Richtiges Briefformat: So schreiben Sie einen Geschäftsbrief richtig

German (Deutsch) translation by Władysław Łucyszyn (you can also view the original English article)

Was fällt Ihnen ein, wenn Sie den Satz Geschäftsbriefe hören? Denken Sie an weiße Umschläge mit ausgefallenen Briefköpfen und stickiger Schrift? In den meisten Fällen haben Sie Recht.

Selbst wenn heutzutage fast alles per E-Mail erledigt wird, sind Geschäftsbriefe nicht ausgestorben oder werden als völlig unmodern angesehen. Es lohnt sich also immer noch, zu wissen, wie man sie richtig schreibt und formatiert.

Teile eines Standard-Geschäftsbriefformats

Wie Sie wahrscheinlich in der Grundschule gelernt haben, bestehen Geschäftsbriefe aus verschiedenen Teilen. In diesem Abschnitt werden die einzelnen Teile und das richtige Geschäftsbriefformat beschrieben.

1. Informationen des Absenders

Es ist wichtig zu wissen, wie ein Geschäftsbrief richtig adressiert wird, insbesondere wenn Sie eine Antwort erwarten.

Dieser Abschnitt enthält Ihre vollständige Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Einige Leute möchten ihren vollständigen Namen ganz oben in diese Liste aufnehmen, andere halten ihn jedoch für überflüssig, da Sie den Brief trotzdem mit Ihrem Namen unterschreiben. Sie müssen dies nicht angeben, wenn das von Ihnen verwendete Papier einen Briefkopf hat.

Was einzuschließen und zu formatieren:

Name
Adresse
Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl
Land (falls nicht im selben Land wie Ihr Empfänger)
Ihre Telefonnummer
Ihre E-Mail

2. Das heutige Datum

Geben Sie den Monat an und geben Sie das gesamte Jahr an. Schreiben Sie den Monat, das Datum und das Jahr, wenn Sie einen Geschäftsbrief in den USA senden. Beginnen Sie das Datum jedoch mit dem Tag (z. B. 18. Oktober 2018), wenn Sie einen Brief in Großbritannien oder Australien senden.

3. Informationen zum Adressaten (a.k.a. Inside Address)

Geben Sie die Informationen des Empfängers an, beginnend mit seinem Namen, gefolgt von seiner Berufsbezeichnung und seiner vollständigen Adresse. Sprechen Sie den Empfänger mit Frau, Herrn an oder verwenden Sie bei Bedarf einen berufsgerechten Titel

Name
Berufsbezeichnung
Firmenadresse
Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl
Land (optional)

4. Anrede

Die im Adressatenabschnitt verwendete Anrede muss nicht mit der hier verwendeten übereinstimmen. Es hängt alles davon ab, wie nah oder vertraut Sie mit der Adresse und dem Kontext Ihres Briefes sind. Der Dekan am College of Sciences mag Ihre Tante sein, aber wenn Sie ihr offiziell schreiben, ist es am besten, wenn Sie die Anrede "Dekan (Nachname)" oder "Dr. (Nachname) “, da die Möglichkeit besteht, dass andere Personen ihre Korrespondenz bearbeiten. Militärische und religiöse Titel sollten so geschrieben werden, wie sie sind.

Sie sind sich des Geschlechts des Empfängers nicht sicher? Verwenden Sie nicht Herrn oder Frau, sondern schreiben Sie einfach "Sehr geehrte Damen und Herren", gefolgt von ihrem vollständigen Namen. Wenn Sie nicht wissen, wer der genaue Ansprechpartner ist, reicht "Wen es betrifft". Sie können sich auch an die Abteilung oder Gruppe wenden, die Ihren Brief bearbeitet, z. B. "Mitglieder des Einstellungsausschusses" oder "Condominium Association Management".

Beenden Sie die Anrede immer mit einem Doppelpunkt, nicht mit einem Komma.

5. Körpertext

Der Hauptteil des Briefes besteht normalerweise aus ein bis drei kurzen Absätzen, die jeweils eine bestimmte Absicht haben und der Klarheit halber organisiert sind.

Einführung. Erklärt den Grund für den Brief und was Sie damit erreichen möchten. Wenn der Empfänger nicht weiß, wer Sie sind, können Sie hier auch gegenseitige Verbindungen erwähnen.
Zweiter Absatz. Enthält detailliertere Informationen zu Ihrer Anfrage, z. B. die von Ihnen unternommenen Schritte oder die gezahlten Gebühren. Im Fall von Marketing- oder Bewerbungsschreiben wird im zweiten Absatz das von Ihnen beworbene Produkt oder Ihre Bewerbung verkauft.
Dritter Absatz. Optional und ist in Situationen enthalten, in denen der zweite Absatz nicht ausreicht, um die Situation vollständig zu erläutern.

