Advertisement
  1. Business
  2. Small Business

كيفية الكتابة كتيب موظف (للأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك)

Scroll to top
Read Time: 12 min
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Build a Culture of Diversity and Inclusion in Your Workplace
How to Offer Competitive Small Business Pay & Benefits

Arabic (العربية/عربي) translation by Sittiana Ana (you can also view the original English article)

هل تحتاج شركتك الصغيرة كتيب موظف؟

للعديد من أصحاب الأعمال، كتيب موظف قد يبدو وكأنه نوع البيروقراطية أن الشركات الكبيرة فقط بحاجة للقلق حول. والبعض قد لا يعرفون ما هو عليه أو حتى فكرت في ذلك. ولكن، في الواقع، مجرد البدء في توظيف أكثر من عدد قليل من الموظفين، دليل يمكن أن يكون قيماً للغاية.

في هذا البرنامج التعليمي، سوف تتعلم كيفية كتابة كتيب موظف. اكتشاف كتيب موظف ما هو بالضبط، لماذا الأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك قد تحتاج إلى أحد، وما يجب أن تذهب في ذلك. سوف نبحث أيضا في بعض القوالب مفيدة وبدأت أمثلة لمساعدتك على جعل دليل الموظف الأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك.

Are you ready to write your small business employee handbookAre you ready to write your small business employee handbookAre you ready to write your small business employee handbook
هل أنت مستعد لكتابة دليل الموظف الأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك؟ (مصدر الصورة)

1-ما هو كتيب موظف؟

كتيب موظف، تسمى أيضا في بعض الأحيان دليل موظف أو سياسات ودليل الإجراءات، وهي وثيقة تخبر الموظفين الخاص بك ما يمكن توقعه عندما يعملون لك.

على الرغم من أنها غالباً ما تتعامل مع التفاصيل العملية مثل الإجازات، الفوائد، والإجراءات التأديبية وهلم جرا، فإنه يمكن أيضا مكاناً رائعا لإدخال موظفيك للشركة بطرق أخرى. يمكنك شرح القيم الخاصة بالشركة وهذا النوع من مكان العمل لديك في ذلك. يمكنك السماح للمستخدمين معرفة الذين يمكنهم الاتصال إذا كانت لديك أسئلة أو واجهت مشاكل. هناك الكثير يمكن أن يشمل، أيضا، سوف نذهب إلى مزيد من التفاصيل حول المحتويات لاحقاً في البرنامج التعليمي.

لا يوجد أي شكل محدد لكتابة كتيب موظف. هذا هو المستند الخاص بك، ويمكنك اختيار الطريقة التي ترغب في التواصل مع الموظفين لديك، في الواقع، بلهجة وتنسيق استخدام أنفسهم الاتصال شيئا عن القيم الخاصة بالشركة. يمكن أن يكون الدليل مرحة أو الرسمي أو المعاصرة أو التقليدية، ومحملة بالرسم أو النص الثقيل. أننا سوف ننظر في بعض الأمثلة وقوالب لاحقاً في البرنامج التعليمي، وكذلك، حيث يمكنك أن ترى كيف تعاملت الشركات الأخرى.

تقليديا، كان كتاب مطبوع، والعديد من الشركات لا تزال تستخدم هذا الشكل. ولكن يمكنك أيضا جعل هو متاح في شكل رقمي، ربما كان موجوداً على إنترانت الشركة أو ملف مشترك على ملقم. هذا مفيدة بشكل خاص إذا موظفيك غالباً السفر أو العمل عن بعد – ثم أنهم يمكن الوصول إليه من أي مكان.

الغرض الأساسي من كتيب الموظف تعيين توقعات. وهو يتيح موظفيك معرفة ما هي أنواع الإعانات والدعم يمكن أن نتوقع من أنت، وأيضا ما هي المعايير أو العمل والسلوك التي تتوقعها منهم في العودة. ويوفر الوضوح في كلا الجانبين.

عندما كنت بدأت للتو ولا تملك إلا عضو واحد أو اثنين من الموظفين، قد لا تحتاج دليل موظف بعد – الاتصالات غير الرسمية قد تعمل على ما يرام في هذا النطاق. ولكن كما كنت بدء توسيع، عليك أن تبدأ حقاً أن نرى فوائد بعد أن مسح الوثائق في مكان. سنلقي نظرة على بعض تلك الفوائد في المقطع التالي.

2-فوائد وجود كتيب الموظف

إذا كنت غير مقتنع بالحاجة إلى دليل أو كتيب في عملك، اقرأ هذا المقطع لاكتشاف بعض الفوائد.

