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14 Killer Gmail-Funktionen, die Sie jetzt nutzen können

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This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Compose and Send Your First Email With Gmail
How to Use Gmail Keyboard Shortcuts to Save More Time

German (Deutsch) translation by Valentina (you can also view the original English article)

Wenn Sie Google Mail als geschäftliches oder persönliches E-Mail-Werkzeug verwenden, gibt es einige großartige Funktionen:

  • Sie sparen viel Zeit
  • Sie machen Ihr Konto sicherer
  • Sie machen Ihre Arbeit sogar noch lustiger

Leider nehmen sich die meisten Google Mail-Nutzer nicht die Zeit, um wirklich zu lernen, wie sie das Beste aus ihrem Google Mail-Konto herausholen können. Das kann sich aber schnell ändern.

Zu den besten Google Mail-Funktionen, die Sie möglicherweise nicht kennen, gehören:

  • Erstellen einer Aufgabenliste in Google Mail,
  • Farbcodierung Ihrer Kontakte,
  • und Anpassen Ihrer Google Mail-Oberfläche mit einem persönlichen Foto.

Und das sind nur einige davon.

In diesem Beitrag habe ich 14 der interessantesten und besten Google Mail-Werkzeugs gesammelt, die Sie möglicherweise nicht kennen.

Für jede Google Mail-Funktion füge ich außerdem einen Link zu detaillierten, schrittweisen Anweisungen hinzu. Verwenden Sie diesen Beitrag als Sprungbrett, um all diese Killer-Google Mail-Funktionen in die Praxis umzusetzen, oder wählen Sie Ihre Favoriten aus.

Sind Sie bereit, mehr aus Ihrem Google Mail-Konto herauszuholen? Dann fangen wir an.

1. Passen Sie Ihren Google Mail-Hintergrund mit einem persönlichen Foto an

Verbringen Sie jeden Tag Stunden damit, auf Ihre Google Mail-Oberfläche zu starren? Wenn Sie viele E-Mails senden und empfangen, möchten Sie möglicherweise den standardmäßigen weißen Hintergrund von Google Mail aufhellen.

Du hast Glück. Die meisten Google Mail-Nutzer wissen es nicht, aber Sie können den Hintergrund von Google Mail mithilfe von Designs ändern. Google Mail verfügt über mehrere vordefinierte Themen, die Sie auswählen können. Der wahre Spaß entsteht jedoch, wenn Sie ein neues Thema mit einem Ihrer eigenen Fotos erstellen.

Folgendes ist passiert, als ich ein Foto meines Gartens als Google Mail-Thema verwendet habe:

Custom Gmail Theme
Eine großartige Google Mail-Funktion ist, dass Sie dem Interface-Thema Ihre eigenen Fotos hinzufügen können.

Die Möglichkeiten für dieses Google Mail-Werkzeug sind endlos. Sie könnten ein Familienfoto, ein Bild Ihres Haustieres, Ihr Lieblingsurlaubsfoto und mehr verwenden...

Lesen Sie unser ausführliches Tutorial, um Ihren eigenen Spaß mit Google Mail-Themen zu haben:

2. Erstellen Sie eine Aufgabenliste aus Ihrem Google Mail-Posteingang

Wenn Sie wie die meisten von uns sind, verbringen Sie viel Zeit damit, E-Mails zu sortieren, um herauszufinden, was Sie tun müssen. Schlimmer noch, wenn Sie zu viel Zeit mit E-Mails verbringen, können Sie Ihre unmittelbaren Fristen aus den Augen verlieren.

Sparen Sie Zeit (und vermeiden Sie Terminüberschreitungen), indem Sie die praktische Aufgabenlistenfunktion von Google Mail verwenden. Erstellen Sie Aufgaben in Google Mail, die auch in Ihrem Kalender angezeigt werden können. Es ist einfach und Sie können Ihre Aufgabenliste offen halten, während Sie E-Mails sortieren.

