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Cómo Ejecutar una Sesión de Lluvia de Ideas Efectiva

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This post is part of a series called The Ultimate Guide to Better Brainstorming Techniques.
What Is the Definition of Brainstorming? (For Groups & Individuals)
18 Brainstorming Rules to Help Inspire More Creative Ideas

Spanish (Español) translation by Jorge Montoya (you can also view the original English article)

La lluvia de ideas es un enfoque probado y veraz para generar nuevas ideas útiles—la mayoría del tiempo. Pero hay muchos factores que pueden interponerse en el camino de una sesión de lluvia de ideas exitosa. Por ejemplo:

  • Falta de enfoque (¿cuál es exactamente el propósito de esta sesión?).
  • Falta de organización (¿hacia dónde nos dirigimos y por qué?).
  • Reunir las personas equivocadas (que son demasiado altas, demasiado bajas o sólo están involucradas en la periferia).
  • Participantes que se sienten incapacitados (o demasiado empoderados).
  • Demasiadas críticas demasiado pronto (la lluvia de ideas tiene la intención de fomentar el pensamiento fuera del molde). No preparar a los participantes para lo que se les pide (la gente puede llegar sin preparación).
  • Facilitación pobre (la facilitación es un arte y requiere a veces un profesional).
  • Salirse del tema (es fácil atascarse en situaciones relacionados con el tema).
  • Falta de seguimiento (su sesión produjo grandes ideas que nunca fueron exploradas).

Para planificar una sesión de lluvia de ideas exitosa con resultados óptimos, es importante mirar hacia adelante, elegir las personas adecuadas para participar y facilitar, y saber exactamente lo qué resultado espera.

How to Run a Brainstorm Session Right
Sesión de lluvia de ideas (gráfico)

En este tutorial, aprenderá cómo hacer una lluvia de ideas efectiva en equipo: desde abordar las preocupaciones iniciales, cómo ejecutar bien una sesión, clasificar las mejores ideas que genera su grupo y en última instancia, decidir sobre qué nuevas ideas se tomarán medidas.

Antes de Programar su Sesión de Lluvia de Ideas

Aquí hay una lista de seis criterios importantes a considerar inicialmente para que configure su sesión de lluvia de ideas con la máxima probabilidad de éxito:

1. Asegúrese de que Realmente Desea Hacer una Lluvia de Ideas

La lluvia de ideas puede ser una gran manera de ayudar a su equipo a sentirse comprometido en el proceso. Cuando usted invita a la lluvia de ideas, está dejando que la gente sepa que está abierto a sus ideas. Pero antes de empezar, asegúrese de que la lluvia de ideas es realmente apropiada en este punto del proyecto.

¿Está realmente abierto a nuevas ideas, o en realidad está tratando de obtener un justificativo para un hecho consumado? Si realmente tiene todos los detalles del proyecto en la mano, la lluvia de ideas puede ser contraproducente. Eso es porque establece una expectativa poco realista de que los empleados tendrán voz en la dirección del proyecto.

2. Escriba su(s) Objetivo(s) de Lluvia de Ideas

Recuerde que necesita objetivos tanto para la sesión en sí como para el seguimiento. Todo lo que hace antes, durante y después de su sesión de lluvia de ideas debe referirse a sus metas. Después de todo, si no sabe por qué está haciendo una lluvia de ideas, ¿entonces por qué molestarse?

3. Tenga Claridad en la Entrada que Desea

Asegúrese de saber qué tipo de sugerencia de lluvia de ideas está buscando y qué dinámica interpersonal es probable que lo logre. Cuando usted sabe esto, puede seleccionar el mejor método de lluvia de ideas para sus necesidades particulares.

Por ejemplo, si planea incluir a todo su equipo de administradores, implementadores y personal de soporte—puede optar por utilizar un enfoque de "escritura de ideas". Este método permite a las personas anotar sus pensamientos en lugar de hablar en voz alta. En algunos casos, esto puede reducir la tensión y reducir las preocupaciones por ser visto como "tonto" frente a sus compañeros o gerentes. Obtenga más información acerca de cómo utilizar la lluvia de ideas escrita:

4. Invite a los Participantes Apropiados

Sobre la base de su comprensión de las metas, el propósito y el proceso, componga una lista de invitados Haga todo lo posible para estar seguro de que la lista incluye a personas que están directamente involucradas en la gestión y ejecución del proyecto que tiene en mente.

