Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

14 Tính năng của Gmail bạn nên sử dụng ngay

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Compose and Send Your First Email With Gmail
How to Use Gmail Keyboard Shortcuts to Save More Time

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Dai Phong (you can also view the original English article)

Nếu bạn sử dụng Gmail trong kinh doanh hay là công cụ email cá nhân thì có một vài chức năng tuyệt vời mà bạn cần đến:

  • giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian
  • giúp cho tài khoản của bạn bảo mật hơn
  • làm cho công việc trở nên vui hơn

Đáng buồn thay, hầu hết người dùng Gmail không dành thời gian thật sự để biết cách tận dụng tối đa các chức năng của tài khoản Gmail. Nhưng điều đó có thể thay đổi nhanh chóng.

Một số các tính năng tốt nhất của Gmail mà bạn có thể chưa biết bao gồm:

  • tạo một danh sách các việc cần làm trong Gmail,
  • mã hóa màu cho danh bạ của bạn,
  • và tùy biến giao diện Gmail của bạn với một bức ảnh cá nhân.

Và đó chỉ là một vài trong số nhiều tính năng của Gmail.

Trong bài này, tôi đã tổng hợp 14 tính năng thú vị và tốt nhất của bộ công cụ Gmail mà bạn có thể chưa biết.

Với mỗi tính năng của Gmail tôi đều có một liên kết để hướng dẫn chi tiết, cụ thể từng bước. Sử dụng bài viết này như một bảng trợ giúp để áp dụng tất cả các tính năng của Gmail, hoặc chọn ra các tính năng ưa thích của bạn.

Bạn đã sẵn sàng để tìm hiểu kỹ hơn từ tài khoản Gmail của bạn? Hãy bắt đầu nào.

1. Tuỳ chỉnh nền Gmail của bạn với một bức ảnh cá nhân

Bạn dành hàng giờ vào giao diện Gmail của bạn mỗi ngày? Nếu bạn thường gửi và nhận rất nhiều email, bạn có thể thiết lập nền trắng mặc định cho Gmail.

Bạn thật may mắn. Hầu hết người dùng Gmail không nhận ra điều đó, nhưng bạn có thể thay đổi nền của Gmail bằng cách sử dụng các chủ đề. Gmail trang bị sẵn một vài chủ đề mà bạn có thể chọn, nhưng điều thú vị là bạn có thể tạo một chủ đề mới bằng cách sử dụng ảnh của chính bạn.

Dưới đây là kết quả khi tôi sử dụng một bức ảnh từ khu vườn của tôi để làm chủ đề cho Gmail.

Custom Gmail Theme
Một tính năng tuyệt vời của Gmail là bạn có thể thêm ảnh của riêng bạn để tạo giao diện cho các chủ đề.

Chức năng của công cụ Gmail là vô đối. Bạn có thể sử dụng một bức ảnh gia đình, một hình ảnh của thú cưng, hình ảnh một kỳ nghỉ yêu thích của bạn, và nhiều hơn nữa...

Để dùng ảnh của bạn làm chủ đề của Gmail, hãy đọc qua hướng dẫn chi tiết của chúng tôi:

2. Tạo danh sách việc cần làm từ hộp thư đến

Nếu bạn giống như chúng tôi, bạn thường dành nhiều thời gian phân loại thông qua email giải quyết những việc cần làm. Tồi tệ hơn, nếu bạn dành quá nhiều thời gian vào email, có thể quên mất hạn cuối của công việc.

Tiết kiệm thời gian (và tránh bị lỡ thời hạn) bằng cách sử dụng tính năng danh sách tác vụ của Gmail. Tạo tác vụ từ Gmail mà bạn có thể hiển thị trên lịch của bạn. Điều đó thật dễ dàng, bạn có thể mở danh sách tác vụ khi bạn sắp xếp thông qua email.

Dưới đây là danh sách việc cần làm mà tôi đã thực hiện bằng cách sử dụng tính năng danh sách tác vụ của Gmail:

Gmail task list feature
Một tính năng hữu ích của Gmail là bạn có thể tạo một danh sách công việc.

Lưu ý rằng tôi đã sắp xếp danh sách theo ngày, vì vậy tôi sẽ không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào đến hạn khi tôi sắp xếp thông qua email.

Từng bước trong bài hướng dần về danh sách các tác vụ trong Gmail được hiển thị bên dưới:

3. Chặn tin nhắn từ một người gửi 

Những Email không mong muốn! Ai mà không ghét chúng? Đáng buồn thay, chúng là một phần của tài khoản email. Hay chúng là thế nào?

