() translation by (you can also view the original English article)
لقد مررنا حتى الآن في هذه السلسلة على الموارد البشرية للأعمال التجارية الصغيرة، عبر جميع الجوانب الهامة للموارد البشرية وإدارة الموظفين، من التوظيف والحفاظ على أفضل المواهب الى بناء ثقافة شاملة للشركة.
وكان الهدف هو تجزئة موضوع الموارد البشرية للأعمال الصغيرة إلى خطوات بسيطة سهلة المتابعة. ولكن كما نعلم جميعا، الحياة الحقيقية ليست دائما بسيطة أو مباشرة مثل النظرية. الأمور تسوء. في بعض الأحيان، تذهب الأمور في الاتجاه الخطأ بشكل سيء.
لذلك في هذا البرنامج التعليمي، سوف نمضي للنظر في بعض من أسوأ قضايا الموارد البشرية التي قد تتعامل معها الأعمال التجارية الصغيرة. انه من المبكر قليلا، ولكن فكر في ذلك كطبعة هالوين من هذه السلسلة. لا تقلق، انها ليست كلها مرعبة. سنقوم أيضا بالنظر في كيف يمكنك حل هذه القضايا وتوفير روابط إلى موارد إضافية والتي يمكن أن تساعدك على تقديم نهاية سعيدة للكابوس في شارع الأعمال الصغيرة.
1- التمييز والتحرش
حسنا، دعونا نققفز مباشرة الى عمق الموضوع. يقدم أحد موظفيك شكوى من التحرش الجنسي ضد مديرهم. أو تتهم بالتمييز على أساس العرق أو الجنس أو الإعاقة أو بعض الفئات الأخرى.
إذا كنت تعتقد أن هذا لن يحدث لك، فكر مرة أخرى. لجنة تكافؤ الفرص في الولايات المتحدة تلقت 91،503 تهمة للتمييز في مكان العمل في عام 2016. وقبل بضعة أشهر فقط، عقدت شركة اوبر لاطلاق مشاركة التنزه تحقيقا في 215 شكوى تحرش أسفرت عن إقالة 20 موظفا.
أمرين مثيرين للاهتمام ومفيدين حول مثال اوبر. الأول هو أن سوزان فاولر، أول موظفة لدى اوبر تذهب علنا في اتهاماتها، وتقول في منشور المدونة أن شكاويها تم تجاهلها بشكل متكرر أو تم التقليل من شأنها من قبل الموارد البشرية. والثاني هو أن الشركة في وقت متأخر فعلت الشيء الصحيح من خلال توظيف محامين خارجيين للقيام بتحقيق شامل ونزيه. ولكن بحلول ذلك الوقت، كان قد حدث الكثير من الضرر.
لذلك إذا كنت تريد تجنب أن تكون اوبر المقبل، لا تتجاهل أو تحاول التقليل من أي شكاوى تتلقاها. أوضح أنك تأخذها بجدية وستحقق فيها.
صحيح أن الشركة الصغيرة لا تستطيع أن تستأجر المدعي العام الأمريكي السابق كما فعلت أوبر، ولكن افعل ما تستطيع، في حدود ميزانيتك، لترتيب تحقيق محايد من قبل أطراف محايدة - خارج الشركة إن أمكن. وإذا ثبتت صحة الادعاءات، اتخذ إجراءات حاسمة لحلها.
درهم وقاية، بطبيعة الحال، خير من قنطار علاج. للحصول على نصائح حول تعزيز ثقافة شاملة ومتنوعة في مكان العمل حيث احتمال حدوث مثل هذه الحوادث أقل ، انظر سلسلة التنوع لدينا، وخاصة هذا البرنامج التعليمي:
2. صراع الموظفين
ليست كل المشاكل بين الموظفين تنطوي على اتهامات بالمضايقات. في بعض الأحيان، الناس ليسوا دائماً متفقين، أو لديهم خلاف عميق حول كيفية القيام بشيء ما.