Al hacer sus selecciones, piense en la dinámica del proceso de lluvia de ideas. ¿Es probable que un individuo particular retrase las cosas o cree fricción? Si es así, ¿es él o ella realmente crítico para el proceso de lluvia de ideas?

5. Elija un Lugar que se Ajuste Mejor a su Grupo

Basado en todo lo que ha hecho hasta ahora, seleccione un lugar que sea cómodo e inspirador, pero no tan cómodo o inspirador que los participantes se queden dormidos, empiecen a revisar su correo electrónico, o se salgan por la tangente.

En otras palabras, una sala de reuniones cómoda es una gran opción, pero una escenografía demasiado estupenda puede ser una distracción. Café y aperitivos son geniales, pero un buffet puede conducir a charlar, volver a llenar el plato y otras actividades que distraen del proceso.

6. Trabaje con un Facilitador Experimentado

Seleccione un facilitador con experiencia y entrenamiento de lluvia de ideas reales y significativos. Dé a esa persona toda la información que él/ella necesita para manejar el grupo y conduzca el proceso hacia las metas y los planes que usted tiene en mente. Si planea facilitar usted, aprenda todo lo que pueda sobre el proceso para que pueda estimular la creatividad para una sesión de lluvia de ideas positiva y útil.

Cómo Ejecutar Correctamente su Sesión de Lluvia de Ideas

Ahora vamos a internarnos en cómo ejecutar su sesión de lluvia de ideas de manera efectiva, desde la configuración de la escena, hasta llegar a las ideas y la clasificación de las mismas y la solución de problemas, según sea necesario.

1. Establezca la Escena

Antes de comenzar la lluvia de ideas, dé a su grupo la información que necesitan para tener éxito. Parte de esa información se relaciona con el proceso de lluvia de ideas y parte de ella con la comodidad personal. Asegúrese de cubrir estas bases:

  • Establezca la escena presentando sus metas, describiendo el proceso de lluvia de ideas y las expectativas de las actividades posteriores a la reunión y describiendo claramente el calendario por medio del cual se logrará.
  • Comparta la información crítica que su equipo necesitará: ubicación de baños, planes para pausas de comida, tiempo de terminación anticipado, suposiciones con respecto al uso de teléfonos celulares, disponibilidad de café, etc. Si no proporciona esta información, es muy probable que sus participantes pasen mucho de su tiempo ¡tratando de obtener las respuestas de los demás!
  • Dígales a los participantes—literalmente—dónde sentarse.  Tenga en cuenta que a menudo es una buena idea dividir grupos sociales y/o de trabajo, tanto para aumentar la creatividad como para reducir el cuchicheo en las esquinas.
  • Presente al facilitador y describa su papel. Si esa persona es usted, explique su propio papel. Deje claro que la palabra del facilitador es la ley: si él/ella dice que "el tiempo ha terminado", ¡entonces el tiempo ha terminado!
  • Escriba, publique y responda preguntas sobre reglas y procedimientos. Esto puede incluir una repetición de la regla de "retenga su crítica", los límites de tiempo en el uso de la palabra, los límites de los comentarios críticos, los procedimientos para pedir la palabra, etc. Dígale a la gente si piensa pedirle a cada persona que hable o si bien está abierto a las manos levantadas.
  • Nomine a un guardián del tiempo y/o ponga un reloj al frente y al centro.
  • Nomine a un tomador de notas y proporcionele a él/ella una pizarra, papelógrafo u otras herramientas necesarias.

2. Mueva su Sesión Hacia Adelante

Ahora, con la escena establecida, los objetivos y las reglas básicas en su lugar, es hora de comenzar. Estas son algunas acciones para comenzar y mover la sesión de lluvia de ideas hacia adelante:

Acción 1. Comience con un Rompehielos

En la lluvia de ideas, todos son iguales. Las sesiones para romper el hielo son una buena manera de establecer esta idea jugando juegos en los que todos tienen un papel igual. También es una gran manera de dejar fluir los jugos creativos.