Nhiều người dùng không nhận ra điều đó, nhưng bạn có thể chặn các tin nhắn từ một số liên lạc cụ thể trong Gmail. Điều đó thật dễ dàng ngay khi bạn biết cách làm. Và nếu bạn thay đổi ý nghĩ, bạn có thể dễ dàng hủy chặn tin nhắn từ danh bạ tương tự đó.

Dưới đây là cách mà tôi sử dụng tính năng chặn tin nhắn

Block messages Gmail feature
Tính năng của Gmail cho phép bạn chặn những thư không mong muốn.

Tất nhiên, tôi không thực sự muốn dừng nhận tin nhắn từ các tài khoản email khác của tôi. Vì vậy, một lúc sau tôi hủy chặn thư của chính tôi.

Nếu ai đó liên tục gửi thư cho bạn nhưng bạn không muốn hoặc không cần thiết. Hãy loại bỏ thư của họ ra khỏi hộp thư của bạn bằng cách sử dụng các bước từ bài viết này: 

4. Sắp xếp những thư liên quan vào một nhãn

Bạn có thường phải di chuyển chuột qua nhiều thư và tìm ra một trong số thư mà bạn đang tìm? Có bao giờ bạn dành thời gian để tìm một dự án liên quan đến email không?

Tính năng quản lý của Gmail có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và  tìm kiếm những email quan trọng ít nổi cáu hơn. Nếu bạn biết cách sử dụng tính năng tạo nhãn của Gmail, bạn có thể sắp xếp thư theo dự án (hoặc theo bất kỳ hệ thống nào có ý nghĩa đối với bạn). Tìm những thư mà bạn cần tìm một cách nhanh chóng mà không gặp rắc rối nào.

Thật dễ dàng để tạo và sử dụng nhãn để nhóm các thư lại với nhau:

Create a Gmail label
Nhãn trong Gmail là một tính năng của Gmail.

Tìm hiểu thêm về cách tạo nhãn trong Gmail có thể giúp bạn tổ chức hộp thư của bạn bằng cách sử dụng bài hướng dẫn này Cách sắp xếp hộp thư Gmail của bạn để hiệu quả hơn.

5. Không bao giờ bỏ lỡ thư một lần nữa

Không ai trong chúng tôi muốn thừa nhận điều đó, nhưng ngay cả khi chúng ta đã biết cách thiết lập Gmail hiệu quả, thì đôi khi chúng ta vẫn vô tình phạm phải, hoặc thậm chí vô tình xóa bỏ những email mà chúng ta cần. Nếu điều này đã từng xảy ra với bạn, bạn sẽ thích những tính năng tiếp theo của Gmail - Công cụ tìm kiếm của Gmail.

Gmail là dịch vụ của Google, vì vậy nó chỉ thật sự có ý nghĩa khi chúng cũng có một bộ công cụ tìm kiếm. Tuy nhiên, bạn không tìm hiểu nhiều về những cách hữu ích của công cụ tìm kiếm Gmail có thể làm. Bạn có thể tìm kiếm theo chức năng người gửi, người nhận hoặc chủ đề. Thậm chí bạn có thể tìm kiếm với các từ cụ thể trong nội dung thư được đính kèm.

Xem nhanh Hộp tìm kiếm nâng cao của Gmail dưới đây.

Gmail Advanced Search box feature
Nhìn vào tính năng Tìm kiếm nâng cao của Gmail.

Tìm hiểu thêm về chức năng tìm kiếm của Gmail trong bài hướng dẫn này, và bạn có thể bắt đầu có thể ứng dụng chúng để hiệu quả hơn.

6. Chuyên gia là phải sử dụng phím tắt Gmail

Điều quá rõ ràng đó là phím tắt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Càng biết nhiều phím tắt, bạn càng tiết kiệm thời gian hơn. Gmail có một số phím tắt cực hay, nếu bạn kích hoạt chúng. Đây là một vài phím tắt tôi thường dùng:

Thao tác...
Phím bấm...
Mở cửa sổ thư mới phía trên màn hình Gmail
c từ màn hình Gmail
Lưu trữ thư mà bạn soạn như là một bản nháp trên máy tính
Ctrl + s trong khi soạn thư
Lưu trữ cuộc đối thoại
e với các cuộc hội thoại đã chọn
Mở trả lời tin nhắn nằm ở dưới cùng r khi Cuộc trò chuyện hiển thị
Mở trình đơn gắn Nhãn Loại l từ màn hình chính của Gmail với một tin nhắn đã chọn
Di chuyển một cuộc trò chuyện tới thư mục thùng rác # với thư được chọn

Hãy tiết kiệm thời gian của bạn bằng cách chọn những phím tắt mà bạn thường dùng theo từng bước được hướng dẫn trong bài viết của chúng tôi:

7. Tạo thư trả lời tự động

Thư trả lời tự động trông có vẻ rập khuôn nhưng chúng có thể tránh gây hiểu lầm. Nếu bạn bỏ lỡ công việc mà không kiểm tra email được, Nó là một cách hay để sử dụng và liên lạc để nói lên lý do bạn không thể trả lời thư ngay được.