Hier ist eine persönliche Aufgabenliste, die ich mit der Aufgabenlistenfunktion von Google Mail erstellt habe:

Gmail task list feature
Eine hilfreiche Google Mail-Funktion besteht darin, dass Sie eine Aufgabenliste erstellen können.

Beachten Sie, dass ich die Liste nach Fälligkeitsdatum sortiert habe, damit ich keine anstehenden Fristen vergesse, während ich meine E-Mails sortiere.

Eine schrittweise Anleitung zu Google Mail-Aufgabenlisten finden Sie unter:

3. Blockieren Sie Nachrichten von einem bestimmten Absender

Unerwünschte E-Mail-Nachrichten, ugh! Wer hasst sie nicht? Leider sind sie nur ein Teil eines E-Mail-Kontos. Oder sind Sie?

Viele Benutzer wissen es nicht, aber Sie können Nachrichten von einem bestimmten Kontakt in Google Mail blockieren. Es ist einfach, sobald Sie wissen wie. Und wenn Sie es sich anders überlegen, können Sie Nachrichten von demselben Kontakt einfach entsperren.

Hier ist, dass ich die Blockierungsfunktion zu Demonstrationszwecken verwende:

Block messages Gmail feature
Mit einer Google Mail-Funktion können Sie unerwünschte Nachrichten blockieren.

Natürlich möchte ich nicht wirklich aufhören, Nachrichten von meinem anderen E-Mail-Konto zu erhalten. Minuten später habe ich mich entsperrt.

Wenn Ihnen wiederholt jemand Nachrichten sendet, die Sie nicht möchten oder benötigen, erfahren Sie anhand der folgenden Schritte, wie Sie die Nachrichten aus Ihrem Posteingang fernhalten:

4. Sortieren Sie verwandte Nachrichten in ein Etikett

Müssen Sie Bildschirm für Bildschirm durch die Nachrichten scrollen, um die gesuchte zu finden? Dauert es ewig, eine bestimmte projektbezogene E-Mail zu finden?

Mit den organisatorischen Funktionen von Google Mail können Sie Zeit sparen und das Auffinden dieser wichtigen E-Mails weniger frustrierend machen. Wenn Sie die Beschriftungsfunktion von Google Mail ordnungsgemäß nutzen, können Sie Nachrichten nach Projekten (oder anderen für Sie sinnvollen Systemen) organisieren. Finden Sie schnell und ohne Probleme die Nachrichten, die Sie benötigen.

Es ist einfach, Beschriftungen zu erstellen und zu verwenden, um Nachrichten zu gruppieren:

Create a Gmail label
Google Mail-Labels sind eine Killer-Google Mail-Funktion.

In diesem Tutorial erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit Google Mail-Labels Ihren Posteingang organisieren können. Wie können Sie Ihren Google Mail-Posteingang effektiver organisieren?

5. Verlieren Sie nie wieder eine Nachricht

Keiner von uns möchte es zugeben, aber selbst wenn wir unser Google Mail-Konto so effizient wie möglich eingerichtet haben, werden wichtige E-Mail-Nachrichten, die wir benötigen, manchmal versehentlich falsch abgelegt oder sogar versehentlich gelöscht. Wenn Ihnen dies passiert ist, werden Sie diese nächste Google Mail-Funktion lieben - das Google Mail-Suchwerkzeug.

Google Mail stammt von Google, daher ist es nur sinnvoll, dass sie über ein Killer-Suchwerkzeug verfügen. Sie lesen jedoch nicht viel darüber, wie nützlich das Suchwerkzeug von Google Mail sein kann. Sie können nach Absender, Empfänger oder Betreff suchen. Sie können sogar nach bestimmten Wörtern im Nachrichtentext oder nach Nachrichten mit Anhängen suchen.

