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Come scrivere un'email di sollecito amichevole (usando i metodi migliori)

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Italian (Italiano) translation by Cinzia Sgariglia (you can also view the original English article)

Un'email di sollecito amichevole può essere uno strumento effettivo nella gestione della vostra azienda. Ma la maggior parte di noi non è sicura di come scrivere una buona email di sollecito.

Non vogliamo dare l'impressione di essere invadenti o scortesi, ma vogliamo che il nostro messaggio sia appropriato. Più importante, vogliamo che il mittente dell'email faccia il compito che gli stiamo ricordando. Trovare il giusto equilibrio per la vostra email di sollecito può essere un sforzo.

Per fortuna, ci sono dei modi per scrivere un'email di sollecito amichevole che sia efficace e professionale.. In questo tutorial, spiegheremo come scrivere un'email di sollecito amichevole che ottenga i risultati migliori. Condivideremo anche alcune delle migliori pratiche di email e forniremo un esempio di email di sollecito efficace sulla quale potrete lavorare.

6 situazioni che richiedono un'email di sollecito

Qui ci sono alcuni dei casi nei quali potreste aver bisogno di inviare un'email di sollecito:

  1. Pagamento in ritardo - Nessuno vuole aspettare di essere pagato. Se qualcuno vi deve dei soldi ed è in ritardo, avete bisogno di sapere quando potete aspettare il pagamento.
  2. Lavoro in ritardo - Il lavoro di squadra è il tipico scenario in situazioni di lavoro o di scuola.Se lavorate in una squadra e qualcuno non ha fatto la sua parte, ciò può incidere sull'intero progetto. Avete bisogno di far sapere loro con tatto che sono indietro.
  3. Rispondere a una domanda di impiego - Se siete alla ricerca di lavoro, vorrete dare seguito alle interviste e domande di lavoro. Allo stesso tempo, non volete allontanare il vostro contatto a un potenziale datore di lavoro.
  4. Spedizione in ritardo - Quando avete ordinato qualcosa e non è ancora arrivata. Avete bisogno di far sapere al venditore che la loro spedizione è in ritardo. Se l'articolo è esaurito o non disponibile, dovete richiedere un rimborso.
  5. Inazione da parte del destinatario - Ogni volta che qualcuno promette di fare qualcosa per voi e non riesce a portarlo a termine in maniera tempestiva, potete incoraggiarlo ad agire. Un'email di sollecito amichevole può essere di aiuto.
  6. Un'importante tappa è vicina - Qualche volta volete ricordare al vostro contatto di non perdere un evento imminente. Inviare un sollecito gentile prima di una riunione obbligatoria o una scadenza importante potrebbe essere utile.

La chiave per scrivere un'email di sollecito efficace è di rimanere professionali e amichevoli. Questo è soprattutto vero per un primo sollecito, poiché la mancata azione del vostro contatto potrebbe essere il risultato di una svista. Non volete danneggiare le vostre relazioni con quella persona.

Su Envato Tuts+ abbiamo parecchi tutorial che spiegano le migliori pratiche di email per scrivere un'email professionale e che forniscono esempi. Per saperne di più, studiate:

Il primo tutorial spiega in modo chiaro come decidere se scrivere un'email formale o informale. Il secondo spiega come rendere le vostre email chiare e concise.

Quando dovreste inviare un'email di sollecito?

Vi potreste stupire di quanto aspettare prima di inviare un'email di sollecito. Dovete aspettare un giorno, una settimana, più a lungo?

La risposta dipende in parte dall'accordo con l'altra parte.

Se l'azione che state aspettando scade a una data specifica, inviare un'email di sollecito gentile il primo giorno che l'azione è in effetti in ritardo. Di solito questa è la prima data lavorativa dopo la scadenza. Gli esempi includono:

  • Pagamenti in ritardo
  • Scadenze insoddisfatte
  • Spedizioni in ritardo

Parlando in generale, se una data prestabilita è stata concordata e quella data non è stata soddisfatta - un'attesa ulteriore non aiuta. Aspettare potrebbe anche compromettere le vostre possibilità di ottenere una risposta poiché i dettagli del vostro accordo potrebbero essere dimenticati col tempo. Più a lungo aspettate, meno probabile è che il vostro contatto si ricorderà quello che dovrebbe fare.

Invece, se l'azione che state aspettando non ha una data specifica precisa, potete dare al vostro contatto ancora un po' di tempo. Questo è vero soprattutto quando chiedete un favore a un conoscente. Per esempio, chiedete a un conoscente di consegnare il vostro curriculum all'ufficio Risorse Umane della loro azienda e non ricevete subito risposta da loro. Potreste essere ansiosi su un possibile lavoro e volerli contattare il primo giorno lavorativo dopo che hanno accettato di aiutarvi. Ma è meglio aspettare una settimana o giù di l' prima di verificare di nuovo.

