7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Communication

Format Surat yang Tepat: Cara Menulis Surat Bisnis dengan Benar

Scroll to top
Read Time: 13 mins

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Hasannudin Amin (you can also view the original English article)

Apa yang terlintas dalam pikiran ketika Anda mendengar frasa surat bisnis? Apakah amplop putih dengan kop surat mewah dan tulisan pengap muncul di benak saya? Dalam banyak kasus, Anda benar.

Bahkan jika hampir semua hal dilakukan melalui email saat ini, surat bisnis belum punah atau dianggap benar-benar ketinggalan zaman sehingga masih membayar untuk mengetahui cara menulis dan memformatnya dengan benar.

Bagian dari Format Surat Bisnis Standar

Seperti yang mungkin Anda pelajari di sekolah dasar, surat bisnis terdiri dari bagian-bagian yang berbeda. Bagian ini mencakup apa yang termasuk dalam setiap bagian dan format surat bisnis yang benar.

1. Informasi Pengirim

Penting untuk mengetahui cara menangani surat bisnis dengan benar, terutama jika Anda mengharapkan balasan.

Bagian ini termasuk alamat lengkap Anda, nomor telepon, dan alamat email. Beberapa orang suka menyertakan nama lengkap mereka di bagian atas daftar ini, tetapi beberapa orang menganggapnya berlebihan karena Anda akan menandatangani surat dengan nama Anda. Anda tidak perlu menyertakan ini jika kertas yang Anda gunakan memiliki kop surat.

Apa yang harus dimasukkan dan diformat:

  • Apa yang harus dimasukkan dan diformat:
  • Alamat jalan
  • Kota, Negara, Kode Pos
  • Negara (jika tidak di negara yang sama dengan penerima Anda)
  • Nomor telepon Anda
  • Email mu

2. Tanggal Hari Ini

Eja bulannya dan sertakan tahun lengkapnya. Tulis bulan, tanggal, dan tahun jika mengirim surat bisnis di AS, tetapi mulai tanggal dengan hari (misalnya 18 Oktober 2018) jika Anda mengirim surat di Inggris atau Australia.

3. Informasi Alamat (a.k.a. Inside Address)

Sertakan informasi penerima, dimulai dengan nama mereka, diikuti dengan jabatan dan alamat lengkapnya. Tangani penerima menggunakan Ms., Mr., atau gunakan judul yang sesuai dengan pekerjaan apa pun yang diperlukan

  • Nama
  • Judul pekerjaan
  • Alamat Jalan Perusahaan
  • Kota, Negara, Kode Pos
  • Negara (opsional)

4. Penghormatan

Sambutan yang digunakan di bagian penerima tidak harus sama dengan yang digunakan di sini. Itu semua tergantung pada seberapa dekat atau akrab Anda dengan alamat, dan konteks surat Anda. Dekan di Sekolah Tinggi Ilmu Pengetahuan mungkin adalah bibi Anda, tetapi jika Anda menulis kepadanya dalam kapasitas resmi, lebih baik jika Anda menggunakan salam "Dekan (Nama Belakang)" atau "Dr. (Nama Belakang) ”karena ada kemungkinan orang lain menangani korespondensinya. Judul militer dan agama harus ditulis apa adanya.

Tidak yakin tentang jenis kelamin penerima? Jangan menggunakan Mr. atau Ms., tulis saja “Dear” diikuti dengan nama lengkap mereka. Jika Anda tidak tahu siapa orang yang dihubungi sebenarnya, "Kepada Siapa Kepedulian May" akan dilakukan. Anda juga dapat menghubungi departemen atau grup yang akan menangani surat Anda, seperti "Anggota Komite Perekrutan" atau "Manajemen Asosiasi Kondominium."

Selalu akhiri sapaan dengan tanda titik dua, bukan koma.

5. Teks Tubuh

Tubuh surat biasanya terdiri dari satu hingga tiga paragraf singkat, masing-masing dengan maksud tertentu dan terorganisir untuk kejelasan.

