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Wie man eine überzeugende PowerPoint-Präsentation erstellt

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German (Deutsch) translation by Nikol Angelowa (you can also view the original English article)

Für die meisten Profis müssen Sie mindestens einmal in Ihrer Karriere eine PowerPoint-Präsentation erstellen. Wie bei anderen "Soft Skills" (wie Kommunikation, Führung und Verhandlung) ist das Präsentieren heute für die meisten Rollen am Arbeitsplatz ein Muss. Aus diesem Grund ist es wichtig zu lernen, wie man überzeugende Präsentationen erstellt - auch wenn Sie kein erfahrener Präsentator, Redner oder Designer sind. Hier sind sechs Schritte, mit denen Sie Ihr Präsentationsspiel verbessern können:

Schritt 1. Erfahren Sie, wie Sie eine PowerPoint-Präsentation überzeugend starten

Eine Sache, die Sie bei der Planung Ihrer Präsentation berücksichtigen müssen, ist, wie Sie sie starten. Sie müssen den Anfang jetzt nicht aufschreiben, aber während des gesamten Planungsprozesses müssen Sie nach dem Haken Ihrer Präsentation Ausschau halten.

Dieser Haken ist entscheidend, weil Sie mit einem starken Anfang Ihre Zuhörer anziehen können. Ohne Haken wird es eine Weile dauern, bis sie sich daran gewöhnt haben, für Ihre Nachricht empfänglich zu sein. Hier sind einige Eigenschaften, die einen starken Haken ausmachen:

1. Machen Sie Ihr Publikum auf sich aufmerksam

Wenn sie Ihren Haken hören, sollten sie gezwungen sein, sich auf die Präsentation zu konzentrieren und gespannt darauf zu warten, was Sie als Nächstes sagen werden. Dies bedeutet, dass es kurz und auf den Punkt sein sollte.

Audience of Persuasive PresentationAudience of Persuasive PresentationAudience of Persuasive Presentation
Machen Sie Ihr Publikum zum Mittelpunkt Ihrer Präsentation.

2. Sprechen Sie ihre Wünsche und Ängste an

Es ist auch großartig, zuerst die dringendsten Bedenken Ihres Publikums im Voraus anzusprechen. Wenn Sie Kleinunternehmern eine Präsentation darüber geben, wie sie mehr Kunden gewinnen können, können Sie mit etwas beginnen wie:

Sie sind hier, weil Sie sich irgendwann Ihre Verkäufe angesehen und gedacht haben: "Ich hätte es besser machen können."

Das Ansprechen ihrer Hauptanliegen, insbesondere wenn es emotional stark ist, erinnert sie daran, worum es geht. Noch wichtiger ist, dass Sie verstehen, woher sie kommen.

3. Stellen Sie eine Frage

Wenn Sie mit einer Frage beginnen, versucht Ihr Publikum, die Antwort in seinen Köpfen zu finden. Es ist auch eine gute Idee, eine Frage zu stellen, die die Leute dazu bringt, ihre Hände zu heben oder auf irgendeine Weise mit Ihnen zu interagieren, damit sie sich stärker in die Präsentation involviert fühlen. In Anbetracht des obigen Beispiels wäre ein alternativer Anfang zu fragen

Wie viele von Ihnen haben sich im letzten Monat Ihre Verkäufe angesehen und waren enttäuscht?

Wenn Sie sich eingehender mit dem Erstellen eines starken Hakens befassen möchten, lesen Sie diesen Leitfaden, um aufmerksamkeitsstarke Reden zu schreiben:

Schritt 2. Stellen Sie die Zielgruppe an die erste Stelle

Ein häufiger Fehler, den Moderatoren machen, besteht darin, sich hauptsächlich auf ihre eigenen Ideen und Geschichten zu konzentrieren. Wenn Sie diese Dinge nicht mit den Bedürfnissen Ihres Publikums in Verbindung bringen, werden sie möglicherweise gelangweilt, abgelenkt oder schlimmer noch, sie gehen möglicherweise sogar hinaus.