Los rompehielos pueden incluir juegos como "si pudiera elegir un superpoder, ¿cuál sería y por qué?" O "¿qué animal le representa mejor, y por qué?" La clave del éxito con tales rompehielos es incluir a todos: ¡nadie consigue "pasar" porque piensa que la idea es tonta!

Acción 2. Haga un Calentamiento

Comience el proceso de lluvia de ideas con una pregunta de bajo riesgo, relacionada con el proyecto, que permita a todos lanzar una idea sin tener que preocuparse seriamente de "parecer tonto". Asegúrese de que todos hablen al menos una vez. Por ejemplo, pregunte "si pudiera pedirle a un genio que resuelva nuestro problema o complete nuestro proyecto, etc., entonces ¿qué le pediría al genio que hiciera?" Puede que descubra que las personas tienen ideas muy distintas sobre qué desean—y son esas diferentes ideas las que está buscando a través del proceso de lluvia de ideas.

Acción 3. Comience

Permita que el facilitador asuma el control completamente (a menos que usted sea el facilitador, por supuesto). Asegúrese de que el facilitador recuerde reiterar la regla de "todas las ideas son buenas ideas" y aliente a todos a hablar. Siga las reglas y el horario que ha configurado.

Acción 4. ¡Registre todo!

Además de hacer que su tomador de notas tome notas, grabe la sesión utilizando audio o vídeo (dependiendo de sus preferencias, necesidades y configuración).

3. Solucionar Problemas de Lluvia de Ideas

Cuando entra en el proceso de lluvia de ideas, puede que tenga que enfrentar uno o más desafíos comunes. He aquí cómo reconocerlos y resolverlos:

Problema 1. Secarse o Volverse Repetitivo

En algún momento, su grupo tendrá dificultades para encontrar ideas adicionales. A veces eso es porque realmente han expresado todos sus pensamientos. A menudo, sin embargo, pueden necesitar un descanso para tomar café o un poco de tiempo para pensar. Si un descanso no da lugar a una creatividad adicional, intente volver a algunas de las ideas que ya se han expresado. ¿Alguien tiene una idea que se relaciona con o se basa en una de estas?

Problema 2. No hay Suficiente o Demasiada Creatividad

Muy poco pensamiento creativo o una imaginación excesiva pueden ser problemáticos para una lluvia de ideas eficaz. Mientras que es genial pensar de forma creativa, las sugerencias ridículas con intención de generar una carcajada (¡Tratemos con los marcianos en vez de nuestros clientes!) pueden desviar las cosas fuera del tema. Del mismo modo, las ideas extremadamente conservadoras (Hagamos lo que hicimos la última vez, pero le damos un recorte rojo en lugar de un recorte azul) pueden ahogar el pensamiento creativo.

Utilice sus habilidades de facilitación para dirigir la gente de nuevo a su curso. Tal vez los marcianos no son una opción, pero ¿deberíamos pensar en llegar a un grupo de clientes completamente diferente? Tal vez el recorte no es el problema, pero el diseño puede serlo. ¿Cómo podemos expandir nuestro enfoque gráfico?

Problema 3. Saliendo del Tema o Perdiéndose en los Matorrales 

Es muy fácil para la discusión dirigirla fuera de la visión y la ideación y hacia cuestiones prácticas. Por ejemplo, "Es genial decir que quiere material de ventas nuevo, pero necesitaríamos más personal para crear ese material y ..." o "Hemos intentado esa idea hace cinco años, y no funcionó porque ... "

Estas discusiones serán importantes a medida que pase de una lluvia de ideas hacia los grupos de trabajo, así que deje que su equipo sepa esto. Pídales que hagan anotaciones y se ofrezcan como voluntarios para formar parte del grupo de trabajo que se ocupa de cuestiones prácticas como la dotación de personal, la logística, etc.

