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Il formato lettera adatto: come scrivere correttamente una lettera commerciale

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Italian (Italiano) translation by Cinzia Sgariglia (you can also view the original English article)

Che cosa viene in mente quando sentite la frase lettere commerciali? Vi vengono in mente buste bianche con carta intestata elegante e scrittura noiosa? Nella maggior parte dei casi, avreste ragione.

Anche se quasi tutto è fatto via email al giorno d'oggi, le lettere commerciali non si sono estinte o considerate totalmente fuori moda quindi vale ancora la pena di sapere scriverle e formattarle correttamente.

Le parti di un formato lettera commerciale standard

Come probabilmente avete imparato nella scuola primaria, le lettere commerciali sono composte da diverse parti. Questa sezione copre che cosa è incluso in ogni parte e il formato della lettera commerciale corretto.

1. Le informazioni del mittente

È importante sapere come indirizzare correttamente una lettera commerciale, soprattutto se siete in attesa di una risposta.

Questa sezione comprende il vostro indirizzo completo, il numero telefonico e l'indirizzo email. Ad alcune persone piace includere il loro nome completo nella parte superiore di questo elenco, ma alcuni pensano che è ridondante perché firmerete la lettera con il vostro nome in ogni caso. Non è necessario includerlo se ha la carta che si sta utilizzando ha una intestazione.

Che cosa includere e la formattazione:

  • Nome
  • Indirizzo
  • Città, stato, codice postale
  • Paese (se non è nello stesso paese del destinatario)
  • Il vostro numero di telefono
  • La vostra email

2. La data odierna

Scandite il mese e includete l'anno completo. Scrivete il mese, la data e l'anno se inviate una lettera commerciale negli Stati Uniti, ma iniziate la data con il giorno (ad es. 18 ottobre 2018) se state inviando una lettera negli U.K. o in Australia.

3. Le informazioni del destinatario (detto anche indirizzo interno)

Includete le informazioni del destinatario, a partire dal loro nome, seguito dal loro titolo professionale e l'indirizzo completo. Indirizzate al destinatario utilizzando sig.ra, sig., o utilizzate qualsiasi titolo lavorativo appropriato sia necessario

  • Nome
  • Titolo professionale
  • Indirizzo dell'azienda
  • Città, stato, codice postale
  • Paese (opzionale)

4. I saluti

Il saluto utilizzato nella sezione destinatario non deve essere lo stesso di quello utilizzato qui. Tutto dipende da quanto siate vicini o familiari con l'indirizzo e il contesto della vostra lettera. Il preside dell'Università delle Scienze può essere vostra zia, ma se state scrivendo a lei in veste ufficiale, è meglio se utilizzate la formula di apertura "Preside (cognome)" o "Dr. (cognome)" perché c'è una possibilità che altre persone gestiscano la sua corrispondenza. I titoli militari e religiosi dovrebbero essere scritti come sono.

Non siete sicuri del sesso del destinatario? Non utilizzate  sig. o sig.ra, basta scrivere "Caro" seguito dal loro nome completo. Se non sapete chi sia la persona di contatto esatta, "A chiunque possa interessare" lo saprà. Potete anche indirizzarla al reparto o al gruppo che si occuperà di gestire la vostra lettera, come "Membri del comitato di assunzione" o "Direzione dell'associazione del condominio."

Terminate sempre il saluto con i due punti, non con una virgola.

5. Il corpo del testo

Il corpo della lettera è solitamente composto da uno a tre brevi paragrafi, ciascuno con un intento specifico e organizzato per chiarezza.

  • Introduzione. Spiega il motivo della lettera e che cosa volete raggiungere con essa. Se il destinatario non sa chi siete, potete anche accennare a connessioni reciproche.
  • Secondo paragrafo. Dà ulteriori dettagli circa la vostra richiesta, ad esempio la procedura che avete fatto o le tasse pagate. In caso di marketing o lettere di richiesta di assunzione, il secondo paragrafo è dove venderete il prodotto che state promuovendo o la vostra assunzione.
  • Terzo paragrafo. Facoltativo e rientra nelle situazioni di cui il secondo paragrafo non è sufficiente a spiegare a pieno la situazione.

Chiusura

La chiusura comprende una o due frasi che richiedono al destinatario di prendere qualsiasi azione sia richiesto nella vostra lettera e li ringrazia per aver letto la vostra posta.

Esempi di chiusura di lettera commerciale:

  • Prego inviate un'email a (la vostra email) o chiamatemi a (il vostro telefono aziendale) per pianificare un incontro. Grazie per la vostra considerazione.
  • Se avete bisogno di discutere di qualsiasi cosa con me o la squadra, per favore non esitate a contattarci al (il vostro telefono). Siamo sempre al vostro servizio.

