Wie können Sie eine effektive Brainstorming-Sitzung durchführen

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Brainstorming ist ein bewährter Ansatz, um nützliche neue Ideen zu generieren - meistens. Es gibt jedoch viele Faktoren, die einer erfolgreichen Brainstorming-Sitzung im Wege stehen können. Beispielsweise:

Mangelnder Fokus (was genau ist der Zweck dieser Sitzung?).
Mangelnde Organisation (wohin gehen wir und warum?).
Sammelung der falschen Personen (die entweder zu hoch, zu niedrig oder nur am Rande beteiligt sind).
Teilnehmer, die sich entmachtet (oder zu ermächtigt) fühlen.
Zu früh ist zu viel Kritik (Brainstorming soll zum Out-of-the-Box-Denken anregen). Wenn die Teilnehmer nicht auf die Anforderungen vorbereitet werden (möglicherweise kommen die Teilnehmer unvorbereitet an).
Schlechte Moderation (Moderation ist eine Kunst - und erfordert manchmal einen Fachmann).
Verlassen des Themas (es ist leicht, sich in Fragen rund um das Thema zu verlieren).
Nicht nachverfolgt (Ihre Sitzung brachte großartige Ideen hervor, die nie untersucht wurden).

Um eine erfolgreiche Brainstorming-Sitzung mit optimalen Ergebnissen zu planen, ist es wichtig, nach vorne zu schauen, die richtigen Personen für die Teilnahme und Moderation auszuwählen und genau zu wissen, wie Ihr Ergebnis aussehen soll.

How to Run a Brainstorm Session Right — Brainstorming Sitzung. (Grafik)

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie als Team effektiv ein Brainstorming durchführen können: von der Behandlung anfänglicher Probleme bis hin zur Durchführung einer Sitzung, der Einstufung der besten Ideen, die Ihre Gruppe generiert, und der Entscheidung, welche neuen Ideen umgesetzt werden sollen.

Vor dem Planen Ihrer Brainstorming-Sitzung

Hier ist eine Liste von sechs wichtigen Kriterien, den Sie folgen sollten, damit Sie Ihre Brainstorming-Sitzung mit maximaler Erfolgschance einrichten können:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie wirklich ein Brainstorming durchführen möchten

Brainstorming kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihrem Team zu helfen, sich in den Prozess involviert zu fühlen. Wenn Sie zum Brainstorming einladen, lassen Sie die Leute wissen, dass Sie offen für ihre Ideen sind. Aber bevor Sie loslegen, stellen Sie sicher, dass Brainstorming zu diesem Zeitpunkt im Projekt wirklich angemessen ist.

Sind Sie wirklich offen für neue Ideen oder versuchen Sie tatsächlich, sich für vollendete Tatsachen zu engagieren? Wenn Sie tatsächlich alle Projektdetails zur Hand haben, kann Brainstorming kontraproduktiv sein. Dies liegt daran, dass eine unrealistische Erwartung entsteht, dass die Mitarbeiter ein Mitspracherecht bei der Projektleitung haben.

2. Schreiben Sie Ihre Brainstorming-Ziele auf

Denken Sie daran, dass Sie Ziele sowohl für die Sitzung selbst als auch für die Nachverfolgung benötigen. Alles, was Sie vor, während und nach Ihrer Brainstorming-Sitzung tun, sollte sich auf Ihre Ziele beziehen. Wenn Sie nicht wissen, warum Sie ein Brainstorming durchführen, warum dann?

3. Haben Sie Klarheit über die Eingabe, die Sie wünschen

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Art von Brainstorming-Input Sie anstreben und wie die zwischenmenschliche Dynamik wahrscheinlich ist. Wenn Sie das wissen, können Sie die beste Brainstorming-Methode für Ihre speziellen Anforderungen auswählen.