May mắn thay, Gmail có một số tính năng hay giúp tạo thư trả lời tự động dễ dàng cài đặt và sử dụng. Thêm vào đó, bạn có thể giới hạn thư trả lời tự động đến danh bạ mà bạn chỉ định trong thời gian bạn vắng mặt đối với người lạ gửi thư đến.

Dưới đây là cách thiết lập thư trả lời tự động khi tôi đang trong kỳ nghỉ hè:

Gmail Vacation Responder feature
TÍnh năng trả lời thư tự động của Gmail hoạt động rất tốt.

Để tìm hiểu chi tiết hướng dẫn cách cài đặt chế độ trả lời thư tự động, hãy đọc bài hướng dẫn này:

8. Bảo mật hơn với xác nhận hai bước của Gmail

Bảo mật email là quan trọng. Các hacker thường cố tìm cách truy cập tài khoản email vì chúng sử dụng email của chúng ta để đăng nhập vào các tài khoản khác. Việc truy cập vào Gmail của bạn có thể dẫn đến truy cập nhiều tài khoản quan trọng khác.

May mắn thay, Gmail sử dụng quy trình xác minh hai bước. Tính năng này nghĩa là mật khẩu của bạn không phải là đủ cho một hacker đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn. Một hacker cũng cần phải có điện thoại trong tay để nhập mã Gmail gửi cho bạn.

Không khó để thiết lập xác minh hai bước trong Gmail. Đây là tính năng bảo mật tuyệt vời của Gmail.

Gmails 2-Step Verification feature
Xác minh 2 bước là một tính năng khác của Gmail.

Để biết hướng dẫn từng bước làm thế nào để sử dụng xác minh 2 bước của Gmail và các chức năng bảo mật khác, hãy xem các bài viết:

9. Gắn nhãn màu cho các thư

Phân loại thư Gmail của mình vào các nhãn là một cách tuyệt vời để nhanh chóng tìm thấy những thư bạn cần. Tạo màu sắc cho nhãn sẽ thuận tiện hơn cho những bước sau này. Tính năng này của Gmail là một cách trực quan hiển thị thông tin khi nhìn đầu tiên.

Bạn có thể chỉ định một màu duy nhất cho mỗi nhãn Gmail và thậm chí tạo ra màu sắc tùy ý của riêng bạn. Như bạn có thể nhìn thấy dưới đây, tôi đã áp dụng màu đỏ đến thư cần hiển thị ngay bên dưới:

Color code Gmail Labels
Một tính năng của Gmail cho phép bạn gán màu vào nhãn chứa các thư của bạn.

Bài hướng dẫn của chúng tôi trên Envato Tuts+, Cách quản lý Hộp thư đến Gmail trở nên hiệu quả hơn, hướng dẫn cách bạn có thể chọn màu cho các nhãn trong hộp thư Gmail.

10. Sử dụng danh sách Bulleted và tính năng định dạng khác của Gmail 

Bạn đã bấm gửi thư nhưng chưa định dạng email? Nhiều người dùng Gmail quên rằng Gmail có một tính năng định dạng quan trọng. Bởi vì họ không biết về định dạng trong Gmail nên họ không sử dụng chúng.

Tính năng định dạng của Gmail bao gồm:

  • Danh sách Bulleted và numbered
  • Đậm, nghiêng và gạch dưới
  • Tô màu văn bản hoặc màu nền
  • Loại phông chữ, cỡ chữ
  • Và nhiều tính năng khác.

Định dạng thư giúp cho người đọc dễ xem và thu hút vào nội dung thư của bạn. Đây là một ví dụ về một thư đã được định dạng trong Gmail sử dụng chức năng in đậm và tạo danh sách bulleted.

Formatted Gmail message
Một chức năng khác của Gmail cho phép bạn định dạng thư.

Và đó là chỉ là ví dụ một trong nhiều tính năng định dạng của Gmail .

Để được hướng dẫn chi tiết cách định dạng thư trên Gmail, hãy đọc qua này hướng dẫn về Cách soạn và gửi Email lần đầu với Gmail.

