German (Deutsch) translation by Valentina (you can also view the original English article)
Bisher haben wir in dieser Reihe zum Thema HR für kleine Unternehmen alle wichtigen Aspekte der Personalabteilung und des Managements von Mitarbeitern behandelt, von der Einstellung und Bindung der besten Talente bis hin zum Aufbau einer integrativen Unternehmenskultur.
Ziel war es, das Theme HR für Kleinunternehmen in einfache Schritte zu unterteilen, die leicht zu befolgen sind. Aber wie wir alle wissen, ist das wirkliche Leben nicht immer so einfach oder unkompliziert wie die Theorie. Dinge laufen falsch. Manchmal laufen die Dinge schlecht.
In diesem Tutorial werden wir uns einige der schlimmsten HR-Probleme ansehen, mit denen sich ein kleines Unternehmen möglicherweise befassen muss. Es ist etwas früh, aber denken Sie an die Halloween-Ausgabe der Serie. Machen Sie Ihr aber keine Sorgen - es ist nicht alles Horror. Wir werden auch untersuchen, wie Sie diese Probleme lösen können, und Links zu zusätzlichen Ressourcen bereitstellen, mit denen Sie Nightmare on Small Business Street ein Happy End bescheren können.
1. Diskriminierung und Belästigung
OK, lassen Sie uns direkt in die Tiefe springen. Einer Ihrer Mitarbeiter beschwert sich über sexuelle Belästigung seines Vorgesetzten. Oder Sie werden wegen Diskriminierung aufgrund der Rasse, des Geschlechts, des Behinderungsstatus oder einer anderen Kategorie beschuldigt.
Wenn Sie denken, dass Ihnen dies niemals passieren wird, denken Sie noch einmal darüber nach. Die US-Beschäftigungskommission für Chancengleichheit erhielt im Jahr 2016 91.503 Anklagen wegen Diskriminierung am Arbeitsplatz. Vor wenigen Monaten untersuchte das Mitfahr-Startup Uber 215 Belästigungsfälle, bei denen 20 Mitarbeiter entlassen wurden.
Zwei Dinge sind am Uber-Beispiel interessant und lehrreich. Die erste ist, dass Susan Fowler, die erste Uber-Mitarbeiterin, die ihre Anschuldigungen an die Öffentlichkeit brachte, in einem Blogbeitrag sagte, dass ihre Beschwerden von der Personalabteilung wiederholt ignoriert oder minimiert wurden. Das zweite ist, dass die Kanzlei verspätet das Richtige getan hat, indem sie externe Anwälte beauftragt hat, eine gründliche, unparteiische Untersuchung durchzuführen. Aber bis dahin war bereits viel Schaden angerichtet worden.
Wenn Sie also vermeiden möchten, der nächste Uber zu sein, ignorieren Sie die Beschwerden, die Sie erhalten, nicht und versuchen Sie nicht, sie zu minimieren. Machen Sie deutlich, dass Sie sie ernst nehmen und untersuchen werden.
Es ist richtig, dass es sich ein durchschnittliches kleines Unternehmen nicht leisten kann, einen ehemaligen US-Generalstaatsanwalt wie Uber einzustellen, sondern im Rahmen Ihres Budgets alles zu tun, um eine unparteiische Untersuchung durch neutrale Parteien zu veranlassen - wenn möglich außerhalb des Unternehmens. Wenn die Ansprüche begründet sind, ergreifen Sie entscheidende Maßnahmen, um sie zu lösen.
Eine Unze Vorbeugung ist natürlich ein Pfund Heilung wert. Tipps zur Förderung einer integrativen und vielfältigen Arbeitsplatzkultur, in der solche Vorfälle weniger wahrscheinlich sind, finden Sie in unserer Vielfalt-Reihe, insbesondere in diesem Tutorial:
2. Mitarbeiterkonflikt
Nicht alle Probleme zwischen Mitarbeitern sind mit Belästigungsvorwürfen verbunden. Manchmal verstehen sich die Leute einfach nicht oder sie haben eine tiefe Meinungsverschiedenheit darüber, wie man etwas macht.