Hier ist ein kurzer Blick auf das Feld "Erweiterte Google Mail-Suche":

Gmail Advanced Search box feature
Ein Blick auf die erweiterte Google Mail-Suchfunktion.

Weitere Informationen zur Funktionsweise der Google Mail-Suche finden Sie in diesem Tutorial, damit Sie effektiver damit arbeiten können:

6. Verwenden Sie die wichtigsten Google Mail-Tastaturkürzel

Es ist kein Geheimnis, dass Tastaturkürzel Ihnen Zeit sparen können. Je mehr Tastaturkürzel Sie lernen, desto mehr Zeit sparen Sie. Google Mail bietet einige fantastische Tastaturkürzel, sofern Sie diese aktiviert haben. Hier sind einige meiner Favoriten:

Wenn Sie wollen...
Machen Sie das...
Ein neues Nachrichtenfenster über dem Hauptbildschirm von Google Mail öffnen
Geben Sie im Hauptbildschirm von Google Mail c ein
Die Nachricht, die Sie verfassen, als Entwurf auf Ihrem Computer speichern
Geben Sie in einer Nachricht, die Sie verfassen, Strg + s ein
Das Gespräch archivieren
Geben Sie e mit der ausgewählten Konversation ein
Ein Leerzeichen öffnen, um auf die aktuelle Nachricht am Ende der Nachricht zu antworten Geben Sie in der Konversationsansicht r ein
Das Menü Beschriftungen öffnen Geben Sie l im Hauptbildschirm von Google Mail mit einer ausgewählten Nachricht ein
Eine Konversation in den Papierkorb verschieben Geben Sie # mit der ausgewählten Nachricht ein

Wählen Sie Ihre eigenen zeitsparenden bevorzugten Google Mail-Verknüpfungen aus unserem schrittweisen Tutorial zu Google Mail-Verknüpfungen:

7. Abwesenheitsnachrichten automatisch senden

Abwesenheitsnachrichten können klischeehaft erscheinen, aber auch Missverständnisse vermeiden. Wenn Sie die Arbeit verpassen, ohne Ihre E-Mails zu lesen, ist es besser, eine zu verwenden und den Kontakten mitzuteilen, warum Sie nicht sofort geantwortet haben.

Glücklicherweise verfügt Google Mail über einige nützliche Funktionen, mit denen sich Abwesenheitsnachrichten einfach einrichten und verwenden lassen. Außerdem können Sie Ihre Abwesenheitsnachricht nur auf Ihre Kontakte beschränken, damit Sie Ihre Abwesenheit nicht an völlig fremde Personen senden, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit zufällig eine Nachricht senden.

So richte ich meine Abwesenheitsnachricht ein, als ich im Sommer Urlaub machte:

Gmail Vacation Responder feature
Die Abwesenheitsnachrichtenfunktion von Google Mail funktioniert gut.

Ausführliche Anweisungen zum Einrichten Ihrer eigenen Abwesenheitsnachricht finden Sie in diesem Tutorial:

8. Seien Sie sicherer mit der zweistufigen Google Mail-Überprüfung

Ihre E-Mail-Sicherheit ist wichtig. Hacker versuchen oft, auf E-Mail-Konten zuzugreifen, da wir unsere E-Mail verwenden, um uns für andere Konten anzumelden. Der Zugriff auf Google Mail kann letztendlich zum Zugriff auf viele Ihrer anderen wichtigen Konten führen.

Glücklicherweise verwendet Google Mail eine Bestätigung in zwei Schritten. Diese Funktion bedeutet, dass Ihr Kennwort nicht ausreicht, damit sich ein Hacker bei Ihrem Google Mail-Konto anmelden kann. Ein Hacker müsste auch Ihr Telefon in der Hand haben, um den Code einzugeben, den Google Mail Ihnen sendet.