Problema 4. Problemas de Participación

Tener una persona monopolizando la discusión o varias personas "saliendo" de la discusión es en ambos casos problemático. Cada grupo tiene sus miembros extrovertidos y tímidos, pero la lluvia de ideas requiere una participación universal.

Si anticipa o ve un problema con ciertas personas dominando o evitando la participación, cambie su enfoque. Trate de usar una técnica de participación total en la que a cada individuo se le pide que presente sus ideas, uno tras otro. Para evitar el problema de que la gente gaste todo su tiempo esperando para hablar, llame a la gente en una secuencia impredecible.

Problema 5. El Aburrimiento

Cuando la gente se aburre, la conversación fuera de tema, el uso del teléfono celular, y el garabateo se vuelven más interesantes que la lluvia de ideas en sí. Usted tiene algunas opciones para evitar el aburrimiento. Primero, por supuesto, mantenga sus sesiones de lluvia de ideas a una longitud razonable. Dos días de lluvia de ideas pueden dejar a cualquiera aburrido hasta las lágrimas. En segundo lugar, varíe sus procedimientos. En vez de simplemente pedir ideas durante varias horas seguidas, trate de usar varias técnicas de lluvia de ideas, como brainwriting, starbursting, etc. Si todavía ve cansancio en las filas, considere la posibilidad de que es hora de un descanso.

4. Clasificando Ideas

Cuando termina la lluvia de ideas, se inicia el proceso de planificación. Su siguiente paso será seleccionar las mejores ideas para la acción. Para ello, tendrá que facilitar una discusión que incluya el mover temas a las categorías bueno/muy bueno/mejor. Dependiendo del tamaño del grupo y sus necesidades particulares, usted puede:

  • Dividir al grupo en equipos más pequeños, pedir a cada equipo que clasifique las ideas y luego pedir a cada equipo que informe.
  • Señalar cada idea en la pizarra y pedir a todo el grupo que vote por la que más le guste.
  • Tomarse un descanso durante el cual usted personalmente clasifique ideas, y luego pedirle al grupo que comente sus elecciones.
  • Pedir a cada miembro del grupo que coloque una marca junto a sus tres ideas principales y luego calcular los resultados.
  • Poner la lista de ideas en un lugar accesible y pida a los individuos que publiquen sus comentarios sobre cada idea en el transcurso de varios días (esto se puede hacer con notas adhesivas y papel para carteles).

Planificando Sus Próximos Pasos

El punto central de la lluvia de ideas es desarrollar ideas para la acción. Una vez que las mejores ideas se seleccionan, tendrá que desarrollar grupos de tarea para llevar las ideas al siguiente nivel. Para hacer esto, la mayoría de los administradores:

  1. Establecen grupos de trabajo para pensar acerca de los problemas y la logística. Cada grupo debería incluir individuos con experiencia sólida en el área que están dirigiendo, así como personas que realmente estarán haciendo el trabajo. Piden a los miembros del grupo referirse a las notas que tomaron durante la lluvia de ideas.
  2. Crean una línea de tiempo con objetivos claros, metas e hitos.
  3. Planifican los horarios de las reuniones y discuten las tareas asignadas para cada reunión.

¿Qué deberían hacer los grupos de trabajo? Su elección dependerá de la granularidad de las ideas, si las ideas necesitarán financiación, si van a requerir cambios en la estructura de recursos humanos o nuevas contrataciones, etc.

La clave del éxito no es seguir un sistema rígido, sino asegurarse de que cada grupo tiene objetivos y metas claros y realizables, sabe lo que se espera en cada hito y se le ha dado la autoridad para tomar al menos decisiones preliminares.

Conclusión

Ahora sabe cómo hacer una lluvia de ideas y ejecutar una sesión de grupo. La lluvia de ideas no es difícil, pero requiere algunas habilidades sólidas—así como flexibilidad y apertura a ideas nuevas y potencialmente riesgosas. Para tener éxito, tendrá que establecer metas claras, prepararse con cuidado, comunicar claramente, solucionar problemas según sea necesario y seguir sus resultados de lluvia de ideas.

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