Wie man eine freundliche Erinnerungsmail schreibt (mit Mustervorlagen)

German (Deutsch) translation by Rebecca Priscilla (you can also view the original English article)

Eine freundliche Erinnerungsmail kann ein effektives Werkzeug sein, um Ihr Unternehmen zu führen. Aber die meisten von uns sind sich nicht sicher, wie man gute Erinnerungsmails schreibt.

Friendly Reminder Email — Manchmal ist eine freundliche Erinnerungsmail alles, was nötig ist, um eine Angelegenheit zu klären. (Bildquelle: Envato Elements)

Wir wollen nicht aufdringlich oder unfreundlich wirken, aber wir wollen unsere Botschaft angemessen rüberbringen. Am wichtigsten ist, dass der Empfänger der E-Mail die Aufgabe erledigt, an die wir ihn erinnern. Die richtige Balance für Ihre Erinnerungsmail zu finden, kann knifflig sein.

Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, eine freundliche Erinnerungsmail zu schreiben, die sowohl effektiv als auch professionell ist. In diesem Tutorial erläutern wir, wie Sie eine freundliche Erinnerungsmail schreiben, die bessere Ergebnisse erzielt. Wir teilen auch einige Mustervorlagen und stellen ein Beispiel für eine effektive Erinnerungsmail zur Verfügung, mit den Sie arbeiten können.

Weitere effektive E-Mail-Tipps und Mustervorlagen finden Sie in unserem kostenlosen Ebook, Der ultimative Leitfaden für Inbox Zero Mastery:

Free email management ebook with best practices

6 Situationen, in denen eine Erinnerungsmail erforderlich ist

Hier sind nur einige der Fälle, in denen Sie eine Erinnerungsmail senden sollten:

Verspätete Zahlung - Niemand möchte warten, um bezahlt zu werden. Wenn Ihnen jemand Geld schuldet und es zu spät ist, müssen Sie herausfinden, wann Sie die Zahlung erwarten können.
Verspätete Arbeit - Teamarbeit ist ein häufiges Szenario im Geschäftsleben oder in der Schule. Wenn Sie in einem Team arbeiten und jemand seinen Teil nicht erledigt hat, kann dies das gesamte Projekt beeinträchtigen. Sie müssen denjenigen taktvoll wissen lassen, dass er im Rückstand ist.
Auf eine Bewerbung reagieren - Wenn Sie auf Jobsuche sind, sollten Sie auf Vorstellungsgespräche und Bewerbungen reagieren. Gleichzeitig wollen Sie Ihren Ansprechpartner bei einem potenziellen Arbeitgeber nicht verunsichern.
Verspätete Lieferung - Wenn Sie etwas bestellt haben und es nicht angekommen ist. Sie müssen den Verkäufer darüber informieren, dass die Lieferung verspätet ist. Wenn der Artikel nicht auf Lager oder nicht verfügbar ist, müssen Sie um eine Rückerstattung verlangen.
Untätigkeit des Empfängers - Jedes Mal, wenn jemand verspricht, etwas für Sie zu tun und dies nicht rechtzeitig tut, möchten Sie ihn zum Handeln ermutigen. Eine freundliche Erinnerungsmail kann dabei helfen.
Ein wichtiger Meilenstein steht bevor - Manchmal möchten Sie Ihren Kontakt daran erinnern, ein bevorstehendes Ereignis nicht zu verpassen. Es kann hilfreich sein, eine sanfte Erinnerung vor einer erforderlichen Veranstaltung oder einer wichtigen Deadline zu senden.

Der Schlüssel zum Schreiben einer effektiven Erinnerungsmail ist es, professionell und freundlich zu bleiben. Dies gilt insbesondere für die erste Erinnerung, da die Untätigkeit Ihres Kontakts möglicherweise auf ein Versehen zurückzuführen ist. Sie wollen Ihre Beziehung zu dieser Person nicht beschädigen.