Wenn Sie beispielsweise vorhaben, Ihr gesamtes Team - Manager, Implementierer und Support-Mitarbeiter - einzubeziehen, können Sie sich für einen „Brainwriting“ -Ansatz entscheiden. Diese Methode ermöglicht es Einzelpersonen, ihre Gedanken aufzuschreiben, anstatt laut zu sprechen. In einigen Fällen kann dies die Spannung verringern und die Sorge verringern, vor Kollegen oder Managern als „dumm“ angesehen zu werden. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Brainwriting:

Idee

Verwendung von Brainwriting zur schnellen Ideengenerierung

Lisa Jo Rudy

4. Laden Sie die entsprechenden Teilnehmer ein

Erstellen Sie basierend auf Ihrem Verständnis der Ziele, des Zwecks und des Prozesses eine Liste der eingeladenen Personen. Geben Sie Ihr Bestes, um sicherzustellen, dass die Liste Personen enthält, die direkt mit der Verwaltung und Implementierung des von Ihnen geplanten Projekts befasst sind.

Denken Sie bei Ihrer Auswahl an die Dynamik des Brainstorming-Prozesses. Ist es wahrscheinlich, dass eine bestimmte Person die Dinge verlangsamt oder Reibung erzeugt? Wenn ja, ist er oder sie wirklich kritisch für den Brainstorming-Prozess?

5. Wählen Sie einen Ort, der am besten für Ihre Gruppe passt

Wählen Sie einen Ort aus, der komfortabel und inspirierend ist, aber nicht so komfortabel oder inspirierend, dass die Teilnehmer einschlafen, ihre E-Mails abrufen oder sich auf Tangenten konzentrieren.

Mit anderen Worten, ein komfortabler Tagungsraum ist eine gute Wahl, aber zu viele tolle Landschaften können ablenken. Kaffee und Snacks sind großartig, aber ein Buffet kann zu Chatten, Nachfüllen von Tellern und anderen Aktivitäten führen, die vom Prozess ablenken.

6. Arbeiten Sie mit einem erfahrenen Moderator

Wählen Sie einen Moderator mit echten, aussagekräftigen Brainstorming-Erfahrungen und Schulungen. Geben Sie dieser Person alle Informationen, die sie benötigt, um die Gruppe zu leiten, und führen Sie den Prozess zu den Zielen und Plänen, die Sie sich vorgenommen haben. Wenn Sie dies vereinfachen möchten, lernen Sie alles über den Prozess, damit Sie die Kreativität für eine positive, nützliche Brainstorming-Sitzung fördern können.

Wie müssen Sie Ihre Brainstorming-Sitzung richtig führen

Lassen Sie uns nun untersuchen, wie Sie Ihre Brainstorming-Sitzung effektiv durchführen können, von der Einstellung der Szene über die Entwicklung von Ideen, deren Rangfolge bis hin zur Fehlerbehebung bei Bedarf.

1. Stellen Sie die Szene ein

Bevor Sie mit dem Brainstorming beginnen, geben Sie Ihrer Gruppe die Informationen, was Sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Einige dieser Informationen beziehen sich auf den Brainstorming-Prozess - andere auf den persönlichen Komfort! Stellen Sie sicher, dass Sie diese Grundlagen abdecken:

Stellen Sie die Szene ein, indem Sie Ihre Ziele präsentieren, den Brainstorming-Prozess und die Erwartungen für Aktivitäten nach dem Meeting beschreiben und den Zeitplan, nach dem sie erreicht werden, klar umreißen.
Teilen Sie wichtige Informationen mit, die Ihr Team benötigt: Standort der Badezimmer, Pläne für Essenspausen, voraussichtliche Fertigstellungszeit, Annahmen bezüglich der Verwendung von Mobiltelefonen, Verfügbarkeit von Kaffee usw. Wenn Sie diese Informationen nicht angeben, besteht eine gute Chance, dass Ihre Teilnehmer einen Großteil ihrer Zeit damit verbringen, die Antworten voneinander zu erhalten!
Sagen Sie den Teilnehmern buchstäblich, wo sie sitzen sollen. Denken Sie daran, dass es oft eine gute Idee ist, soziale Gruppen und/oder Arbeitsgruppen aufzuteilen, um sowohl die Kreativität zu steigern als auch das Kibitzing in den Ecken zu reduzieren.
Stellen Sie den Moderator vor und beschreiben Sie seine Rolle. Wenn Sie diese Person sind, erklären Sie Ihre eigene Rolle. Machen Sie deutlich, dass das Wort des Moderators Gesetz ist: Wenn er/sie sagt, dass die Zeit abgelaufen ist, ist die Zeit abgelaufen!
Schreiben, posten und beantworten Sie Fragen zu Regeln und Verfahren. Dies kann eine Wiederholung der Regel „Halten Sie Ihre Kritik“, Beschränkungen der Sprechzeit, Beschränkungen kritischer Kommentare, Verfahren zum Bitten um das Wort usw. umfassen. Sagen Sie den Leuten, ob Sie beabsichtigen, jede Person zum Sprechen aufzufordern, oder ob Sie es sind offen für erhobene Hände.
Nominieren Sie einen Zeitnehmer und/oder stellen Sie eine Uhr in die Mitte.
Nominieren Sie einen Notiznehmer und stellen Sie ihm Whiteboard, Flipchart oder andere benötigte Werkzeugs zur Verfügung.

2. Verschieben Sie Ihre Sitzung vorwärts

Jetzt, da die Szene festgelegt ist, Ziele und Grundregeln festgelegt sind, ist es Zeit zu beginnen. Hier sind einige Aktionen, mit denen Sie beginnen und die Brainstorming-Sitzung vorantreiben können:

Aktion 1. Beginnen Sie mit einem Eisbrecher

Beim Brainstorming sind alle gleich. Eisbrecher-Sessions sind ein guter Weg, um diese Idee zu etablieren, indem Sie Spiele spielen, bei denen jeder die gleiche Rolle spielt. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, kreative Säfte zum Fließen zu bringen.

Eisbrecher können Spiele wie "Wenn du eine Supermacht wählen könntest, welche wäre das und warum?" oder "Welches Tier repräsentiert dich am besten und warum?" Der Schlüssel zum Erfolg mit solchen Eisbrechern liegt darin, alle einzubeziehen: Niemand kann „bestehen“, weil er die Idee für dumm hält!

Aktion 2. Limber Up

Beginnen Sie den Brainstorming-Prozess mit einer risikoarmen, projektbezogenen Frage, mit der jeder eine Idee einbringen kann, ohne ernsthafte Bedenken zu haben, „albern auszusehen“. Stellen Sie sicher, dass alle mindestens einmal sprechen. Fragen Sie beispielsweise: "Wenn Sie einen Geist bitten könnten, unser Problem zu lösen oder unser Projekt usw. abzuschließen, was würden Sie dann den Geist bitten, dies zu tun?" Möglicherweise stellen Sie fest, dass die Menschen sehr unterschiedliche Vorstellungen davon haben, was sie sich wünschen sollen - und es sind diese unterschiedlichen Vorstellungen, nach denen Sie während des Brainstorming-Prozesses suchen.

Aktion 3. Erste Schritte

Lassen Sie den Moderator vollständig übernehmen (es sei denn, Sie sind natürlich der Moderator). Stellen Sie sicher, dass der Moderator daran erinnert, die Regel „Alle Ideen sind gute Ideen“ zu wiederholen, und ermutigt alle, zu sprechen. Befolgen Sie die von Ihnen festgelegten Regeln und Zeitpläne.

Aktion 4. Alles aufzeichnen!

Nehmen Sie die Sitzung nicht nur von Ihrem Notizenschreiber auf, sondern zeichnen Sie sie auch mit Audio oder Video auf (je nach Ihren Vorlieben, Anforderungen und Einstellungen).