11. Thể hiện cá tính trên Email với biểu tượng cảm xúc

Khi nghĩ về Gmail, bạn nghĩ về hình mặt cười, trái tim và những biểu tượng cảm xúc vui nhộn khác? Nếu bạn giống như tôi, bạn có thể không biết rằng Gmail cung cấp một bộ sưu tập khá lớn về các biểu tượng cảm xúc mà bạn có thể chèn trực tiếp vào Gmail của mình.

Biểu tượng cảm xúc là một tính năng vui nhộn của Gmail. Chúng có thể thêm màu sắc và sự hứng thú cho thư của bạn. Dưới đây là một vài biểu tượng cảm xúc trong Gmail, bạn có thể sử dụng:

Gmail emojis
Biểu tượng cảm xúc trong Gmail là một tính năng vui nhộn.

Để có đầy đủ hướng dẫn về cách sử dụng các biểu tượng cảm xúc trên Gmail, hãy tham khảo bài viết của chúng tôi trên Envato Tuts+ Cách để soạn và gửi Email đầu tiên trên Gmail.

12. Nhập danh bạ của bạn từ mạng xã hội vào Gmail

Là người kinh doanh, bạn hiểu rằng, mạng đóng một vai trò rất quan trọng. Tất nhiên, bạn vẫn gặp gỡ mọi người. Nhưng trong môi trường kinh doanh hiện nay, mạng xã hội ngày càng phổ biến để kết nối với những người mà bạn chưa bao giờ gặp mặt trực tiếp.

Một tính năng thuận tiện của Gmail là khả năng chuyển trực tiếp danh bạ từ mạng xã hội Google+ sang danh bạ của tài khoản Gmail. Nó không chỉ đảm bảo rằng bạn luôn được kết nối mà còn giúp bạn tránh phải nhập lại nhiều.

Đây là minh họa quá trình tôi chuyển một vài liên lạc từ Google+ sang danh bạ của Gmail.

Import your Google contacts into Gmail
Một tính năng hữu ích của Gmail là cho phép bạn chuyển danh bạ từ Google+ Circles.

Lưu ý: Tên liên lạc được sử dụng trong bài đăng này không không phải là những người thực sự.

Để biết cách nhập danh bạ theo từng bước, tham khảo bài viết này: Cách tìm và quản lý danh bạ tốt hơn.

13. Chia sẻ một sự kiện trên lịch với một liên lạc

Sử dụng tính năng danh bạ của Google cho phép bạn tiếp cận với các kết nối của bạn với nhiều cách thú vị. Một tính năng hữu ích khác của Gmail là khả năng chia sẻ một sự kiện lịch trực tiếp với một liên lạc bằng cách sử dụng công cụ Google Calendar.

Bạn có thể làm điều này bởi vì danh sách liên hệ Google của bạn chính là danh sách liên hệ Gmail của bạn. Không cần phải chia các danh sách ra cho mỗi công cụ của Google. Đó là một cách tiết kiệm thời gian và tập trung vào một danh sách, nghĩa là bạn không cần phải lo lắng về việc thêm một liên lạc vào một danh sách này và không phải cần phải nhập sang danh sách khác.

14. Tạo các nhóm liên lạc cho mục đích bất kỳ

Tính năng này của Gmail sẽ không thể hoàn tất mà không đề cập rằng bạn có thể sắp xếp danh bạ trên Google vào nhóm. Nhóm danh sách danh bạ là cách tốt để giúp bạn nhớ cách kết nối đến một người. Nó cũng cho phép bạn nhanh chóng thể tham khảo những người mà bạn có thể cần gửi những thông tin giống nhau đến họ.

Trong ví dụ bên dưới, tôi đặt lại tên nhóm Prospective Clients thành Current Clients:

Google Contacts Group Feature
Nhóm liên lạc là một tính năng hữu ích của Gmail

Để khám phá nhiều hơn về nhóm liên lạc hãy tìm đến các bài hướng dẫn trên Tuts+, Cách tìm và quản lý danh bạ trong Gmail tốt hơn.

Tóm lại

Bạn có thể cải thiện hiệu suất công việc của bạn với những tính năng hữu ích của Gmail. Những tính năng này cá thể tiết kiệm thời gian, giúp cho tài khoản của bạn bảo mật hơn và vui hơn trong công việc. Bằng những hướng dẫn từng bước trong bài viết của chúng tôi, bây giờ bạn có thể sử dụng bất kỳ những tính năng này của Gmail.

Vì vậy, tại sao còn chần chừ?  Hãy tìm những tính năng Gmail mà bạn yêu thích và áp dụng chúng ngay hôm nay. Tìm hiểu nhiều hơn các bài viết của chúng tôi, Hướng dẫn cơ bản cho người mới sử dụng Gmail.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.