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Formato Correcto de Cartas: Como Escribir una Carta de Negocios Correctamente

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Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

¿Qué te viene a la mente cuando escuchas la frase cartas comerciales? ¿Te vienen a la mente sobres blancos con membretes de fantasía y escrituras tapadas? En la mayoría de los casos, tendrías razón.

Incluso si casi todo se hace por correo electrónico en la actualidad, las cartas comerciales no se extinguen o se consideran totalmente fuera de estilo, por lo que aún vale la pena saber cómo escribirlas y formatearlas correctamente.

Partes del Formato de una Carta de Negocios Estandar

Como probablemente aprendió en la escuela primaria, las cartas comerciales se componen de partes diferentes. Esta sección cubre lo que se incluye en cada parte y el formato correcto de la carta comercial.

1. Informacion del que Envia

Es importante saber cómo abordar una carta comercial correctamente, especialmente si está esperando una respuesta.

Esta sección incluye su dirección completa, número de teléfono y dirección de correo electrónico. A algunas personas les gusta incluir su nombre completo en la parte superior de esta lista, pero algunas personas piensan que es redundante porque de todos modos usted firmará la carta con su nombre. No necesita incluir esto si el papel que está utilizando tiene un membrete.

Que incluir y formatear:

  • Nombre
  • Direccion de Calle
  • Ciudad, Estado, Codigo Postal
  • Pais (si no estas en el mismo pais que tu recipiente)
  • Tu Numero de Telefono
  • Tu Correo Electronico

2. Fecha de Hoy

Deletrea el mes e incluye el año completo. Escriba el mes, la fecha y el año si va a enviar una carta comercial a los EE. UU., Pero comience la fecha con el día (por ejemplo, el 18 de octubre de 2018) si está enviando una carta a los EE. UU. O Australia.

3. Información del destinatario (a.k.a. Dirección interna)

Incluya la información del destinatario, comenzando con su nombre, seguido del título de su trabajo y la dirección completa. Diríjase al destinatario con la Sra., Sr. o use cualquier título apropiado para el trabajo según sea necesario

  • Nombre
  • Titulo de Trabajo
  • Direccion de la Compania
  • Ciudad, Estado, Codigo Postal
  • Pais (opcional)

4. Saludo

El saludo utilizado en la sección del destinatario no tiene que ser el mismo que el utilizado aquí. Todo depende de lo cercano o familiar que esté con la dirección y el contexto de su carta. El Decano de la Facultad de Ciencias puede ser tu tía, pero si le escribes a ella de manera oficial, es mejor que uses el saludo "Decano (Apellido)" o "Dr. (Apellido) "porque existe la posibilidad de que otras personas manejen su correspondencia. Los títulos militares y religiosos deben escribirse como está.

¿No está seguro del género del destinatario? No use el Sr. o la Sra., Simplemente escriba "Estimado" seguido de su nombre completo. Si no sabe quién es la persona de contacto exacta, lo hará "A quien corresponda". También puede dirigirse al departamento o grupo que manejará su carta, como "Miembros del Comité de Contratación" o "Administración de la Asociación de Condominios".

Siempre temina el saludo con dos puntos, no una coma.

5. Texto del Cuerpo

El cuerpo de la carta generalmente se compone de uno a tres párrafos breves, cada uno con un propósito específico y organizado para mayor claridad.

  • Introducción. Explica el motivo de la carta y lo que quiere lograr con ella. Si el destinatario no sabe quién es usted, también puede mencionar las conexiones mutuas aquí.
  • Segundo parrafo. Proporciona más detalles sobre su solicitud, como los pasos que ha tomado o las tarifas pagadas. En el caso de cartas de marketing o de solicitud de empleo, el segundo párrafo es donde venderá el producto que está promocionando o su aplicación.
  • Tercer párrafo. Opcional y se incluye en situaciones donde el segundo párrafo no es suficiente para explicar la situación en su totalidad.

Cierre

El cierre incluye una o dos oraciones que solicitan al destinatario que tome las medidas solicitadas en su carta y les agradece por leer su correo.

Ejemplos de cierre de carta comercial:

  • Envíeme un correo electrónico a (su correo electrónico) o llámeme al (teléfono de su empresa) para programar una reunión. Gracias por su consideración.
  • If you need to discuss anything with me or the team, please don’t hesitate to call us at (your phone). We're always at your service.

