Advertisement
  1. Business
  2. Email

Bagaimana menulis Email Pengingat yang Ramah (Menggunakan Cara-cara Terbaik)

by
Read Time:12 minsLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhlis Tirowali (you can also view the original English article)

Sebuah email pengingat yang ramah dapat menjadi alat yang efektif dalam menjalankan bisnis Anda. Tapi kebanyakan dari kita tidak yakin bagaimana untuk menulis email pengingat yang baik.

Kita tidak ingin terlihat seolah-olah seperti memaksa atau kurang ramah, tetapi kita ingin menyampaikan pesan kita dengan tepat. Yang paling penting, kita ingin penerima email melakukan tugas yang telah kita ingatkan ke mereka. Mencari keseimbangan yang tepat untuk email pengingat Anda bisa menjadi menyusahkan.

Untungnya, ada cara untuk menulis email pengingat yang ramah dan juga efektif serta profesional. Dalam tutorial ini, kami menjelaskan cara menulis email pengingat yang ramah agar mendapat hasil yang lebih baik. Kami juga berbagi beberapa cara terbaik mengirim email dan menyediakan contoh email pengingat yang efektif yang dapat Anda kerjakan.

6 Situasi yang Memerlukan Email Pengingat

Berikut adalah beberapa kejadian saat Anda mungkin perlu untuk mengirim email pengingat:

  1. Pembayaran yang Terlambat - Tidak ada seorangpun yang mau menunggu untuk dibayar. Jika seseorang meminjam uang Anda dan sudah terlambat, Anda perlu mencari tahu kapan Anda akan mendapatkan pembayaran.
  2. Pekerjaan yang Terlambat - Kerja sama tim adalah hal yang umum di bisnis atau di situasi sekolah. Jika Anda bekerja dalam sebuah tim dan seseorang belum melakukan tugas mereka, hal itu dapat mempengaruhi seluruh proyek. Anda perlu dengan bijaksana memberitahukan ketertinggalan mereka.
  3. Meninjak Lanjuti sebuah Lamaran Pekerjaan - Jika Anda sedang mencari pekerjaan, Anda akan ingin untuk menindak lanjuti wawancara dan aplikasi. Pada saat yang sama, Anda tidak ingin untuk mengabaikan kontak calon majikan Anda yang potensial.
  4. Pengiriman yang Terlambat - ketika Anda sudah memesan sesuatu dan itu belum juga sampai. Anda perlu untuk memberitahukan vendor tersebuah bahwa pengiriman mereka terlambat. Jika stok barang habis atau tidak tersedia, Anda perlu meminta pengembalian dana.
  5. Sedikit Keterlambatan pada Bagian Penerimaan - Setiap seseorang berjanji untuk melakukan sesuatu untuk Anda dan gagal untuk menindak mengerjakannya secara tepat waktu, Anda ingin mendorong mereka untuk bertindak. Sebuah email pengingat yang ramah bisa membantu.
  6. Sesuatu Hal Penting yang Sudah Dekat - Kadang-kadang Anda ingin mengingatkan kontak Anda jangan sampai melewatkan acara mendatang. Mengirimkan pengingat halus sebelum pertemuan  atau pentingnya tepat waktu mungkin bisa membantu.

Kunci untuk menulis email pengingat yang efektif adalah tetap profesional dan ramah. Hal ini terutama berlaku untuk pengingat pertama, dikarenakan kurangnya kontak dari Anda yang mungkin akhirnya menghasilkan kelalaian. Anda tidak ingin merusak hubungan Anda dengan orang itu.

Di Envato Tuts+ kami memiliki beberapa tutorial yang menjelaskan cara terbaik dalam mengemail untuk menulis email profesional dan disertai contohnya. Untuk belajar lebih lanjut, pelajari:

Tutorial pertama menjelaskan bagaimana memutuskan menulis antara email formal atau tidak formal. Kedua menjelaskan tentang cara membuat email Anda jelas dan ringkas.

Kapan Anda harus mengirim Email Pengingat?

Anda mungkin bertanya-tanya berapa lama untuk menunggu sebelum Anda mengirimkan email pengingat. Anda harus menunggu sehari, seminggu, atau lebih lama lagi?

Jawabannya sebagian tergantung pada kesepakatan dengan pihak lain.

