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Como Escrever um  E-mail Lembrete Amigável (Usando as Melhores Práticas)

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Portuguese (Português) translation by Ingrid Fornazari (you can also view the original English article)

Um lembrete amigável por e-mail pode ser uma ferramenta efetiva na condução dos seus negócios. Mas a maioria de nós não tem certeza de como escrever um bons e-mails lembretes.

Nós não queremos ser insistentes ou hostis, mas nós queremos que nossa mensagem chegue da maneira apropriada. O mais importante, nós queremos que o destinatário do e-mail faça a tarefa que nós o estamos lembrando. Encontrar o equilíbrio ideal para o seu e-mail lembrete pode ser uma luta.

Felizmente, há maneiras de escrever um lembrete amigável por e-mail que são ambos, efetivo e profissional. Nesse tutorial nós vamos explicar como escrever um lembrete amigável por e-mail que obtém os melhores resultados. Nós também dividimos algumas das melhores práticas em e-mails e fornecemos exemplos de e-mails lembrete efetivo a partir dos quais você pode trabalhar.

6 Situações que Requerem um Lembrete por E-mail

Aqui estão apenas algumas situações onde você pode precisar enviar um e-mail lembrete.

  1. Pagamento Atrasado - Ninguém quer esperar para ser pego. Se alguém deve dinheiro a você e está atrasado, você precisa descobrir quando você pode esperar pagamento.
  2. Trabalho Atrasado - Trabalho de equipe é um cenário comum nos negócios ou escola. Se você trabalha numa equipe e alguém não faz a parte dele, isso pode afetar todo o projeto. Você precisa ter muito tato para dizer que eles estão atrasados.
  3. Acompanhamento de uma Proposta de Emprego - Se você está procurando emprego e quer um acompanhamento das entrevistas e propostas de emprego. Ao mesmo tempo você não quer alienar seu contato de empregador em potencial.
  4. Entrega Atrasada - quando você pediu alguma coisa e não chegou. Você precisa deixar o vendedor saber que a entrega dele está atrasada. Se o item está fora de estoque ou esgotado, você precisa solicitar um reembolso.
  5. Inação de uma Parte ou Destinatário - A qualquer hora  alguém promete fazer alguma coisa para você e não consegue cumprir de forma oportuna, e você quer encorajá-los a agir. Um lembrete amigável por e-mail pode ajudar.
  6. Um Marco Importante está Próximo - Algumas vezes você quer lembrar seus contatos para não perderem um evento próximo.  Enviar um lembrete gentil antes de uma reunião obrigatória ou prazo final importante pode ser útil

A chave para escrever um e-mail lembrete efetivo é permanecer profissional e amigável. Isso é particularmente verdade para um primeiro lembrete, já que a falta de ação de seus contatos pode ser resultado de uma omissão. Você não quer estragar seu relacionamento com aquela pessoa.

No Envato Tuts+ nós temos vários tutoriais que explicam as melhores práticas para escrever um e-mail profissional e fornecem exemplos. Para aprender mais, estude:

O primeiro tutorial explica claramente como decidir se deve escrever um e-mail formal ou informal. O segundo explica como deixar seus e-mails claros e concisos.

Quando Você Deve Enviar um Lembrete por E-mail?

Você deve se perguntar quanto tempo esperar antes de mandar um e-mail lembrete. Você deve esperar um dia, uma semana, mais tempo?

A resposta depende parcialmente do seu acordo com a outra parte.

Se a ação que você está esperando é devida numa data específica, envie um e-mail lembrete gentil no primeiro dia após essa ação estar atrasada de verdade. Normalmente no primeiro dia útil após a data. Exemplos incluídos:

  • Pagamentos atrasados
  • Prazos finais não cumpridos
  • Entregas atrasadas

Falando de maneira geral, se uma data foi acordada e essa data não foi cumprida, espera extra não ajuda. Esperar pode até mesmo diminuir suas chances de conseguir uma resposta, já que os detalhes do seu acordo podem ser esquecidos com o tempo. Quanto mais tempo você espera, menos provável é que seu contato se lembre do que ele deveria fazer.

Ao contrário, se a ação que você está esperando não tem uma data específica, você pode dar ao seu contato uma pouco de tempo extra. Isso é particularmente verdade quando você pede um favor a um conhecido. Por exemplo, você pede a um conhecido para entregar seu currículo no RH da companhia que ele trabalha e você não tem uma resposta deles logo. Você pode estar ansioso sobre a possibilidade de um emprego e pode querer contatá-los logo no primeiro dia útil após eles concordarem em ajudar. Mas é melhor esperar uma semana mais ou menos, antes de você contatá-los de novo.