Schließen

Der Abschluss enthält ein oder zwei Sätze, in denen der Empfänger aufgefordert wird, die in Ihrem Brief geforderten Maßnahmen zu ergreifen, und dankt ihm für das Lesen Ihrer E-Mails.

Beispiele für das Schließen von Geschäftsbriefen:

Bitte senden Sie mir eine E-Mail an (Ihre E-Mail) oder rufen Sie mich an (Ihr Geschäftstelefon) an, um ein Meeting zu vereinbaren. Danke für deine Rücksicht.
Wenn Sie etwas mit mir oder dem Team besprechen müssen, rufen Sie uns bitte unter (Ihrem Telefon) an. Wir sind immer für Sie da.

Grußformel

Der kostenlose Abschluss ist eine Abmeldephrase, die vor Ihrer Unterschrift eingefügt wird. Sie haben hier viele Möglichkeiten, aber im Allgemeinen sollten Sie diejenigen vermeiden, die Wertschätzung oder Dank in Briefen bedeuten, in denen Sie nichts anfordern.

Beispiele

Grüße
Mit freundlichen Grüßen
Herzlich
Mit bestem Dank
Mit freundlichen Grüßen
Mit Anerkennung
Mit freundlichen Grüßen

Die Unterschrift

Unterschreiben Sie den Brief unter dem kostenlosen Abschluss. Stellen Sie sicher, dass zwischen Ihrem Namen und dem Schließen mindestens vier Leerzeichen stehen, damit genügend Platz für Ihre Unterschrift vorhanden ist. Möglicherweise möchten Sie auch Ihre Berufsbezeichnung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse unter Ihrem vollständigen Namen angeben.

Gehäuse

Vor dem Alter der E-Mail haben die Leute am Ende der Geschäftsbriefe „Beilagen“ geschrieben, um anzuzeigen, dass der Umschlag andere Dokumente enthält. Stellen Sie sich das als Druckversion von "Sehen Sie Anhang" für E-Mails vor.

Die Beilagen befinden sich unten links im Brief, einige Leerzeichen unter Ihrer Unterschrift, gefolgt von einer Liste der enthaltenen Dokumente. Zum Beispiel:

Anlagen:

Broschüre
Bestellformular

3 Arten von Geschäftsbriefformaten

Geschäftsbriefe werden normalerweise in einem von drei Hauptformaten geliefert: Vollblock, modifiziert oder eingerückt. Es gibt zwar kein richtiges oder falsches Format, aber es gibt Fälle wie bei Bewerbungen an Universitäten, in denen ein bestimmtes Format erforderlich ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchem Format Sie folgen sollen, überprüfen Sie einfach die vorherigen Briefe, die Sie von der Institution erhalten haben, und folgen Sie derselben Formatierung.

1. Voller Block

Vollblock ist das gebräuchlichste Format für Geschäftsbriefe, da es das einfachste ist. Sie müssen sich keine Gedanken über Einrückungen machen und alles bleibt gerechtfertigt. Für neue Absätze wird anstelle von Einrückungen ein einzelner Abstand verwendet.

Unten finden Sie ein Beispiel für einen vollständigen Blockbrief des Schreibzentrums der Universität von North Carolina:

2. Geändert

Das geänderte Format ist etwas schwer zu merken, da nicht alles linksbündig ist. Der Adressat, die Anrede und der Textkörper des Briefes sind linksbündig, während die Adresse, das Datum, der kostenlose Abschluss und die Unterschrift des Absenders rechtsbündig ausgerichtet sind.

Im folgenden Beispiel befinden sich zwei Leerzeichen zwischen der Adresse des Absenders und dem Datum, an dem der Brief geschrieben wurde, sowie drei Leerzeichen zwischen der Adresse des Empfängers und der Anrede. Es gibt auch zwei Leerzeichen zwischen dem ersten Absatz des Buchstabenkörpers und der Anrede sowie zwei Leerzeichen für jeden neuen Absatz.

Der kostenlose Abschluss, die Unterschrift und der letzte Absatz des Briefes sind alle zwei Leerzeichen voneinander entfernt.

Unten finden Sie ein Beispiel für einen Geschäftsbrief in modifiziertem Format von Versierte Geschäftskorrespondenz:

3. Eingerückt

Das eingerückte oder Halbblockformat ähnelt dem geänderten Format, außer dass der Anfang jedes Absatzes eingerückt ist.