يمكن أن تكون هذه المسائل خطيرة أيضا، وإن لم يكن فقط بالنسبة للموظفين المعنيين. إذا لم تتخذ إجراء سريعا لحل النزاع، فإنه يمكن أن يتفاقم وينتشر إلى زملاء العمل الآخرين، ويخلق بيئة عمل سامة للجميع.
في الشركة الكبيرة، سيكون قسم الموارد البشرية وسيطا في صراعات من هذا القبيل، ولكن في الأعمال التجارية الصغيرة، فإن المسؤولية تقع عموما على المالك. الوساطة هي عملية ببعض الخطوات المحددة التي يمكنك اتخاذها لتحقيق نتيجة ناجحة حيث يقبل الجميع. لمزيد من المعلومات، راجع القسم الأخير من البرنامج التعليمي لدينا حول التواصل مع الموظف.
3. أخطاء التوظيف
من الناحية النظرية، يجب أن يكون توظيف موظف جديد عملية مدروسة جيدا، بدءا من تعريف دقيق للسمات المطلوبة للدور، والتقدم من خلال مراحل أخرى مثل بحث التعويض، والإعلان والمقابلات، وتنتهي مع التوظيف الناجح للشخص المناسب تماماً.
على الرغم من ذلك، غالبا ما يكون الواقع مختلفا. وغالبا ما تتسرع الشركات في ملء الحفرة بأسرع ما يمكن، وتستقر على المرشح الذي قد يكون مؤهلا بشكل صحيح على الورق، ولكنه لا يتناسب مع ثقافة الشركة.
لمعرفة كيفية القيام بالأشياء بشكل صحيح، راجع البرنامج التعليمي للتوظيف في هذه السلسلة. وإذا كنت قد استأجرت بالفعل الشخص الخطأ وتحتاج إلى التخلص منه، راجع القسم الأخير من البرنامج التعليمي السابق للتأكد من أنك تتبع عملية الإنهاء الصحيحة.
4. رد فعل مناهض للتنوع
إذا كنت تتابع الأخبار على مدار هذا العام، فربما رأيت بعض الإشارة إلى "مذكرة غوغل". انها مثال مشهور الآن لمشكلة شائعة: مقاومة لجهود التنوع من أولئك الذين إما لايرون قيمة لها أو يعترضون على الطريقة التي يتم تنفيذها فيها.
وتعتمد كيفية التعامل مع هذه القضية على العديد من العوامل، بما في ذلك محتوى الانتقادات وشخصيات الأشخاص المعنيين. ولكن الأساس هو التواصل بوضوح مع جميع المعنيين، مما يجعل من الواضح أنك تشجع النقاش حول أفضل طريقة لتحقيق التنوع، ولكن يجب أن تكون المناقشة محترمة لمجموعات أخرى، وأن لا تعزز القوالب النمطية التي لا أساس لها من الصحة.
مرة أخرى، يمكنك قراءة سلسلة حول تحسين التنوع في عملك لمزيد من المعلومات حول هذا الموضوع.
5. مقابلة بدون رفض
هناك فن لإجراء مقابلة عمل فعالة، إنك تريد أن تتأكد من أنك تستخدم الوقت بالشكل الأكثر فعالية لقياس ملاءمة المرشح.
ولكن الأهم من ذلك، هناك بعض الأسئلة التي في الواقع من غير القانوني أن تسأل ويمكن أن تؤدي إلى دعاوى قضائية. ويرجع ذلك إلى تشريع تكافؤ الفرص الذي يحاول حماية طالبي الوظائف من التمييز عن طريق الحد من المعلومات التي يمكن أن يطلب أصحاب العمل الكشف عنها. لمعرفة ما هي تلك الأسئلة، والحصول على نصائح حول بعض أفضل الأسئلة لنسألها بدلا من ذلك، انظر البرنامج التعليمي التالي:
6- التوثيق غير الملائم
غالبا ما تفعل الشركات الصغيرة الأشياء بشكل غير رسمي أكثر من نظرائها الأكبر حجما، وأحيانا يمكن أن يكون ذلك شيئا إيجابيا. ولكن لذلك سلبياته أيضا.