Uma maneira de ter certeza de que você envia lembretes em tempo correto é agendar o lembrete com antecedência. Ferramentas como o Boomerang pode ser configuradas para enviar automaticamente uma mensagem de acompanhamento se você não receber nenhum e-mail de retorno.

Para aprender mais sobre como usar o Boomerang para automatizar seus lembretes:

Como Escrever um Lembrete por E-mail Eficaz

Agora que nós discutimos algumas nas circunstâncias de escrever um lembrete por e-mail é hora de olhar de modo mais específico sobre o que escrever em um e-mail lembrete.

Para os propósitos desse tutorial eu vou dar uma olhada num tipo de lembre comum - um prazo final vencido.

Antes de começarmos entretanto eu quero deixá-lo a par de um grande poupador de tempo quando se trata de escrever e-mails já que provavelmente você terá que enviar mais de um - use modelos. Criar modelos de e-mails para várias situações evita que você comece do zero toda vez que enviar um determinado tipo de mensagem. E mais, modelos pode ser facilmente personalizados para incluir detalhes específicos.

O Gmail tem o recurso de Respostas Predefinidas (nt: automáticas) que podem ajudar você a configurar rascunhos de emails para reutilização. Aqui está nosso tutorial de respostas predefinidas:

Outro ponto bom sobre usar Respostas Automáticas é que você estará menos propenso a adicionar emoção no seu e-mail lembrete, o que vai mantê-lo amigável e útil.

Agora vamos iniciar o nosso exemplo de e-mail lembrete amigável e analisar cada componente de como escreve um e-mail lembrete.

1. Linha de Assunto do Lembrete por E-mail

Depois que escolher seus destinatários, a primeira parte da sua mensagem lembrete a ser considerada é a linha de assunto. Se você estiver tentado a pular a linha de assunto, não faça isso. Mensagens de e-mail sem a linha assunto frequentemente vão direto para a caixa Spam.

A linha do assunto é importante porque é a primeira coisa que o destinatário vê. Se ele recebe vários e-mails, a linha de assunto pode determinar se eles vão abrir a mensagem que você enviou.

Para conseguir a atenção do destinatário, use a frase "Necessário Resposta" na linha de assunto. Eu também incluo o nome do projeto, já que eles podem estar envolvidos em mais de um projeto.

Até agora a nossa mensagem fica assim:

Friendly reminder email subject line
Tenha certeza de incluir a linha de assunto no seu e-mail lembrete.

Após decidir sobre a linha de assunto, você está pronto para seguir em frente e criar seu e-mail lembrete amigável. Vamos dar uma olhada em como escrever a saudação do e-mail lembrete.

2. Saudação do Lembrete por E-mail

Enquanto você pode estar tentado a pular direto para o corpo do seu e-mail lembrete e não incluir a saudação, evite a tentação. Seu e-mail será muito melhor recebido se você chamar seu destinatário pelo nome.

No nosso exemplo, sabemos que o nome do membro da equipe do projeto é Joan Perez, então nós vamos endereçar essa e-mail lembrete para ela. Já que nós conhecemos a Joan bem, está tudo bem começar com uma saudação informal usando a palavra "Hi" seguida por um primeiro nome, como no exemplo abaixo:

Email reminder salutation
Se você conhece o destinatário está tudo bem usar uma saudação informal.

Se nós não conhecemos bem a Joan, nós podemos começar com uma saudação mais formal como "Prezada Joan". E se não soubermos o nome da Joan nós podemos endereçar para o cargo dela. Por exemplo, "Prezado Membro da Equipe do Projeto ABC."

Para exemplos mais específicos de como começar e terminar um e-mail profissional, dê uma olhada nesse tutorial:

3. Corpo do Texto do Lembrete por E-mail

Agora que escolhemos a linha de assunto e a saudação, nós estamos prontos para passar ao corpo do e-mail lembrete, e cobrir a parte principal sobre o que escrever em seu e-mail. Aqui é onde você na verdade comunica sua mensagem principal.

Você pode dividir o corpo da mensagem do seu e-mail lembrete em várias partes.