Un modo di essere sicuri che inviate un sollecito in maniera tempestiva è di programmare il sollecito in anticipo. Gli strumenti come Boomerang possono impostare in automatico di inviare un messaggio ulteriore se non ricevete un'email di risposta.

Per imparare di più a usare Boomerang per automatizzare i solleciti, esaminate:

Come scrivere un'email di sollecito efficace

Adesso che abbiamo discusso alcune delle circostanze per scrivere un'email di sollecito, è ora di guardare un esempio più specifico di cosa scrivere in un'email di sollecito.

Per gli scopi di questo tutorial, darò uno sguardo a un tipo di sollecito comune - una scadenza non rispettata.

Prima di iniziare, comunque, voglio confidarvi un grande risparmio di tempo quando si tratta di scrivere email che rischiate di inviare più di una volta - usate i modelli. Creando modelli per email per le varie situazioni, evitate di iniziarne una nuova ogni volta che inviate un particolare tipo di messaggio. In più, i template possono essere facilmente personalizzati per inserire dettagli specifici.

Gmail ha una funzione, Canned Responses, che può aiutarvi a impostare le bozze delle email da riutilizzare. Qui c'è il nostro tutorial su Canned Responses:

Un'altra buona qualità dell'usare Canned Responses è che siete meno disposti ad aggiungere emozioni nella vostra email di sollecito, la qual cosa la mantiene cordiale e disponibile.

Adesso, iniziamo con il nostro esempio di sollecito cordiale e analizziamo ogni componente di come si scrive un email di sollecito.

1. Riga oggetto dell'email di sollecito

Dopo che avete scelto i vostri destinatari del messaggio, la prima parte del vostro messaggio di sollecito da considerare è la riga oggetto. Se siete tentati di saltare la riga oggetto, non fatelo. Il messaggi email senza una riga oggetto vanno spesso direttamente nello Spam.

La riga oggetto è importante anche perché è la prima cosa che il destinatario vede. Se riceve molte email, la riga oggetto può determinare se aprirà il messaggio email che avete spedito.

Per catturare l'attenzione del destinatario, utilizzo la frase "Risposta necessaria" nella riga oggetto. Aggiungo anche il nome del progetto, poiché possono essere coinvolti in più di un progetto.

Finora il nostro messaggio assomiglia a questo:

Friendly reminder email subject line
Siate sicuri di inserire la riga oggetto nella vostra email di sollecito.

Dopo aver deciso la riga oggetto, siete pronti per proseguire al prossimo passaggio di creazione della vostra email di sollecito amichevole. Vediamo come scrivere una forma di saluto nell'email di sollecito.

2. Forma di saluto nell'email di sollecito

Mentre potreste essere tentati di saltare subito nel corpo della vostra email di sollecito e non inserire una forma di saluto, evitate la tentazione. La vostra email sarà molto più gradita se vi rivolgerete al vostro destinatario per nome.

Nel nostro esempio, sappiamo che il nome del membro della squadra è Joan Perez, quindi rivolgeremo a lei il messaggio dell'email di sollecito. Siccome conosciamo bene Joan, va bene iniziare con una forma di saluto informale usando la parola "Ciao" seguita dal nome, come nell'esempio sotto:

Email reminder salutation
Se conoscete il destinatario, va bene usare un saluto informale.

Se non conosciamo bene Joan, potremmo iniziare con un saluto più formale come "Cara Joan". Se non sappiamo il nome di Joan, potremmo rivolgerci alla sua posizione. Per esempio, "Caro Membro della Squadra del Progetto ABC".

Per esempi più specifici su come iniziare e terminare un'email professionale, date un'occhiata a questo tutorial:

3. Il testo di un'email di sollecito

Adesso che abbiamo scelto una riga oggetto e una forma di saluto per l'email, siamo pronti a proseguire con il corpo del messaggio dell'email di sollecito e coprire la parte principale di quello da scrivere nella vostra email di sollecito. Questo è dove comunicherete davvero il vostro messaggio principale.