Jika kerjaan yang Anda tunggu telah jatuh tempo pada tanggal tertentu, kirimlah sebuah email pengingat yang halus pada hari pertama bahwa kerjaan tersebut sudah terlambat. Biasanya, ini adalah tanggal pertama bisnis setelah jatuh tempo. Contohnya termasuk:

  • Pembayaran yang Terlambat
  • Batas Waktu yang Belum Terpenuhi
  • Pengiriman yang Terlambat

Secara umum, jika tanggal yang ditetapkan telah disetujui dan pada tanggal tersebut tidak terpenuhi - menunggu lebih lama tidak akan membantu. Menunggu bahkan bisa memperburuk kesempatan Anda mendapatkan sebuah respon karena rincian perjanjian Anda mungkin sudah lama dilupakan. Semakin lama Anda menunggu, semakin kecil kemungkinan kontak Anda akan mengingat apa yang seharusnya mereka lakukan.

Sebaliknya, jika tindakan yang sedang Anda tunggu tidak memiliki tanggal tertentu, Anda dapat memberikan kontak Anda sedikit waktu tambahan. Hal ini terutama berlaku ketika Anda meminta seorang kenalan untuk kebaikan. Misalnya, Anda meminta seorang kenalan untuk mengirimkan resume Anda ke departemen HR perusahaan mereka dan Anda tidak mendengar kembali dari mereka lagi. Anda mungkin cemas tentang kemungkinan pekerjaan tersebut dan ingin menghubungi mereka pada hari kerja pertama setelah mereka setuju untuk membantu. Namun, lebih baik untuk menunggu seminggu atau lebih sebelum Anda menghubungi mereka kembali.

Salah satu cara untuk memastikan bahwa Anda mengirim pengingat secara tepat waktu adalah dengan menjadwalkan pengingat terlebih dahulu. Alat seperti boomerang dapat diatur untuk secara otomatis mengirim pesan tindak lanjut jika Anda tidak menerima email Balasan.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan Boomerang sebagai pengingat otomatis, lihat:

Cara Menulis sebuah Email Pengingat yang Efektif

Sekarang kita telah membahas beberapa keadaan untuk menulis email pengingat, saatnya untuk melihat contoh yang lebih spesifik tentang apa yang harus ditulis didalam email pengingat.

Untuk tujuan dari tutorial ini, saya akan mengambil satu jenis pengingat umum - sebuah deadline yang terlewat.

Sebelum kita mulai, bagaimanapun, saya ingin memberikan Anda satu penghemat waktu ketika berkeinginan untuk menulis email yang mungkin akan dikirim lebih dari sekali — gunakanlah template. Dengan membuat template email untuk berbagai situasi, Anda tidak memulai dari awal lagi setiap kali Anda ingin mengirim pesan untuk jenis tertentu. Ditambah, template dapat dengan mudah disesuaikan dengan memasukkan rincian tertentu.

Gmail memiliki sebuah fitur, Canned Responses, yang dapat membantu Anda mengatur draft email untuk digunakan kembali. Berikut adalah tutorial Canned Responses kami:

Hal baik lainnya tentang menggunakan Canned Response adalah bahwa kecil kemungkinan untuk Anda terbawa emosi ke dalam email pengingat tersebut, sehingga tetap menjaga keramahan dan santun.

Sekarang, mari kita mulai dengan contoh pengingat yang ramah dan menganalisa setiap komponen tentang bagaimana menulis email pengingat.

1. Baris Subjek Email Pengingat

Setelah Anda memilih penerima pesan Anda, Bagian pertama dari pesan pengingat yang perlu dipertimbangkan adalah baris subjek. Jika Anda tergoda untuk melewatkan baris subjek, jangan. Pesan email tanpa baris subjek sering kali langsung pindah ke Spam.

Baris subjek ini juga penting karena ini adalah hal pertama yang dilihat penerima. Jika mereka menerima banyak email, baris subjek dapat menentukan apakah mereka akan membuka pesan email yang Anda kirim.

Untuk mendapatkan perhatian Penerima, saya menggunakan frasa "Balasan Diperlukan" di baris subjek. Saya juga menyertakan nama proyek, karena mereka mungkin mengerjakan lebih dari satu proyek.