Tipps zum Formatieren und Entwerfen von Geschäftsbriefen

Ihr Geschäftsbrief muss einen guten ersten Eindruck hinterlassen, da in einigen Fällen das Lesen dieses Briefes das erste Mal ist, dass der Empfänger auf Ihr Unternehmen „trifft“.

1. Professioneller Briefkopf

Unternehmen sind nicht die einzigen, die Briefköpfe verwenden können. Solopreneure, Bewerber und alle, die sich eine Marke machen möchten, können einen Briefkopf verwenden, um ihre Briefe einzigartig zu machen. Briefköpfe können auch verwendet werden, um die Echtheit des Dokuments gegenüber dem Empfänger zu überprüfen, was häufig bei Regierungsbriefen und Bankbriefen der Fall ist.

Sie finden professionelle Briefpapiervorlagen auf Envato Elements oder GraphicRiver.

Das Briefkopfdesign variiert. Das einzige, was konsistent ist, ist, dass es den Namen und das Logo, die Adresse und die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens enthalten muss. Wenn Sie kein Logo oder keinen Firmennamen haben, ersetzen Sie diesen einfach durch einen Teil mit Ihrem vollständigen Namen. Da Geschäftsbriefe formell sind, wählen Sie ein Briefkopfdesign, das nicht zu beschäftigt oder farbenfroh ist und die von Ihnen gesendete Nachricht beeinträchtigt.

Verwenden Sie kein Briefpapier oder duftendes Papier.

Möchten Sie Ihren eigenen Briefkopf erstellen? Schauen Sie sich diese Vorlagen von Envato an:

Branding

10 Tipps für das Design von Geschäftsbriefköpfen (mit Beispielen für die Markenidentität von Killern)

Grace Fussell

2. Geschäftsbriefränder

Es ist gut, Bäume zu speichern, aber drücken Sie nicht zu viel Text auf eine Seite, ohne dass ein Rand mehr vorhanden ist. Lassen Sie 1 "bis 1,5" pro Seite.

3. Einfache Schriftart

Vermeiden Sie ausgefallene Schriftarten und schwer lesbare Kursivschrift. Halten Sie sich an Verdana, Arial, Courier New oder Times New Roman mit einer Mindestschriftgröße von 12.

4. Formaler Buchstabenabstand

Verwenden Sie ein Leerzeichen zwischen den Absätzen, um das Lesen des Briefes zu erleichtern. Sie sollten auch mindestens ein einzelnes Leerzeichen zwischen allen Elementen des Buchstabens verwenden, außer zwischen Ihrer Unterschrift und dem gedruckten Namen, wenn vier Zeilenumbrüche erforderlich sind.

5. Briefkopf auf der zweiten Seite für zusätzliche Seiten

Geschäftsbriefe sollten so kurz sein, dass nur eine Seite benötigt wird. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Rechtsverträge, Beschwerden und einige Beratungsschreiben erfordern manchmal zusätzliche Seiten.

Um Verwirrung zu vermeiden, falls die Briefseiten getrennt werden, sollten die zweite und die folgenden Seiten oben einen Briefkopf und eine Seitenzahl enthalten. Möglicherweise möchten Sie auch das Datum und den Namen des Empfängers angeben.

Arten von Geschäftsbriefen

Geschäftsbriefe werden aus verschiedensten Gründen verschickt. Unternehmen senden es an ihre Kunden oder an andere Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten, z. B. Lieferanten oder Logistikpartner. Einzelpersonen schreiben Geschäftsbriefe für geschäftliche und weniger formelle Zwecke.

Hier einige Beispiele für Arten von Geschäftsbriefen:

1. Beschwerdebrief

Nicht alle Beschwerden können in den sozialen Medien richtig ausgestrahlt und bearbeitet werden. Einige Themen sind etwas heikel oder peinlich. Sie möchten nicht das Risiko eingehen, dass sie viral werden. Dann gibt es Beschwerden, bei denen ein Anruf bei der Kundendienst-Hotline des Unternehmens nicht ausreicht. Für all diese Beschwerden ist ein gedrucktes Beschwerdebrief die Antwort.

Machen Sie Ihre Beschwerde kurz, auf den Punkt und höflich. Machen Sie nicht nur klar, was das Unternehmen falsch gemacht hat, sondern sagen Sie ihnen genau, was sie dagegen tun sollen.