Um dies zu verhindern, stellen Sie Ihr Publikum an die erste Stelle. Bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer Präsentation beginnen, sollten Sie klären, wer Ihr Publikum ist und welche Bedürfnisse und Erwartungen es hat. Stellen Sie sich beim Schreiben Ihrer Präsentation die folgenden Fragen:

  • Warum schauen sie sich Ihre Präsentation an? Was hoffen sie daraus zu machen? Finden Sie heraus, was ihre Erwartungen und Ziele sind und wie Ihre Präsentation in beide Dinge passt. Wenn Sie zuvor eine Umfrage durchführen oder sich mit Ihrem Publikum in Verbindung setzen können, erhalten Sie eine genauere Vorstellung davon, wonach es sucht.
  • Wie viel Wissen und Erfahrung haben sie zu diesem Thema? Wenn es Wissenslücken gibt, seien Sie bereit, diese zu füllen. Vermeiden Sie es auch, zu viel Zeit mit Ideen zu verbringen, die für Ihr Publikum zu einfach sind. Zum Beispiel macht es keinen Sinn, einem Raum voller fortgeschrittener Grafikdesigner zu erklären, wie man grundlegende Photoshop-Werkzeuge verwendet.
  • Wie würden sie sich über Ihre Hauptbotschaft fühlen? Gibt es Bedenken oder Bedenken, die Ihr Publikum gegen die Nachricht haben könnte, die Sie weitergeben möchten? Seien Sie bereit, diese Bedenken während Ihrer Präsentation anzusprechen.
  • Welche möglichen Fragen werden sie auf dem Weg haben? Wenn Sie die internen Fragen Ihrer Zielgruppe beantworten, während Sie Ihre Präsentation durchgehen, werden sie darauf hingewiesen, dass Sie sich auf derselben Seite befinden. Wenn es nach dem Sprechen einen Teil mit Fragen und Antworten gibt, hätten Sie bereits die grundlegendsten Fragen in Ihrer Präsentation beantwortet und damit den Weg für interessantere fortgeschrittene Fragen in den Fragen und Antworten geebnet.

Die Beantwortung dieser Fragen kann Ihnen dabei helfen, eine Präsentation zu erstellen, die Ihr Publikum so anspricht wie möglich.

Schritt 3. Denken Sie in den Bildern und Geschichten

Denken Sie beim Ausarbeiten der Punkte Ihrer Präsentation an das alte Sprichwort "Zeigen, nicht erzählen". Anstatt Ihre Punkte nur sachlich darzulegen, sollten Sie Wege finden, sie durch Metaphern oder Geschichten zu vermitteln. Dadurch werden Ihre wichtigsten Ideen leichter zu verstehen und zu merken.

Ein weiterer Vorteil des Denkens in Metaphern und Geschichten ist, dass je visueller die Metapher ist, desto einfacher ist es für Sie, Fotos und Grafiken für Ihre Präsentation auszuwählen.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können, Metaphern und Geschichten zu finden, die Sie verwenden können:

1. Bestehende Geschichten finden

Denken Sie für jeden entscheidenden Punkt, den Sie liefern, an einige Geschichten aus der Geschichte, Fallstudien oder Ihre eigenen Erfahrungen, die Ihrem Publikum helfen können, den Punkt in einem umfassenderen Kontext zu sehen.

Wenn Sie Ihrem Unternehmen die Gefahren einer schlechten Kundenbetreuung vorstellen möchten, erzählen Sie Ihre eigenen Horrorgeschichten über eine schlechte Kundenbetreuung, die Sie zum Markenwechsel geführt haben. Wenn Sie einem Kunden die Gefahren präsentieren, die entstehen, wenn seine Website nicht sicher ist, suchen Sie nach Fallstudien oder Nachrichten über Unternehmen, die den Shop geschlossen haben oder aufgrund dessen Kunden verloren haben.

Sie können auch historische Beispiele verwenden. Bücher wie Robert Greenes "The 33 Strategies of War" oder "The Lean Startup" von Eric Ries verwenden Geschichten und Zahlen aus der Geschichte, um ihre Punkte zu veranschaulichen. "The Lean Startup" geht auch den persönlichen Weg, indem es Geschichten aus Ries 'eigenen Erfahrungen mit seinem Startup erzählt.

2. Lassen Sie sich von Hollywood inspirieren

Psychologische Untersuchungen zeigen uns, dass Geschichten nicht sachlich sein müssen, um zu überzeugen - selbst Fiktion oder Simulation können mächtig sein. Eine der emotional resonanteren Szenen in der Dokumentation / Präsentation "An Inconvenient Truth" ist beispielsweise die eines CGI-Eisbären, der in einem endlosen Ozean schwimmt und auf dem kein Eis ruht. Sie können auch Szenen und Charaktere aus populären Filmen und dem Fernsehen verwenden, um Ihren Standpunkt zu veranschaulichen. Wichtig ist, dass das Publikum es versteht und sich daran erinnert.

3. Erstellen Sie ein Storyboard

Während Sie in Bildern und Geschichten denken, kann es auch hilfreich sein, ein grundlegendes Storyboard für Ihre gesamte Präsentation zu erstellen. Dies ist nützlich, um frühzeitig Pläne festzulegen, wie Ihre Präsentation aussehen soll, nicht nur in Bezug auf Fotos und Grafiken, sondern auch in Bezug auf das Layout des Textes und wie die Folien aussehen, wenn sie nacheinander angezeigt werden.