Sejauh ini, pesan kita akan terlihat seperti ini:

Friendly reminder email subject lineFriendly reminder email subject lineFriendly reminder email subject line
Pastikan untuk menyertakan baris subjek dengan email pengingat Anda.

Setelah memutuskan pada baris subjek, Anda siap untuk melanjutkan ke langkah berikutnya dalam membuat email pengingat yang ramah. Mari kita lihat bagaimana menulis salam email pengingat.

2. Salam Email Pengingat

Sementara Anda mungkin ingin untuk langsung melompat tepat ke dalam tubuh email pengingat Anda dan tidak memasukkan sebuah salam, maka hindari keinginan tersebut. Email Anda akan jauh lebih baik diterima jika Anda menyebut penerima Anda dengan nama.

Dalam contoh kami, kita tahu bahwa nama anggota tim proyek adalah Joan Perez, jadi kita akan menujukan pesan pengingat email ini kepadanya. Karena kita mengenal Joan dengan baik, tidak apa-apa untuk memulai dengan salam informal yang menggunakan kata "Hai" diikuti dengan nama pertama, seperti pada contoh di bawah ini:

Email reminder salutationEmail reminder salutationEmail reminder salutation
Jika Anda mengenal si penerima, tidak apa-apa untuk menggunakan salam informal.

Jika kita tidak mengenal Joan dengan baik, kita bisa mulai dengan salam yang lebih formal seperti "Dear Joan." Jika kita tidak tahu nama Joan, kita dapat mengalamatkannya dari posisinya. Misalnya, "Dear anggota tim proyek ABC."

Untuk contoh spesifik yang lebih banyak tentang bagaimana memulai dan mengakhiri email yang profesional, lihatlah tutorial ini:

3. Badan Teks Email Pengingat

Sekarang setelah kita memilih sebuah subjek email dan salam, kita siap untuk beralih ke badan pesan dari email pengingat, dan melengkapi bagian utama dari apa yang harus ditulis di email pengingat. Ini adalah di mana Anda benar-benar menyampaikan pesan utama Anda.

Anda dapat membagi badan pesan pengingat email Anda menjadi beberapa bagian:

  1. Kalimat pertama - Karena ini adalah pengingat yang ramah, Adalah ide yang baik untuk memulainya dengan pesan positif. Ini menjauhkan pesan Anda terlihat terlalu keras. Jika Anda tidak bisa memikirkan sesuatu yang spesifik, nyatakan sesuatu yang ramah seperti "Saya harap Anda dalam keadaan baik-baik saja."
  2. Pesan Utama - Ini adalah di mana Anda perlu untuk menyampaikan tujuan dari pesan. Pikirkan dengan hati-hati tentang apa yang ingin Anda katakan di sini. Buat sejelas mungkin. Jelaskan persis apa yang terlambat (pekerjaan, pembayaran, pengiriman, dll) dan ketika itu seharusnya sudah diselesaikan.
  3. Mengajak untuk Mengerjakannya - Akhirnya, beritahu penerima pesan apa yang Anda ingin mereka lakukan. Biasanya, ini adalah permintaan bagi mereka untuk melakukan tindakan yang dikehendaki — tetapi dalam beberapa kasus, seperti pengiriman yang terlambat, Anda mungkin ingin meminta pengembalian dana sebagai gantinya. Ini juga merupakan sebuah ide yang baik untuk menawarkan bantuan pada badan pesan Anda, seperti tawaran untuk menjawab pertanyaan.

Pada contoh email pengingat yang kami tulis untuk Joan Perez untuk proyek ABC, kami memasukkan unsur-unsur sebagai berikut:

Friendly email reminder body textFriendly email reminder body textFriendly email reminder body text
Tubuh email pengingat adalah dimana Anda menyampaikan pesan Anda.

Perhatikan bahwa tubuh pesan pengingat dimulai dengan catatan positif memuji pekerjaan Joan sebelumnya. lalu pindah ke paragraf selanjutnya yang langsung membahas tentang batas batas waktu yang terlewat.

Akhirnya, pesan ditutup dengan menanyakan sebuah tindakan meminta Joan memberikan waktu pekerjaan yang tertunda itu dapat diserahkan. Manajer Proyek juga menawarkan untuk menjawab pertanyaan dan bahkan memberikan nomor telepon mereka.