2. Kündigungsschreiben

Ein Kündigungsschreiben sendet ein Mitarbeiter an seinen Chef, wenn er seinen Job kündigen möchte. In den meisten Fällen müssen Sie mindestens 14 Tage oder zwei Wochen vor Ihrem offiziellen Abreisetag aus dem Unternehmen einplanen.

Unten finden Sie ein Beispiel für ein Kündigungsschreiben von Amerikanische Rekrutierer:

Hinweis: Wenn Sie das Geschlecht der Person, die Ihren Brief erhalten wird, nicht kennen, ist es besser, eine allgemeine Begrüßung wie "Wen es betrifft" zu verwenden, als "Herr/Frau". oder "Sir."

3. Anschreiben

Ein gedrucktes Anschreiben wird zusammen mit einem Lebenslauf gesendet, um kurz zu erklären, warum Sie ein guter Kandidat für den Job sind. Gute Anschreiben sind in dem Sinne wie Vorspeisen, dass sie den Personalvermittlern einen Eindruck davon vermitteln, was sie von Ihnen erwarten können, ohne unbedingt zu wiederholen, was bereits in Ihrem Lebenslauf steht.

In diesen Handbüchern finden Sie weitere Informationen zum Schreiben eines Anschreibens:

4. Empfehlungsschreiben

Empfehlungsschreiben werden gesendet, um das Ansehen eines Bewerbers bei einem früheren Arbeitgeber oder Manager zu überprüfen. In einigen Fällen handelt es sich bei diesen Empfehlungen lediglich um eine Vorlage, die von einer Person aus der Personalabteilung erstellt wurde, nachdem die Lücken zum Start- und Enddatum eines Mitarbeiters ausgefüllt wurden. Wenn Sie jedoch ein Anschreiben für einen guten Mitarbeiter schreiben, ist es besser, wenn Sie über die Vorlage hinausgehen, um zu zeigen, dass Sie die Zeit schätzen, in der Sie zusammengearbeitet haben.

Lesen Sie diesen Leitfaden, wenn Sie Hilfe beim Schreiben eines Empfehlungsschreibens benötigen:

Karriere

Wie schreibe ich ein ausgezeichnetes Empfehlungsschreiben (+ Vorlagen)

Charley Mendoza

5. Brief zur Anforderung von Informationen

Informationsanfragen werden häufig von Einzelpersonen oder Vertretern anderer Unternehmen an Unternehmen gesendet, wenn sie Informationen zu einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung wünschen. Diese Briefe können auch an Regierungsstellen geschrieben werden, wenn Informationen zur Beantragung einer Genehmigung oder zur Anfrage nach einem Regierungsverfahren angefordert werden.

Unten finden Sie ein Beispiel für einen Brief, in dem Sie Informationen von Word Mart anfordern können:

Hinweis: Wenn Sie das Geschlecht der Person, die Ihren Brief erhalten wird, nicht kennen, ist es besser, eine allgemeine Begrüßung wie "Wen es betrifft" zu verwenden, als "Herr/Frau". oder "Sir":

6. Brief anpassen oder ändern

Haben Sie jemals einen Brief erhalten, in dem angegeben ist, dass das Fälligkeitsdatum Ihrer Telefonrechnung angepasst wurde oder dass der von Ihnen bezahlte Betrag geändert wurde? Das ist ein Anpassungsschreiben. Es geht jedoch nicht nur um Daten und Beträge. Anpassungs- oder Änderungsschreiben werden auch gesendet, wenn Unternehmen Kunden über Änderungen des von ihnen gekauften Produkts oder der gekauften Dienstleistung informieren möchten.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für ein Schreiben zur Anpassung des Fälligkeitsdatums vom Institut für Unternehmensfinanzierung:

7. Geschäftsankündigungen und Einladungen

Aktionärsbriefe, Ankündigungen neuer Produkte und Wohltätigkeitsveranstaltungen sind Geschäftsbriefe. Briefe, in denen ein neuer CEO, ein Börsengang und sogar diejenigen, die Sie zu einem Kongress einladen, angekündigt werden, fallen ebenfalls unter Geschäftsankündigungsschreiben. Diese Briefe werden entweder als internes Memo gesendet, damit alle Mitarbeiter über Änderungen im Unternehmen informiert sind, oder als Ankündigung an die Stakeholder des Unternehmens.

Hier ist ein Beispiel für eine Geschäftseinladung zu einem Bildungsseminar von Letters.org:

Tipps zum Schreiben von Geschäftsbriefen

Die richtige Begründung zu verwenden und alle richtigen Elemente einzubeziehen, reicht für einen guten Geschäftsbrief nicht aus. Noch wichtiger ist es, den richtigen Ton zu treffen und sicherzustellen, dass Ihr Empfänger die Absicht Ihres Briefes versteht.