إذا لم توثق بشكل صحيح أشياء مثل سياسات الشركة ومزايا الموظفين، فسوف تواجه أسئلة ثابتة من الموظفين المشوشين، وقد تفتح على نفسك مشاكل قانونية في المستقبل إذا ادعى الموظفون أنهم لم يكونوا على بينة من سياسات الشركة الهامة .
لذلك تأكد من توثيق كل شيء في دليل الموظف الواضح وسهل لقراءة. للحصول على تفاصيل حول كيفية القيام بذلك، وبعض النماذج المجانية والأمثلة لتجعلك تبدأ، اقرأ هذه المقالة:
7. ترقية الناس الخاطئين
فقط لأنك شخص جيد في عملهم الحالي، فهذا لا يعني أنك سوف تكون جيداً في الإدارة. لقد مررنا جميعا بأشخاص تمت ترقيتهم إلى أكثر من قدراتهم. والنتيجة هي شقين: فقدان الموظف الذي كان ماهراً في وظيفة على مستوى أدنى، وخلق مدير غير فعال.
لذلك بدلا من استخدام الترقية كمكافأة، قم بإجراء تقييم جاد لمهارات موظفيك لمعرفة ما إذا كانوا حقا مناسبين للادارة أم لا. يمكنك العثور على مزيد من النصائح حول المهارات التي تبحث عنها في مقالة هارفارد لمراجعة الاعمال هذه.
يمكنك أيضا أن تأتي بطرق أخرى لمكافأة الموظفين، بحيث تبقيهم سعداء ومتحفزين لأداء الوظيفة المناسبة لهم.
8. تخطي عملية مراجعة الأداء
في الأعمال التجارية الصغيرة، ربما تقدم مراجعات وتتصل مع الموظفين بانتظام، لذلك قد يبدو من غير الضروري الجلوس والمضي في عملية مراجعة رسمية معهم. بعد كل ذلك، سوف يعرفون بالفعل ما رأيك في عملهم، أليس كذلك؟
خطأ. تقديم تعليقات مخصصة أمر رائع، ولكن من المهم أيضا جدولة الوقت على أساس منتظم لمناقشة وتقييم أكثر تنظيما لأداء الموظف.
هذه الاستعراضات الفصلية أو السنوية هي وقت عظيم للرجوع إلى الوراء والنظر الى الصورة الأكبر، وتحديد ما إذا كان دور الموظف داخل الشركة يتغير، ووضع أهداف وغايات واضحة. كما أنها تعطيك البيانات لتعيين حزم رواتب و مزايا الموظفين والتأكد من أنها لا تزال قادرة على المنافسة.
وإذا كان أي شخص لا يرقى إلى مستوى التوقعات، فمن الأفضل أن يبدأ التعامل معه وتوثيقه في هذه العملية الرسمية بدلا من ترك المشكلات باقية.
9- الوقوع تحت طائلة القانون
قد لا يكون لديك فريق قانوني، ولكن عليك أن تفهم وتلتزم بقوانين العمل.
وهذه تختلف باختلاف البلد والمنطقة، لذلك لا يمكننا تغطيتها بالتفصيل هنا، ولكن عليك عموما أن تكون على دراية بأمور مثل قوانين السلامة في مكان العمل، وحقوق العمال في أمور مثل إجازة الأمومة والتمثيل النقابي، وقوانين تكافؤ الفرص .
لمزيد من المعلومات حول هذا، اقرأ هذا البرنامج التعليمي من سلسلة الموارد البشرية للأعمال الصغيرة لدينا:
10. خيبة الأمل من الموظفين الجدد
إن توظيف الأشخاص المناسبين أمر رائع، ولكن إذا لم يكن لديك توجهات مناسبة أو خطة تدريب لموظفيك الجدد، فلن يتمكنوا من الارتقاء إلى مستوى إمكاناتهم.
