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Cómo Reducir El Trabajo Irrelevante como Microempresario

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Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)

¿Te sientes agotado?  ¿Llegas temprano, trabajas hasta tarde y aún no terminas todo el trabajo? Si éste eres tú, como muchos otros microempresarios podrías estar yendo más allá de tus capacidades.

Como microempresario, tienes mucho que hacer. Si no manejas tu trabajo irrelevante, tu carga de trabajo podría parecer imposible. 

Busy Work Small Business Owner
La tensión y el estrés del trabajo irrelevante.

En éste tutorial, veremos en profundidad el trabajo irrelevante. También te mostraremos cinco pasos para ayudarte a manejar incluso tus más mundanas tareas y reclamar algo de ese tiempo perdido.

¿Qué Es El Trabajo Irrelevante?

¿Está el Trabajo Irrelevante deteniéndote? Muchos microempresarios están agobiados por el trabajo irrelevante, pero ni siquiera se dan cuenta. Eso es porque el trabajo irrelevante se siente tan importante como otro trabajo, pero no tiene el mismo impacto en tu negocio.

El trabajo irrelevante pueden ser tareas del negocio que necesitan terminarse, pero no contribuyen a la finalidad del mismo. Ejemplos de ésto incluyen tareas fiscales y contables, responder correos electrónicos, mantenimiento del sitio web, tareas de oficina y otras tareas rutinarias. No es que esas tareas no sean importantes, es sólo que tu negocio podría estar mejor si se manejaran de manera diferente.

El trabajo irrelevante también pueden ser tareas improductivas que se sienten significativas, pero no contribuyen en nada a tu negocio. Ejemplos de ésto podría ser redecorar tu oficina o tomar clases, pero nunca aplicar lo que aprendes. Aún las tareas como promocionar tu negocio en redes socicales o revisar tu bandeja de entrada en el correo electrónico puede ser trabajo irrelevante si se hace excesivamente.

Eliminar el trabajo irrelevante comienza arriba. Si tu, como microempresario, estas desperdiciando mucho tiempo con el trabajo irrelevante, entonces hay buenas probabilidades de que cualquier empleado que tengas también esté perdiendo tiempo.

Aunque puedes mejorar tu planteamiento. Aquí están algunos pasos clave para recuperar tiempo y reducir tu trabajo irrelevante.

Paso 1: Conoce Cómo Consumes Tu Tiempo

La clave para descubrir cómo reducir el trabajo irrelevante es descubrir cuánto tiempo estás consumiendo en él. La mayoría de nosotros no hace eso. En lo último que queremos gastar el tiempo cuándo estamos ocupados es en dar seguimiento a nuestro tiempo.

Aún dar seguimiento a cómo usas tu tiempo es el inicio de reducir el trabajo irrelevante. Sin un seguimiento de tu tiempo, no puedes estar seguro dónde estás siendo inefectivo.

Cuándo das seguimiento a tu tiempo, sé detallado. Incluye todo lo que hagas en un día, no importa qué tan insignificante parezca. Para mejores resultados, da seguimiento a tu tiempo varios días en lugar de uno solo. También, sé honesto. Si pasas dos horas al día revisando Facebook o una hora viendo videos de YouTube, registra esa actividad.

Por ejemplo, imagina que eres un desarrollador web. Después de dar seguimiento a tu tiempo por unos días, descubres que además de codificar, probar, de una lluvia de ideas y de las tareas de mantenimiento, también consumes tiempo en las siguientes tareas de trabajo irrelevante:

  • Revisar el correo electrónico, tiempo consumido en promedio: diez minutos por hora.
  • Tareas administrativas, tiempo consumido promedio: una hora al día.
  • Ver videos de YouTube, tiempo consumido promedio: media hora al día
  • Dejar tu escritorio para tomar un refrigerio (no en la hora del almuerzo), tiempo consumido promedio: media hora al día

Tu tiempo para dar seguimiento también muestra que pasas una hora y media cada semana reuniéndote con los integrantes de tu equipo. Tu celebras las reuniones regularmente, aún si nadie tiene preguntas y no hay problemas. Las reuniones innecesarias son comunes pérdidas de tiempo, por cierto. Las estadísticas de Atlassian,muestran que la mitad de todas las reuniones son una pérdida de tiempo.

Cuándo agregas éste tiempo, encuentras que tienes únicamente un promedio de unas cinco horas de tiempo productivo al día. Apuesto que ese es mucho menos del tiempo productivo que pensabas encontrar. Necesitas sacar el mayor provecho de él.

El Prinicpio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, infiere que encontrarás que un pequeño número de tareas están desperdiciando la mayor parte de tu tiempo. Reduce el tiempo que pasas en esas tareas, y reducirás el trabajo irrelevante.

Para aprender más sobre el Principio de Pareto y cómo realizar un Análisis de Pareto, consulta nuestro tutorial de Tuts+ sobre el tema:

Aprender cómo consumes tu tiempo es una parte importante de reducir el trabajo irrelevante. Si tienes empleados, hazlos que den seguimiento de su tiempo para encontrar cómo ellos lo consumen. Puedes usar un software de seguimiento del tiempo como Harvet para ayudarte.

