Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Communication
Business

تنسيق الرسالة المناسبة: كيفية كتابة رسالة تجارية بشكل صحيح

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Arabic (العربية/عربي) translation by Muhammad Hakim Almadani (you can also view the original English article)

ما يتبادر إلى الذهن عند سماع خطابات الأعمال العبارة؟ هل مغلفات بيضاء مع خطابات الهوى والكتابة انسداد تتبادر إلى الذهن؟ وفي معظم الحالات، أنت على حق.

حتى لو كان كل شيء تقريبا عن طريق البريد الإلكتروني في الوقت الحاضر، ليست خطابات الأعمال انقرضت أو مدروسة تماما من النمط حيث أنه لا يزال يدفع لمعرفة كيفية الكتابة وتنسيقها بشكل صحيح.

أجزاء من شكل رسالة الأعمال القياسية

كما ربما تعلمت في المدارس الابتدائية، والرسائل التجارية تتكون من أجزاء مختلفة. يغطي هذا المقطع ما هو مدرج في كل جزء وتنسيق رسالة الأعمال الصحيحة.

1-المعلومات للمرسل

من المهم أن تعرف كيفية معالجة رسالة أعمال بشكل صحيح، خاصة إذا كنت تتوقع ردا.

يتضمن هذا القسم الخاص بك العنوان الكامل، رقم الهاتف، وعنوان البريد الإلكتروني. بعض الناس مثل إدراج اسمهم الكامل في الجزء العلوي من هذه القائمة، ولكن بعض الناس يعتقدون أنها زائدة عن الحاجة لأن كنت سوف توقيع الرسالة مع اسم الخاص بك على أي حال. لا تحتاج إلى تضمين هذا إذا كان الورق الذي تستخدمه لترويسة.

ما أن تدرج والتنسيق:

  • الاسم
  • عنوان الشارع
  • المدينة، الدولة، الرمز البريدي
  • البلد (إذا كان ليس في نفس البلد المتلقي الخاص بك)
  • رقم الهاتف الخاص بك
  • البريد الإلكتروني الخاص بك

2-التاريخ

توضح هذا الشهر، وتشمل سنة كاملة. كتابة الشهر والتاريخ، والسنة إذا كان إرسال رسالة أعمال في الولايات المتحدة، ولكن تبدأ التاريخ اليوم (مثلاً 18 أكتوبر 2018) إذا كنت تقوم بإرسال رسالة في المملكة المتحدة أو أستراليا.

3. المرسل إليه المعلومات (الملقب داخل العنوان)

وتشمل معلومات المستلم، بدءاً باسمهم، متبوعاً المسمى الوظيفي والعنوان الكامل. معالجة المستلم باستخدام السيدة، السيد، أو استخدام أي لقب الوظيفة المناسبة حسب الاقتضاء

  • الاسم
  • المسمى الوظيفي
  • عنوان الشركة شارع
  • المدينة، الدولة، الرمز البريدي
  • البلد (اختياري)

4-التحية

التحية المستخدمة في القسم المرسل إليه لا يجب أن تكون هي نفسها كتلك المستخدمة هنا. كل ذلك يتوقف على كيفية إغلاق أو أنت على دراية مع العنوان، وسياق الرسالة الخاصة بك. عميد كلية العلوم قد تكون العمة الخاص بك، ولكن إذا كنت تكتب لها بصفة رسمية، فمن الأفضل إذا كنت تستخدم التحية "عميد (اسم العائلة)" أو "الدكتور (اسم العائلة)" لأن هناك فرصة أخرى الناس التعامل مع مراسلاتها. يجب أن يكتب الألقاب العسكرية والدينية كما هو.

لم تكن متأكداً من الجنسين للمستلم؟ لا تستخدم السيد أو السيدة، فقط اكتب "عزيزي" متبوعاً الاسم الكامل. إذا كنت لا تعرف من الشخص المسؤول المحدد، "إلى من يهمه الأمر" سوف نفعل. يمكنك أيضا معالجة الإدارة أو المجموعة التي سوف تتعامل مع الرسالة، مثل "أعضاء اللجنة التعاقد مع" أو "إدارة جمعية عمارات".

دائماً في نهاية التحية بنقطتين، لا فاصلة.

5-نص

عادة ما تتألف من فقرات قصيرة واحدة إلى ثلاث، مع وجود نية محددة كل النص الأساسي للرسالة ونظمت للوضوح.

