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Wie man beschäftigte Arbeit als Kleinbetrieb-Inhaber verringert

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

German (Deutsch) translation by Tatsiana Bochkareva (you can also view the original English article)

Gefühlsgestört? Findest du, dass du früh aufstehst, spät arbeitest und immer noch nicht alles erledigt hast? Wenn Sie das sind, mögen Sie, wie viele Kleinunternehmer, sich zu dünn strecken.

Als Kleinunternehmer haben Sie viel zu tun. Wenn Sie Ihre arbeitsreiche Arbeit nicht bewältigen, kann Ihre Arbeitslast unmöglich erscheinen.

Busy Work Small Business Owner
Die Belastung und der Stress der beschäftigten Arbeit.

In diesem Tutorial werden wir uns die viel beschäftigte Arbeit genauer ansehen. Wir zeigen Ihnen auch fünf Schritte, die Ihnen helfen, selbst Ihre alltäglichsten Aufgaben zu bewältigen und einen Teil dieser verlorenen Zeit zurückzugewinnen.

Was ist anstrengende Arbeit?

Beschäftigt dich die Arbeit, dich zurückzuhalten? Viele Kleinunternehmer sind mit viel Arbeit belastet, merken es aber nicht einmal. Das liegt daran, dass sich vielbeschäftigte Arbeit genauso wichtig wie andere Arbeiten anfühlt, aber das hat nicht den gleichen Einfluss auf Ihr Unternehmen.

Fleißige Arbeit kann geschäftliche Aufgaben sein, die erledigt werden müssen, aber nicht zum Endergebnis beitragen. Beispiele hierfür sind Buchhaltungs- und Steueraufgaben, Beantworten von E-Mails, Website-Wartung, Bürotätigkeiten und andere Routineaufgaben. Es ist nicht so, dass diese Aufgaben nicht wichtig sind, es ist nur, dass Ihr Unternehmen besser dran ist, wenn sie anders behandelt werden.

Fleißiges Arbeiten kann auch nutzlose Aufgaben sein, die sich sinnvoll anfühlen, aber nichts zu Ihrem Geschäft beitragen. Beispiele hierfür sind die Renovierung Ihres Büros oder die Teilnahme an Kursen, aber nie die Anwendung des Gelernten. Selbst Aufgaben wie die Werbung für Ihr Unternehmen über soziale Medien oder das Überprüfen Ihres E-Mail-Posteingangs können bei übermäßiger Nutzung zu arbeitsintensiven Aufgaben führen.

Das Beseitigen von beschäftigtem Arbeiten beginnt an der Spitze. Wenn Sie als Kleinunternehmer viel Zeit mit viel Arbeit verschwenden, dann sind die Chancen gut, dass Ihre Mitarbeiter auch Zeit verschwenden.

Sie können jedoch Ihren Ansatz verbessern. Hier sind einige wichtige Schritte, um Ihre Zeit zurückzunehmen und Ihre arbeitsintensive Arbeit zu reduzieren.

Schritt 1: Wissen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen

Der Schlüssel, um herauszufinden, wie viel Arbeit zu reduzieren ist, ist herauszufinden, wie viel Zeit Sie wirklich dafür ausgeben. Die meisten von uns tun das nicht. Das letzte, was wir tun wollen, wenn wir beschäftigt sind, ist unsere Zeit zu verfolgen.

Das Verfolgen, wie Sie Ihre Zeit nutzen, ist jedoch der Anfang, um die arbeitsintensive Arbeit zu reduzieren. Ohne Ihre Zeit zu verfolgen, können Sie nicht sicher sein, wo Sie unwirksam sind.

Wenn du deine Zeit verfolgst, sei detailliert. Enthalten Sie alles, was Sie an einem Tag tun, egal wie unbedeutend es scheint. Für bessere Ergebnisse, verfolgen Sie Ihre Zeit über mehrere Tage statt nur einen einzigen Tag. Sei auch ehrlich. Wenn Sie zwei Stunden am Tag mit der Überprüfung von Facebook oder einer Stunde mit YouTube-Videos verbringen, zeichnen Sie diese Aktivität auf.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie sind ein Webentwickler. Nachdem Sie Ihre Zeit für ein paar Tage aufgespürt haben, stellen Sie fest, dass Sie neben den Programmier-, Test-, Brainstorming- und Wartungsaufgaben auch Zeit für folgende arbeitsintensive Aufgaben haben:

  • Überprüfung der E-Mail, durchschnittliche Zeitaufwand: zehn Minuten pro Stunde
  • Administrative Aufgaben, durchschnittlich verbrachte Zeit: eine Stunde pro Tag
  • YouTube-Videos ansehen, durchschnittliche Zeit: eine halbe Stunde pro Tag
  • Verlassen Sie Ihren Schreibtisch, um einen Snack (keine Mahlzeit) zu bekommen, durchschnittliche Zeit verbrachte: halbe Stunde pro Tag

Ihre Zeiterfassung zeigt auch, dass Sie sich jede Woche anderthalb Stunden mit Ihren Teammitgliedern treffen. Sie halten die Treffen regelmäßig ab, auch wenn niemand Fragen hat und es keine Probleme gibt. Unnötige Treffen sind übrigens gemeinsame Zeitverschwender. Statistiken von Atlassian zeigen, dass die Hälfte aller Meetings Zeitverschwendung ist.

