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Cómo escribir un email recordatorio amistoso (con buenas prácticas)

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Spanish (Español) translation by Andres Maya (you can also view the original English article)

Un email recordatorio amistoso puede ser una herramienta efectiva en la administración de tu negocio. Pero la mayoría de nosotros no estamos seguros de cómo escribir un buen email recordatorio.

No queremos parecer agresivos o poco amistosos, pero queremos que nos entiendan correctamente. Más importante aún, queremos que el receptor de nuestro email haga lo que le estamos recordando. Encontrar el balance correcto para tu email recordatorio puede ser un reto.

Afortunadamente, hay maneras de escribir un email recordatorio amistoso que son tanto efectivas como profesionales. En este tutorial, explicamos cómo escribir un email recordatorio amistoso para obtener mejores resultados. También compartimos algunas buenas prácticas para la composición de emails y te brindamos un ejemplo efectivo de email recordatorio con el que puedes trabajar.

6 situaciones que requieren un email recordatorio

Aquí hay algunas de las situaciones en las que puedes necesitar enviar un email recordatorio:

  1. Pago atrasado: nadie quiere esperar a recibir un pago. Si alguien te debe dinero y está atrasado, necesitas averiguar para cuándo puedes esperar el pago.
  2. Trabajo atrasado: el trabajo en equipo es un escenario común en los negocios y en la escuela. Si participas en un equipo y alguien no ha cumplido con su parte, puede afectar todo el proyecto. Necesitas tener tacto y dejarle saber que está atrasado.
  3. Seguimiento a una aplicación de trabajo: si estás buscando un trabajo, necesitarás darles seguimiento a las entrevistas y aplicaciones. Al mismo tiempo, no debes alienar a tu contacto en un potencial empleador .
  4. Cargamento atrasado: cuando has ordenado algo y no ha llegado. Necesitas dejarle saber al vendedor que su cargamento esta retrasado. Si el artículo está agotado o no disponible, entonces debes pedir una devolución.
  5. Inacción por parte del destinatario: siempre que alguien promete hacer algo pero no lo hace puntualmente, entonces debes motivarlos. Una email recordatorio amistoso puede ayudar.
  6. Se acerca un hito importante: a veces debes recordarle a un contacto que no debe perderse un evento próximo. Enviarle un recordatorio amable antes de una reunión necesaria o de una fecha tope puede ser útil.

La clave para escribir un email recordatorio amistoso es ser profesional y amigable. Esto es particularmente verdadero para un primer recordatorio, ya que la falta de acción de tu contacto puede resultar en un descuido. No quieres dañar tu relación con esa persona.

En Envato Tuts+ tenemos varios tutoriales que explican las mejores prácticas para escribir emails y también brindan ejemplos. Para aprender más, estudia:

El primer tutorial explica claramente cómo decidir si escribir un email formal o informal. El segundo explica cómo hacer que tu email sea claro y conciso.

¿Cuándo deberías enviar un email recordatorio?

Te puedes preguntar cuánto deberías esperar antes de enviar un email recordatorio. ¿Debería esperar un día, una semana, o más?

La respuesta depende en parte del acuerdo que tengas con la otra persona.

Si la acción que estás esperando es en una fecha específica, entonces envía un email recordatorio amable el primer día en que la acción esté realmente retrasada. Usualmente, esto significa el primer día laboral después del día en que la esperabas. Los ejemplos incluyen:

  • Pagos retrasados
  • Plazos no cumplidos
  • Cargamentos retrasados

En general, si se ha acordado una fecha específica y ese plazo no se cumplió, entonces esperar más no sirve de nada. Esperar podría incluso afectar tus posibilidades de obtener una respuesta, ya que los detalles de tu acuerdo pueden haber sido olvidados con el tiempo. Mientras más esperes, menos probable es que tu contacto se acuerde de lo que debía hacer.

Por el contrario, si la acción que esperas no tiene una fecha límite específica, puedes darle a tu contacto un poco más de tiempo. Esto es particularmente cierto cuando le pidas un favor a un conocido. Por ejemplo, le pides a un conocido que entregue tu CV al departamento de recursos humanos de su empresa pero no recibes ninguna noticia al respecto. Puede ser que estés ansioso sobre un posible empleo y quieras contactarlos en el primer día laboral después de que quedaron de acuerdo. Pero, es mejor esperar más o menos una semana antes de hacer cualquier pregunta.