  • مقدمة. يشرح السبب في الرسالة وما تريد تحقيقه مع ذلك. إذا كان المستلم لا تعرف من أنت، يمكنك أيضا ذكر الاتصالات المتبادلة هنا.
  • الفقرة الثانية. يعطي المزيد من التفاصيل حول الطلب الخاص بك، مثل الخطوات التي كنت قد اتخذت أو الرسوم المدفوعة. وفي حالة التسويق أو رسائل طلب الوظيفة، هو الفقرة الثانية حيث كنت سوف تبيع المنتج كنت تعزيز أو التطبيق الخاص بك.
  • الفقرة الثالثة. اختيارية ويتم تضمينها في حالات حيث الفقرة الثانية ليست كافية لشرح الموقف بالكامل.

إغلاق

ويشمل الإغلاق واحد أو اثنين من الجمل التي تطلب من المتلقي اتخاذ أي إجراء مطلوب في رسالتكم، وشكرا لهم على قراءة البريد الخاص بك.

أمثلة لإغلاق الرسالة التجارية:

  • يرجى البريد الإلكتروني لي في (البريد الإلكتروني) أو الاتصال بي في (هاتف عملك) لجدولة اجتماع. شكرا لاهتمامكم.
  • إذا كنت بحاجة لبحث أي شيء مع لي أو الفريق، من فضلك لا تتردد في الاتصال بنا على (الهاتف الخاص بك). نحن دائماً في خدمتكم.

الاطرائي

الختام الاطرائي عبارة تسجيل الخروج قبل التوقيع الخاص بك. كنت قد حصلت على الكثير من الخيارات هنا، ولكن بشكل عام يجب تجنب تلك التي تدل على التقدير أو الشكر في الرسائل حيث يمكنك أنت لا يطلب أي شيء.

أمثلة

  • وتعتبر
  • صدق
  • وديا
  • مع الامتنان
  • مع أطيب تحياتي
  • مع التقدير
  • لك حقاً

التوقيع

توقيع الرسالة أدناه الاطرائي. تأكد من ترك مسافات واحدة على الأقل أربعة بين الاسم الخاص بك وإغلاق حتى لا يكون هناك متسع كاف للتوقيع الخاص بك. قد تحتاج لتشمل المسمى الوظيفي الخاص بك، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني العنوان أدناه اسمك بالكامل أيضا.

Signature

مرفقات

قبل عصر البريد الإلكتروني، كتب الناس "المرفقات" في الجزء السفلي من الرسائل التجارية للإشارة إلى أن المغلف يتضمن وثائق أخرى. كما أنها تفكر في النسخة المطبوعة من "انظر المرفقات" لرسائل البريد الإلكتروني.

تتم الإشارة إلى مرفقات في أسفل يسار الرسالة، وزوجين من ممنوع التوقيع الخاص بك، متبوعاً بقائمة بالوثائق المدرجة أدناه. على سبيل المثال:

مرفقات:

  • كتيب
  • نموذج الطلب

3 أنواع من تنسيقات رسالة الأعمال

خطابات الأعمال تأتي عادة في واحد من ثلاثة أشكال رئيسية، كتلة كاملة، تعديل، أو مسافة بادئة. بينما لا يوجد أي شكل صواب أو خطأ، إلا أن هناك حالات مثل في تطبيقات الجامعة، حيث يلزم تنسيق معين. إذا لم تكن متأكداً من أي تنسيق لمتابعة، مجرد التحقق من الرسائل السابقة التي تلقيتها من المؤسسة واتبع نفس التنسيق.

1-كامل كتلة

كتلة كاملة هو الشكل الأكثر شيوعاً للرسائل التجارية لأنها أسهل واحد. أنت لا داعي للقلق حول المسافات البادئة، وكل ما بقي له ما يبرره. يتم استخدام تباعد مفرد بدلاً من المسافات البادئة للفقرات الجديدة.

أدناه هو مثال لرسالة كتلة كاملة من جامعة كارولينا الشمالية كتابة المركز:

2-تعديل

صيغة معدلة من قليلاً من الصعب تذكر لأنه ليس كل ما مضبوط إلى اليسار. المرسل إليه، التحية، والنص الأساسي للرسالة هي ضبط إلى اليسار، بينما عنوان المرسل والتاريخ والاطرائي والتوقيع يتم محاذاة إلى اليمين.

في المثال أدناه، هناك مسافتين بين عنوان المرسل والتاريخ عندما كتب الرسالة والأماكن الثلاثة بين عنوان المستلم والتحية. وهناك أيضا مسافتين بين الفقرة الأولى من نص الرسالة والتحية ومسافات اثنين لكل فقرة جديدة.

في الختام الاطرائي والتوقيع، والفقرة الأخيرة من الرسالة كل مسافتين وبصرف النظر.