Wenn Sie diese Zeit hinzufügen, stellen Sie fest, dass Sie durchschnittlich nur ungefähr fünf Stunden produktive Zeit pro Tag haben. Ich wette, das ist viel weniger produktive Zeit, als du dachtest. Sie müssen das Beste daraus machen.

Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80/20-Regel, besagt, dass eine kleine Anzahl von Aufgaben den Großteil Ihrer Zeit verschwenden. Reduzieren Sie die Zeit, die Sie für diese Aufgaben aufwenden, und Sie werden viel Arbeit sparen.

Weitere Informationen zum Pareto-Prinzip und zur Durchführung einer Pareto-Analyse finden Sie in unserem Tuts + -Tutorial zum Thema:

Zu lernen, wie du deine Zeit verbringst, ist ein wichtiger Teil, um die Arbeit zu reduzieren. Wenn Sie Mitarbeiter haben, lassen Sie sie auch ihre Zeit aufzeichnen, um herauszufinden, wie sie es ausgeben. Sie können Zeiterfassungssoftware wie Harvest verwenden, um Sie zu unterstützen.

Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, sind Sie bereit für den nächsten Schritt.

Schritt 2: Planen Sie Ihre Zeit

Sobald Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, können Sie beginnen, diese Zeit effektiver zu nutzen. Die Planung Ihrer Zeit beginnt mit der Priorisierung.

Hier sind drei Fragen zu jeder Aufgabe, die Sie identifizieren:

  1. Wie viel Zeit habe ich während der Arbeitszeit für diese Aufgabe ausgegeben?
  2. Was, wenn überhaupt, trägt diese Aufgabe zu meinem Geschäft bei?
  3. Kann ich diese Aufgabe delegieren oder für die persönliche Zeit verschieben?

Diese Fragen helfen Ihnen, Ihre Aufgaben zu priorisieren und Planungsziele festzulegen.

Wenn du jeden Tag ohne Ziel beginnst, ist es leicht, dich zu finden und Zeit zu verschwenden. Verwenden Sie stattdessen einen Kalender oder einen Planer, um Ihre Zeit effektiver zu planen. Hier finden Sie eine Anleitung zur Verwendung eines druckbaren Papierplaners, wenn Sie keinen digitalen Kalender verwenden möchten.

Als ein konkreteres Beispiel dafür, wie Prioritätensetzung und Planung dazu beitragen können, Arbeitsbelastungen zu reduzieren, sollten wir uns die fünf arbeitsintensiven Arbeitszeitverschwender genauer ansehen, die im Beispiel in Schritt 1 identifiziert wurden. So können Sie jeden Zeitverschwender ansprechen:

  1. E-Mail prüfen Wenn Sie jeden Tag eine Menge Zeit mit dem Überprüfen von E-Mails verbringen, sind Sie nicht allein. Laut einer Studie von Reuters verbringen viele Mitarbeiter täglich bis zu 6,3 Stunden damit, E-Mails zu lesen. Um diese arbeitsintensive Arbeit zu reduzieren, versuchen Sie, sich darauf zu beschränken, Ihren Posteingang dreimal am Tag zu überprüfen: wenn Sie mit der Arbeit beginnen, vor dem Mittagessen und vor dem Ende Ihres Arbeitstages.
  2. Verwaltungsaufgaben. Die meisten administrativen Aufgaben müssen wirklich erledigt werden, aber sind Sie die beste Person, um sie zu erledigen? Oft ist die Antwort nein. Wir werden in einem späteren Schritt mehr über die Aufgabenübertragung sprechen. Wenn einige Verwaltungsaufgaben nur von Ihnen erledigt werden können, sollten Sie sie alle gleichzeitig behandeln. Legen Sie einige Stunden pro Woche für die Verwaltung beiseite.
  3. YouTube-Videos ansehen Wenn diese Videos nicht arbeitsbezogen sind, schaue dir diese während deiner persönlichen Zeit an. Verwenden Sie ein Ablenkungsblockierwerkzeug wie Stayfocusd oder Freedom, wenn Sie müssen. Wenn die Videos arbeitsbezogen sind, frage dich, ob du die Informationen wirklich verwenden willst.
  4. Essen. Ich verstehe es, du wirst hungrig, wenn du arbeitest. Aber den Schreibtisch zu verlassen, um Snacks zu bekommen, kann eine große Ablenkung sein. Denken Sie daran, einige gesunde Snacks in Ihrem Büro zu halten, so dass Sie nicht weit gehen müssen, um etwas zu essen zu finden. Noch besser, halten Sie einen Behälter mit kaltem Wasser in der Nähe. (Oft wird der Durst nach Hunger verwechselt.)
  5. Meeting. Wenn es keine festgelegte Agenda gibt, können Besprechungen viel Zeit in Anspruch nehmen. Seien Sie besonders vorsichtig bei Routineversammlungen ohne wirklichen Zweck. Wenn sich Ihr kleines Team wöchentlich trifft, ob es etwas zu besprechen gibt oder nicht, sollten Sie das wöchentliche Meeting durch einen Statusbericht in Form eines Memos ersetzen.