إنشاء سياسات أفضل لمكان العمل

النقطة الرئيسية في كتيب الموظف توثيق كل موظف يحتاج إلى معرفته للقيام بعملهم. ولكن في بعض الأحيان، الفعل جداً لتوثيق كل هذه الأشياء سوف تساعدك على التوصل إلى طرق أفضل للقيام بهذه الأمور.

لك قد يكون حتى كتابة المقطع على سياسات الحضور، على سبيل المثال، عندما ندرك أن لبعض مهام الوظيفة، قد لا يهم إذا كان شخص ما تصل متأخرة، طالما أنها تحصل على العمل المنجز (بينما بالنسبة للآخرين، قطع مسافة السباق وقت معين قد تكون هامة جداً). حتى يمكنك الخروج بصيغة أكثر مرونة من الإصدار الذي كنت تستخدمه قبل.

مساعدة الموظفين الجدد الحصول على سرعة تصل إلى

ربما كنت أعرف ما عليه بدء مهمة جديدة. العديد من الوجوه الجديدة ومكتب غير مألوف، وعمليات مختلفة وبلغة من تلك التي استخدمتها لفي وظيفتك القديمة. وعادة ما يكون لطرح أسئلة وألف، وكنت أشعر سيئة عن مطالبتهم للجميع حول يبدو مشغولاً للغاية مع العمل الخاصة بهم.

كتيب موظف مكتوبة بشكل جيد مثالي لمساعدة الموظفين الجدد العثور على أقدامهم بسرعة أكبر. وفي حين أنها قد لا يقرأ الكتاب كله تغطية لتغطية، يمكنهم استخدامه كمرجع سريع للحصول على الكثير من أسئلتهم بسهولة.

تجنب الأسئلة المستمرة حول السياسات

إذا لم يكن لديك كتيب موظف، نتوقع الأسئلة ثابت – ليس فقط من الموظفين الجدد، ولكن أيضا من تلك القائمة. كم عدد أيام العطلة نحصل؟ الأعياد الوطنية التي يمكننا الحصول على أموال مقابل؟ ما هي القواعد المتعلقة بتضارب المصالح أو الذين يعملون في أماكن أخرى؟

هناك الكثير من الأشياء في أماكن العمل التي يمكن أن يسبب الارتباك، وقد ينتهي الأمر إلى أنفاق الكثير من الوقت في إيفاد نفس الأسئلة – أو، الأسوأ من ذلك، وجود موظفين أثر السياسات الخاطئة لأنها لم تطلب.

يكون كل شيء في مكان واحد

في بعض الأحيان، قد الشركات سياساتها موثقة، ولكن بطريقة مجزأة. وتسجل بعض الأشياء على الإنترانت، ولكن في أماكن مختلفة، وفي حين أن البعض الآخر قد أبلغت فقط عن طريق البريد الإلكتروني. كلما يحتاج الموظفون إلى البصر شيئا، لديهم للشروع في البحث عن الكنز وضع.

وهذا يمكن أن تكون مزعجة للموظفين الخاص بك، ومن الواضح أنها ليست وسيلة فعالة للعمل. كتيب موظف يجمع كل شيء معا في مكان واحد، حيث أنها سهلة وسريعة للبحث عن المعلومات.

التواصل القيم الخاصة بك

في حين أنه من السهل تتورط في وفرة من بيض الحشرات شجاع من السياسات والإجراءات، وكتيب موظف هو أيضا فرصتك لتحكي قصة للشركة الخاصة بك والحصول على موظفيك الانحياز حول القيم الخاصة به. لماذا توجد الشركة؟ ما هي العامل كل اتجاه؟ ما هو الموقف الخاص بك على أشياء مثل التنوع والمسؤولية الاجتماعية؟ وهذا يمكن أن يكون وسيلة رائعة للحصول على موظفيك دوافع وتنشيطها وتأكد الجميع على نفس الصفحة عن القيم للشركة.

تجنب الدعاوى القضائية

لقد ذكرت في الجزء الأول أن الغرض الأساسي من هذا الدليل الموظف لتعيين توقعات واضحة على كلا الجانبين. أن الوضوح يمكن أن يوفر لك الحماية القانونية.