Es ist nicht schwierig, die 2-Schritt-Überprüfung von Google Mail einzurichten. Hier ist ein Blick auf dieses großartige Sicherheitsmerkmal:

Gmails 2-Step Verification feature
Die Bestätigung in zwei Schritten für Google Mail ist eine weitere großartige Google Mail-Funktion.

Eine schrittweise Anleitung zur Verwendung der 2-Schritt-Überprüfung von Google Mail und anderer Sicherheitsfunktionen finden Sie unter:

9. Farbcode Ihrer Nachrichten

Das Sortieren Ihrer Google Mail-Nachrichten in Etiketten ist eine hervorragende Möglichkeit, um die benötigten Nachrichten schnell zu finden. Durch die Farbcodierung Ihrer Etiketten wird der Komfort von Google Mail-Etiketten noch weiter verbessert. Diese Killer-Google Mail-Funktion ist eine schnelle visuelle Methode, um auf einen Blick zu erkennen, welche Informationen zusammenpassen.

Sie können jedem Google Mail-Etikett eine eindeutige Farbe zuweisen und sogar Ihre eigenen benutzerdefinierten Etikettenfarben erstellen. Wie Sie unten sehen können, habe ich den Nachrichten, die sofort nachverfolgt werden müssen, die Farbe Rot zugewiesen:

Color code Gmail Labels
Mit einer Google Mail-Funktion können Sie Ihre Nachrichtenbeschriftungen farblich kennzeichnen.

In unserem Envato Tuts+ -Tutorial, Wie können Sie Ihren Google Mail-Posteingang effektiver organisieren?, erfahren Sie, wie Sie Ihren eigenen Google Mail-Posteingang farblich kennzeichnen können.

10. Verwenden Sie Listen mit Aufzählungszeichen und andere Google Mail-Formatierungsfunktionen

Versenden Sie bla, unformatierte E-Mail-Nachrichten? Vielen Google Mail-Nutzern ist nicht klar, dass Google Mail zahlreiche Formatierungsfunktionen enthält. Da sie nichts über die Formatierung von Google Mail wissen, verwenden sie diese nicht.

Zu den Formatierungsfunktionen von Google Mail gehören:

  • Aufzählungszeichen und nummerierte Listen
  • Fett, kursiv und unterstrichen
  • Farbiger Text oder farbiger Hintergrund
  • Schriftart, Schriftgröße
  • Und mehr

Formatierte Nachrichten erleichtern Ihrem Leser das Scannen und Aufnehmen Ihrer Bedeutung. Hier ist ein Beispiel für eine formatierte Google Mail-Nachricht mit fettem Text und einer Liste mit Aufzählungszeichen, die ich zusammengestellt habe:

Formatted Gmail message
Mit einer weiteren Google Mail-Funktion können Sie Nachrichten formatieren.

Dies ist nur ein Teilbeispiel für die Formatierungsfunktionen von Google Mail.

Ausführliche Anweisungen zum Formatieren Ihrer eigenen Google Mail-Nachrichten finden Sie in diesem Tutirial zum Erstellen und Senden Ihrer ersten E-Mail mit Google Mail.

11. Drücken Sie sich mit E-Mail-Nachricht Emojis aus

Wenn Sie an Google Mail denken, denken Sie an Smileys, Herzen und andere lustige Emojis? Wenn Sie wie ich sind, haben Sie wahrscheinlich nicht gewusst, dass Google Mail eine umfangreiche Sammlung von Emojis bietet, die Sie direkt in Ihre Google Mail-Nachrichten einfügen können.

Emojis sind eine unterhaltsame Google Mail-Funktion. Sie können Ihren Nachrichten Farbe und Spannung verleihen. Hier ist eine teilweise Anzeige einiger Google Mail-Emojis, die Sie möglicherweise verwenden möchten:

Gmail emojis
Google Mail-Emojis sind eine unterhaltsame Google Mail-Funktion.

Eine vollständige Erklärung zur Verwendung von Google Mail-Emojis finden Sie in unserem Envato Tuts+-Tutorial zum Erstellen und Senden Ihrer ersten E-Mail mit Google Mail.