Potete dividere il corpo del messaggio della vostra email di sollecito in diverse parti:

  1. Prime frasi - Siccome è un sollecito amichevole, è una buona idea iniziare il messaggio con una nota positiva. Ciò impedisce al vostro messaggio di sembrare troppo duro. Se non sapete pensare a qualcosa di specifico, esprimete qualcosa di amichevole come "Spero tu stia bene".
  2. Messaggio principale - È dove avete bisogno di comunicare lo scopo del messaggio. Pensate con attenzione ciò che volete dire qui. Siate più chiari possibile. Spiegate esattamente cosa è arretrato (lavoro, pagamento, spedizione, ecc.) e quando si presumeva dovesse essere consegnato.
  3. Invito ad agire - Finalmente, dite al destinatario del messaggio cosa vorreste che facesse. Di solito, questa è una richiesta a portare a termine un'azione attesa - ma in alcuni casi, come una spedizione in ritardo, invece potreste voler domandare un rimborso. È anche una buona idea offrire aiuto nel corpo del messaggio, come un'offerta a rispondere delle domande.

Nell'esempio di email di sollecito che stiamo scrivendo a Joan Perez per il progetto ABC, abbiamo inserito questi elementi come segue:

Friendly email reminder body text
Il corpo dell'email di sollecito è dove comunicate il vostro messaggio.

Notate che il corpo del messaggio di sollecito inizia con una nota positiva complimentandosi per il lavoro precedente di Joan. Passa a un paragrafo diretto sulla scadenza non rispettata.

Finalmente, il messaggio si chiude con un invito ad agire chiedendo a Joan una data in cui sarà presentato il lavoro non consegnato. Il responsabile del progetto si offrirà anche di rispondere a delle domande e persino a fornire un numero di telefono.

Chiusura di un'email di sollecito amichevole

Il passo finale nella creazione di un'email di sollecito amichevole è di chiudere il messaggio. Lo farete con un'ultima frase e la vostra firma email.

La vostra frase finale dovrebbe riflettere il tono del resto della vostra email. Se avete usato un tono formale per tutta l'email, dovreste anche chiudere con una nota formale. Allo stesso modo, se la vostra email è informale anche la vostra chiusura dovrebbe essere informale.

Diamo un'occhiata più da vicino al nostro esempio:

Informal email reminder closing
Chiudete la vostra email di sollecito con una frase di chiusura e la vostra firma.

Per la nostra frase di chiusura, terminiamo con una nota positiva supponendo che il destinatario intenda agire. Inoltre, non abbiamo inserito il nome dell'azienda o altre informazioni di contatto poiché conosciamo bene il destinatario dell'email.

Per un'email di sollecito più formale (come contattare il venditore circa una spedizione in ritardo), aggiungiamo più informazioni del mittente, come:

  • Nome
  • Titolo
  • Azienda
  • Indirizzo
  • Telefono
  • Email

Potete persino voler inserire una firma email nel vostro messaggio di sollecito. Qui c'è una lista di alcuni modelli professionali di firma email che potreste voler considerare, e anche suggerimenti per usarle al meglio:

Quando prendere il telefono

Un'email di sollecito amichevole può essere un promemoria efficace. Spesso è tutto quello che serve per risolvere una questione. Qualche volta, tuttavia, una telefonata è molto più efficace di un'email di sollecito. Ciò è specialmente vero quando avete già inviato un'email ed è stata ignorata.

Se decidete di fare una telefonata, qui ci sono delle linee guida veloci per aiutarvi a fare una chiamata di successo:

  • Chiamare durante l'orario d'ufficio - Si hanno molte più probabilità di contattare qualcuno che possa aiutarvi se chiamate in un momento che sono in ufficio.
  • Essere amichevoli e cortesi - Un atteggiamento professionale può aiutare ad ammorbidire i fraintendimenti.
  • Non minacciare o lanciare accuse - Il vostro contatto è meno probabile che cooperi se è turbato o arrabbiato.
  • Andare dritto al punto - Avete bisogno di essere chiari su qual è il problema e cosa possono fare per risolverlo.
  • Rendere più facile per loro di ottemperare - Se state incassando un pagamento, spiegate come possono pagare online e indirizzateli al link.

In certi casi potreste aver bisogno far ricorso a misure estreme (come assumere un avvocato o l'aggravarsi della situazione al vostro responsabile). Ma queste misure sono l'ultima spiaggia. Quando potete, è meglio cercare di risolvere la situazione con un'email di sollecito amichevole o una telefonata gentile. Un approccio amichevole lascia intatta la vostra relazione professionale per future transazioni.

Conclusioni

Se vi siete mai chiesto cosa scrivere in un'email di sollecito, ora avete delle linee guida che potete seguire. Ricordate solo di seguire i metodi migliori delineati in questo tutorial e nelle risorse che ho condiviso.

Soprattutto, rimanete amichevoli e professionali quando scrivete un'email di sollecito. Mantenere le relazioni lascia la porta aperta a future transazioni con il vostro contatto.

Avete mai dovuto scrivere un'email di sollecito amichevole? Come l'avete gestita? Condividete le vostre esperienze nei commenti sotto.

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