على سبيل المثال، لنفترض أن لديك لإطلاق النار على أحد الموظفين لحضور الفقراء أو لمضايقة زميل. يمكن محاولة الموظف لمقاضاة لكم عن الفصل التعسفي، مدعيا أن لم أوضح لهم أن كانت تلك الأمور سببا لإطلاق النار. إذا كنت المنصوص عليها تلك السياسات في الكتيب الخاص بك وتوثيق حقيقة أن جميع الموظفين تعطي نسخ منه، ثم لديك أقوى من وزارة دفاع.

3-ما أن تدرج في كتيب الموظف

كما ذكرت سابقا، هناك لا التنسيق المطلوب لكيفية كتابة كتيب موظف، ولكن هناك بعض الأقسام المشتركة التي تشمل العديد من الشركات والمؤسسات التجارية الصغيرة. في هذا القسم، سنلقي نظرة على تلك الأبواب وما قد تريد تضمينها. ولكن نأخذ في الاعتبار أنه يمكنك دائماً إضافة إلى ذلك أو تخصيص المستند إلى تغطية كل ما هو مهم للأعمال التجارية الخاصة بك.

ملاحظة هامة: في بعض الولايات القضائية، وهناك قوانين العمل تنص على أشياء معينة لديك لتضمينها في كتيبات الموظف. Envato Tuts + له جمهور في جميع أنحاء العالم، حتى أننا لا يمكن أن تغطي جميع الاختلافات المحلية هنا. من المؤكد أن بحوث الأنظمة المحلية التي يمكن أن تنطبق. كما أنها فكرة جيدة أن يكون كتيب موظف استعراض محام بحيث يمكنك أن تكون متأكد من أنك كنت الامتثال لجميع القوانين ذات الصلة ولا تجعل نفسك عرضه للمقاضاة مستقبلا.

طيب، الآن دعونا ننظر في الأقسام المشتركة تشمل في كتيب موظف في الأعمال تجارية صغيرة.

نبذة عن الشركة

وكثيراً ما تبدأ كتيبات الموظف عامة مقدمة ولمحة عامة عن الشركة. يمكن أن تشمل تاريخاً موجزاً للأعمال التجارية، وتسلسل زمني للأحداث الرئيسية، وبيان أهمية القيم والأهداف.

سياسات السلامة

موظفيك تنفق الكثير من وقتهم في العمل، وسلامتهم هو الشيء الأكثر أهمية. هذا المقطع يحكي الناس ما يجب فعله في حالة الطوارئ أو الحوادث في مكان العمل، كيفية الوصول أولاً إلى المعونة وإطلاق إجراءات السلامة، وهكذا.

التنوع والمساواة في بيان

وهذا هو الخاص بك فرصة لإظهار التزامكم بتكافؤ الفرص في أماكن العمل، وأن يعلن أنه لن يتسامح مع التمييز أو المضايقة استناداً إلى العمر أو العرق أو الدين أو الجنس أو التوجه الجنسي، والعجز، إلخ.

يمكنك أيضا إعطاء مزيد من التفاصيل حول ما يشكل التمييز والمضايقة، حيث أن الناس هي واضحة على ما يجري مغطى، وإعطاء الموظفين إجراء أنها يمكن أن تتبع إذا كانوا يعتقدون أنهم يتعرضون لمضايقات أو التمييز ضدهم في مكان العمل. لمزيد من المعلومات حول التنوع، راجع لدينا سلسلة التنوع في مكان العمل.

الأجور والاستحقاقات

تقدم التفاصيل عن متى وكيف يمكن أن تتوقع أن تدفع الموظفين، كيف سوف تؤخذ الضريبة وخصومات أخرى، وما إذا كان سوف تكون مؤهلة للعمل الإضافي (إذا كان بعض الموظفين يتقاضون رواتبهم من العمل الإضافي، والبعض الآخر لا، أو إذا كانت بعض المتفرغين والبعض الآخر غير متفرغ ، تجعل تلك التصنيفات واضحة جداً). يمكنك أيضا تضمين تفاصيل عن أنواع أخرى من التعويض مثل العلاوات وخيارات الأسهم إذا كان ذلك ممكناً.

ثم تورد بالتفصيل أي فوائد الشركة توفر لك، مثل التأمين الصحي والمعاشات التقاعدية، وهلم جرا. يمكنك أيضا تضمين تفاصيل السياسات إجازة مدفوعة الأجر هنا، مثل الإجازة الوالدية والإجازة المرضية وإجازة الأجر وهكذا. لمزيد من المعلومات حول فوائد، راجع الدروس السابقة في هذه السلسلة:

مدونة لقواعد السلوك

ما هي المعايير التي تتوقعها من موظفيك؟ هذا حيث يمكنك تحديد كل شيء من الزي إلى المستوى المتوقع للحضور والتقيد بالمواعيد. أيضا يمكن أن التعامل مع أشياء مثل استخدام شبكة الإنترنت ووسائل الإعلام الاجتماعية، إذا كنت تريد أن تضع قيودا على ذلك.