  1. Primeiras sentenças - já que esse é um lembrete amigável, é uma boa ideia começar a mensagem com um tom positivo. Isso evita que sua mensagem seja muito seca. Se você não pensar em nada específico, fique com algo amigável como "Espero que esteja bem."
  2. Mensagem principal - onde você comunica o propósito da mensagem. Pense cuidadosamente sobre o quê você vai dizer aqui. Seja o mais claro possível. Explique exatamente o que está atrasado (trabalho, pagamento, envio, etc) e quando estava previsto para ser entregue.
  3. Chame a atenção - Finalmente, diga ao destinatário da mensagem o que você gostaria que eles fizessem. Normalmente, isso é um pedido para eles executarem a ação desejada, mas em alguns casos, como envio atrasado você pode querer solicitar o reembolso. Também é uma boa ideia oferecer ajuda no corpo da sua mensagem, como por exemplo uma oferta para responder dúvidas.

No e-mail lembrete de exemplo, que estamos escrevendo para Joan Perez do projeto ABC, nós incorporamos esses elementos do seguinte modo:

Friendly email reminder body text
O corpo do e-mail lembrete é onde você comunica a sua mensagem.

Observe que o corpo da mensagem lembrete começa com uma nota positiva elogiando o trabalho anterior da Joan. Segue para um parágrafo direto sobre o prazo perdido.

Finalmente a mensagem fecha com um chamado a ação, pedindo a Joan por uma data quando o trabalho atrasado será enviado. O gerente do projeto também se oferece para responder perguntas e até mesmo fornece o número de telefone.

4. Fechamento Amigável do seu Lembrete por E-mail

O passo final da criação do seu e-mail lembrete amigável é fechar sua mensagem. Você fará isso com uma última sentença e sua assinatura de e-mail.

Sua sentença final deve refletir o tom do resto do seu e-mail. Se você usou um tom formal por todo o e-mail, você deve fechá-lo com uma nota formal também. Da mesma forma, se seu e-mail é informal você deve ser informal também.

Vamos olhar nosso exemplo mais de perto:

Informal email reminder closing
Termine seu e-mail lembrete com uma sentença de fechamento e sua assinatura.

Para a sua sentença de fechamento, nós terminamos com uma nota positiva, assumindo que o destinatário fará a ação. Também nós incluímos o nome da empresa ou outras informações de contato já que o destinatário do e-mail é bem conhecido.

Para um e-mail lembrete mais formal (como contactar um vendedor sobre atraso no envio), inclua mais informações sobre o remetente, tais como:

  • Nome
  • Cargo
  • Empresa
  • Endereço
  • Telefone
  • E-mail

Você pode até querer incorporar uma assinatura de e-mail em sua mensagem lembrete. Aqui está uma lista de alguns modelos de assinatura de e-mails profissionais que você pode desejar considerar, assim como as melhores dicas sobre como fazer o melhor uso delas:

Quando Pegar o Telefone

Uma mensagem de e-mail amigável pode ser um lembrete eficiente. Com frequência é tudo o que precisa para ter o assunto resolvido. Algumas vezes, entretanto, um telefonema é mais eficiente que um e-mail. Isso é especialmente verdade quando você já enviou um e-mail e ele foi ignorado.

Se você decidiu dar um telefonema, aqui estão algumas diretrizes para ajudá-lo a fazer uma chamada de sucesso:

  • Chamar durante as horas de trabalho - é mais provável que você consiga alcançar alguém que possa te ajudar se você ligar nos horário em que eles provavelmente estão trabalhando.
  • Seja amigável e cortês - Uma atitude profissional pode ajudar a suavizar mal-entendidos.
  • Não ameace ou faça acusações - Seus contatos estarão menos propenso a colaborar se estiverem contrariados ou com raiva.
  • Vá direto ao ponto - você precisa ser claro sobre qual é o problema e o que eles podem fazer para resolver.
  • Torne fácil para que eles cumpram - se você está coletando pagamento, explique como eles podem pagar online e direcione-os para o link.

Em certos casos você pode precisar tomar medidas extremas (como contratar um advogado ou passar a situação para o seu gerente). Mas, essas medidas são o último recurso. Quando puder, o melhor é resolver a situação com um e-mail ou telefonema amigável. Uma abordagem amigável deixa sua relação profissional intacta para transações futuras.

Conclusão

Se você já ficou  imaginando o que escrever em um lembrete por e-mail, você agora tem diretrizes que pode seguir. Apenas lembre-se de seguir as melhores práticas de e-mail delineadas nesse tutorial e nos recursos que eu compartilhei.

Acima de tudo, permaneça amigável e profissional enquanto escreve seu lembrete por e-mail. Manter a relação deixa as portas abertas para transações futuras com seu contato.

Você já teve que escrever um lembrete amigável alguma vez? Como você lidou com isso? Compartilhe suas experiências nos comentários abaixo.

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