Bei Envato Tuts+ haben wir mehrere Tutorials, die Mustervorlagen für das Schreiben einer professionellen E-Mail erklären und Beispiele geben. Um mehr zu erfahren, studieren Sie:

Das erste Tutorial erklärt anschaulich, wie Sie entscheiden, ob Sie eine formelle oder informelle E-Mail schreiben. Das zweite erklärt, wie Sie Ihre E-Mails klar und prägnant gestalten können.

Wann sollten Sie eine Erinnerungsmail senden?

Sie fragen sich vielleicht, wie lange Sie warten sollten, bevor Sie eine Erinnerungsmail versenden. Sollten Sie einen Tag, eine Woche oder länger warten?

Die Antwort hängt zum Teil von Ihrer Vereinbarung mit der Gegenpartei ab.

Wenn die Aktion, auf die Sie warten, zu einem bestimmten Datum fällig ist, senden Sie eine höfliche Erinnerungsmail an dem ersten Tag, an dem die Aktion tatsächlich verspätet ist. Normalerweise ist dies der erste Werktag nach der Fälligkeit. Beispiele hierfür sind:

Verspätete Zahlungen
Nicht eingehaltene Fristen
Verspätete Lieferungen

Generell gilt: Wenn ein fester Termin vereinbart wurde und dieser nicht eingehalten wird—hilft zusätzliches Warten nicht weiter. Warten könnte sogar Ihre Chancen auf eine Antwort beeinträchtigen, da die Details Ihrer Vereinbarung mit der Zeit vergessen werden könnten. Je länger Sie warten, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sich Ihr Ansprechpartner daran erinnert, was er tun soll.

Im Gegensatz, wenn die Aktion, auf die Sie warten, kein bestimmtes Fälligkeitsdatum hat, können Sie Ihrem Ansprechpartner etwas mehr Zeit geben. Dies gilt insbesondere, wenn Sie einen Bekannten um einen Gefallen bitten. Beispielweise bitten Sie einen Bekannten, Ihren Lebenslauf in der Personalabteilung seines Unternehmens abzugeben, und Sie hören nicht sofort von ihm zurück. Vielleicht sind Sie besorgt um einen möglichen Job und wollen sich gleich am ersten Arbeitstag melden, nachdem er sich bereit erklärt hat, Ihnen zu helfen. Aber es ist besser, eine Woche oder so zu warten, bevor Sie sich wieder bei ihm melden.

Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie Erinnerungen rechtzeitig versenden, ist, die Erinnerung im Voraus zu planen. Tools wie Boomerang können so eingestellt werden, dass sie automatisch eine Nachfassungsnachricht senden, wenn Sie keine Rückantwort erhalten.

Um mehr über die Verwendung von Boomerang zum Automatisieren von Erinnerungen zu erfahren, lesen Sie:

Gmail

Wie man eine E-Mail mit Boomerang für Gmail später verschickt (am Besten Zeitpunkt)

Laura Spencer

Wie man eine effektive Erinnerungsmail schreibt

Nachdem wir nun einige Umstände beim Schreiben einer Erinnerungsmail besprochen haben, ist es an der Zeit, sich ein konkreteres Beispiel dafür anzusehen, was man in eine Erinnerungsmail schreiben sollte.

In diesem Tutorial werde ich mich mit einer häufigen Art von Erinnerung befassen—einer verpassten Frist.

Bevor wir jedoch beginnen, möchte ich Sie auf eine große Zeitersparnis hinweisen, wenn es darum geht, E-Mails zu schreiben, die Sie wahrscheinlich mehr als einmal versenden werden—verwenden Sie Vorlagen. Indem Sie E-Mail-Vorlagen für verschiedene Situationen erstellen, vermeiden Sie, dass Sie jedes Mal neu anfangen müssen, wenn Sie eine bestimmte Art von Nachricht senden. Außerdem können Vorlagen leicht angepasst werden, um bestimmte Details einzuschließen.