12. Importieren Sie Ihre Social Media-Kontakte in Google Mail

Als Unternehmer wissen Sie, dass Networking wichtig ist. Natürlich treffen Sie Leute persönlich. Im heutigen Geschäftsumfeld ist es jedoch immer häufiger, Verbindungen zu Menschen herzustellen, die Sie noch nie persönlich getroffen haben.

Eine praktische Google Mail-Funktion ist die Möglichkeit, Google+ Social Media-Kontakte direkt in Ihre Google Mail-Kontaktliste zu importieren. Dies stellt nicht nur sicher, dass Sie in Verbindung bleiben, sondern erspart Ihnen auch eine Menge Retyping.

Hier ein Blick auf den Vorgang, als ich einige Kontakte aus dem Google+ Schreibkreis in meine Google Mail-Kontakte importierte:

Import your Google contacts into Gmail
Mit einer hilfreichen Google Mail-Funktion können Sie Kontakte aus Ihren Google+ Kreisen importieren.

Hinweis: Die in diesem Beitrag verwendeten Kontaktnamen sollen keine realen Personen darstellen.

Eine schrittweise Anleitung zum Importieren von Kontakten finden Sie in diesem Tutorial: Wie können Sie Ihre Google Mail-Kontakte finden und sie besser organisieren?

13. Teilen Sie ein Kalenderereignis mit einem Kontakt

Mit der Kontaktfunktion von Google können Sie auf viele interessante Arten auf Ihre Verbindungen zugreifen. Eine weitere hilfreiche Google Mail-Funktion ist die Möglichkeit, ein Kalenderereignis mithilfe des Google-Kalendertools direkt für einen Kontakt freizugeben.

Sie können dies tun, da Ihre Google-Kontaktliste Ihre Google Mail-Kontaktliste ist. Es ist nicht erforderlich, für jedes Google-Tool eine separate Kontaktliste zu führen. Dies spart Zeit und eine zentralisierte Liste bedeutet, dass Sie sich nicht darum kümmern müssen, einen Kontakt zur Liste eines Tools und nicht zur Liste eines anderen Tools hinzuzufügen.

14. Erstellen Sie benutzerdefinierte Kontaktgruppen für jeden Zweck

Diese Liste der Killer-Google Mail-Funktionen wäre nicht vollständig, ohne zu erwähnen, dass Sie Ihre Google-Kontakte in Gruppen organisieren können. Kontaktlistengruppen sind eine gute Möglichkeit, sich daran zu erinnern, wie Sie sich mit einer Person verbunden haben. Außerdem können Sie schnell auf Personen verweisen, an die Sie möglicherweise dieselben Informationen senden müssen.

Im folgenden Beispiel werde ich die Gruppe "Potenzielle Kunden" in "Aktuelle Kunden" umbenennen:

Google Contacts Group Feature
Kontaktgruppen sind eine nützliche Google Mail-Funktion.

Um mehr über Kontaktgruppen zu erfahren, besuchen Sie das Envato Tuts+-Tutorial, Wie können Sie Ihre Google Mail-Kontakte finden und sie besser organisieren?

Schlussfolgerung

Mit diesen hilfreichen Google Mail-Funktionen können Sie Ihren Workflow verbessern. Diese Killer-Funktionen können Ihnen Zeit sparen, Ihr Konto sicherer machen und sogar Ihre Arbeit unterhaltsamer machen. Mithilfe unserer schrittweisen Tutorials können Sie jetzt einige oder alle dieser Google Mail-Funktionen nutzen.

Warum also warten? Finden Sie Ihre bevorzugte Google Mail-Funktion und setzen Sie sie noch heute in Kraft. Weitere Informationen finden Sie in unserem mehrteiligen, ultimativen Leitfaden für Anfänger zur Verwendung von Google Mail.

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