Diese Probleme können jedoch auch schwerwiegend sein und nicht nur für die beteiligten Mitarbeiter. Wenn Sie nicht schnell handeln, um den Konflikt zu lösen, kann er eitern und sich auf andere Mitarbeiter ausbreiten und ein giftiges Arbeitsumfeld für alle schaffen.
In einem großen Unternehmen wird die Personalabteilung der Vermittler für solche Konflikte sein, in einem kleinen Unternehmen liegt diese Verantwortung jedoch im Allgemeinen beim Eigentümer. Mediation ist ein Prozess mit einigen spezifischen Schritten, die Sie unternehmen können, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen, das jeder akzeptiert. Weitere Informationen finden Sie im letzten Abschnitt unseres Tutorials zur Mitarbeiterkommunikation.
3. Fehler bei der Einstellung
Theoretisch sollte die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ein gut durchdachter Prozess sein, der mit einer sorgfältigen Definition der für die Rolle erforderlichen Attribute beginnt, andere Phasen wie Vergütungsforschung, Werbung und Befragung durchläuft und mit der erfolgreichen Einstellung des Perfekten endet passen.
Die Realität sieht jedoch oft anders aus. Unternehmen beeilen sich oft, so schnell wie möglich ein Loch zu füllen, und entscheiden sich für einen Kandidaten, der zwar die richtigen Qualifikationen auf dem Papier hat, aber nicht zur Unternehmenskultur passt.
Weitere Informationen zur richtigen Vorgehensweise finden Sie in unserem Einstellungs-Tutorial zu Beginn der Serie. Wenn Sie bereits die falsche Person eingestellt haben und diese entfernen müssen, lesen Sie den letzten Abschnitt des vorherigen Tutotials, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Kündigungsprozess befolgen.
4. Gegen-Vielfalt-Spiel
Wenn Sie die Nachrichten dieses Jahr überhaupt verfolgt haben, wurde das "Google-Memo" wahrscheinlich erwähnt. Es ist ein mittlerweile berühmtes Beispiel für ein häufiges Problem: Widerstand gegen Vielfalt-Bemühungen von jenen, die entweder ihren Wert nicht sehen oder gegen die Art und Weise protestieren, wie sie umgesetzt werden.
Wie Sie mit dem Problem umgehen, hängt von vielen Faktoren ab, einschließlich des Inhalts der Kritik und der Persönlichkeit der beteiligten Personen. Der Schlüssel liegt jedoch darin, klar mit allen Beteiligten zu kommunizieren und deutlich zu machen, dass Sie die Debatte über den besten Weg zur Erreichung von Vielfalt anregen, dass die Debatte jedoch andere Gruppen respektieren und unbegründete Stereotypen nicht verstärken darf.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Reihe zur Verbesserung der Vielfalt in Ihrem Unternehmen.
5. Interview Nein-Nummern
Es ist eine Kunst, ein effektives Vorstellungsgespräch zu führen, und Sie möchten sicher sein, dass Sie die Zeit am effektivsten nutzen, um die Eignung des Bewerbers zu beurteilen.
Noch wichtiger ist jedoch, dass bestimmte Fragen tatsächlich illegal sind und zu Klagen führen können. Dies liegt an der Gesetzgebung zur Chancengleichheit, die versucht, Bewerber vor Diskriminierung zu schützen, indem sie einschränkt, welche Informationen Arbeitgeber von ihnen verlangen können. Weitere Informationen zu diesen Fragen und Tipps zu besseren Fragen finden Sie im folgenden Tutorial:
6. Unzureichende Dokumentation
Kleine Unternehmen tun Dinge oft informeller als ihre größeren Kollegen, und manchmal kann dies eine positive Sache sein. Aber es hat auch seine Nachteile.
