الموضوع. وبنفس المبدأ، فالأفكار المتحفظة للغاية (دعنا نقم بما قمنا به في المرة الماضية، ولكن أضف لها زينة حمراء بدلا من الزرقاء.) قد تحد من التفكير الإبداعي.

استخدم مهارات منظمك لتوجيه الناس بالعودة للمسار. قد لا يكون سكان المريخ خيارا، لكن هل علينا التفكير بالتوصل لمجموعة جديدة كليا من الزبائن؟ قد لا تكون الزينة قضية، لكن قد يكون التصميم كذلك. كيف يمكننا زيادة امتدادنا الجغرافي؟

المشكلة 3. الخروج عن الموضوع أو الضياع في التفاصيل

من السهل لأي نقاش أن يخرج عن الرؤية والفكرة والدخول في القضايا التطبيقية. على سبيل المثال، "من السهل القول أنك ترغب بمواد تسويقية جديدة، لكننابحاجة للمزيد من الموظفين لإعداد هذه المادة و..." أو "جربنا هذه الفكرة منذ خمس سنوات مضت، ولم تنجح بسبب..."

ستكون هذه النقاشات مهمة عند انتقالك من العصف الدماغي إلى مجموعات العمل، لذا أخبر فريقك بذلك. اطلب منهم إعداد ملاحظات والتطوع ليكونوا جزءا من مجموعة العمل التي تخاطب القضايا العملة مثل اختيار الطاقم، القضايا اللوجستية، الخ.

المشكلة 4. قضايا المشاركة

وجود شخص واحد مسيطر على النقاش أو عدة أشخاص "يؤثرون الخروج" من المناقشة أمر إشكالي. لكل مجموعة أفرادها المتحدثون والخجولون، لكن العصف الدماغي يحتاج المشاركة العامة.

إذا توقعت أو لاحظت مشكلة ببعض الناس الذين يحاولون السيطرة أو يتجنبون المشاركة، غير طريقتك. حاول استخدام طريقة دوارة يطلب فيها من كل فرد تقجيم أفكاره، واحدة تلو الأخرى. لتجنب مشكلة قضاء الناس لوقتهم بانتظار التحدث، اطلب منهم التحدث بتتابع غير متوقع.

المشكلة 5. الملل      

عندما يصاب الناس بالملل، تصبح الأحاديث الخارجة عن الموضوع، استعمال الهواتف الخليوية، والشخبطة أكثر إثارة للاهتمام من العصف الدماغي بذاته. لديك بعض الخيارات لتجنب الملل. أولا، بالطبع، الحفاظ على جلسة عصفك الدماغي بطول منطقي. قد يسبب العصف الدماغي لفترة يومين ملل أي شخص لحد ذرف الدموع. ثانيا، غير من إجراءاتك. بدلا من السؤال ببساطة حول الأفكار لعدة ساعات متواصلة، جرب استعمال تقنيات العصف الدماغي المتعدد مثل الكتابة الدماغية، الانفجار النجمي، الخ. إذا استمريت بملاحظة علامات التعب، فكر بأنه قد حان الوقت للاستراحة.

4. تصنيف الأفكار

عند انتهاء العصف الدماغي، تبدأ عملية التخطيط. ستكون حركتك التالية باختيارالأفكارالأفضل لتنفيذها. للقيام بذلك، يلزمك إجراء محادثة تتضمن تحديد المواضيع وفق فئات جيدة/ أفضل/ الأفضل. تبعا لحجم المجموعة وحاجاتك العملية، فقد:

• تقسم المجموعة لفرق أصغر، وطلب تقييم الأفكار من كل فريق، ومن ثم طلب تقرير من الفريق.
• أشر لكل فكرة على اللوح واطلب من كامل المجموعة التصويت على أفضلها.
• قم باستراحة تقوم بها بتقييم الأفكار بنفسك، ومن ثم اطلب من المجموعة التعليق على خياراتك.
• اطلب من كل عنصر في الفريق وضع علامة بجانب أفضل ثلاثة أفكار لديه، ومن ثم حساب النتيجة.
• ضع قائمة بالأفكار في موقع يمكن الوصول له واطلب من الأفراد نشر تعليقاتهم حول كل فكرة عبر مدى عدة أيام (يمكن القيام بذلك عن طريق ملاحظات يمكن نشرها وأوراق منشورات).

التخطيط للخطوات التالية

الهدف الكامل من عملية العصف الدماغي تطوير أفكار بهدف تنفيذها. متى ما تم اختيار أفضل الأفكار، يجب أن تطور مجموعات عمل لنقل الأفكارنحو المرحلة التالية. للقيام بذلك، فمعظم المدراء:

1. يعدون مجموعات عمل للتفكير بالمشاكل والقضايا اللوجستية. يجب أن تتضمن كل مجموعة أفرادا ذوي خبرة في المجال الذي تتعامل معه المجموعة إضافة لأفراد سيقومون بالعمل فعليا. اطلب من أفراد المجموعة بالعودة للملاحظات التي أخذوها خلال العصف الدماغي.
2. إعداد مخطط زمني مع أهداف، مهمات، وعلامات واضحة.
3. خطط لفترات اجتماع وناقش المهمات المكلفة في كل اجتماع.

ماذا يجب على مجموعات العمل القيام به؟ سيتعمد اختيارك على طبيعة الأفكار، سواء تحتاج لتمويل، تتطلب تغيير بنية الموظفين أو توظيف موظفين جدد، الخ.

لا يكمن مفتاح النجاح باتباع نظام جامد، بل ضمان أن لدى كل مجموعة مهمات واضحة، قابلة للتنفيذ ومعرفة ما هو متوقع من كلا نقطة علامة في المخطط الزمني، والحصول على السلطة اللازمة لاتخاذ القرارات الأساسية على الاقل.

خلاصة

أصبحت تعلم الآن كيفية عمل وإدارة جلسة عصف دماغي جماعية. العصف الدماغي ليس صعبا، لكنه بحاجة لبعض المهارات الجيدة – إضافة لمرونة وانفتاح على الأفكار الجديدة وكامنة المخاطرة. بهدف النجاح، يجب أن تضع أهدافا واضحة، التحضير بحذر، التواصل بوضوح، حل المشاكل كما يلزم، ومتابعة نجاح عملية عصفك الدماغي.