Gmail verfügt über eine Funktion, gespeicherte Antworten, mit der Sie Entwürfe von E-Mails zur Wiederverwendung einrichten können. Hier ist unsere Anleitung zu gespeicherten Antworten:

Gmail

Wie man E-Mail-Vorlagen in Gmail erstellt: Mit gespeicherten Antworten

Laura Spencer

Ein weiterer guter Punkt bei der Verwendung einer gespeicherten Antwort ist, dass Sie weniger Emotionen in Ihre Erinnerungsmail einfließen lassen, wodurch sie freundlich und hilfreich bleibt.

Lassen wir uns nun mit unserem freundlichen Erinnerungsbeispiel beginnen und jede Komponente analysieren, wie man eine Erinnerungsmail schreibt.

1. Betreffzeile der Erinnerungsmail

Nachdem Sie Ihre Nachrichtenempfänger ausgewählt haben, ist der erste Teil Ihrer Erinnerungsmail, den Sie berücksichtigen sollten, die Betreffzeile. Wenn Sie versucht sind, die Betreffzeile zu überspringen, bitte nicht. E-Mail-Nachrichten ohne Betreffzeile landen oft direkt im Spam.

Die Betreffzeile ist auch deshalb so wichtig, weil sie das erste ist, was der Empfänger sieht. Wenn er viele E-Mails erhält, kann die Betreffzeile darüber entscheiden, ob er Ihre gesendete E-Mail öffnet.

Um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen, verwende ich in der Betreffzeile die Formulierung "Bitte um Rückantwort". Ich füge auch den Projektnamen hinzu, da sie vielleicht mit mehr als einem Projekt zu tun haben.

Bis jetzt sieht unsere Nachricht so aus:

Friendly reminder email subject line — Achten Sie darauf, eine Betreffzeile für Ihre Erinnerungsmail zu verwenden.

Nachdem Sie sich für eine Betreffzeile entschieden haben, können Sie mit dem nächsten Schritt bei der Erstellung Ihrer freundlichen Erinnerungsmail fortfahren. Schauen wir uns an, wie man eine Erinnerungsmail-Anrede schreibt.

2. Begrüßung der Erinnerungsmail

Auch wenn Sie vielleicht versucht sind, direkt in den Text Ihrer Erinnerungsmail einzusteigen und keine Begrüßung zu schreiben, sollten Sie dieser Versuchung widerstehen. Ihre E-Mail wird viel besser ankommen, wenn Sie den Empfänger mit Namen ansprechen.

In unserem Beispiel wissen wir, dass der Name des Projektteammitglieds Joan Perez ist, also richten wir diese Erinnerungsmail an sie. Da wir Joan gut kennen, ist es in Ordnung, mit einer informellen Begrüßung zu beginnen, die das Wort "Hallo" gefolgt von einem Vornamen enthält, wie im folgenden Beispiel:

Email reminder salutation — Wenn Sie den Empfänger kennen, dann ist es in Ordnung, eine informelle Begrüßung zu verwenden.

Wenn wir Joan nicht gut kennen würden, könnten wir mit einer formelleren Begrüßung wie "Liebe Joan" beginnen. Wenn wir Joans Namen nicht wüssten, könnten wir sie mit ihrer Position ansprechen. Zum Beispiel: "Sehr geehrtes Projekt-ABC-Teammitglied".

Weitere Beispiele dafür, wie man eine professionelle E-Mail beginnt und beendet, finden Sie in diesem Tutorial:

E-Mail

So beginnt man eine professionelle Geschäftsmail und sie beendet

Laura Spencer

3. Die Botschaft der Erinnerungsmail

Nachdem wir nun eine Betreffzeile und eine Begrüßung für die E-Mail gewählt haben, können wir zu der Botschaft der Erinnerungsmail übergehen und den Hauptteil der Nachricht verfassen. Dies ist der Teil, in dem Sie Ihre Hauptbotschaft kommunizieren.