Wenn Sie Dinge wie Unternehmensrichtlinien und Leistungen an Arbeitnehmer nicht ordnungsgemäß dokumentieren, werden Sie ständig von verwirrten Mitarbeitern gefragt, und Sie können sich in Zukunft rechtlichen Problemen stellen, wenn Mitarbeiter behaupten, sie seien nicht über wichtige Unternehmensrichtlinien informiert worden .
Stellen Sie daher sicher, dass Sie alles in einem übersichtlichen, leicht lesbaren Mitarbeiterhandbuch dokumentieren. Weitere Informationen hierzu sowie einige kostenlose Vorlagen und Beispiele für den Einstieg finden Sie in diesem Artikel:
7. Förderung der falschen Leute
Nur weil jemand gut in seinem aktuellen Job ist, heißt das nicht, dass er gut im Management ist. Wir sind alle auf Menschen gestoßen, die über ihre Fähigkeiten hinaus befördert wurden. Das Ergebnis ist zweierlei: der Verlust eines Mitarbeiters, der in einem niedrigeren Job qualifiziert war, und die Schaffung eines ineffektiven Managers.
Anstatt Beförderung als Belohnung zu verwenden, sollten Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter ernsthaft bewerten, um festzustellen, ob sie wirklich Managementmaterial sind oder nicht. Weitere Ratschläge zu den Fähigkeiten, nach denen Sie suchen müssen, finden Sie in diesem Harvard Business Review-Artikel.
Sie können auch andere Möglichkeiten finden, um Mitarbeiter zu belohnen, damit sie in der für sie richtigen Rolle glücklich und motiviert bleiben.
8. Überspringen des Leistungsüberprüfungsprozesses
In einem kleinen Unternehmen geben Sie wahrscheinlich regelmäßig Feedback und haben Kontakt zu Mitarbeitern. Daher kann es unnötig erscheinen, sich zu setzen und einen formellen Überprüfungsprozess mit ihnen durchzuführen. Immerhin wissen sie schon, was Sie von ihrer Arbeit halten, oder?
Falsch. Ad-hoc-Feedback zu geben ist großartig, aber es ist auch wichtig, regelmäßig Zeit für eine strukturiertere Diskussion und Bewertung der Leistung des Mitarbeiters einzuplanen.
Diese vierteljährlichen oder jährlichen Überprüfungen sind eine gute Zeit, um einen Schritt zurückzutreten und das Gesamtbild zu betrachten, zu entscheiden, ob sich die Rolle des Mitarbeiters im Unternehmen ändert, und klare Ziele zu setzen. Sie geben Ihnen auch Daten, mit denen Sie die Gehalts- und Leistungspakete Ihrer Mitarbeiter festlegen und sicherstellen können, dass diese weiterhin wettbewerbsfähig sind.
Und wenn jemand die Erwartungen nicht erfüllt, ist es besser, sich damit zu befassen und es in diesem formalen Prozess zu dokumentieren, als die Probleme bestehen zu lassen.
9. Gegen das Gesetz verstoßen
Möglicherweise haben Sie kein Rechtsteam, aber Sie müssen die Arbeitsgesetze verstehen und einhalten.
Diese variieren je nach Land und Region, daher können wir sie hier nicht im Detail behandeln. Im Allgemeinen müssen Sie sich jedoch über Dinge wie Arbeitsschutzbestimmungen, Arbeitnehmerrechte auf Dinge wie Elternurlaub und Gewerkschaftsvertretung sowie Gesetze zur Chancengleichheit im Klaren sein .
Weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Tutorial aus unserer HR-Reihe für Kleinunternehmen:
10. Neue Mitarbeiter entlassen
Es ist großartig, die richtigen Mitarbeiter einzustellen. Wenn Sie jedoch keine angemessene Orientierung oder keinen geeigneten Einstiegsplan für Ihre neuen Mitarbeiter haben, können diese ihr Potenzial nicht ausschöpfen.