والأمر متروك لكم، رغم ذلك، كيف الكثير من التفاصيل التي تذهب إلى. بعض الشركات تفضل عدم تقديم قائمة عقابية السبر قواعد هنا، بدلاً من إعطاء إرشادات عامة ومغادرة الموظفين لاستخدام سلطتهم التقديرية. سترى بعض الأمثلة في وقت لاحق. قد تكون هناك بعض الأشياء التي تحتاج إلى أن تكون صارمة وواضحة حول مع دليل الخاص بك الأعمال الصغيرة الموظف، ومع ذلك، مثل الحاجة إلى الحفاظ على سرية بيانات الشركة والعميل.

الانضباط وإنهاء

إعطاء الموظفين فكرة واضحة عن ما يشكل سببا لاتخاذ إجراءات تأديبية، وسيتم اتخاذ أي نوع من العمل. كما تتيح لهم معرفة ما يمكن القيام به إذا كانت تشعر بأنها معاملة غير عادلة. ثم يمكنك تعيين سياسة لما يحدث في حالة الإنهاء.

نضع في اعتبارنا أن أي إجراءات تأديبية يمكنك تخطيط في هذا القسم قد تكون ملزمة، حتى نكون حذرين حول إلزام نفسك بأي شيء لا تريد أن تتبع في كل حالة واحدة. على سبيل المثال، إذا كنت الدولة في الكتيب أن تعطي سلسلة من التحذيرات الشفهية والخطية للقضايا التأديبية، قد تحصل في ورطة إذا كنت في وقت لاحق إطلاق النار موظف دون وجود نظراً لكل تلك التحذيرات.

بالاستلام

من المهم توثيق حقيقة أن تعطي كل موظف نسخة من هذا الكتيب. حتى يكون كل موظف يوقع باﻻستﻻم من الكتيب – هذا تدرج عادة في نهاية الكتاب، للموظف بالتوقيع وفصل، بحيث يمكنك الاحتفاظ النسخة في ملف الموظفين له أو لها. في حالة وجود أي نزاع فيما بعد، وهذا يتوقف الناس من الادعاء بأنها لم تكن على علم السياسات.

إشعارات قانونية

عندما يكون لديك محام استعراض دليل الموظف الخاص بك، قد ننصح بإدراج الصيغة الإضافية، تفيد، على سبيل المثال، أن الدليل دليل، ليس عقدا، ولا يضمن هذا العمل في المستقبل. الصياغة سوف تعتمد على حيث تقوم على أساس والوضع الخاص بك، لذا تأكد من الحصول على المشورة القانونية الفردية.

4-الموظف دليل القوالب والأمثلة

وبالرغم من كتيب موظف وثيقة فردية لكل شركة سوف ربما تريد مشروع نفسك، فإنه يمكن أن يساعد بالتأكيد للبدء باستخدام قالب للعمل من. حتى في هذا المقطع، أنا صلة لبعض الموارد المفيدة لقوالب دليل الموظف. سوف نبحث أيضا في بعض الأمثلة من واقع الحياة. وهذه يمكن أن تساعدك مع الأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك أو كتيب الموظف كتابة.

قوالب دليل الموظف

وهناك عدد قليل جداً من المواقع حيث يمكنك العثور على الموظف دليل قوالب. على سبيل المثال، يوفر "حلول الموارد البشرية" في المملكة المتحدة هو موظف مجاناً قالب دليل على موقعها على الإنترنت. هذه الوثيقة 40 صفحة طويلة ومفصلة جداً، حيث أنه سيكون نقطة انطلاق جيدة لإنشاء المستند الخاص بك.

أو لشيء أكثر تخصيصاً، تحاول هذه الأداة على شبكة الإنترنت المقدمة من "المحامي الصواريخ". بدلاً من توفير قالب، فإنه يتيح لك بناء الوثيقة الخاصة بك على الإنترنت عن طريق توفير معلومات حول الشركة والسياسات التي تريد تضمينها. تحتاج إلى التسجيل لنسخة تجريبية مجانية من عضوية "المحامي الصواريخ" من أجل الوصول إلى النتيجة النهائية.