والأسوأ من ذلك، أنهم قد يستقيلوا. وجدت إحدى الدراسات الاستقصائية أن 40 في المائة من الموظفين يغادرون وظائفهم في السنة الأولى إذا تلقوا تدريبا ضعيفا في مجال العمل.
لذلك أعطي المبتدئين الجدد الدعم الذي يحتاجونه. وقم بوضع خطة مناسبة وشاملة لتدريب الموظفين الجدد، وافحصه باستمرار وحدثه بحيث يتحسن مع مرور الوقت. يمكنك العثور على مزيد من التفاصيل في برنامجنا التعليمي حول خلق خطط التدريب للموظفين في الأعمال الصغيرة.
11. الاتصال السيء
هذا احد المجالات حيث تمتلك الشركات الصغيرة ميزة. تخيل مدى الصعوبة بالنسبة للشركات الكبيرة للحفاظ على الجميع في نفس الصفحة، عندما يكون هناك الآلاف من الموظفين ينتشرون عبر مكاتب مختلفة في أجزاء مختلفة من العالم. وبالمقارنة مع ذلك، يكون ذلك سهلاً للشركات الصغيرة.
ولكن لا يزال ممكناً أن تكون الاتصالات مشكلة، وخاصة عندما تبدأ في النمو وتوظيف موظفين جدد. الطرق غير الرسمية التي عملت بها عندما كنت أنت فقط وشخصين آخرين قد تنهار مع نمو الشركة.
التواصل السيئ له عواقب تجارية حقيقية. في مسح أجرته شركة فييرس Inc. للتدريب، عزت نسبة 86٪ من المستطلعين حالات فشل مكان العمل إلى عدم التعاون أو عدم فعالية التواصل فيه.
لذلك احصل على بعض النصائح حول التواصل بالطريقة الصحيحة:
12. الاقالة دون الإجراءات القانونية الواجبة
في عالم التلفزيون الواقعي، قد يكون من المستحسن فقط أن نشير بإصبع إلى شخص ما ونقول: "أنت مقال". ولكن في العالم الحقيقي، هذا النهج يمكن أن يوقعك في الكثير من المتاعب.
وفي كثير من البلدان، تحمي تشريعات العمل العمال من الفصل التعسفي، ويمكنهم مقاضاتك إذا شعروا بأنهم عوملوا معاملة غير عادلة. لذلك من المهم اتباع عملية واضحة وعادلة إذا كان شخص ما لا يؤدي وظيفته بشكل كاف.
وهذا يعني إعطاء عدة تحذيرات مع مرور الوقت، وإعطاء الموظف فرصة للتحسين، وتوثيق العملية بعناية من البداية إلى النهاية. لمزيد من التفاصيل، راجع القسم الأخير من برنامجنا التعليمي السابق في هذه السلسلة.
13- كوارث وسائل التواصل الاجتماعية
إنك مجرد شركة صغيرة، وتثق أن موظفيك لا يفعلون أي شيء غبي على الانترنت. لن تحتاج إلى سياسة لوسائل التواصل الاجتماعية، أليس كذلك؟
في الواقع، مشاكل وسائل التواصل الاجتماعية شائعة بشكل مدهش. وقد قام أكثر من 70٪ من أصحاب العمل بتأديب الموظفين بسبب إساءة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي أثناء العمل، وفقا لمسح واحد. من بين أمور أخرى، كان الموظفون يستخدمون وسائل التواصل الاجتماعية ل:
- الكشف عن المعلومات السرية
- تحريف وجهات نظر الأعمال
- الحط من قيمة الأعمال
- مضايقة زملاء العمل
لذلك فمن المنطقي وضع سياسة واضحة، حتى يعرف الناس ما يستطيعون وما لا يستطيعون فعله. في ما يلي نموذج لسياسة التواصل الاجتماعي التي يمكنك تكييفها مع متطلباتك الخاصة.