Und noch schlimmer, sie können einfach aufhören. Eine Umfrage ergab, dass 40% der Arbeitnehmer innerhalb des ersten Jahres ihren Arbeitsplatz verlassen, wenn sie eine schlechte Ausbildung erhalten.
Geben Sie Ihren neuen Startern die Unterstützung, die sie benötigen. Erstellen Sie einen geeigneten, umfassenden Plan für die Einbindung neuer Mitarbeiter, überprüfen Sie ihn ständig und verfeinern Sie ihn, damit er sich mit der Zeit verbessert. Weitere Informationen finden Sie in unserem Tutorial zum Erstellen von Schulungsplänen für Mitarbeiter kleiner Unternehmen.
11. Schlechte Kommunikation
Dies ist ein Bereich, in dem kleine Unternehmen einen Vorteil haben. Stellen Sie sich vor, wie schwierig es für große Unternehmen ist, alle auf derselben Seite zu halten, wenn Tausende von Mitarbeitern in verschiedenen Büros in verschiedenen Teilen der Welt beschäftigt sind. Im Vergleich dazu haben es kleine Unternehmen leicht.
Die Kommunikation kann jedoch immer noch ein Problem sein, insbesondere wenn Sie wachsen und neue Mitarbeiter einstellen. Die informellen Methoden, die funktionierten, als es nur Sie und zwei andere Personen waren, können mit dem Wachstum des Unternehmens zusammenbrechen.
Schlechte Kommunikation hat echte geschäftliche Konsequenzen. In einer Umfrage des Schulungsunternehmens Fierce Inc. gaben 86% der Befragten mangelnde Zusammenarbeit oder ineffektive Kommunikation für Fehler am Arbeitsplatz an.
Holen Sie sich also einige Tipps zur richtigen Kommunikation:
12. Brennen ohne ordnungsgemäßen Ablauf
In der Welt des Reality-TV ist es möglicherweise in Ordnung, nur mit dem Finger auf jemanden zu zeigen und zu sagen: "Sie sind gefeuert." In der realen Welt kann dieser Ansatz Sie jedoch in große Schwierigkeiten bringen.
In vielen Ländern schützt das Arbeitsrecht die Arbeitnehmer vor ungerechtfertigter Entlassung und sie können Sie verklagen, wenn sie das Gefühl haben, ungerecht behandelt zu werden. Daher ist es wichtig, einen klaren, fairen Prozess zu befolgen, wenn jemand in seiner Arbeit keine angemessenen Leistungen erbringt.
Das bedeutet, im Laufe der Zeit mehrere Warnungen zu geben, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sich zu verbessern, und den Prozess von Anfang bis Ende sorgfältig zu dokumentieren. Weitere Informationen finden Sie im letzten Abschnitt unseres vorherigen Tutorials in der Reihe.
13. Katastrophen in sozialen Medien
Sie sind nur ein kleines Unternehmen und vertrauen darauf, dass Ihre Mitarbeiter online nichts Dummes tun. Sie benötigen keine Social-Media-Richtlinie, oder?
Tatsächlich sind Social-Media-Probleme überraschend häufig. Laut einer Umfrage haben mehr als 70% der Arbeitgeber Mitarbeiter wegen Missbrauchs von sozialen Medien am Arbeitsplatz diszipliniert. Unter anderem nutzten Mitarbeiter soziale Medien, um:
- vertrauliche Informationen preiszugeben
- die Ansichten des Unternehmens falsch darzustellen
- das Geschäft herabzusetzen
- Mitarbeiter zu belästigen
Es ist daher sinnvoll, eine klare Richtlinie festzulegen, damit die Menschen wissen, was sie können und was nicht. Hier ist ein Beispiel für eine Social Media-Richtlinie, die Sie an Ihre eigenen Anforderungen anpassen können.