  • Pengantar. Menjelaskan alasan surat itu dan apa yang ingin Anda capai dengannya. Jika penerima tidak tahu siapa Anda, Anda juga dapat menyebutkan hubungan timbal balik di sini.
  • Paragraf kedua. Berikan lebih banyak detail tentang permintaan Anda, seperti langkah-langkah yang telah Anda ambil atau biaya yang dibayarkan. Dalam hal pemasaran atau surat lamaran pekerjaan, paragraf kedua adalah tempat Anda akan menjual produk yang Anda promosikan atau aplikasi Anda.
  • Paragraf ketiga. Opsional dan termasuk dalam situasi di mana paragraf kedua tidak cukup untuk menjelaskan situasi secara penuh.

Penutupan

Penutupan mencakup satu atau dua kalimat yang meminta penerima untuk mengambil tindakan apa pun yang diminta dalam surat Anda, dan mengucapkan terima kasih karena telah membaca surat Anda.

Contoh penutupan surat bisnis:

  • Silakan email saya di (email Anda) atau hubungi saya di (telepon bisnis Anda) untuk menjadwalkan pertemuan. Terima kasih atas pertimbangan Anda.
  • Jika Anda perlu mendiskusikan apa pun dengan saya atau tim, jangan ragu untuk menghubungi kami di (telepon Anda). Kami selalu siap melayani Anda.

Tutup Gratis

Penutup gratis adalah frase sign-off yang dimasukkan sebelum tanda tangan Anda. Anda punya banyak pilihan di sini, tetapi secara umum Anda harus menghindari yang menunjukkan penghargaan atau terima kasih dalam surat di mana Anda tidak meminta apa pun.

Contoh

  • Salam
  • Hormat saya
  • Dengan hormat
  • Dengan rasa terima kasih
  • Salam
  • Dengan penghargaan
  • Hormat kami

The Signature

Tanda tangani surat di bawah penutup gratis. Pastikan untuk meninggalkan setidaknya empat spasi di antara nama Anda dan tutup sehingga cukup ruang untuk tanda tangan Anda. Anda mungkin ingin memasukkan jabatan pekerjaan Anda, nomor telepon, dan alamat email di bawah nama lengkap Anda juga.

SignatureSignatureSignature

Lampiran

Sebelum usia email, orang menulis "Lampiran" di bagian bawah surat bisnis untuk menunjukkan bahwa amplop itu menyertakan dokumen lain. Anggap saja sebagai versi cetak "lihat lampiran" untuk email.

Lampiran dicatat di bagian kiri bawah surat, beberapa spasi di bawah tanda tangan Anda, diikuti oleh daftar dokumen yang disertakan. Sebagai contoh:

Lampiran:

  • Brosur
  • Formulir pemesanan

3 Jenis Format Surat Bisnis

Surat bisnis biasanya datang dalam satu dari tiga format utama, blok penuh, diubah, atau diindentasi. Meskipun tidak ada format yang benar atau salah, ada beberapa contoh seperti dalam aplikasi universitas, di mana diperlukan format tertentu. Jika Anda tidak yakin format mana yang harus diikuti, cukup periksa surat sebelumnya yang Anda terima dari institusi dan ikuti pemformatan yang sama.

1. Blok Penuh

Blok penuh adalah format paling umum untuk surat bisnis karena itu yang paling mudah. Anda tidak perlu khawatir tentang indentasi dan semuanya dibenarkan. Spasi tunggal digunakan sebagai pengganti indentasi untuk paragraf baru.

Di bawah ini adalah contoh surat blok lengkap dari Pusat Menulis Universitas Carolina Utara:

2. Dimodifikasi

Format yang dimodifikasi agak sulit diingat karena tidak semuanya dibenarkan. Alamat, salam, dan badan surat dibenarkan, sementara alamat pengirim, tanggal, tutupan gratis, dan tanda tangan disejajarkan ke kanan.

Dalam contoh di bawah ini, ada dua spasi antara alamat pengirim dan tanggal ketika surat ditulis dan tiga spasi antara alamat penerima dan salam. Ada juga dua spasi antara paragraf pertama dari badan surat dan salam dan dua ruang untuk setiap paragraf baru.

Tanda tutup gratis, tanda tangan, dan paragraf terakhir dari surat adalah dua spasi terpisah.