14. حفظ السجلات الفوضوي
بصفتك صاحب عمل، فإنك تتحمل مسؤولية الاحتفاظ بسجلات معينة عن موظفيك، مثل العقود وتفاصيل الدفع ومراجعة الأداء وما إلى ذلك. عليك أيضا التأكد من تقديم جميع النماذج الضريبية المناسبة، وإجراء الخصومات المناسبة، وتشغيل كشوف المرتبات بدقة.
لا شيء من ذلك هو شيء مثير، ولكنها أشياء هامة جدا. يمكنك قراءة المزيد عن القيام بذلك بشكل صحيح في هذه الدروس:
- أعمال صغيرةما هي متطلبات الموارد البشرية الهامة للأعمال الصغيرة؟
المدفوعاتكيفية تشغيل الرواتب (نظم العملية لديك)
15-عدم كفاية التدريب
الميزانية الصغيرة لا تعني أنك لا تستطيع تدريب الناس بشكل صحيح. مع القليل من الإبداع وبعض الاستخدام للموارد المجانية أو منخفضة التكلفة، يمكنك تزويد موظفيك بكل ما يحتاجونه من مساعدة للقيام بوظائفهم بأفضل ما يمكن. بعض الفوائد هي:
- زيادة الإنتاجية
- الموظفين أكثر سعادة
- دورة رأس المال اصغر
- المزيد من الانتظام
- ابقى عصرياً مع أحدث الاتجاهات والمعلومات
لمعرفة كيفية وضع خطة تدريب شاملة بميزانية الشركة الصغيرة، اقرأ هذا البرنامج التعليمي:
16 – احتياطات الامان غير المناسبة
مسؤوليتك الرئيسية كصاحب عمل هي توفير مكان آمن للناس للعمل. إنها مسألة خطيرة: في الولايات المتحدة في عام 2015، توفي 4،836 موظفا من الإصابات التي لحقت بهم في مكان العمل.
قد يكون عملك مبنيا في مكتب ولا يبدو خطيرا جدا، ولكنك بحاجة إلى تقييم المخاطر ووضع الضوابط للحد من المخاطر التي يتعرض لها الموظفون. القسم الأول من هذا البرنامج التعليمي حول متطلبات الموارد البشرية للشركات الصغيرة يعطي المزيد من المعلومات حول كيفية القيام بذلك.
17 - الأجور غير التنافسية
متى كانت آخر مرة قمت فيها بوضع بعض معايير التعويض؟
إذا كان الجواب "أبدا" أو "ما هذا؟"، لا تقلق. قد يكون من الصعب معرفة كم هو المبلغ المناسب تقديمه لموظف جديد، وكم يجب أن ترفع له كل عام.
والفوائد هي أيضا جزء من المعادلة. إذا كنت لا تقدم ما يكفي من الأجور وحزم المزايا الكافية، فإنك سوف تكافح من أجل توظيف والاحتفاظ بأفضل الموظفين - ولكن من ناحية أخرى، إذا كنت تقدم الأجر ممتاز والفوائد، فإنها يمكن أن تساعدك حقا في الاستقرار.
اكتشف كيفية القيام بالبحوث الصحيحة والبقاء في التنافس في هذا البرنامج التعليمي:
18. فوضى الرواتب و المزايا
تقديم مزايا مفيدة الموظفين عمل كبير، لكنه يضيف أيضا التعقيد لعملك. من فقدان مسار أيام عطلة الناس إلى الفشل في المساهمة بالمبلغ المناسب لحساب التقاعد، وهناك الكثير مما يمكن أن يسوء في استحقاقات الموظفين.
ثم هناك كشوف المرتبات، وهو أسهل أن تقع في الفوضى مما تعتقد. إذا كنت تدفع للناس في وقت متأخر، أو تدفع مبلغ خاطئ، أو تفشل في اقتطاع المبلغ المناسب من الضرائب ورسوم التأمين الوطني، سوف تجعل موظفيك غير راضين أبداً، وربما ينتهي بك الأمر الى مشكلة قانونية.