14. Chaotische Aufzeichnungen
Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, bestimmte Aufzeichnungen über Ihre Mitarbeiter zu führen, z. B. Verträge, Gehaltsangaben, Leistungsüberprüfungen usw. Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie alle entsprechenden Steuerformulare einreichen, die richtigen Abzüge vornehmen und die Gehaltsabrechnung korrekt ausführen.
Nichts davon ist aufregend, aber es ist sehr wichtig. Weitere Informationen dazu finden Sie in den folgenden Tutorials:
- KleinunternehmenWas sind die wichtigen HR-Anforderungen für kleine Unternehmen?
ZahlungenSo führen Sie die Personalabrechnung durch (Systematisierung Ihres Prozesses)
15. Unzureichende Ausbildung
Ein kleines Budget bedeutet nicht, dass Sie die Leute nicht richtig ausbilden können. Mit ein wenig Kreativität und der Nutzung kostenloser oder kostengünstiger Ressourcen können Sie Ihren Mitarbeitern die Hilfe bieten, die sie benötigen, um ihre Arbeit besser zu machen. Einige der Vorteile sind:
- höhere Produktivität
- glücklicheres Personal
- geringerer Umsatz
- mehr Gleichmäßigkeit
- Bleiben Sie mit den neuesten Trends und Informationen auf dem Laufenden
In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie einen umfassenden Schulungsplan für ein Budget für kleine Unternehmen erstellen:
16. Unzureichende Sicherheitsvorkehrungen
Ihre Hauptverantwortung als Arbeitgeber besteht darin, den Menschen einen sicheren Arbeitsplatz zu bieten.Es ist eine ernste Angelegenheit: Im Jahr 2015 starben in den USA 4.836 Mitarbeiter an den Folgen von Verletzungen am Arbeitsplatz.
Ihr Unternehmen befindet sich möglicherweise in einem Büro und scheint nicht sehr gefährlich zu sein. Sie müssen jedoch die Risiken bewerten und Kontrollen einrichten, um die Gefahren zu minimieren, denen Mitarbeiter ausgesetzt sind. Der erste Abschnitt dieses Tutorials zu den HR-Anforderungen für kleine Unternehmen enthält weitere Informationen dazu.
17. Nicht wettbewerbsfähige Bezahlung
Wann haben Sie das letzte Mal ein Vergütungs-Benchmarking durchgeführt?
Wenn die Antwort "Nie" oder "Was ist das?" Lautet, machen Sie sich keine Sorgen. Es kann schwierig sein zu wissen, wie viel der richtige Betrag ist, um einem neuen Mitarbeiter anzubieten, und wie viel eine Erhöhung Sie jedes Jahr geben sollten.
Und Vorteile sind auch Teil der Gleichung. Wenn Sie nicht genügend Lohn- und Leistungspakete anbieten, werden Sie Schwierigkeiten haben, die besten Mitarbeiter einzustellen und zu halten. Wenn Sie jedoch hervorragende Löhne und Leistungen anbieten, kann dies Ihnen wirklich dabei helfen, Ihr Gewicht zu übertreffen.
In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie die richtige Forschung betreiben und wettbewerbsfähig bleiben:
18. Gehaltsabrechnung und Leistungen Snafus
Das Anbieten nützlicher Leistungen für Mitarbeiter ist großartig, erhöht aber auch die Komplexität Ihres Unternehmens. Vom Verlust der Übersicht über die Urlaubstage der Menschen bis hin zum Versäumnis, den richtigen Betrag auf ein Rentenkonto einzuzahlen, kann bei den Leistungen an Arbeitnehmer viel schief gehen.
Und dann gibt es noch die Gehaltsabrechnung, die leichter durcheinander zu bringen ist, als Sie vielleicht denken. Wenn Sie Personen verspätet bezahlen oder den falschen Betrag zahlen oder den richtigen Betrag an Steuer- und Sozialversicherungsbeiträgen nicht einbehalten, werden Sie Ihre Mitarbeiter sehr unglücklich machen und möglicherweise sogar in rechtliche Schwierigkeiten geraten.