أدناه مثال للرسالة التجارية في شكل تعديل من "الدهاء المراسلات التجارية":

letter format

3-وضع مسافة بادئة

تنسيق المسافة البادئة أو شبه حظر مشابه لشكل المعدلة، إلا أن بداية كل فقرة بمسافة بادئة.

تنسيق رسالة الأعمال التجارية وتصميم نصائح

يحتاج رسالتكم رجال الأعمال جعل أول انطباع جيد، لأنه في بعض الحالات قراءة تلك الرسالة سوف تكون المرة الأولى المستلم "لقاءات" الشركة الخاصة بك.

1-المهنية، ورقة ذات رأسية

الشركات ليسوا وحدهم الذين يمكنهم استخدام الفراغات. Solopreneurs والمتقدمين للوظائف، وأي شخص يرغب في جعل علامة التجارية لنفسه استخدام ترويسة لجعل الرسائل فريدة من نوعها. يمكن أيضا استخدام الفراغات للتحقق من صحة المستند إلى المستلم، الذي غالباً ما يكون الحال بالنسبة للحكومة رسائل وخطابات البنك.

letterhead stationery
يمكنك أن تجد المهنية، ورقة ذات رأسية قوالب القرطاسية على  Envato Element أو جرافيكريفير.

يختلف تصميم ورقة ذات رأسية، وهو الشيء الوحيد الذي يتفق أنه يجب تضمين اسم الشركة والشعار، والعنوان، ومعلومات الاتصال. إذا لم يكن لديك اسم الشركة أو شعار، مجرد استبدال هذا الجزء مع اسمك بالكامل. نظراً للرسائل التجارية الرسمية، اختر تصميم رأسية الورقة غير مشغول جداً أو الملونة أنه ينتقص من الرسالة التي كنت تقوم بالإرسال.

لا تستخدم الورق المعطر أو قرطاسية.

هل تريد إنشاء ورقة ذات رأسية الخاصة بك؟ تحقق من هذه القوالب من Envato:

2-الأعمال رسالة الهوامش

أنه لأمر جيد لحفظ الأشجار، ولكن لا الضغط الكثير من النص في صفحة واحدة أنه لا يوجد أي الهامش الأيسر. ترك 1 "إلى 1.5" كل جانب.

3-سهل الخط

تجنب الخطوط الهوى ومن الصعب قراءة مخطوطة. التمسك Verdana Arial, Courier New أو Times New Roman بحجم خط أدنى من 12.

4-تباعد حرف الرسمي

استخدام مسافة واحدة بين الفقرات تسهيل قراءة الرسالة. يجب أيضا استخدام مسافة واحدة واحدة على الأقل بين كل العناصر من الرسالة، ما عدا بين التوقيع واسم المطبوعة الخاصة بك المطلوب فيها فواصل الأسطر الأربعة.

5-الصفحة الثانية، ورقة ذات رأسية لصفحات إضافية

الرسائل التجارية ينبغي أن تكون موجزة ما يكفي لحاجة صفحة واحدة فقط، ولكن ليس هذا هو الحال دائماً. العقود القانونية والشكاوى، وبعض رسائل استشارية في بعض الأحيان تتطلب صفحات إضافية.

لتجنب الارتباك في حالة الحصول على فصل الصفحات رسالة، ينبغي أن تشمل صفحات الثانية أو اللاحقة ترويسة ورقم صفحة في الجزء العلوي. قد تحتاج أيضا إلى تضمين التاريخ واسم المستلم.

أنواع الرسائل التجارية

يتم إرسال الرسائل التجارية لجميع أنواع من الأسباب. إرسال الأعمال التجارية لعملائها أو لغيرها من الشركات التي يعملون بها، مثل الشركاء البائعين أو النقل والإمداد. الأفراد كتابة الرسائل التجارية لرجال الأعمال وأقل أغراض رسمية أيضا.

فيما يلي بعض الأمثلة لأنواع الرسائل التجارية:

1-رسالة شكوى

يمكن بثت لا جميع الشكاوى ومعالجتها بشكل صحيح على وسائل الإعلام الاجتماعية، بعض مواضيع حساسة أو محرجة لا تريد أن تخاطر بالذهاب الفيروسية قليلاً. ثم هناك شكاوى فيها مكالمة على الخط الساخن لخدمة العملاء في الشركة لا يكفي. لجميع هذه الشكاوى، رسالة مطبوعة بالشكوى هو الجواب.

جعل الخاص بك شكوى موجزة، إلى هذه النقطة، ومهذب. لا تجعل فقط حول ما هي الشركة خطأ نقول لهم بالضبط ما تريد منها أن تفعل ذلك.