Chiusura di cortesia

La chiusura di cortesia è una frase conclusiva inserita prima della vostra firma. Avete un sacco di opzioni qui, ma in generale dovreste evitare quelle che denotano apprezzamento o ringraziamenti in lettere dove non vi è richiesto nulla.

Esempi

  • Saluti
  • Sinceramente
  • Cordialmente
  • Con gratitudine
  • Cordiali saluti
  • Con riconoscenza
  • Con affetto

La firma

Firmate la lettera sotto la chiusura di cortesia. Assicuratevi di lasciare almeno quattro singoli spazi tra il vostro nome e la chiusura così c'è abbastanza spazio per la vostra firma. Potete includere il vostro titolo professionale, il numero di telefono e l'email sotto il vostro nome completo.

SignatureSignatureSignature

Allegati

Prima dell'età dell'email, le persone scrivevano "Allegati" nella parte inferiore delle lettere commerciali per indicare che la busta include altri documenti. Pensate a ciò come alla versione cartacea di "vedi allegato" delle email.

Gli allegati sono indicati in basso a sinistra della lettera, un paio di spazi sotto la vostra firma, seguita da un elenco di documenti inclusi. Per esempio:

Allegati:

  • Brochure
  • Modulo d'ordine

3 tipi di formati di lettera commerciale

Le lettere commerciali vengono solitamente in uno dei tre formati principali, blocco completo, modificato, o rientrato. Mentre non c'è nessun formato giusto o sbagliato, ci sono casi, come le iscrizioni di università, dove è richiesto un formato specifico. Se non siete sicuri di quale formato seguire, basta controllare le lettere precedenti che avete ricevuto da parte dell'istituzione e seguire la stessa formattazione.

1. Il blocco completo

Il blocco completo è il formato più comune per le lettere commerciali, perché è quello più semplice. Non dovete preoccuparvi dei rientri e tutto è giustificato a sinistra. L'interlinea singola viene utilizzata invece dei rientri per i paragrafi nuovi.

Di seguito c'è un esempio di una lettera a blocco completo dal Writing Center dell'Università della North Carolina:

2. Modificato

Il formato modificato è un po' difficile da ricordare perché non tutto è giustificato a sinistra. Il destinatario, la formula di apertura e il corpo della lettera sono giustificati a sinistra, mentre l'indirizzo del mittente, la data, la chiusura di cortesia e la firma sono allineati a destra.

Nell'esempio che segue, ci sono due spazi tra l'indirizzo del mittente e la data di quando la lettera è stata scritta e tre spazi tra l'indirizzo del destinatario e la formula di apertura. Ci sono anche due spazi tra il primo paragrafo del corpo lettera e la formula di apertura e due spazi per ogni nuovo paragrafo.

La chiusura di cortesia, la firma e l'ultimo paragrafo della lettera sono tutti e due distanziati a parte.

Di seguito c'è un esempio di una lettera commerciale in formato modificato dal Savvy Business Correspondence:

letter formatletter formatletter format

3. Rientrato

Il formato rientrato o semi-blocco è simile al formato modificato, tranne che l'inizio di ogni paragrafo è rientrato.

La formattazione della lettera commerciale e suggerimenti per la progettazione

La vostra lettera commerciale ha bisogno di fare una buona prima impressione, perché in alcuni casi leggendo quella lettera sarà la prima volta che il destinatario "si imbatte" nella vostra azienda.

1. Intestazione professionale

Le aziende non sono le uniche che possono utilizzare la carta intestata. I solopreneur, i candidati alla posizione lavorativa e tutti coloro che desiderano fare un marchio di se stesso possono utilizzare una carta intestata per rendere uniche le loro lettere. La carta intestata può essere utilizzata anche per verificare l'autenticità del documento al destinatario, che è spesso il caso delle lettere del governo e bancarie.

letterhead stationeryletterhead stationeryletterhead stationery
Potete trovare modelli di carta intestata professionale su Envato Elements o su GraphicRiver.

Il design della carta intestata varia, l'unica cosa che è coerente è che esso deve includere il nome dell'azienda e il logo, l'indirizzo e le informazioni di contatto. Se non avete un logo o il nome dell'azienda, basta sostituire questo con parte dell vostro nome completo. Poiché le lettere commerciali sono formali, scegliete un design di carta intestata che non è troppo elaborato o colorato poiché distoglie dal messaggio che state inviando.

Non utilizzate cancelleria o carta profumata.

Volete creare la vostra carta intestata? Scoprite questi modelli su Envato:

2. I margini della lettera commerciale

È un bene salvare gli alberi, ma non spremete troppo il testo in una pagina che non esista alcun margine a sinistra. Lasciate 1" a 1.5" per lato.