3. Beheben Sie Brainstorming-Probleme

Wenn Sie in den Brainstorming-Prozess einsteigen, können Sie auf eine oder mehrere häufige Herausforderungen stoßen. So erkennen und lösen Sie sie:

Problem 1. Austrocknen oder sich wiederholen

Irgendwann wird es Ihrer Gruppe schwer fallen, zusätzliche Ideen zu finden. Manchmal liegt das daran, dass sie wirklich alle ihre Gedanken ausgedrückt haben. Oft brauchen sie jedoch eine Kaffeepause oder etwas Zeit zum Nachdenken. Wenn eine Pause nicht zu zusätzlicher Kreativität führt, versuchen Sie, auf einige der bereits geäußerten Ideen zurückzukommen. Hat jemand eine Idee, die sich auf eine dieser bezieht oder darauf aufbaut?

Problem 2. Nicht genug oder zu viel Kreativität

Zu wenig kreatives Denken oder zu viel Vorstellungskraft außerhalb der Charts können für ein effektives Brainstorming problematisch sein. Es ist zwar toll, kreativ zu denken, aber lächerliche Vorschläge, die zum Lachen bringen sollen (Lasst uns mit den Marsianern statt mit unseren Kunden umgehen!) kann Dinge vom Thema ablenken. Aus dem gleichen Grund äußerst konservative Ideen (Lassen Sie uns das tun, was wir das letzte Mal getan haben, aber geben Sie ihm einen roten statt einen blauen Rand.) kann kreatives Denken ersticken.

Nutzen Sie Ihre Moderationsfähigkeiten, um die Leute wieder auf Kurs zu bringen. Vielleicht sind die Marsianer keine Option, aber sollten wir darüber nachdenken, eine ganz andere Gruppe von Kunden zu erreichen? Vielleicht ist Trimmen nicht das Problem, aber Design kann es sein. Wie können wir unseren grafischen Ansatz erweitern?

Problem 3. Vom Thema abkommen oder im Unkraut verloren gehen

Es ist sehr einfach für Diskussionen, sich von Visionen und Ideen in praktische Fragen zu lenken. Zum Beispiel: "Es ist großartig zu sagen, dass Sie neues Verkaufsmaterial möchten, aber wir würden mehr Personal benötigen, um dieses Material zu erstellen und..." oder "Wir haben diese Idee vor fünf Jahren ausprobiert und sie hat nicht funktioniert, weil...”

Diese Diskussionen sind wichtig, wenn Sie vom Brainstorming in Arbeitsgruppen übergehen. Lassen Sie Ihr Team dies wissen. Bitten Sie sie, sich Notizen zu machen, und melden Sie sich freiwillig als Teil der Arbeitsgruppe an, die sich mit praktischen Fragen wie Personal, Logistik usw. befasst.

Problem 4. Teilnahmeprobleme

Es ist problematisch, wenn eine Person die Diskussion monopolisiert oder mehrere Personen die Diskussion „ablehnen“. Jede Gruppe hat ihre ausgesprochenen und schüchternen Mitglieder, aber Brainstorming erfordert eine universelle Teilnahme.

Wenn Sie ein Problem mit bestimmten Personen antizipieren oder sehen, die die Beteiligung dominieren oder vermeiden, ändern Sie Ihren Ansatz. Versuchen Sie es mit einer Round-Robin-Technik, bei der jeder Einzelne aufgefordert wird, seine Ideen nacheinander zu präsentieren. Um das Problem zu vermeiden, dass Menschen ihre ganze Zeit darauf warten, zu sprechen, rufen Sie die Menschen in einer unvorhersehbaren Reihenfolge an.