4. Menutup Email Pengingat Anda yang Ramah

Langkah terakhir dalam menciptakan email pengingat yang ramah adalah menutup pesan Anda. Anda akan melakukannya dengan satu kalimat terakhir dan tanda tangan email Anda.

Kalimat terakhir Anda harus lah mencerminkan sisa pola dari email Anda. Jika Anda menggunakan pola formal di seluruh email, Anda harus menutup dengan catatan formal juga. Demikian juga, jika email Anda bersifat informal penutup Anda harus informal juga.

Mari lihat lebih dekat pada contoh kami:

Informal email reminder closingInformal email reminder closingInformal email reminder closing
Tutup email pengingat Anda dengan penutupan kalimat dan tanda tangan Anda.

Untuk kalimat penutup kita, kami mengakhirinya dengan catatan positif dengan asumsi bahwa Penerima akan mengambil tindakan. Juga, kami tidak menyertakan nama perusahaan atau informasi kontak lebih lanjut karena email penerima telah mengenal kami.

Untuk email pengingat yang lebih formal (seperti menghubungi Penjual tentang pengiriman yang terlambat), masukkan lebih banyak dari informasi pengirim, seperti:

  • Nama
  • Jabatan
  • Perusahaan
  • Alamat
  • Nomor Handphone
  • Email

Anda mungkin bahkan ingin memasukkan tanda tangan email ke dalam pesan pengingat. Berikut adalah daftar beberapa template email signature profesional yang mungkin ingin Anda pertimbangkan, serta tips tentang cara terbaik menggunakannya:

Kapan Saatnya Mengangkat Telepon

Pesan email yang ramah dapat menjadi pengingat yang efektif. Sering kali, itu semua diperlukan untuk dapat menyelesaikan sebuah masalah. Kadang-kadang, meskipun, sebuah panggilan telepon lebih efektif daripada email pengingat. Hal ini terutama berlaku ketika Anda sudah mengirim email dan selalu diabaikan.

Jika Anda memutuskan untuk membuat panggilan telepon, berikut adalah beberapa panduan cepat untuk membantu Anda membuat panggilan sukses:

  • Telpon Selama Jam Kerja - Anda akan lebih cenderung untuk mendapati seseorang yang dapat membantu Anda jika Anda menelepon pada waktu ketika mereka sedang bekerja.
  • Ramah dan Sopan - Sebuah sikap profesional dapat membantu kelancaran atas kesalahpahaman.
  • Jangan Mengancam atau Membuat Tuduhan - Kontak Anda kecil kemungkinan bekerja sama jika mereka kecewa atau marah.
  • Langsung pada Pokok Permasalah - Anda harus jelas tentang apa masalahnya dan apa yang bisa mereka lakukan untuk mengatasinya.
  • Buat ini Mudah bagi Mereka untuk Memenuhinya - jika Anda managih pembayaran, jelaskan bagaimana mereka dapat melakukan pembayaran online dan mengarahkan mereka ke link.

Dalam kasus tertentu, Anda mungkin perlu untuk menggunakan langkah-langkah ekstrem (seperti menyewa pengacara atau eskalasi situasi ke Manager Anda). Namun, langkah-langkah tersebut adalah yang terakhir. Ketika Anda bisa, sebaiknya mencoba untuk mengatasi situasi dengan pengingat email yang atau sebuah panggilan ramah. Sebuah pendekatan yang ramah akan meninggalkan hubungan profesional Anda tetap baik untuk transaksi masa depan.

Kesimpulan

Jika Anda pernah bertanya-tanya apa yang harus ditulis di email pengingat, Anda sekarang memiliki beberapa panduan yang dapat Anda ikuti. Hanya ingat untuk mengikuti praktik email terbaik yang diuraikan dalam tutorial ini dan dari sumber yang telah saya bagikan.

Di atas semua, tetaplah ramah dan profesional ketika Anda menulis email pengingat. Menjaga hubungan akan membuka pintu untuk transaksi dimasa yang akan datang dengan kontak Anda.

Apakah Anda sudah pernah menulis email pengingat yang ramah? Bagaimana Anda membuatnya ? Bagi pengalaman Anda di komentar di bawah.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.