Di bawah ini adalah contoh surat bisnis dalam format yang dimodifikasi dari Savvy Business Correspondence:

letter formatletter formatletter format

3. Diindeks

Format indent atau semi-blok mirip dengan format yang dimodifikasi, kecuali bahwa awal setiap paragraf memiliki indentasi.

Memformat Surat Bisnis dan Tips Desain

Surat bisnis Anda perlu membuat kesan pertama yang baik, karena dalam beberapa kasus, membaca surat itu akan menjadi yang pertama kalinya penerima “menemukan” perusahaan Anda.

1. Kop Surat Profesional

Perusahaan bukanlah satu-satunya yang dapat menggunakan kop surat. Solopreneur, pelamar kerja, dan siapa saja yang ingin membuat merek untuk dirinya sendiri dapat menggunakan kop surat untuk membuat surat mereka unik. Kop surat juga dapat digunakan untuk memverifikasi keaslian dokumen kepada penerima, yang sering terjadi untuk surat pemerintah dan surat bank.

letterhead stationeryletterhead stationeryletterhead stationery
Anda dapat menemukan templat alat tulis kop surat profesional di Envato Elements atau GraphicRiver.

Desain kop surat beragam, satu-satunya hal yang konsisten adalah harus menyertakan nama dan logo, alamat, dan informasi kontak perusahaan Anda. Jika Anda tidak memiliki logo atau nama perusahaan, cukup ganti dengan bagian dengan nama lengkap Anda. Karena surat bisnis bersifat formal, pilih desain kop surat yang tidak terlalu sibuk atau berwarna-warni sehingga mengurangi pesan yang Anda kirim.

Jangan menggunakan alat tulis atau kertas beraroma.

Ingin membuat kop surat Anda sendiri? Lihat templat ini dari Envato:

2. Marjin Surat Bisnis

Sebaiknya selamatkan pohon, tetapi jangan terlalu banyak memasukkan teks ke dalam satu halaman yang tidak memiliki margin tersisa. Tinggalkan 1 "hingga 1,5" per sisi.

3. Font Biasa

Hindari font yang mewah dan sulit dibaca kursif. Pilih Verdana, Arial, Courier New, atau Times New Roman dengan ukuran font minimal 12.

4. Spasi Surat Formal

Gunakan satu spasi di antara paragraf untuk membuat huruf lebih mudah dibaca. Anda juga harus menggunakan setidaknya satu spasi di antara semua elemen surat, kecuali antara tanda tangan Anda dan nama tercetak di mana empat jeda baris diperlukan.

5. Kop surat 2 halaman untuk Halaman Tambahan

Surat bisnis harus cukup ringkas untuk hanya membutuhkan satu halaman, tetapi itu tidak selalu benar. Kontrak hukum, keluhan, dan beberapa surat nasihat terkadang membutuhkan halaman tambahan.

Untuk menghindari kebingungan jika halaman surat terpisah, halaman kedua dan selanjutnya harus menyertakan kop surat dan nomor halaman di bagian atas. Anda mungkin juga ingin memasukkan tanggal dan nama penerima.

Jenis Surat Bisnis

Surat bisnis dikirim untuk segala macam alasan. Bisnis mengirimkannya ke pelanggan mereka atau ke bisnis lain tempat mereka bekerja, seperti vendor atau mitra logistik. Individu menulis surat bisnis untuk bisnis dan tujuan kurang formal juga.

Berikut beberapa contoh jenis surat bisnis:

1. Surat Keluhan

Tidak semua keluhan dapat ditayangkan dan ditangani dengan benar di media sosial, beberapa topik sedikit sensitif atau memalukan jika Anda tidak ingin risiko itu menjadi viral. Kemudian ada keluhan ketika panggilan ke hotline layanan pelanggan perusahaan tidak cukup. Untuk semua keluhan ini, surat keluhan tercetak adalah jawabannya.

Buat keluhan Anda singkat, to the point, dan sopan. Jangan hanya membuatnya tentang kesalahan perusahaan memberi tahu mereka apa yang Anda ingin mereka lakukan tentang hal itu.

2. Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri adalah apa yang karyawan kirim ke atasan mereka ketika mereka ingin berhenti dari pekerjaan mereka. Dalam banyak kasus, Anda harus memperbolehkan setidaknya 14 hari atau dua minggu sebelum tanggal keberangkatan resmi dari perusahaan.

Di bawah ini adalah contoh surat pengunduran diri dari Perekrut Amerika:

Resignation-letterResignation-letterResignation-letter

Catatan: Jika Anda tidak mengetahui jenis kelamin orang yang akan menerima surat Anda, lebih baik menggunakan sapaan umum seperti "kepada siapa yang berkepentingan" daripada menggunakan "Bapak / Ibu." atau "Tuan."

3. Surat lamaran

Surat pengantar tercetak dikirim bersama dengan resume untuk menjelaskan dengan singkat mengapa Anda calon yang baik untuk pekerjaan itu. Surat pengantar yang baik adalah seperti makanan pembuka dalam arti bahwa itu memberi para perekrut rasa apa yang dapat mereka harapkan dari Anda, tanpa harus mengulangi apa yang sudah ada di resume Anda.

Baca panduan ini untuk informasi lebih lanjut tentang menulis surat lamaran:

4. Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi dikirim untuk memverifikasi reputasi baik pemohon dengan pemberi kerja atau manajer sebelumnya. Dalam beberapa kasus, rekomendasi ini tidak lebih dari template yang dibuat oleh seseorang dari HR setelah mengisi kekosongan tentang tanggal mulai dan berakhir karyawan. Jika Anda menulis surat lamaran untuk karyawan yang baik, akan lebih baik jika Anda melampaui template untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu Anda bekerja bersama.

Lihat panduan ini jika Anda memerlukan bantuan untuk menulis surat rekomendasi:

5. Surat untuk Meminta informasi

Surat yang meminta informasi sering dikirim ke bisnis oleh individu atau perwakilan dari bisnis lain ketika mereka menginginkan informasi tentang produk atau layanan tertentu. Surat-surat ini juga dapat ditulis ke kantor-kantor pemerintah ketika meminta informasi tentang mengajukan permohonan izin atau bertanya tentang prosedur pemerintah.

Di bawah ini adalah contoh surat untuk meminta informasi dari Word Mart:

Request-of-information-letterRequest-of-information-letterRequest-of-information-letter

Catatan: Jika Anda tidak mengetahui jenis kelamin orang yang akan menerima surat Anda, lebih baik menggunakan sapaan umum seperti "kepada siapa yang berkepentingan" daripada menggunakan "Bapak / Ibu." atau "Sir.":

6. Penyesuaian atau Surat Perubahan

Pernahkah Anda menerima surat yang menyatakan tanggal jatuh tempo tagihan telepon Anda telah disesuaikan, atau jumlah yang Anda bayar telah diubah? Itu adalah surat penyesuaian. Ini tidak semua tentang tanggal dan jumlah meskipun, penyesuaian atau perubahan surat juga dikirim ketika bisnis ingin memberi tahu pelanggan tentang perubahan dalam produk atau layanan yang mereka beli.

Di bawah ini adalah contoh surat penyesuaian tanggal jatuh tempo dari Corporate Finance Institute:

adjustment-letteradjustment-letteradjustment-letter

7. Pengumuman dan Undangan Bisnis

Surat pemegang saham, pengumuman produk baru, dan acara amal adalah surat bisnis. Surat yang mengumumkan CEO baru, IPO, dan bahkan mereka yang mengundang Anda ke konvensi juga termasuk dalam surat pengumuman bisnis. Surat-surat ini baik dikirim sebagai memo internal sehingga semua karyawan menyadari perubahan dalam perusahaan, atau sebagai pengumuman kepada pemangku kepentingan perusahaan.

Berikut contoh undangan bisnis untuk seminar pendidikan dari Letters.org:

business invitationbusiness invitationbusiness invitation

Catatan: Jika Anda tidak mengetahui jenis kelamin orang yang akan menerima surat Anda, lebih baik menggunakan sapaan umum seperti "kepada siapa yang berkepentingan" daripada menggunakan "Bapak / Ibu." atau "Tuan."