2-استقالته

رسالة استقالة ما يرسل موظف إلى رئيسهم عندما يريدون إنهاء مهمتهم. وفي معظم الحالات، ستحتاج للسماح لمدة 14 يوما على الأقل أو أسبوعين قبل موعد المغادرة الرسمية من الشركة.

أدناه مثال لرسالة استقالة من "المجندين الأمريكيين":

Resignation-letter

ملاحظة: إذا كنت لا تعرف نوع جنس الشخص الذي سوف تتلقى الرسالة من الأفضل استخدام تحية عامة مثل "إلى يهمه الأمر" بدلاً من استخدام "السيد/السيدة"، أو "يا سيدي".

3-خطاب

يتم إرسال رسالة غلاف مطبوعة جنبا إلى جنب مع السيرة ذاتية اشرح بإيجاز لماذا كنت مرشحا جيدا لهذه المهمة. رسائل تغطية جيدة تشبه المقبلات بمعنى أنه يعطي المجندون إحساس بما يمكن أن نتوقع من أنت، دون تكرار بالضرورة ما هو بالفعل على السيرة الذاتية الخاصة بك.

قراءة هذه الأدلة لمزيد من المعلومات حول كتابة رسالة التغطية:

4. رسالة التوصية

يتم إرسال رسائل توصية للتحقق من غبار مقدم الطلب مع صاحب العمل السابق أو مدير. وفي بعض الحالات، هذه التوصيات ليست أكثر من قالب إنشاؤها بواسطة شخص من الموارد البشرية بعد ملء الفراغات حول الموظف البدء وتاريخ الانتهاء. إذا كنت تكتب رسالة لموظف جيدة، ومع ذلك، فمن الأفضل إذا كنت تتجاوز القالب لإظهار أن نقدر لكم الوقت كنت عملت معا.

تحقق من هذا الدليل إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة في كتابة رسالة توصية:

5-رسالة لطلب المعلومات

يتم إرسال رسائل تطلب فيها للحصول على معلومات غالباً ما للشركات الأفراد أو ممثلو الشركات الأخرى عندما يريدون المعلومات المتعلقة بمنتج معين أو خدمة. كما يمكن كتابة هذه الرسائل إلى مكاتب الحكومة عند طلب معلومات بشأن التقدم بطلب للحصول على تصريح أو الاستفسار عن إجراءات حكومة.

أدناه مثال على رسالة طلب معلومات من  Word Mart:

Request-of-information-letter

ملاحظة: إذا كنت لا تعرف نوع جنس الشخص الذي سوف تتلقى الرسالة فإنه من الأفضل استخدام تحية عامة مثل "إلى يهمه الأمر" بدلاً من استخدام "السيد/السيدة"، أو "يا سيدي.":

6-تعديل أو تغيير حرف

لقد تلقيت رسالة تفيد بتعديل تاريخ استحقاق فاتورة الهاتف الخاص بك، أو أنه تم تغيير المبلغ الذي كنت تدفع من أي وقت مضى؟ تلك رسالة تعديل. أنها ليست كل شيء عن تواريخ ومبالغ على الرغم من ذلك، تعديل أو تغيير رسائل ترسل أيضا عندما تريد الشركات لإعلام العملاء حول التغييرات في المنتج أو الخدمة أنهم اشتروا.

فيما يلي مثال لاستحقاق تاريخ التعديل رسالة من الشركات المالية المعهد:

adjustment-letter

7-الأعمال إعلانات ودعوات

الأسهم، والإعلانات عن المنتجات الجديدة، والمناسبات الخيرية هي الرسائل التجارية. رسائل يعلن الرئيس تنفيذي جديد واكتتاب، وحتى تلك التي يدعوك لاتفاقية أيضا تندرج في إطار رسائل الإعلان عن الأعمال. يتم إرسال هذه الرسائل أما كمذكرة داخلية حيث أن جميع الموظفين على علم بالتغييرات داخل الشركة، أو إعلان لأصحاب المصلحة في الشركة.

هنا مثال على دعوة رجال الأعمال لحلقة دراسية تعليمية من Letters.org:

business invitation

ملاحظة: إذا كنت لا تعرف نوع جنس الشخص الذي سوف تتلقى الرسالة من الأفضل استخدام تحية عامة مثل "إلى يهمه الأمر" بدلاً من استخدام "السيد/السيدة"، أو "يا سيدي".