Sie können die Hauptbotschaft Ihrer Erinnerungsmail in mehrere Teile unterteilen:

Erste Sätze - Da es sich um eine freundliche Erinnerung handelt, ist es eine gute Idee, die Nachricht mit einem positiven Ton zu beginnen. Dies verhindert, dass Ihre Nachricht zu hart erscheint. Wenn Ihnen nichts Spezielles einfällt, sagen Sie etwas Freundliches wie "Ich hoffe, es geht Ihnen gut."
Hauptbotschaft - An dieser Stelle müssen Sie den Zweck der Nachricht mitteilen. Überlegen Sie genau, was Sie hier sagen wollen. Seien Sie so deutlich wie möglich. Erklären Sie genau, was überfällig ist (Arbeit, Zahlung, Lieferung usw.) und wann es hätte geliefert werden sollen.
Handlungsaufforderung - Sagen Sie dem Empfänger der Nachricht schließlich, was er tun soll. Normalerweise ist dies eine Aufforderung, eine gewünschte Aktion auszuführen—aber in manchen Fällen, z.B. bei einer verspäteten Lieferung, können Sie stattdessen auch um eine Rückerstattung bitten. Es ist auch eine gute Idee, im Hauptteil Ihrer Nachricht Hilfe anzubieten, z.B. ein Angebot, Fragen zu beantworten.

Im Beispiel der Erinnerungsmail, die wir an Joan Perez für Projekt ABC schreiben, haben wir diese Elemente wie folgt eingebaut:

Friendly email reminder body text — Der Textkörper der Erinnerungsmail ist der Ort, an dem Sie Ihre Nachricht übermitteln.

Beachten Sie, dass der Hauptteil der Erinnerungsmail positiv beginnt, indem er Joans frühere Arbeit lobt. Danach folgt ein direkter Absatz über die verpasste Frist.

Am Ende schließt die Nachricht mit einer Aufforderung zum Handeln, in der Joan nach einem Datum gefragt wird, an dem die verpasste Arbeit eingereicht wird. Der Projektmanager bietet außerdem an, Fragen zu beantworten und gibt sogar seine Telefonnummer an.

4. Schließen Ihrer freundlichen Erinnerungsmail

Der letzte Schritt beim Erstellen einer freundlichen Erinnerungsmail besteht darin, Ihre Nachricht zu schließen. Das tun Sie mit einem letzten Satz und Ihrer E-Mail-Signatur.

Ihr letzter Satz sollte den Tonfall von dem Rest Ihrer E-Mail widerspiegeln. Wenn Sie in der gesamten E-Mail einen formellen Ton verwendet haben, sollten Sie auch mit einer formellen Note schließen. Wenn Ihre E-Mail informell ist, sollte auch Ihr Schlusssatz informell sein.

Schauen wir uns unser Beispiel genauer an:

Informal email reminder closing — Schließen Sie Ihre Erinnerungsmail mit einem Schlusssatz und Ihrer Signatur.

Unser Schlusssatz endet positiv, da wir davon ausgehen, dass der Empfänger etwas unternehmen wird. Außerdem verzichten wir auf den Firmennamen und weitere Kontaktinformationen, da uns der Empfänger der E-Mail bekannt ist.

Bei einer formelleren Erinnerungsmail (z.B. wenn Sie einen Lieferanten wegen einer verspäteten Lieferung kontaktieren) sollten Sie mehr Informationen über den Absender angeben, z.B.:

Name
Titel
Unternehmen
Adresse
Telefon
E-Mail

Vielleicht möchten Sie sogar eine E-Mail-Signatur in Ihre Erinnerungsmail anlegen. Hier finden Sie eine Liste mit einigen professionellen E-Mail-Signaturvorlagen, die Sie in Betracht ziehen sollten, sowie Tipps, wie Sie diese am besten verwenden:

22+ Professionelle (HTML + PSD) E-Mail-Signaturvorlagen 2020 Designs

Wie sieht Ihre E-Mail-Signatur im Moment aus? Ist sie einfach—oder ist sie schön? Eine großartige E-Mail-Signatur ist einprägsam. Sie erregt die Aufmerksamkeit des Lesers und...