Tips Menulis Surat Bisnis

Menggunakan justifikasi yang benar dan menyertakan semua elemen yang tepat tidak cukup untuk surat bisnis yang baik. Yang lebih penting adalah dengan nada yang tepat dan memastikan bahwa penerima Anda memahami maksud surat Anda.

Ingatlah tips berikut ini saat Anda menulis surat bisnis di lain waktu.

1. Pendek dan Sederhana

Hindari kata-kata muluk-muluk dan deskripsi yang berbunga-bunga. Pertahankan paragraf singkat pertama. Jika Anda tidak yakin cara memulainya, cukup tulis “Saya menulis sehubungan dengan ...” kemudian jelaskan permintaan Anda dari sana.

2. Manfaat Pembaca

Lebih mudah untuk mendapatkan kerja sama penerima jika Anda menulis surat dengan manfaatnya dalam pikiran. Tekankan apa yang dapat Anda tawarkan, bukan apa yang Anda ingin mereka lakukan.

3. Nada Benar

Apa tujuan dari surat yang Anda kirim? Apakah Anda menyatakan terima kasih, simpati, atau menuntut pembayaran untuk utang? Apa pun itu, Anda harus menetapkan nada yang tepat agar penerima memahami urgensi permintaan Anda.

4. Tidak Ada Jargon

Hindari jargon kecuali Anda benar-benar yakin penerima akan memahami apa yang Anda bicarakan.

5. Penggunaan Pronouns Pribadi

Meskipun ini adalah surat bisnis, tidak masalah menggunakan kata ganti pribadi seperti Anda, saya, kami, dan kami. Tetap menggunakan "Saya" jika Anda menulis berdasarkan pendapat Anda, dan gunakan "Kami" jika Anda menulis atas nama perusahaan.

6. Tambahkan CC Saat Dibutuhkan

Tahukah Anda bahwa "CC" berarti salinan sopan santun? Kembali pada hari ketika surat-surat diketik, "CC" berarti salinan karbon karena itulah yang digunakan pengetik saat membuat duplikat. Bagaimanapun, ini adalah singkatan yang harus Anda sertakan di bawah garis lampiran jika Anda berencana mengirim salinan surat itu kepada orang lain.

Jika Anda mengirim salinan sopan santun kepada lebih dari satu orang, cantumkan nama kedua di bawah yang pertama tanpa "CC."

Contoh:

“Cc: Mark Smith, Chief Financial Officer XYZ Widgets”

Format untuk Surat Bisnis Email

Menurut ahli SMS, Permintaan Teks, hanya 20% email yang dibuka dan 95% teks dibaca dalam waktu tiga menit setelah diterima, sementara sejumlah besar email hilang atau dibuang langsung, tidak mengherankan beberapa bisnis pergi sejauh mengirim korespondensi melalui cetak dan email diikuti oleh versi singkat sebagai teks, hanya untuk memastikan penerima mendapatkannya.

Untuk menjaga suasana formalitas saat beradaptasi dengan media digital, pemformatan dan semua elemen dari surat bisnis yang dicetak masih termasuk dalam surat bisnis email, kecuali untuk dua perbedaan kecil. Baris subjek berfungsi sebagai ringkasan surat atau indikasi tentang apa isi surat itu. Informasi pengirim terletak di bagian bawah surat, tepat di bawah nama cetak pengirim.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara memformat pesan email, pelajari tutorial berikut:

Kirim dengan Bijak

Gunakan amplop bisnis jika Anda mengirim surat melalui pos. Gunakan amplop dengan logo perusahaan Anda sehingga penerima dapat segera mengenali amplop itu dari perusahaan Anda dan untuk mencegah surat Anda dari sampah bersama dengan sampah promosi lainnya yang mereka terima.

Jika Anda tidak yakin apakah tulisan tangan Anda terbaca, gunakan printer dan pengolah kata Anda untuk mencetak alamat pada amplop. Kirim dokumen penting dan surat yang peka waktu melalui kurir.

Sekarang Anda telah belajar cara memformat surat, Anda dapat mulai mengirimkan surat bisnis Anda sendiri.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.