Nun, da Sie Ihre Zeit geplant haben, untersuchen wir einige andere Möglichkeiten, die arbeitsintensive Arbeit zu reduzieren.

Schritt 3: Verwenden Sie die richtigen Tools

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens haben Sie viele Verantwortlichkeiten, einschließlich vieler Routineaufgaben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Geschäftseigentümer versucht, diese Aufgaben nur mit den Softwaretools zu erledigen, mit denen er am vertrautesten ist.

Wenn Sie seit einigen Jahren keine neuen Software-Tools zu Ihrem Arbeitsprozess hinzugefügt haben, besteht die Möglichkeit, dass Sie nicht so effizient arbeiten, wie Sie es sein könnten. Viele Routineaufgaben können effektiver erledigt werden, wenn Sie das richtige Werkzeug haben. Und neue Werkzeuge werden jeden Tag entwickelt.

Wenn Sie feststellen, dass ein einzelner Tasktyp viel Zeit in Anspruch nimmt, suchen Sie nach einer effizienteren Methode zur Ausführung dieser Aufgabe. Zum Beispiel ist Gehaltsabrechnung eine Art von Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nehmen kann, wenn Ihr Unternehmen wächst. Es kann lange dauern, die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten, auch wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben. Es gibt Möglichkeiten, den Gehaltsabrechnungsprozess zu rationalisieren. Werfen Sie einen Blick auf unser Tuts + -Tutorial, um Tipps zum effizienten Umgang mit der Gehaltsabrechnung zu erhalten:

Desorganisation kann auch ein großer Zeitverschwendung für den Kleinunternehmer sein. Glücklicherweise gibt es viele Tools, die Ihnen bei der Organisation und Produktivität helfen. Für einige spezifische Ideen zur Verbesserung Ihrer Produktivität mit Mac-Software, überprüfen Sie:

Für Kleinunternehmer mit Mitarbeitern ist es auch wichtig, dass Ihre Mitarbeiter die richtigen Werkzeuge haben.

Tools sind nicht die einzige Möglichkeit, die Zeit für Routineaufgaben zu reduzieren.

Schritt 4: Holen Sie sich Hilfe

Scheint es so, als ob der einzige Weg, alles zu erledigen, es selbst ist? Viele Kleinunternehmer überfordern sich, indem sie versuchen, mit allem fertig zu werden. Das ist ein schneller Weg zu Burnout und Fehlern.

Selbst wenn Sie noch nicht bereit sind, weitere Mitarbeiter einzustellen, müssen Sie nicht alles selbst erledigen. Durch die Auslagerung eines Teils Ihrer Arbeitslast sparen Sie Zeit und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Hier sind drei Arten von Aufgaben zu prüfen, Outsourcing zu berücksichtigen:

  1. Einmalige oder gelegentliche Aufgaben Ihr Unternehmen ist möglicherweise nicht groß genug, um einen Mitarbeiter für die Gestaltung Ihrer Webseite oder die Erstellung Ihrer Marketing-Kopie einzustellen, aber das bedeutet nicht, dass Sie es selbst tun müssen. Diese Art von Aufgabe ist ideal für einen unabhängigen Auftragnehmer. Mit Envato Studio ist es einfach, einen Qualitätsunternehmer in Bereichen wie Logo oder Grafikdesign, Programmierung, Copywriting und vielem mehr zu finden. Erfahren Sie mehr über zeitsparende Tipps für die Arbeit mit Designern.
  2. Aufgaben, die Spezialisiertes Wissen erfordern. Wenn Sie feststellen, dass Sie ständig recherchieren, weil Sie nicht wissen, wie Sie mit bestimmten Geschäftsaufgaben umgehen sollen, sollten Sie diese Aufgaben lieber an jemanden mit professioneller Schulung delegieren. Zum Beispiel ist die Besteuerung ein Bereich, in dem viele Kleinunternehmer schwach sind. Buchhalter werden speziell im Umgang mit Unternehmenssteuern geschult.
  3. Routine Administrative Aufgaben. Ein virtueller Assistent kann Ihnen helfen, wenn Sie viel Zeit für routinemäßige administrative Aufgaben wie das Sortieren und Beantworten von E-Mails, die Förderung Ihres Unternehmens in sozialen Medien oder das Aktualisieren Ihrer Kontaktliste benötigen. Die meisten virtuellen Assistenten arbeiten als unabhängige Auftragnehmer. Sie können sie für eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche oder Monat mieten. Oder Sie können mit ihnen bei Bedarf arbeiten.

Um festzustellen, ob es sinnvoll ist, jemanden für eine Aufgabe einzustellen, stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wie lange dauert diese Aufgabe normalerweise?
  • Wie viel muss ich bezahlen, damit jemand die Aufgabe für mich erledigt?
  • Kann ich bei dieser Aufgabe einen erstklassigen Job machen?

Beim ersten Outsourcing scheinen einige Aufgaben zu teuer zu sein. Zum Beispiel könnten Sie denken, Sie können es sich nicht leisten, einen Anwalt oder einen Buchhalter einzustellen. Denken Sie jedoch daran, dass ihr spezielles Training und Wissen es ihnen ermöglicht, ihre Aufgaben viel schneller zu erledigen, als Sie es könnten. Wenn Sie einen professionellen Mitarbeiter einsetzen, können Sie sich auf gewinnbringende Aktivitäten konzentrieren.

Es gibt einen letzten Schritt, der die arbeitsintensive Arbeit reduziert (und Ihre Gesundheit verbessert).

Schritt 5: Genug Ruhe

Es mag kontraintuitiv wirken, aber je mehr du arbeitest, desto weniger wirst du erledigt. Das gilt insbesondere für den Kleinunternehmer, der mit viel Arbeit und anderen Sorgen belastet sein kann.

Leider arbeiten müde Menschen langsamer.  Wenn du lange arbeitest und spät ins Bett gehst, um mehr zu erledigen, tu es nicht.  Sie sabotieren sich wahrscheinlich selbst.

Laut einem Bericht der Centers for Disease Control ist Schlafmangel ein ernstes Gesundheitsproblem. Schlafmangel kann zu Konzentrationsproblemen führen und in einigen Fällen zu Erkrankungen führen.  Die meisten Erwachsenen brauchen zwischen sieben und acht Stunden Schlaf. Planen Sie also Ihren Stundenplan, damit Sie ausreichend Ruhe haben. Planen Sie also Ihren Stundenplan, damit Sie ausreichend Ruhe haben.

Ihr nächster Schritt: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeit

Als Kleinunternehmer können Sie sich von allem, was Sie tun müssen, überwältigt fühlen. Es muss nicht so sein. Es muss nicht so sein.

Denken Sie an die fünf Schritte in diesem Post, um Ihre arbeitsintensive Arbeit zu reduzieren:

  1. Verfolgen Sie Ihre Zeit, um zu lernen, wie Sie es ausgeben.
  2. Planen Sie Ihre Zeit, indem Sie wichtige Aufgaben priorisieren.
  3. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge, um effizienter zu arbeiten.
  4. Delegieren Sie administrative Aufgaben, einmalige Aufgaben oder Aufgaben, die Fachwissen erfordern.
  5. Genug Ruhe.

Um noch mehr über die Verbesserung Ihrer Produktivität zu erfahren, beginnen Sie mit den Grundlagen, werfen Sie einen Blick in unsere Serie zum Aufbau Ihres eigenen Produktivitätssystems oder sehen Sie in unserer Produktivitätskategorie auf Tuts + nach.  Hier sind einige hilfreiche Produktivitäts-Tutorials für kleine Unternehmen:

Machen Sie ein paar erste Schritte, um mit den Aufgaben zu beginnen, an denen Sie und Ihr Team in Ihrem Unternehmen arbeiten.  Delegieren Sie wo nötig, verbessern Sie Ihre Systeme, ordnen Sie Ihre Zeit besser zu und gestalten Sie Ihren Fokus neu.  Experimentieren Sie mit Bereichen, die Ihren Arbeitsablauf in kleinen Unternehmen verbessern können.  Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Zeit am besten genutzt wird, da es nur eine begrenzte Menge davon gibt.

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