Cierre de cortesía

El cierre complementario es una frase de cierre insertada antes de su firma. Tienes muchas opciones aquí, pero en general debes evitar aquellas que denoten apreciación o agradecimiento en cartas donde no solicites nada.

Ejemplos

  • Saludos
  • Sinceramente
  • Cordialmente
  • Con gratitud
  • Saludos cordiales
  • Con aprecio
  • Tuyo verdaderamente

La Firma

Firme la carta debajo del cierre complementario. Asegúrese de dejar al menos cuatro espacios individuales entre su nombre y el cierre para que haya suficiente espacio para su firma. También puede incluir su título de trabajo, número de teléfono y dirección de correo electrónico debajo de su nombre completo.

Signature

Cerramientos

Antes de la edad del correo electrónico, las personas escribieron "Adjuntos" en la parte inferior de las cartas comerciales para indicar que el sobre incluye otros documentos. Piense en ello como la versión impresa de "ver archivo adjunto" para correos electrónicos.

Los anexos se anotan en la parte inferior izquierda de la carta, un par de espacios debajo de su firma, seguidos de una lista de los documentos incluidos. Por ejemplo:

Cerramientos:

  • Folleto
  • Formulario de Orden

3 Tipos de Formatos de Cartas de Negocios

Las cartas comerciales generalmente vienen en uno de los tres formatos principales, bloque completo, modificado o sangrado. Si bien no hay un formato correcto o incorrecto, hay casos como en las aplicaciones universitarias, donde se requiere un formato específico. Si no está seguro de qué formato seguir, solo revise las cartas anteriores que recibió de la institución y siga el mismo formato.

1. Bloque Completo

El bloque completo es el formato más común para las cartas comerciales porque es el más fácil. No tienes que preocuparte por las sangrías y todo está justificado. Se utiliza el espaciado sencillo en lugar de las sangrías para los párrafos nuevos.

A continuación se muestra un ejemplo de una carta completa del Centro de Escritura de la Universidad de Carolina del Norte:

2. Modificado

El formato modificado es un poco difícil de recordar porque no todo está justificado por la izquierda. El destinatario, el saludo y el cuerpo de la carta están justificados a la izquierda, mientras que la dirección, la fecha, el cierre complementario y la firma del remitente están alineados a la derecha.

En el ejemplo a continuación, hay dos espacios entre la dirección del remitente y la fecha en que se escribió la carta y tres espacios entre la dirección del destinatario y el saludo. También hay dos espacios entre el primer párrafo del cuerpo de la carta y el saludo y dos espacios para cada párrafo nuevo.

El cierre de cortesía, la firma y el último párrafo de la carta son dos espacios separados.

A continuación se muestra un ejemplo de una carta comercial en formato modificado de Savvy Business Correspondence:

letter format

3. Destinado a

El formato de sangrado o semibloque es similar al formato modificado, excepto que el inicio de cada párrafo está sangrado.

Formato de carta de negocios y consejos de diseño

Su carta comercial debe causar una buena primera impresión, ya que, en algunos casos, leer esa carta será la primera vez que el destinatario “encuentre” a su empresa.

1. Membrete Profesional

Las empresas no son las únicas que pueden usar membretes. Solopreneurs, solicitantes de empleo y cualquier persona que desee hacer una marca para sí mismo puede usar un membrete para que sus cartas sean únicas. Los membretes también se pueden usar para verificar la autenticidad del documento para el destinatario, que es a menudo el caso de cartas gubernamentales y cartas bancarias.

letterhead stationery
Puede encontrar plantillas profesionales de papelería con membrete en Envato Elements o GraphicRiver.

El diseño del membrete varía, lo único que es coherente es que debe incluir el nombre y el logotipo de su empresa, la dirección y la información de contacto. Si no tiene un logotipo o nombre de compañía, simplemente reemplace esto con parte de su nombre completo. Dado que las cartas comerciales son formales, elija un diseño de membrete que no esté demasiado ocupado o lleno de color y que reste valor al mensaje que está enviando.

No uses papelería o papel perfumado.

¿Quieres crear tu propio membrete? Echa un vistazo a estas plantillas de Envato:

2. Margenes de la Carta de Negocios

Es bueno guardar árboles, pero no exprima demasiado texto en una página si no queda margen. Deje 1 "a 1.5" por lado.

3. Fuente Plana

Evita las fuentes elegantes y las cursivas difíciles de leer. Se adhieren a Verdana, Arial, Courier New o Times New Roman con un tamaño de fuente mínimo de 12.