احصل على بعض المساعدة للقيام بذلك بشكل صحيح في دروسنا حول تشغيل الرواتب ومتطلبات الموارد البشرية للشركات الصغيرة.
19. التوصيفات الوظيفية غير الواضحة
لقد تطرقنا إلى هذا في "أخطاء التوظيف" في وقت سابق، ولكنها مسألة مختلفة قليلا. إن توصيف الوظائف غير الواضحة يتجاوز عملية التوظيف ويمكن أن يؤثر على قدرة موظفيك على القيام بوظائفهم بشكل صحيح.
الشركات الناشئة والشركات الصغيرة غالبا ما تكون أكثر مرونة من الشركات الكبيرة، مع بدء العمل يقوم الجميع بكل أنواع المهام. وهذا يمكن أن يكون جيدا، ولكنه يمكن أن يؤدي أيضا إلى الارتباك وعدم الكفاءة. إذا كانت المسؤوليات ليست واضحة، فإن الناس سوف ينجذبون إلى المهام الأكثر إثارة للاهتمام والممتعة، في حين تهمل المهام المملة رغم اهميتها. وكذلك من الصعب أيضا الحكم على أداء شخص ما إذا لم يكن واضحا ما يفترض أن يفعله.
لذا احرص على كتابة توصيفات وظيفية مناسبة لكل موظف، جديد و قائم. ولا يجب أن تكون شاملة أو محدودة، ولكنها ينبغي أن تغطي المسؤوليات الأساسية لكل موظف. لا يزال بإمكانك تشجيع الناس على الانخراط في أشياء جديدة فضلا عن أن-التوصيف الوظيفي يمكن دائما تحديثه!
20. فقدان أفضل الناس
آخر شيء في القائمة هو حالة لا يريد أي صاحب أعمال صغيرة أن يمر بها، ولكن معظمهم سيمر بها في مرحلة ما - الموظف الرئيسي لديك يريد الاستقالة.
إن الناس يغيرون وظائفهم في كثير من الأحيان في هذه الأيام، لذلك أحيانا لا يمكن تجنب الوضع. ولكن هناك أشياء يمكنك القيام بها لتحسين الاحتفاظ بالموظفين الرئيسيين وتقليل التغيير. العديد من الأشياء التي تحدثنا عنها في هذه السلسلة سوف تساعد، مثل توفير التدريب الجيد، وتحسين التواصل، والأجور والمنافع التنافسية. أيضا استخدام استعراضات الأداء مع الموظفين للتأكد من أنك تعطي لهم ما يكفي من الدافع والتحديات الجديدة للحفاظ على سعادتهم.
إذا كنت قد فعلت كل ما تستطيع، ولديك موظف رئيسي لا يزال يريد أن يغادر، على الأقل يمكنك التعامل معه بأفضل طريقة ممكنة. لمعرفة كيفية القيام بذلك، اقرأ البرنامج التعليمي لدينا على ما يجب القيام به عندما يرغب موظف رئيسي في الاستقالة.
استنتاج
كما رأيت، الكثير من الأشياء يمكن أن تكون خاطئة للشركات الصغيرة! لقد نظرنا في بعض قضايا الموارد البشرية الخطيرة جدا التي قد تواجهها في النهاية، من الصراعات والتحرش إلى عدم القدرة على منافسة الأجور وعدم كفاية توفير السلامة.
ولكن قد رأيت أيضا أن هناك حلول لجميع هذه القضايا. لأن هذه المقالة قد غطت الكثير من موضوع النقاش ، فإننا لم ننظر في أي قضية خاصة بعمق كبير، ولكن آمل أن هذه المادة قد أعطتك بعض المواد المغذية للفكر، وأنك تتمتع بالغوص في الموارد الأخرى المرتبطة لمزيد من المعلومات.
لم يتم الانتهاء من دليل الموارد البشرية للأعمال الصغيرة الكامل حتى الآن لدينا! في الدفعة التالية، سوف ننظر في بعض من أفضل حلول البرمجيات للموارد البشرية التي يمكنك استخدامها في عملك.