In unseren Tutorials zum Ausführen von Gehalts- und Personalanforderungen für kleine Unternehmen erhalten Sie Hilfe, um dies richtig zu machen.
19. Unklare Jobbeschreibungen
Wir haben dies bereits in "Einstellungsfehler" angesprochen, aber es ist ein etwas anderes Theme. Unklare Stellenbeschreibungen gehen über den Einstellungsprozess hinaus und können die Fähigkeit Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen, ihre Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen.
Startups und kleine Unternehmen sind oft flüssiger als größere Unternehmen, und jeder macht alle möglichen Aufgaben. Das kann gut sein, aber auch zu Verwirrung und Ineffizienz führen. Wenn die Verantwortlichkeiten nicht klar sind, werden sich die Leute auf die interessanteren und unterhaltsameren Aufgaben konzentrieren, während die langweiligen, aber wichtigen Aufgaben vernachlässigt werden. Es ist auch schwierig, die Leistung einer Person zu beurteilen, wenn nicht klar ist, was sie tun soll.
Schreiben Sie daher für jeden neuen und vorhandenen Mitarbeiter die richtigen Stellenbeschreibungen. Sie müssen nicht erschöpfend oder einschränkend sein, sondern sollten die grundlegenden Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters abdecken. Sie können die Leute trotzdem ermutigen, sich auch auf neue Dinge einzulassen - die Stellenbeschreibungen können jederzeit aktualisiert werden!
20. Ihre besten Leute verlieren
Das letzte auf der Liste ist eine Situation, auf die kein Kleinunternehmer stoßen möchte, aber die meisten werden es irgendwann tun - Ihr Schlüsselmitarbeiter möchte aufhören.
Menschen wechseln heutzutage häufig den Arbeitsplatz, so dass die Situation manchmal unvermeidlich ist. Sie können jedoch Maßnahmen ergreifen, um die Bindung wichtiger Mitarbeiter zu verbessern und den Umsatz zu senken. Viele der Dinge, über die wir in dieser Reihe gesprochen haben, werden helfen, z. B. eine gute Ausbildung, eine bessere Kommunikation sowie wettbewerbsfähige Löhne und Leistungen. Verwenden Sie Ihre Leistungsbeurteilungen auch bei Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass Sie ihnen genügend Motivation und neue Herausforderungen geben, um sie bei Laune zu halten.
Wenn Sie alles getan haben, was Sie können, und ein wichtiger Mitarbeiter immer noch gehen möchte, können Sie zumindest bestmöglich damit umgehen. Um herauszufinden, wie das geht, lesen Sie unser Tutorial, was zu tun ist, wenn ein wichtiger Mitarbeiter kündigen möchte.
Abschluss
Wie Sie gesehen haben, können bei kleinen Unternehmen viele Dinge schief gehen! Wir haben uns mit einigen ziemlich ernsten HR-Problemen befasst, mit denen Sie möglicherweise konfrontiert sind, von Konflikten und Belästigungen bis hin zu nicht wettbewerbsfähigen Löhnen und unzureichenden Sicherheitsvorkehrungen.
Sie haben aber auch gesehen, dass es für all diese Probleme Lösungen gibt. Da dieser Artikel viele Themen behandelt hat, haben wir uns nicht eingehend mit einzelnen Themen befasst. Ich hoffe jedoch, dass dieser Artikel Ihnen einige Denkanstöße gegeben hat und dass Sie gerne in die anderen verknüpften Ressourcen eintauchen, um weitere Informationen zu erhalten .
Unser vollständiger HR-Leitfaden für Kleinunternehmen ist noch nicht fertig! In der nächsten Folge werden einige der besten HR-Softwarelösungen vorgestellt, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden können.