4. Espaciado Formal para Cartas

Use un solo espacio entre los párrafos para facilitar la lectura de la letra. También debe usar al menos un espacio único entre todos los elementos de la letra, excepto entre su firma y el nombre impreso donde se requieren cuatro saltos de línea.

5. Membrete de la segunda página para páginas adicionales.

Las cartas comerciales deben ser lo suficientemente concisas como para necesitar una sola página, pero no siempre es así. Los contratos legales, las quejas y algunas cartas de asesoría a veces requieren páginas adicionales.

Para evitar confusiones en el caso de que las páginas de letras se separen, la segunda página y las siguientes deben incluir un membrete y un número de página en la parte superior. También es posible que desee incluir la fecha y el nombre del destinatario.

Tipos de Cartas de Negocios

Business letters are sent for all sorts of reasons. Businesses send it to their customers or to other businesses they work with, such as vendors or logistics partners. Individuals write business letters for business and less formal purposes too.

Aquí hay algunos ejemplos de tipos de cartas comerciales:

1. Carta de Queja

No todas las quejas pueden ser transmitidas y atendidas adecuadamente en las redes sociales, algunos temas son un poco delicados o vergonzosos, no quiere correr el riesgo de que se vuelva viral. Luego hay quejas donde una llamada a la línea directa de atención al cliente de la compañía no es suficiente. Para todas estas quejas, una carta impresa de queja es la respuesta.

Haga su queja breve, al punto, y educada. No se limite a decir lo que la empresa hizo mal, dígales exactamente lo que quiere que hagan al respecto.

2. Carta de Resignacion

Una carta de renuncia es lo que un empleado le envía a su jefe cuando quiere renunciar a su trabajo. En la mayoría de los casos, deberá permitir al menos 14 días o dos semanas antes de la fecha de salida oficial de la empresa.

A continuación se muestra un ejemplo de una carta de renuncia de los reclutadores estadounidenses:

Resignation-letter

Nota: Si no sabe el sexo de la persona que recibirá su carta, es mejor usar un saludo genérico como "a quien le pueda interesar" que usar "Mr./Ms". o "señor".

3. Carta de Presentacion

Se envía una carta de presentación impresa junto con un currículum vitae para explicar brevemente por qué es un buen candidato para el trabajo. Las buenas cartas de presentación son como aperitivos en el sentido de que les da a los reclutadores un sentido de lo que pueden esperar de usted, sin que necesariamente repitan lo que ya está en su currículum.

Lea estas guías para obtener más información sobre cómo escribir una carta de presentación:

4. Carta de Recomendacion

Se envían cartas de recomendación para verificar la buena reputación de un solicitante con un empleador o gerente anterior. En algunos casos, estas recomendaciones no son más que una plantilla generada por alguien de recursos humanos después de completar los espacios en blanco sobre la fecha de inicio y finalización de un empleado. Sin embargo, si está escribiendo una carta de presentación para un buen empleado, es mejor que vaya más allá de la plantilla para demostrar que aprecia el tiempo que trabajó en conjunto.

Consulte esta guía si necesita ayuda para escribir una carta de recomendación:

5. Carta para Pedir Informacion

Las cartas que solicitan información a menudo son enviadas a las empresas por individuos o representantes de otras empresas cuando desean información sobre un producto o servicio en particular. Estas cartas también pueden enviarse a las oficinas gubernamentales cuando solicitan información sobre cómo solicitar un permiso o si solicitan información sobre un procedimiento gubernamental.

A continuación se muestra un ejemplo de una carta para solicitar información de Word Mart:

Request-of-information-letter

Nota: Si no sabe el sexo de la persona que recibirá su carta, es mejor usar un saludo genérico como "a quien le pueda interesar" que usar "Mr./Ms". o "Señor":

6. Ajuste o cambio de carta

¿Alguna vez ha recibido una carta en la que se indica que se ajustó la fecha de vencimiento de su factura de teléfono o que se ha cambiado la cantidad que está pagando? Esa es una carta de ajuste. Sin embargo, no se trata solo de fechas y montos, también se envían cartas de ajuste o cambio cuando las empresas desean notificar a los clientes sobre los cambios en el producto o servicio que compraron.