Una manera de asegurarte de que envíes los recordatorios de forma oportuna es programarlo por adelantado. Herramientas como Boomerang te ayudan a programar el envío automático de un mensaje en el caso que no hayas recibido una respuesta.

Para aprender más sobre el uso de Boomerang para recordatorios automáticos, entonces revisa:

Cómo escribir un email recordatorio efectivo

Ahora que hemos hablado sobre algunas de las circunstancias en las que debes escribir un email recordatorio, es hora de ver un ejemplo más específico de qué escribir en un email recordatorio.

Para el propósito de este tutorial, voy a darle un vistazo a un tipo común de recordatorio: un plazo incumplido.

Antes de empezar, sin embargo, quiero darte un consejo que te ahorrará mucho tiempo cuando escribas emails que probablemente enviarás más de una sola vez; usa plantillas. Al crear plantillas de emails para varias situaciones, evitarás empezar desde cero cada vez que quieras enviar un tipo específico de mensaje. Además, las plantillas se pueden modificar fácilmente para incluir los detalles específicos.

Gmail tiene una característica, respuestas almacenadas, que te permiten crear borradores de emails que son fáciles de reutilizar. Aquí está nuestro tutorial de respuestas almacenadas:

Otro punto positivo de usar respuestas almacenadas es que tienes menos probabilidades de que tu email se vuelva emocional, lo que lo mantiene amigable y útil.

Ahora, empecemos con nuestro ejemplo de recordatorio amigable y analicemos cada parte de cómo escribir un email recordatorio.

1. Asunto de email recordatorio

Después de haber elegido los destinatarios de tu mensaje, la primera parte de tu recordatorio es considerar el sujeto de tu email. Si te sientes tentado a saltarte la línea del sujeto, no lo hagas. Los mensajes de email sin sujetos van a menudo directamente a correo no deseado.

La línea de sujeto también es importante porque es la primera cosa que el destinatario ve. Si recibe muchos emails, entonces el sujeto puede determinar si va a abrir o no el email que tú le enviaste.

Para obtener la atención del destinatario, yo uso la frase "Requiere respuesta" en la línea de sujeto. También incluyo el nombre del proyecto, ya que puede estar involucrado en más de un proyecto.

Hasta ahora, nuestro mensaje luce así:

Friendly reminder email subject lineFriendly reminder email subject lineFriendly reminder email subject line
Asegúrate de incluir un sujeto en tu email recordatorio.

Después de decidir la línea de sujeto, estás listo para el siguiente paso en la creación de un email recordatorio amistoso. Veamos cómo escribir un saludo de email recordatorio.

2. Saludo de email recordatorio

Si bien te puedes ver tentado a empezar directamente con el cuerpo de tu email recordatorio y no incluir un saludo, evita esa tentación. Tu email será mucho mejor recibido si te diriges al destinatario por su nombre.

En nuestro ejemplo, sabemos que el nombre del miembro del equipo es Joan Perez, así que dirigiremos este email recordatorio para ella. Ya que la conocemos bien a Joan, entonces está bien iniciar con un saludo informal como "Hola" y su nombre de pila, como en el ejemplo a continuación:

Email reminder salutationEmail reminder salutationEmail reminder salutation
Si conoces al destinatario, está bien usar un saludo informal.

Si no conociésemos bien a Joan, entonces podríamos empezar con un saludo más formal como "Estimada Joan". Si no conociésemos el nombre de Joan, podríamos dirigirnos a ella por su puesto. Por ejemplo, "Estimada miembro del Proyecto ABC".

Para ejemplos más específicos sobre cómo iniciar y terminar un email profesional, dale un vistazo a este tutorial:

3. Cuerpo del email recordatorio

Ahora que has elegido un sujeto y un saludo para tu email, vamos a continuar al cuerpo del mensaje de tu email recordatorio, y cubrir también la parte principal de qué escribir en un email recordatorio. Esto es donde en verdad comunicarás tu mensaje principal.

Puedes dividir el cuerpo de tu email recordatorio en varias partes:

  1. Primeras oraciones: ya que es un recordatorio amistoso, es buena idea comenzar el mensaje con una actitud positiva. Esto evita que tu mensaje luzca muy agresivo. Si no puedes pensar en nada específico, escribe algo amigable como "espero que estés bien".
  2. Mensaje principal: aquí es donde debes comunicar el propósito de tu mensaje. Piensa cuidadosamente en el que vas a decir aquí. Sé tan claro como sea posible. Explica exactamente que falta hacer (trabajo, pago, cargamento, etc.) y cuándo se supone debería haber sido entregado.
  3. Llamada a la acción: finalmente, dile al destinatario qué es lo que te gustaría que haga. Usualmente, esto es una petición para que ellos lleven a cabo una acción deseada; pero en algunas circunstancias, como con un cargamento retrasado, puedes en cambio pedir una devolución. También es una buena idea ofrecer asistencia en el cuerpo de tu mensaje, como por ejemplo respuesta a cualquier pregunta que sea necesaria.