3. Font semplici

Evitate font fantasiosi e difficili da leggere in corsivo. Restate fedeli a Verdana, Arial, Courier New o Times New Roman con una dimensione minima pari a 12.

4. La spaziatura delle lettere formali

Utilizzate uno spazio singolo tra i paragrafi per rendere la lettera più facile da leggere. Dovreste inoltre utilizzare almeno uno spazio singolo tra tutti gli elementi della lettera, tranne tra la vostra firma e il nome stampato dove sono necessarie quattro interruzioni di riga.

5. La carta intestata della seconda pagina per le pagine addizionali

Le lettere commerciali dovrebbero essere abbastanza concise da aver bisogno solo di una sola pagina, ma non è sempre il caso. I contratti legali, i reclami e alcune lettere di richiamo a volte richiedono delle pagine aggiuntive.

Per evitare confusione nel caso in cui le pagine della lettera si separano, la seconda e le pagine successive dovrebbero includere un'intestazione e un numero di pagina nella parte superiore. Potreste inoltre voler includere la data e il nome del destinatario.

Tipi di lettere commerciali

Le lettere commerciali vengono inviate per ogni sorta di ragioni. Le imprese inviano ai propri clienti o ad altre aziende con cui lavorano, come i fornitori o i partner logistici. Gli individui scrivono lettere commerciali per il business e anche per fini meno formali.

Ecco alcuni esempi di tipi di lettere commerciali:

1. Lettera di reclamo

Non tutti i reclami possono essere diffusi e affrontati in modo adeguato sui social media, alcuni argomenti sono un po' sensibili o imbarazzanti da non volere correre il rischio che diventi virale. Poi ci sono reclami dove una chiamata alla linea diretta del servizio clienti della società non è sufficiente. Per tutti questi reclami, una lettera stampata di reclamo è la risposta.

Fate il vostro reclamo breve, fino al punto, ed educato. Non fatelo solo su ciò che l'azienda ha fatto di sbagliato ditegli esattamente quello che volete che facciano al riguardo.

2. Lettera di dimissioni

Una lettera di dimissioni è ciò che un dipendente invia al proprio capo quando vuole lasciare il proprio lavoro. Nella maggior parte dei casi, sarà necessario consentire almeno 14 giorni o due settimane prima della data di partenza ufficiale dall'azienda.

Di seguito c'è un esempio di lettera di dimissioni dell'American Recruiters:

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Nota: Se non conoscete il sesso della persona che riceverà la vostra lettera è meglio usare un saluto generico come "a chiunque possa interessare" anziché utilizzare "Sig./sig.ra" o "Signore".

3. Lettera di presentazione

Una lettera di presentazione stampata viene inviata con un curriculum per spiegare brevemente perché siete un buon candidato per il lavoro. Delle buone lettere di presentazione sono come antipasti nel senso che dà ai reclutatori un'impressione di cosa possono aspettarsi da voi, senza necessariamente ripetere ciò che c'è già sul vostro curriculum.

Leggete queste guide per ulteriori informazioni sulla scrittura di una lettera di presentazione:

4. Lettera di raccomandazione

Le lettere di raccomandazione sono inviate per verificare la buona reputazione di un candidato con un precedente datore di lavoro o manager. In alcuni casi, queste raccomandazioni sono nient'altro che un modello generato da qualcuno delle Risorse Umane dopo aver riempito gli spazi vuoti tra la data di inizio e di fine di un dipendente. Se state scrivendo una lettera di presentazione per un buon impiegato, tuttavia, è meglio se si va oltre il modello per mostrare che apprezzate il tempo che avete lavorato insieme.

Date un'occhiata a questa guida se avete bisogno di aiuto con la scrittura di una lettera di raccomandazione:

5. Lettera di richiesta di informazioni

Le lettere di richiesta di informazioni sono spesso inviate alle aziende dagli individui o dai rappresentanti di altre imprese quando vogliono informazioni su un particolare prodotto o servizio. Queste lettere possono anche essere scritte in uffici governativi durante la richiesta di informazioni facendo domanda per un permesso o indagando su una procedura di governo.

Di seguito c'è un esempio di una lettera di richiesta di informazioni di Word Mart:

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Nota: Se non conoscete il sesso della persona che riceverà la vostra lettera è meglio usare un saluto generico come "a chiunque possa interessare" anziché utilizzare "Sig./Sig.ra" o "Signore".:

6. Lettera di adeguamento o di modifica

Avete mai ricevuto una lettera che indicava che la data di scadenza della vostra bolletta del telefono è stata adeguata, o che l'importo che state pagando è stato modificato? Ecco una lettera di adeguamento. Non si tratta di date e importi però, le lettere di adeguamento o modifica vengono inviate anche quando le imprese vogliono informare i clienti sulle modifiche del prodotto o del servizio che hanno comprato.