وهناك الكثير لمزيد من القوالب وبناه المستند إلى هناك. حاول فيتسمالبوسينيس، على سبيل المثال، أو فورمسويفت. فقط نأخذ في الاعتبار بعض القوالب ستجد على الإنترنت مصممة للقواعد في بلدان بعينها، حيث قد تحتاج إلى تغييرها و/أو الحصول على المشورة القانونية إذا كنت على أساس في أماكن أخرى.

تذكر أيضا أن التخصيص أكثر يمكنك القيام، كلما كان ذلك أفضل. استخدام القوالب كمنطلقات، منتجات لم ينته بعد. كما سترى في لحظة، كتيب شخصية حقاً يمكن أن يكون وسيلة فعالة جداً للتواصل مع الموظفين لديك.

أمثلة كتيب الموظف الحياة الحقيقية

الآن دعونا ننظر في بعض الكتيبات حقيقية من الشركات العقارية. أولاً، نلقي نظرة على كتيب الموظف "المزرعة الربيع روك"، المقدمة من باب المجاملة "المزارعين آيوا العملية". وهو دليل الأعمال تجارية صغيرة بسيطة يشرح قليلاً عن الشركة وثم تذهب من خلال العديد من الأقسام لقد ناقشنا فقط. أنها فقط 12 صفحة طويلة وقابلة للقراءة تماما، وهناك أيضا بعض لمسات شخصية لطيفة – التحقق من الصفحة "أسرار فريق" في النهاية.

أيضا اختيار بعض الشركات تأخذ الأمور أبعد قليلاً. تسرد هذه المقالة بمؤشر ناسداك بعض الأمثلة بارد كمصدر الهام.

على سبيل المثال، يحتوي دليل مطور لعبة فيديو شركة صمام الترجمة أفضل من أي وقت مضى:

"مغامرة خوف في معرفة ماذا تفعل عندما لا أحد من هناك أقول لك ما يجب فعله"

ثم يذهب، في لهجة التخاطب رائعة، والمشي لكم من خلال ما يشبه العمل في صمام. هناك بعض السياسات والإجراءات هنا، ولكن حقاً لا أشعر كما لو كنت تقرأ وثيقة السياسة العامة. أنه يشعر كما لو كنت الحصول على مقدمة ودية لمكان الذي تريد أن تكون متعة للعمل في.

Image from the Valve Corporation employee handbookImage from the Valve Corporation employee handbookImage from the Valve Corporation employee handbook
كتيب الموظف شركة صمام.

الموقع المالي "موتلي كذبة"، من ناحية أخرى، يذهب تفاعلي، المستندة إلى ويب "كذبة القواعد"، نوع من الشرائح التي يمكنك عرض أشرطة الفيديو، انقر للحصول على مزيد من المعلومات في بعض المجالات، وهلم جرا. مرة أخرى، فإنه يشمل بعض من الأرض نفسها كدليل تقليدية، ولكن بطريقة أكثر إبداعاً، مع تركيز الشديد على قيم الشركة.

Screenshot from the Motley Fool online employee handbookScreenshot from the Motley Fool online employee handbookScreenshot from the Motley Fool online employee handbook
الأحمق موتلي كتيب الموظفين عبر الإنترنت.

البدء في كتابة دليل المستخدم الخاص بك

في هذا البرنامج التعليمي، كنت قد تعلمت كل شيء عن كتيبات الموظف في الأعمال التجارية الصغيرة. كنت قد رأيت ما هم ومنافع لهم. لقد تعلمت عن بعض الأنواع الشائعة من المعلومات التي تشمل الشركات في هذه الكتيبات الموظف. وكنت قد رأيت بعض أمثلة رائعة من كتيبات الموظف الحياة الحقيقية، وكذلك بعض القوالب التي يمكنك استخدامها لمساعدتك في إنشاء الخاصة بك.

أنت الآن في شكل كبير لبدء كتابة كتيب موظف للأعمال التجارية الخاصة بك. إذا وجدت هذه دروس مفيدة، أنت ينبغي أيضا التحقق من بعض الآخرين من هذه السلسلة، التي نحن تغطي وظائف الموارد البشرية في الأعمال التجارية الصغيرة في العمق. بدروس الماضي، ونحن ننظر في الأجور والاستحقاقات، وفي المرحلة التالية، كنت معالجة التدريب والتنمية.

الاشتراك في النشرة الإخبارية لدينا Tuts + "الأعمال" باستخدام النموذج الموجود في الشريط الجانبي، وكنت سوف نسمع عن الأقساط المستقبلية في هذه السلسلة، فضلا عن المزيد من المقالات التجارية الجديدة أسبوعيا.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.