Problem 5. Langeweile

Wenn sich die Leute langweilen, werden Off-Topic-Chats, Handynutzung und Kritzeleien interessanter als das Brainstorming selbst. Sie haben einige Möglichkeiten, um Langeweile zu vermeiden. Halten Sie natürlich zuerst Ihre Brainstorming-Sitzungen auf eine angemessene Länge. Zwei Tage Brainstorming können jeden zu Tränen langweilen. Zweitens variieren Sie Ihre Verfahren. Verwenden Sie mehrere Brainstorming-Techniken wie Brainwriting, Starbursting usw., anstatt einfach mehrere Stunden hintereinander nach Ideen zu fragen. Wenn Sie immer noch Unruhe in den Reihen sehen, ziehen Sie die Möglichkeit in Betracht, dass es Zeit für eine Pause ist.

4. Ranking-Ideen

Wenn das Brainstorming beendet ist, wird der Planungsprozess gestartet. Ihr nächster Schritt wird darin bestehen, die besten Ideen für Maßnahmen auszuwählen. Dazu müssen Sie eine Diskussion ermöglichen, bei der Themen in gute/bessere/beste Kategorien verschoben werden. Abhängig von der Größe der Gruppe und Ihren besonderen Bedürfnissen können Sie:

Teilen Sie die Gruppe in kleinere Teams auf, bitten Sie jedes Team, Ideen zu bewerten, und bitten Sie dann jedes Team, Bericht zu erstatten.
Zeigen Sie auf jede Idee an der Tafel und bitten Sie die gesamte Gruppe, über die Idee abzustimmen, die ihnen am besten gefällt.
Machen Sie eine Pause, in der Sie Ihre Ideen persönlich bewerten, und bitten Sie die Gruppe, Ihre Entscheidungen zu kommentieren.
Bitten Sie jedes Gruppenmitglied, eine Markierung neben den drei wichtigsten Ideen zu setzen und dann die Ergebnisse zu berechnen.
Stellen Sie die Liste der Ideen an einen zugänglichen Ort und bitten Sie Einzelpersonen, ihre Kommentare zu jeder Idee über mehrere Tage hinweg zu veröffentlichen (dies kann mit Haftnotizen und Posterpapier erfolgen).

Planen Sie Ihre nächsten Schritte

Beim Brainstorming geht es darum, Ideen für Maßnahmen zu entwickeln. Sobald die besten Ideen ausgewählt sind, müssen Sie Task Force-Gruppen entwickeln, um die Ideen auf die nächste Ebene zu bringen. Um dies zu tun, die meisten Manager:

Richten Sie Arbeitsgruppen ein, um Probleme und Logistik zu durchdenken. Jede Gruppe sollte Personen mit solider Erfahrung in dem Bereich, den sie ansprechen, sowie Personen umfassen, die die Arbeit tatsächlich erledigen werden. Bitten Sie die Gruppenmitglieder, auf Notizen zurückzugreifen, die sie während des Brainstormings gemacht haben.
Erstellen Sie eine Zeitleiste mit klaren Zielen, Zielen und Meilensteinen.
Planen Sie Besprechungszeiten und besprechen Sie die zugewiesenen Aufgaben für jede Besprechung.

Was sollen Arbeitsgruppen tun? Ihre Wahl hängt von der Granularität der Ideen ab, davon, ob die Ideen finanziert werden müssen, ob Änderungen der Mitarbeiterstruktur oder Neueinstellungen erforderlich sind usw.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht darin, einem starren System zu folgen, sondern sicherzustellen, dass jede Gruppe klare, umsetzbare Ziele hat, weiß, was bei jedem Meilenstein erwartet wird, und die Befugnis erhält, zumindest vorläufige Entscheidungen zu treffen.

Abschluss

Sie wissen jetzt, wie Sie ein Brainstorming durchführen und eine Gruppensitzung durchführen. Brainstorming ist nicht schwierig, erfordert jedoch einige solide Fähigkeiten sowie Flexibilität und Offenheit für neue und potenziell riskante Ideen. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie klare Ziele festlegen, sich sorgfältig vorbereiten, klar kommunizieren, bei Bedarf Fehler beheben und Ihren Brainstorming-Erfolg verfolgen.