Qui di seguito c'è un esempio di una lettera di adeguamento della scadenza del Corporate Finance Institute:

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7. Comunicazioni e inviti commerciali

Le lettere agli azionisti, gli annunci di nuovi prodotti ed gli eventi di beneficenza sono lettere commerciali. Le lettere che annunciano un nuovo CEO, una IPO e anche quelle che vi invitano ad una convegno sono classificate come lettere di comunicazione commerciale. Queste lettere vengono inviate sia come una nota interna, così tutti i dipendenti sono consapevoli dei cambiamenti all'interno dell'azienda, sia come una comunicazione per gli azionisti dell'azienda.

Ecco un esempio di un invito commerciale per un seminario didattico di Letters.org:

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Nota: Se non conoscete il sesso della persona che riceverà la vostra lettera è meglio usare un saluto generico come "a chiunque possa interessare" anziché utilizzare "Sig./sig.ra" o "Signore".

Suggerimenti su come scrivere lettere commerciali

Utilizzare la giustificazione a destra e includere tutti gli elementi giusti non è sufficiente per una buona lettera commerciale. Ancora più importante è trovare il giusto tono e garantire che il destinatario capisca l'intento della vostra lettera.

Tenete a mente i seguenti suggerimenti la prossima volta che scrivete una lettera commerciale.

1. Breve e semplice

Evitate parole ampollose e descrizioni elaborate. Mantenete breve il primo paragrafo. Se non siete sicuri di come iniziare, basta scrivere "Sto scrivendo in riferimento a..." quindi motivate la richiesta da lì.

2. Vantaggio del lettore

È più facile ottenere la cooperazione del destinatario se  scrivete una lettera con il loro beneficio in mente. Enfatizzate che cosa potete offrirgli invece di quello che volete che facciano.

3. Il giusto tono

Qual è lo scopo della lettera che state inviando? State esprimendo un ringraziamento, una simpatia, o chiedendo il pagamento di un debito? Qualunque cosa sia, dovete stabilire il tono giusto, in modo che il destinatario capisca l'urgenza della richiesta.

4. Niente tecnicismi

Evitate tecnicismi a meno che non siate assolutamente sicuri che il destinatario capirà di cosa state parlando.

5. Uso dei pronomi personali

Anche se si tratta di una lettera commerciale, è bene utilizzare i pronomi personali come voi, io, noi. Attenetevi all'"Io" se state scrivendo in base al vostro parere e utilizzate il "Noi", se state scrivendo per conto della società.

6. Aggiungere CC quando necessario

Lo sapevate che "CC" significa copia di cortesia? Tempo fa quando le lettere erano dattiloscritte, "CC" significava copia carbone perché questo è ciò che i dattilografi utilizzavano quando facevano i duplicati. In entrambi i casi, è l'abbreviazione che dovreste includere sotto la linea di chiusura se prevedete di inviare una copia della lettera a qualcun altro.

Se state inviando una copia di cortesia a più persone, indicate il secondo nome sotto il primo senza il "CC".

Esempio:

"Cc: Mark Smith, Direttore Finanziario dei congegni XYZ"

Il formato delle lettere commerciali via email

Secondo gli esperti di messaggi di testo, Text Request, solo il 20% dei messaggi di posta elettronica vengono aperti e il 95% dei testi vengono letti entro tre minuti dalla ricezione, mentre una quantità enorme di mail è perso o distrutto immediatamente, non sorprende che alcune aziende arrivino a inviare corrispondenza cartacea e per email seguita da una versione abbreviata come un testo, solo per garantire che il destinatario la riceva.

Per mantenere un'aria di formalità adattandosi al mezzo digitale, la formattazione e tutti gli elementi della lettera commerciale stampata sono ancora inclusi in una lettera di commerciale per email, ad eccezione di due piccole differenze. La riga dell'oggetto funge da una lettera di riepilogo o un'indicazione di cosa tratta la lettera. Le informazioni del mittente si trovano nella parte inferiore della lettera, proprio sotto il nome stampato del mittente.

Per ulteriori informazioni su come formattare i messaggi email studiate i seguenti tutorial:

Inviare con saggezza

Utilizzate una busta commerciale se state inviando una lettera per posta. Utilizzate una busta con il logo della vostra azienda in modo che il destinatario possa riconoscere immediatamente che è dalla vostra azienda e per impedire che la vostra lettera sia cestinata insieme agli altri volantini indesiderati che ricevono.

Se non siete sicuri se la grafia sia leggibile, è possibile utilizzare la stampante e un word processor per stampare l'indirizzo sulla busta. Inviate documenti importanti e urgenti tramite corriere.

Ora che avete imparato come formattare una lettera, potete cominciare a spedire le vostre lettere commerciali.

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