Beachten Sie die folgenden Tipps, wenn Sie das nächste Mal einen Geschäftsbrief schreiben.

1. Kurz und einfach

Vermeiden Sie hochfalutinische Wörter und blumige Beschreibungen. Halten Sie den ersten Absatz kurz. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie anfangen sollen, schreiben Sie einfach "Ich schreibe in Bezug auf..." und erläutern Sie dann Ihre Anfrage von dort aus.

2. Leservorteil

Es ist einfacher, die Zusammenarbeit des Empfängers zu erreichen, wenn Sie einen Brief schreiben, der dessen Nutzen berücksichtigt. Betonen Sie, was Sie ihnen anbieten können, anstatt was sie tun sollen.

3. Richtiger Ton

Was ist der Zweck des Briefes, den Sie senden? Drücken Sie Dank, Mitgefühl oder die Zahlung von Schulden aus? Was auch immer es ist, Sie müssen den richtigen Ton festlegen, damit der Empfänger die Dringlichkeit Ihrer Anfrage versteht.

4. Kein Jargon

Vermeiden Sie Jargon, es sei denn, Sie sind sich absolut sicher, dass der Empfänger versteht, wovon Sie sprechen.

5. Verwendung von Personalpronomen

Auch wenn es sich um einen Geschäftsbrief handelt, ist es in Ordnung, Personalpronomen wie Sie, ich, wir und uns zu verwenden. Halten Sie sich an "Ich", wenn Sie aufgrund Ihrer Meinung schreiben, und verwenden Sie "Wir", wenn Sie im Namen des Unternehmens schreiben.

6. Fügen Sie bei Bedarf CC hinzu

Wussten Sie, dass „CC“ eine Höflichkeitskopie bedeutet? Früher, als Briefe maschinengeschrieben waren, bedeutete "CC" eine Kopie, denn das verwenden Schreibkräfte, wenn sie Duplikate erstellen. In beiden Fällen ist dies die Abkürzung, die Sie unterhalb der Beilagenzeile einfügen sollten, wenn Sie eine Kopie des Briefes an eine andere Person senden möchten.

Wenn Sie eine Höflichkeitskopie an mehr als eine Person senden, geben Sie den zweiten Namen unter dem ersten ohne "CC" an.

Beispiel:

"Cc: Mark Smith, Finanzvorstand XYZ Widgets"

Das Format für E-Mail-Geschäftsbriefe

Laut SMS-Experten, Text Request, werden nur 20% der E-Mails geöffnet und 95% der Texte werden innerhalb von drei Minuten nach Erhalt gelesen, während eine große Menge an E-Mails sofort verloren geht oder weggeworfen wird. Kein Wunder, dass einige Unternehmen so weit gehen, dass sie senden Korrespondenz per Druck und E-Mail, gefolgt von einer verkürzten Version als Text, nur um sicherzustellen, dass der Empfänger sie erhält.

Um die Formalität bei der Anpassung an das digitale Medium aufrechtzuerhalten, sind die Formatierung und alle Elemente des gedruckten Geschäftsbriefs bis auf zwei kleine Unterschiede weiterhin in einem E-Mail-Geschäftsbrief enthalten. Die Betreffzeile dient als Briefzusammenfassung oder als Hinweis darauf, worum es in dem Brief geht. Die Informationen des Absenders befinden sich am Ende des Briefes direkt unter dem gedruckten Namen des Absenders.

Weitere Informationen zum Formatieren von E-Mail-Nachrichten finden Sie in den folgenden Tutorials:

Mit Bedacht senden

Verwenden Sie einen Geschäftsumschlag, wenn Sie einen Brief per Post senden. Verwenden Sie einen Umschlag mit dem Logo Ihres Unternehmens, damit der Empfänger ihn sofort von Ihrem Unternehmen erkennen kann und um zu verhindern, dass Ihr Brief zusammen mit anderem Werbemüll, den er erhält, in den Papierkorb geworfen wird.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Handschrift lesbar ist, drucken Sie die Adresse mit Ihrem Drucker und Textverarbeitungsprogramm auf den Umschlag. Senden Sie wichtige Dokumente und zeitkritische Briefe per Kurier.

Nachdem Sie das Formatieren eines Briefes gelernt haben, können Sie Ihre eigenen Geschäftsbriefe versenden.