Sean Hodge
18. August 2020

E-Mail
9 Tipps für professionelle E-Mail-Signaturen—mit Besten Vorlagenbeispielen

In diesem Artikel befassen wir uns mit E-Mail-Signaturen und zeigen Vorlagenbeispiele. Hier sind neun Tipps zum Erstellen von E-Mail-Signaturen, die sowohl attraktiv als auch...

Laura Spencer
17. Juni 2020

E-Mail

Wann Sie zum Telefonhörer greifen sollten

Eine freundliche E-Mail-Nachricht kann eine effektive Erinnerung sein. Oft ist das alles, was nötig ist, um eine Angelegenheit zu klären. Manchmal ist jedoch ein Telefonanruf effektiver als eine Erinnerungsmail. Das gilt besonders dann, wenn Sie bereits eine E-Mail gesendet haben und diese ignoriert wurde.

Wenn Sie sich für einen Telefonanruf entscheiden, finden Sie hier einige kurze Richtlinien, die Ihnen helfen, einen erfolgreichen Anruf zu tätigen:

Rufen Sie während der Geschäftszeiten an - Es ist wahrscheinlicher, dass Sie jemanden erreichen, der Ihnen helfen kann, wenn Sie zu einer Zeit anrufen, in der er wahrscheinlich da ist.
Seien Sie freundlich und höflich - Ein professionelles Auftreten kann helfen, Missverständnisse aus dem Weg zu beseitigen.
Bedrohen Sie nicht und machen Sie keine Anschuldigungen - Ihr Gesprächspartner wird weniger kooperieren, wenn er verärgert oder wütend ist.
Bringen Sie es auf den Punkt - Sie müssen deutlich erläutern, was das Problem ist und was er tun kann, um es zu lösen.
Machen Sie es dem Kunden leicht - Wenn Sie eine Zahlung einfordern, erklären Sie ihm, wie er online bezahlen kann, und verweisen Sie ihn auf den entsprechenden Link.

In bestimmten Fällen müssen Sie vielleicht zu extremen Maßnahmen greifen (z. B. einen Anwalt einschalten oder die Situation an Ihren Vorgesetzten eskalieren). Aber diese Maßnahmen sind ein letzter Ausweg. Wenn Sie können, ist es am besten, zu versuchen, die Situation mit einer freundlichen Erinnerungsmail oder einem freundlichen Anruf zu lösen. Ein freundlicher Ansatz lässt Ihre professionelle Beziehung für zukünftige Transaktionen intakt.

Erhalten Sie weitere professionelle E-Mail-Tipps und regelmäßige Updates zu unseren besten neuen Business-Inhalten. Holen Sie sich jetzt das kostenlose Inbox Zero eBook:

Fazit

Wenn Sie sich jemals gefragt haben, was Sie in eine Erinnerungsmail schreiben sollen, haben Sie jetzt einige Richtlinien, an denen Sie sich orientieren können. Denken Sie einfach daran, die Musterlvorlagen für E-Mails zu befolgen, die in diesem Tutorial und in den von mir zur Verfügung gestellten Ressourcen beschrieben sind.

Bleiben Sie vor allem freundlich und professionell, wenn Sie Ihre Erinnerungsmail schreiben. Die Aufrechterhaltung der Beziehung lässt die Tür für zukünftige Transaktionen mit Ihrem Kontakt offen.

Haben Sie schon einmal eine freundliche Erinnerungsmail schreiben müssen? Wie sind Sie damit umgegangen? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren unten mit.

Redaktionelle Anmerkung: Dieser Inhalt wurde ursprünglich im März 2017 veröffentlicht. Wir teilen ihn erneut, weil unsere Redakteure festgestellt haben, dass diese Informationen immer noch korrekt und relevant sind.