A continuación se muestra un ejemplo de una carta de ajuste de fecha de vencimiento del Corporate Finance Institute:

adjustment-letter

7. Anuncios de Negocios e Invitaciones.

Las cartas de los accionistas, los anuncios de nuevos productos y los eventos de caridad son cartas comerciales. Las cartas que anuncian un nuevo CEO, una salida a bolsa e incluso aquellas personas que lo invitan a una convención también se incluyen en las cartas de anuncios de negocios. Estas cartas se envían como un memorándum interno para que todos los empleados estén al tanto de los cambios dentro de la empresa o como un anuncio a los interesados de la compañía.

Aquí hay un ejemplo de una invitación de negocios para un seminario educativo de Letters.org:

business invitation

Nota: Si no sabe el sexo de la persona que recibirá su carta, es mejor usar un saludo genérico como "a quien le pueda interesar" que usar "Mr./Ms". o "señor".

Consejos sobre Escribir Cartas de Negocios

Usar la justificación correcta e incluir todos los elementos correctos no es suficiente para una buena carta comercial. Aún más importante es lograr el tono correcto y asegurarse de que su destinatario entienda la intención de su carta.

Tenga en cuenta los siguientes consejos la próxima vez que escriba una carta comercial.

1. Corta y Simple

Evite las palabras highfalutin y las descripciones floridas. Mantenga el primer párrafo breve. Si no está seguro de cómo comenzar, simplemente escriba "Estoy escribiendo en referencia a ..." y luego explique su solicitud desde allí.

2. Beneficio del Lector

Es más fácil obtener la cooperación del destinatario si escribe una carta con su beneficio en mente. Enfatice qué puede hacer para ofrecerlos en lugar de lo que quiere que hagan.

3. Tono Correcto

¿Cuál es el propósito de la carta que estás enviando? ¿Está expresando agradecimiento, simpatía o exigiendo el pago de la deuda? Sea lo que sea, debe establecer el tono correcto para que el destinatario entienda la urgencia de su solicitud.

4. Ninguna Jerga

Evita la jerga a menos que estés absolutamente seguro de que el destinatario entenderá de qué estás hablando.

5. Uso de Pronombres Personales

Incluso si se trata de una carta comercial, está bien usar pronombres personales como usted, yo, nosotros y nosotros. Siga con "I" si está escribiendo en función de su opinión, y use "Nosotros" si está escribiendo en nombre de la empresa.

6. Agrega CC Cuando Se Necesite

¿Sabías que "CC" significa copia de cortesía? En el día en que las letras estaban escritas a máquina, "CC" significaba copia al carbón porque eso es lo que los mecanógrafos usan cuando hacen duplicados. De cualquier manera, esta es la abreviatura que debe incluir debajo de la línea del gabinete si planea enviar una copia de la carta a otra persona.

Si está enviando una copia de cortesía a más de una persona, escriba el segundo nombre debajo de la primera sin el "CC".

Ejemplo:

“Cc: Mark Smith, director financiero de XYZ Widgets”

El Formato para Correos de Cartas de Negocios

Según los expertos en mensajes de texto, Solicitud de texto, solo el 20% de los correos electrónicos se abren y el 95% de los textos se leen dentro de los tres minutos posteriores a la recepción, mientras que una gran cantidad de correo se pierde o se corta de inmediato, no es de extrañar que algunas empresas lleguen tan lejos como para enviar mensajes. la correspondencia se imprime y se envía por correo electrónico seguida de una versión abreviada como texto, solo para garantizar que el destinatario la reciba.

Para mantener un aire de formalidad mientras se adapta al medio digital, el formato y todos los elementos de la carta comercial impresa aún se incluyen en una carta comercial de correo electrónico, excepto por dos pequeñas diferencias. La línea de asunto sirve como un resumen de la carta o una indicación de lo que trata la carta. La información del remitente se encuentra en la parte inferior de la carta, justo debajo del nombre impreso del remitente.

Para obtener más información sobre cómo dar formato a los mensajes de correo electrónico, consulte los siguientes tutoriales:

Envia Con Inteligencia

Use un sobre comercial si está enviando una carta por correo postal. Use un sobre con el logotipo de su empresa para que el destinatario pueda reconocerlo de inmediato y evitar que su carta sea destruida junto con otros trastos promocionales que reciben.

Si no está seguro de si su escritura a mano es legible, use su impresora y procesador de textos para imprimir la dirección en el sobre. Envíe documentos importantes y cartas con tiempo limitado a través de mensajería.

Ahora que has aprendido como formatear una carta, puedes empezar enviando tus propias cartas de negocios.

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