Si sabes como consumes tu tiempo, estás listo para el próximo paso.

Paso 2: Planea Tu Tiempo

Una vez que sabes cómo estás consumiendo tu tiempo, puedes empezar a planear utilizar este tiempo más eficazmente. Planear tu tiempo comienza con la priorización.

Aquí están tres preguntas para formularte sobre cada tarea que identificas:

  1. ¿Cuánto tiempo pasé en ésta tarea durante las horas laborables?
  2. ¿A qué, en casi afirmativo, ésta tarea contribuye en mi negocio?
  3. ¿Puedo delegar ésta tarea o reprogramarla para el tiempo personal?

Éstas preguntas te ayudarán a priorizar tus tareas y establecer la planeación de las metas.

Si empiezas cada día sin una meta, es fácil encontrarte desorientado y perdiendo tiempo. Mejor, utiliza un calendario o planificador para programar tu tiempo más eficazmente. Aquí está una guía de cómo usar un planificador de papel imprimible, si no eres proclive a usar un calendario digital.

Como ejemplo más específico de cómo la priorización y la planeación puede ayudar a reducir el trabajo irrelevante, veamos más detenidamente los cinco puntos que hacen perder tiempo identificados en el ejemplo del paso 1. Aquí está cómo podrías abordar cada punto que causa pérdida de tiempo.

  1. Revisar el Correo Electrónico. Si pasas mucho tiempo revisando el correo electrónico cada día, no eres el único. De acuerdo a un estudio de Reuters, muchos trabajadores pasan hasta 6.3 horas al día revisando el correo electrónico. Para reducir éste trabajo irrelevante, trata de limitarte a revisar tu bandeja tres veces al día: cuándo comienzas a trabajar, antes de almorzar, y antes de finalizar tu día de trabajo.
  2. Tareas Administrativas. La mayoría de las tareas administrativas realmente necesitan hacerse, pero ¿eres la mejor persona para hacerlas? A menudo, la respuesta es no. Abordaremos más la delegación de tareas en un paso posterior. Si hay tareas administrativas que únicamente tu puedes manejar, considera manejarlas todas a la vez. Asigna unas cuántas horas cada semana para la administración.
  3. Ver Videos de YouTube. A menos de que éstos videos se relacionen con el trabajo, mira éstos durante tu tiempo personal. Usa una herramienta de bloqueo de distracción como Stayfocusd o Freedomi si la tienes. Si los videos se relacionan con el trabajo, pregúntate si realmente vas a usar la información.
  4. Tomar Refrigerios. Lo entiendo, te da hambre cuándo trabajas. Pero dejar tu escritorio para tomar refrigerios puede ser una gran distracción. Considera mantener algunos refrigerios saludables en tu oficina para que no tengas que ir lejos para encontrar algo que comer. Aún mejor, ten un recipiente con agua fría cerca. (Las personas a menudo confunden la sed con el hambre.)
  5. Reuniones. A menos de que haya algo que discutir, las reuniones pueden consumir mucho tiempo. Olvídate de reuniones rutinarias que no tienen un verdadero objetivo. Si tu pequeño equipo se reúne cada semana tengan o no tengan algo que discutir, considera reemplazar la reunión semanal con un reporte de status en la forma de un memo.

Ahora que has planeado tu tiempo, examinemos algunas otras maneras de reducir el trabajo irrelevante.

Paso 3: Usa las Herramientas Adecuadas

Como microempresario, tienes muchas responsabilidades incluyendo muchas tareas rutinarias. No es común para un propietario de negocio tratar de manejar esas tareas usando únicamente las herramientas de software con las que están más familiarizados.

Si no has agregado ninguna herramienta de software a tu proceso laboral en varios años, seguramente no estás trabajando tan eficientemente como podrías. Muchas tareas rutinarias pueden ser manejadas más eficientemente si tienes la herramienta adecuada. Y nuevas herramientas están siendo desarrolladas cada día.

Si encuentras que un sólo tipo de tarea esta consumiendo una cantidad significativa de tiempo, busca una manera más eficiente de realizar esa tarea. Por ejemplo, la nómina es un tipo de tarea que puede consumir mucho tiempo al crecer tu negocio. Puede consumir mucho tiempo procesar la nómina aún si únicamente tienes unos cuántos empleados. Existen maneras para agilizar el proceso de la nómina. Consulta nuestro tutorial de Tuts+ para consejos de cómo manejar la nómina eficientemente:

La desorganización también puede ser un gran factor que cause pérdida de tiempo para el microempresario. Afortunadamente, existen muchas herramientas para ayudarte con la organización y la productividad. Para algunas ideas específicas sobre mejorar tu productividad usando software para Mac, consulta:

Para microempresarios con empleados, también es importante asegurarte que tus empleados tengan las herramientas adecuadas.