تلميحات حول كتابة الرسائل التجارية

استخدام التبرير المناسب، بما في ذلك جميع عناصر الحق لا يكفي لرسالة تجارية جيدة. بل أن الأهم هو لهجة حق الإضراب وضمان أن يفهم المستلم النوايا الخاص بك خطاب.

تذكر التلميحات التالية في المرة التالية يمكنك كتابة رسالة تجارية.

1-قصيرة وبسيطة

تجنب الكلمات طنان والأوصاف المنمقة. مختصراً الفقرة الأولى. إذا كنت غير متأكد من كيفية البدء، مجرد كتابة "اكتب إليكم بالإشارة إلى..." ثم شرح الطلب الخاص بك من هناك.

2-الفائدة القارئ

أنه من الأسهل للحصول على التعاون الخاص بالمستلم إذا قمت بكتابة رسالة مع مصلحتها في الاعتبار. التأكيد على ما يمكن أن تفعله نقدم لهم بدلاً من ما تريد القيام به.

3-حق نغمة

ما هو غرض الرسالة التي تقوم بإرسالها؟ يتم التعبير عن الشكر، التعاطف، أو مطالبين بسداد الديون؟ ومهما كان، كنت قد حصلت على إقامة لهجة الحق حتى المستلم تتفهم الحاجة الملحة للطلب الخاص بك.

4-أي بلغة

تجنب المصطلحات إلا إذا كنت متأكداً تماما من المتلقي سوف تفهم ما كنت تتحدث عن.

5-استخدام الضمائر الشخصية

وحتى إذا كانت هذه رسالة أعمال، أنها بخير لاستخدام الضمائر الشخصية مثل، أنا، نحن، ولنا. العصا مع "أنا" إذا كنت تكتب على أساس الرأي الخاص بك، واستخدام "أننا" إذا كنت تكتب باسم الشركة.

6-إضافة نسخة عند الحاجة

هل تعلم أن '' نسخة كربونية '' يعني نسخ المجاملة؟ مرة في اليوم عندما رسائل فيها الكاتبة، "نسخة" يعني نسخة كربونية لأن هذا ما الطابعين استخدامها عند إجراء التكرارات. وفي كلتا الحالتين، وهذا هو اختصار يجب عليك تضمين أسفل السطر الضميمة، إذا كنت تخطط لإرسال نسخة من الرسالة إلى شخص آخر.

إذا كنت ترسل نسخة مجاملة لأكثر من شخص واحد، بسرد اسم الثانية أسفل الأولى دون "نسخة".

على سبيل المثال:

"Cc: مارك سميث، قائد الحاجيات XYZ موظف المالية"

تنسيق رسائل البريد الإلكتروني التجارية

وفقا لخبراء الرسائل النصية، "يطلب النص"، يتم فتح 20% فقط من رسائل البريد الإلكتروني و 95% نصوص هي قراءة خلال ثلاث دقائق لاستلام، بينما يحصل فقدت كمية كبيرة من البريد أو الحضيض فورا، فلا عجب تذهب بعض الشركات الآن إرسال المراسلات عن طريق الطباعة والبريد الإلكتروني متبوعاً نسخة مختصرة كنص، فقط لضمان المستلم يحصل عليه.

للحفاظ على جو شكلي بينما تتكيف المتوسطة الرقمية، التنسيق وجميع عناصر رسالة الأعمال المطبوعة لا تزال مدرجة في رسالة أعمال البريد إلكتروني، باستثناء اثنين من الاختلافات الصغيرة. سطر الموضوع بمثابة رسالة موجزة أو مؤشرا لما حول الرسالة. معلومات المرسل يقع في الجزء السفلي من الرسالة، أسفل اسم المطبوعة من المرسل.

لمزيد من المعلومات حول كيفية تنسيق البريد الإلكتروني رسائل دراسة الدروس التالية:

إرسال بحكمة

استخدام مظروف أعمال إذا كنت تقوم بإرسال رسالة عن طريق البريد. استخدام مظروف مع شعار الشركة الخاص بك حيث يمكن المستلم التعرف فورا من الشركة الخاصة بك والحيلولة دون الحصول على الحضيض جنبا إلى جنب مع سائر الترويجية رسالتكم العشوائي التي يتلقونها.

إذا لم تكن متأكداً من ما إذا كان يتم الكتابة اليدوية مقروءاً، تستخدم الطابعة ومعالج النصوص لطباعة العنوان على المغلف. إرسال الوثائق الهامة والحساسة للوقت رسائل عبر البريد السريع.

والآن بعد أن كنت قد تعلمت كيفية تنسيق رسالة، يمكنك البدء في إرسال خطابات الأعمال التجارية الخاصة بك.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.