Schritt 4. Wählen Sie Ihre PowerPoint-Vorlage aus

Das Auswählen Ihrer PPT-Vorlage und das Erstellen Ihrer Folien ist der fünfte Schritt in dieser Liste und nicht der erste - und das aus gutem Grund. Der Inhalt Ihrer Präsentation sollte an erster Stelle stehen. Wenn Sie anfangen, können Sie leicht Vorlagen, Schriftarten und Grafiken auswählen und alle Elemente Ihrer Folien anordnen. Ohne starken Inhalt, der Ihr Publikum anspricht, spielt es jedoch keine Rolle, wie schön und gut gestaltet Ihre Folien sind.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Vorlagen auszuwählen, sollten Sie folgende Kriterien beachten:

1. Einzigartigkeit

Vermeiden Sie so weit wie möglich die Verwendung der gängigsten Bestandsvorlagen, die von Personen verwendet werden. Dies sind normalerweise diejenigen, die standardmäßig mit PowerPoint geliefert werden. Wenn Sie eine Vorlage verwenden, die jeder immer wieder sieht, kann er davon ausgehen, dass Ihre Präsentation ebenso vorhersehbar und alltäglich ist, dass er nicht mehr aufpasst, sobald er die erste Folie sieht. Wählen Sie stattdessen eine gut gestaltete, einzigartige Vorlage.

Es werden regelmäßig neue PowerPoint-Vorlagen zu unserem GraphicRiver-Marktplatz hinzugefügt, sodass Sie aus einer Reihe von Stilen und neuen Designs auswählen können. Hier sind einige Trendbeispiele:

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Trending PowerPoint-Themen von Graphic River: Material PowerPoint-Präsentationsvorlage (links) und Se7en Powerpoint-Vorlage (rechts).

2. Lesbarkeit

Versuchen Sie beim Testen von Vorlagen, deren Größe auf dem Bildschirm zu verringern. Können Sie den Text trotzdem mühelos lesen? Wenn Sie einem großen Publikum präsentieren, ist es wichtig, dass jeder Text auf den Folien lesen kann, insbesondere die Personen, die hinten sitzen oder schlecht sehen.

3. Interessante Bilder

Da Sie in Ihrer Präsentation Geschichten und Metaphern verwenden, sollten Sie diese mit Fotos oder Grafiken begleiten, die die Idee vollständig erfassen. Diese Bilder können auch die Monotonie von zu vielen aufeinander folgenden Folien aufheben, die nur Text sind.

Wenn Sie eine große Sammlung professioneller, lizenzfreier Fotos zur Auswahl haben möchten, suchen Sie in PhotoDune oder stöbern Sie in unserer Envato Unstock-Galerie mit authentischer Fotografie.

Schritt 5. Üben Sie und erhalten Sie Feedback

Jetzt, da die Bilder und der Text Ihrer Präsentation fertig sind, ist es Zeit zu üben. Sie üben aus mehreren Gründen. Zunächst möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Präsentation in Ihre zugewiesene Präsentationszeit passt. Persönlich habe ich in einer Handvoll Veranstaltungen gesprochen, bei denen einige Redner Überstunden machten und die für andere Redner und ihre Fragen und Antworten vorgesehene Zeit monopolisierten.

Überstunden können sich auch auf das Timing und die Länge der Pausen auswirken. Berücksichtigen Sie diese Kosten, wenn Sie versucht sind, Ihre Präsentation länger als nötig zu gestalten, oder wenn Sie das Üben ganz überspringen möchten. Sie möchten nicht der Redner sein, den jeder in der Veranstaltung ärgert. Halten Sie stattdessen Ihre Präsentation kompakt.

Noch wichtiger ist, dass Sie üben, Feedback zu erhalten. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um ein Video von sich selbst aufzunehmen. Versuchen Sie dann, Ihre Leistung im Video zu bewerten. Sprechen Sie gut genug, um verstanden zu werden? Verwenden Sie unterschiedliche Tonalitäten zur Hervorhebung? Erscheinen Sie zuversichtlich? Sie können das Video sogar einigen vertrauenswürdigen Kollegen zeigen und deren konstruktives Feedback erhalten. Es mag beängstigend klingen, dies zu tun, aber es ist besser, Fehler an einem sicheren Ort mit Menschen zu machen, denen Sie vertrauen, als in der eigentlichen Präsentation.