Las herramientas no son la única forma de reducir el tiempo que consumes en tareas rutinarias.

Paso 4: Obten Ayuda

¿Parece que todo el trabajo lo tienes que hacer tú mismo? Muchos microempresarios tratan de extender su alcance tratando de manejarlo todo. Ese es un camino rápido para agobiarse y cometer errores.

Aún si no estás listo para contratar más empleados todavía, no tienes que hacer todo tú mismo. Tercerizar algo de tu carga de trabajo te ahorra tiempo y te permite enfocarte en el núcleo de tu negocio. Aquí están tres tipos de tareas para que consideres tercerizar:

  1. Tareas de Una Sola Vez u Ocasionales. Tu negocio no puede ser lo  suficientemente grande para contratar a un empleado para diseñar tu página web o escribir tu copia de mercadotecnia, pero eso no significa que tengas que hacerlo tú mismo. Éste tipo de tarea es ideal para un contratista independiente. EnvatoStudio facilita encontrar un contratista de calidad en campos como diseño gráfico o diseño de logo, programación, redacción y muchos más. Descubre más ideas sobre consejos para ahorrar tiempo para trabajar con diseñadores.
  2. Tareas que Requieren Conocimiento Especializado. Si te encuentras constantemente haciendo mucha investigación porque no sabes cómo manejar ciertas tareas del negocio, podrías mejor delegar esas tareas a alguien con entrenamiento profesional. Por ejemplo, los impuestos es una área dónde muchos microempresario son débiles. Los contadores están específicamente entrenados para manejar los impuestos de los negocios.
  3. Tareas Administrativas Rutinarias. Un asistente virtual puede ayudar si consumes mucho tiempo en tareas de oficina rutinarias como ordenar y responder correo electrónico, promover tu negocio en redes sociales, o actualizar tu lista de contactos. La mayoría de los asistentes virtuales trabajan como contratistas independientes. Puedes contratarlos por un número de horas cada semana o mes. O, puedes trabajar con ellos sólo cuando se necesiten.

Para decir si tiene sentido contratar a alguien para una tarea formúlate éstas preguntas:

  • ¿Cuánto tiempo me toma generalmente ésta tarea?
  • ¿Cuánto tendré que pagar a alguien para que realice la tarea por mí?
  • ¿Puedo hacer un trabajo de primer nivel en ésta tarea?

En primera instancia tercerizar algunas tareas puede parecer demasiado caro. Por ejemplo, podrías pensar que no tienes los medios para contratar a un abogado o a un contador. Recuerda, que su entrenamiento y conocimiento especializado les permite realizar esas tareas mucho más rápido que tú. También, usar a un profesional te libera para enfocarte en actividades que producen ingresos.

Hay un último paso que reducirá el trabajo pesado (y mejora tu salud).

Paso 5: Descansa lo Suficiente

Puede parecer contra-intuitivo, pero en ocasiones mientras más trabajas, menos haces. Ésto es especialmente cierto para el microempresario, quién puede estar agobiado con el trabajo irrelevante y otras preocupaciones.

Desafortunadamente, las personas cansadas trabajan más lentamente. Si estás trabajando largas horas y te acuestas tarde para tratar de hacer más, no debes. Probablemente te estás saboteando.

De acuerdo a un reporte del Centro para el Control de Enfermedades, no dormir lo suficiente es un serio problema de salud. La falta de sueño puede causar problemas de concentración y en alguno casos puede provocar una enfermedad. La mayoría de los adultos necesitan entre siete y ocho horas de sueño, así que planea tu horario para que descanses mucho. Si tienes empleados, asegúrate de que también ellos tengan una pausa para descansar adecuadamente.

Tu Próximo Paso: Tomar Control de Tu Trabajo Irrelevante

Como microempresario, te puedes sentir abrumado por todo lo que tienes que hacer. No tiene que ser de esa manera.

Para reducir el trabajo pesado, recuerda los cinco pasos en éste post:

  1. Da seguimiento a tu tiempo para aprender cómo lo consumiste.
  2. Planea tu tiempo al priorizar tareas importantes.
  3. Usa las herramientas adecuadas para trabajar más eficientemente.
  4. Delega tareas administrativas, tareas de una sola ocasión, o tareas que requieren conocimiento.
  5. Descansa lo suficiente.

Para aprender más sobre mejorar tu productividd, comienza con lo básico, adéntrate en nuestra serie sobre elaborar tu propio sistema de productividad, o consulta nuestra categoría de productividad en Tuts+. Aquí están algunos de nuestros tutoriales sobre productividad más útiles para microempresarios:

Da unos primeros pasos para comenzar con las tareas tu y tu equipo de trabajo en tu negocio. Delega dónde se necesite, mejora tus sistemas, asigna mejor tu tiempo, y reforma tu foco. Experimenta con áreas que puedan mejorar el flujo de trabajo en tu negocio. Quieres asegurarte de que tu tiempo esté siendo usado mejor, pues hay únicamente una cantidad finita de él.

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