En el ejemplo de email recordatorio que estamos escribiendo a Joan Perez para el Proyecto ABC, hemos incorporado los siguientes elementos:

Friendly email reminder body textFriendly email reminder body textFriendly email reminder body text
El cuerpo del email recordatorio es donde comunicas tu mensaje.

Nota que el cuerpo del mensaje recordatorio empieza de forma positiva al hacer un cumplido sobre el trabajo previo de Joan. Después continúa a un párrafo directo acerca del plazo incumplido.

Finalmente, el mensaje cierra con un llamado a la acción al preguntarle a Joan por una fecha en la que el trabajo retrasado será entregado. El administrador del proyecto también ofrece responder preguntas e incluye su número de teléfono.

4. Cierre de tu email recordatorio amistoso

El paso final para crear un email recordatorio amistoso es cerrar tu mensaje. Harás esto con una última oración y tu firma.

Tu oración final debería refleja el tono del resto de tu email. Si usaste un tono formal a lo largo de tu email, deberías cerrar de manera formal también. De igual forma, si tu email es informal entonces tu cierre debería ser informal.

Veamos nuestro ejemplo más de cerca:

Informal email reminder closingInformal email reminder closingInformal email reminder closing
Cierra tu email recordatorio con una oración de cierre y tu firma.

Para nuestra oración de cierre, terminamos en una nota positiva y asumimos que el destinatario va a ponerse en marcha. No incluimos el nombre de la compañía o mayor información de contacto ya que el destinatario está familiarizado con nosotros.

Para un email recordatorio más formal (como el contacto a un vendedor por un cargamento atrasado), incluye más información del remitente, como por ejemplo:

  • Nombre
  • Título
  • Compañía
  • Dirección
  • Teléfono
  • Email

Podrías incluso incorporar una firma de email en tu mensaje recordatorio. Aquí está una lista de algunas plantillas profesionales para firmas de email que podrías considerar, al igual que consejos sobre cómo usarlas mejor.

Cuándo hacer una llamada telefónica

Un email amigable puede ser un recordatorio efectivo. A menudo, eso es todo lo que hace falta para resolver un problema. A veces, sin embargo, una llamada telefónica es más efectiva que un email recordatorio. Esto es especialmente cierto cuando ya has enviado un email y ha sido ignorado.

Si decides hacer una llamada telefónica, aquí tienes algunas guías rápidas para ayudarte a hacer una llamada exitosa:

  • Llama dentro de los horarios de atención: hay más posibilidades de que encuentres a alguien que pueda ayudarte si llamas cuando es más probable que estén trabajando.
  • Se amigable y cortés: una actitud profesional puede ayudar a resolver cualquier malentendido.
  • No amenaces o hagas acusaciones: es menos probable que tu contacto coopere si está molesto o enojado.
  • Ve directo al punto: necesitas ser claro sobre cuál es el problema y qué es lo que pueden hacer para resolverlo.
  • Facilita el cumplimiento: si estás recolectando un pago, explica cómo pueden pagarte en línea o envíales el enlace.

En ciertos casos puedes necesitar acudir a medidas extremas (como contratar un abogado o contactar a tu administrador). Pero, esas medidas son la última opción. Cuando puedas, es mejor intentar resolver la situación con un email recordatorio amigable o una llamada amistosa. Un acercamiento respetuoso conserva tu relación laboral intacta para futuras transacciones.

Conclusión

Si alguna vez te has preguntado qué escribir en un email, ahora tienes guías que puedes seguir. Solo recuerda seguir las mejores prácticas descritas en este tutorial y en los recursos que he compartido.

Sobre todo, sé siempre amistoso y profesional mientras escribes un email. Conservar una relación deja la puerta abierta para futuras transacciones con tu contacto.

¿Has tenido que escribir alguna vez un email recordatorio amistoso? ¿Cómo manejaste la situación? Comparte tus experiencias en los comentarios a continuación.

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