Legen Sie für jeden Durchlauf Ihrer Präsentation ein spezifisches Verbesserungsziel fest, das auf Ihren Beobachtungen oder dem Feedback basiert, das Sie erhalten. Solltest du langsamer sprechen? Solltest du lauter sprechen? Würde Ihre Präsentation ansprechender erscheinen, wenn Sie Ihre Hände bewegen würden? Wenn Sie diese Art des absichtlichen Übens durchführen, erhalten Sie einen stark verbesserten Präsentationsstil - egal wie umständlich Sie waren, als Sie anfingen.

Schritt 6. Polieren Sie Ihre Präsentation.

Überzeugender Inhalt und Design für Ihre Präsentation sind gut, aber um sie großartig zu machen, stellen Sie sicher, dass sie poliert sind. Hier sind einige letzte Details, die Sie auf Ihre Präsentation anwenden können, wenn Sie sie fertig stellen:

1. Richtige Ausrichtung

Stellen Sie sicher, dass alle Elemente jeder Folie richtig ausgerichtet sind. Dadurch bleibt das Gleichgewicht und die Symmetrie Ihres Textes und Ihrer Grafiken erhalten. Die Ausrichtungen werden jeweils für eine Folie angepasst. Wählen Sie zunächst für jede Folie, die Sie anpassen möchten, alle Objekte aus. Wählen Sie dann auf der Registerkarte PowerPoint-Format die Option Ausrichten. Dadurch wird ein Menü mit Ausrichtungsoptionen angezeigt. Klicken Sie auf Ausgewählte Objekte ausrichten. Wenn das Menü Ausrichten geschlossen wird, öffnen Sie es erneut und wählen Sie die Art der Ausrichtung aus, die für diese Folie am besten geeignet ist. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass die Dinge richtig zentriert werden, klicken Sie auf Mitte ausrichten.

2. Eingebettete Schriftarten

Es ist möglich, dass die Geräte, die Sie am Präsentationstag verwenden, nicht die gleichen Schriftarten haben, die Sie beim Entwerfen Ihrer Präsentation verwendet haben. Um solche typografischen Fehler zu vermeiden, binden Sie die von Ihnen ausgewählten Schriftarten in die Präsentation ein.

Gehen Sie dazu zur Registerkarte Datei und klicken Sie auf Optionen. Wenn das Menü Optionen gestartet wird, klicken Sie links im Menü auf die Option Speichern. Scrollen Sie nach unten, bis das Kontrollkästchen Schriftarten in die Datei einbetten angezeigt wird. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie die gewünschte Einbettungsart aus. Dadurch wird sichergestellt, dass beim Öffnen Ihrer Präsentation der Text so angezeigt wird, wie Sie ihn entworfen haben, auch wenn das Gerät, auf dem er angezeigt wird, nicht über die von Ihnen verwendeten Schriftarten verfügt.

3. Folien exportieren

Eine andere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Folien unabhängig vom angezeigten Gerät gleich aussehen, besteht darin, sie in PDF oder JPEG zu exportieren. Stellen Sie beim Senden oder Bringen Ihrer Dateien zum Veranstaltungsort sicher, dass Sie sie in PPT, PDF und JPG als Notfallplan speichern, falls Software- oder Hardwareprobleme auftreten, die die korrekte Anzeige Ihrer PPT-Datei verhindern.

Laufen Sie durch Ihre Hinweise

Führen Sie einen Durchlauf Ihrer Cues durch. Stellen Sie bei Ihren letzten Übungsstunden sicher, dass Sie Ihre Slide Cues in Ihre Probe einbeziehen. Es wird für Sie und Ihr Publikum unpraktisch, verwirrend oder unangenehm sein, wenn Sie während der Präsentation immer wieder auf Ihre Folien hinter sich schauen müssen.

Diese ganze Vorbereitungsarbeit ist es wert

Von der Planung Ihres Hooks über die Erstellung von Metaphern bis hin zur Auswahl der richtigen PPT-Vorlage klingt das Erstellen einer überzeugenden Präsentation nach viel Arbeit. Die gute Nachricht ist, dass nichts von dieser Arbeit verschwendet wird, wenn Sie es richtig machen.

In der Tat wird es eine größere Verschwendung einer Gelegenheit sein, wenn Sie es nur "beflügeln". Wenn Sie genügend Zeit damit verbringen, die Nachricht, den Inhalt, das Design und die Übermittlung Ihrer Präsentation vorzubereiten, können Sie sicher sein, dass Ihr Publikum Ihre endgültige Präsentation schätzen und von ihr überzeugt werden wird.

Sie können Zeit sparen, indem Sie eine großartige PowerPoint-Vorlage auswählen und diese mit einem professionellen Workflow schnell anpassen.

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