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Cómo Escribir una Propuesta de Negocios Ganadora

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Spanish (Español) translation by Rafael Chavarría (you can also view the original English article)


Si llevas un negocio, necesitas saber cómo escribir una propuesta de negocio. Ya sea una propuesta de diseño web, una propuesta de diseño gráfico, una propuesta de derechos de autor, o algún otro tipo de propuesta---necesita ser buena. Tus clientes quieren ver una descripción de cómo los ayudarás.

Una propuesta de negocios bien escrita les muestra lo que necesitan ver. En este tutorial explico cómo escribir una propuesta ganadora de negocios. También compartiré unos cuantos ejemplos de plantillas de propuesta de negocios desde GraphicRiver.

Project Business Proposal Template
Plantilla de Propuesta de Negocio.

Hay un proceso que puedes usar para mejorar tus propuestas de negocios. Es solo una cuestión de seguir estos pasos. Comencemos.

1. Descubre las Necesidades del Cliente

El primer paso en escribir una propuesta efectiva de negocios es encontrar lo que el cliente necesita. Para hacer eso aprende todo lo que puedas sobre su negocio.

Hay básicamente tres formas de investigar y aprender sobre el negocio de tu cliente:

  • Habla con ellos. Haz Preguntas. Escucha lo que dicen, pero también pon atención a cómo contestan. Lo que no dicen es frecuentemente más importante que lo que dicen. Si el cliente es local, considera reunirte con ellos en persona.
  • Busca información en línea. Encuentra todo lo que puedas sobre tu cliente. Entre más sepas, más puedes ayudar. Aprende lo que puedas sobre su industria si no estás ya familiarizado con ella. Comienza con el sitio web del cliente y los motores de búsqueda.
  • Revisa registros profesionales. Otras fuentes para revisar incluyen registros profesionales y listados. Estos registros te dan una idea de cómo el negocio se compara con sus competidores. En la U.S. Chamber of Commerce and Better Business Bureau hay dos ejemplos de registro.

Mientras estás aprendiendo sobre el negocio del cliente, piensa en manera de que tus productos y servicios lo puedan ayudar. Toma notas. Cuando estés listo para escribir tu propuesta de negocios, necesitarás esta información.

2. Obtén Requerimientos Claros

¿Entiendes los requerimientos de los clientes? Una razón por la que muchas propuestas de negocios fallan es por la persona de negocios no supo lo que el cliente quería. No cometas este error común.

Es mejor tener suficiente información temprano en el proceso que tener que regresar y re-cablear tu propuesta o incluso peor, re-hacer el trabajo. Una pregunta preparada puede asegurar que no olvides preguntar algo importante.

Aquí hay tres pasos para ayudarte a construir una lista de pregunta preparada que puedes usar una y otra vez:

  1. Crea una lista de la información mínima que necesitas para hacer un buen trabajo. Lo que necesitas saber varía dependiendo de tu negocio. Siempre debería incluir lo que el consumidor espera recibir y cuando esperan recibirlo.
  2. Lleva seguimiento de cualquier problema que tengas con clientes. Mientras cada problema ocurre, piensa en una pregunta que podrías hacer para evitar que el problema suceda de nuevo.
  3. Haz una lista de preguntas básicas. Asegúrate de que tus preguntas incluyan la información del paso uno así como las preguntas que pensaste en el paso dos. Presenta estas preguntas a cada cliente prospecto antes de que crees una propuesta de negocio.

Antes de que envíes la lista de preguntas al cliente, asegúrate de que cada pregunta es fácil de entender. Las palabras son importantes. Si no estás seguro de si tu lista es clara, haz que un amigo la revise. Podrías también contratar a un escritor profesional para asegurar que tu lista está bien escrita.

Recuerda revisar tu lista de preguntas regularmente. Remueve cualquier pregunta innecesaria y agrega cualquier nueva pregunta según sea necesario. Ten cuidado de que la lista no sea tan larga que intimide a tus prospectos.

Clean creative business proposal template
Plantilla de Propuesta Creativa de Negocio.

3. Estima el Costo de Tu Solución

Antes de que crees tu propuesta de negocios, necesitas estimar cuánto cuesta tu solución. Estimar es un tema complejo. Solo tocaré los básicos en este artículo y te referiré a más recursos para estudio posterior.

Una de las razones por las que recopilaste información detallada de requerimiento fue ayudarte a crear un estimado preciso.

Si estás proporcionando un producto, podrías ya tener una lista de precios. No olvides incluir cuotas de envío y manejo en tu estimado.

Hablemos sobre estimar si ofreces servicios. Aquí hay algunos lineamientos para estimar el precio de tus servicios:

  • Mira proyectos anteriores. Es mejor basar tu estimado en experiencia pasada para proyectos similares si puedes. Por esta razón (y otras), es de ayuda llevar seguimiento de cuánto tiempo empleas en cada proyecto.
  • Mira tareas. Si eres nuevo o nunca haz hecho un proyecto como el que estás estimando, piensa en las tareas necesarias para completar el proyecto. Haz tu mejor conjetura de cuanto tiempo te tomará cada tarea.
  • No dejes tareas fuera. Un error común que muchos diseñadores web, gráficos y otros consultores hacen cuando estima es dejar fuera el tiempo que toma corresponder con el cliente y responder sus preguntas. Otro error es dejar fuera tiempo de revisión. Asegúrate de que tu estimado permite suficiente tiempo para correspondencia y revisiones.
  • Permite tiempo extra. Es mejor sobrestimar el tiempo que emplearás en una tarea que subestimarla. Con un sobrestimado, tienes algún tiempo extra para lidiar con cualquier imprevisto que surja durante el proyecto. Si subestimas el tiempo necesario, tu rentabilidad se irá abajo. Podrías perder la fecha de entrega.

Aquí hay dos excelentes tutoriales Tuts+ sobre cuánto cobrar y cómo dar un estimado:

Una vez que terminas tu estimado, estás listo para comenzar a escribir tu propuesta de negocio.

4. Qué Incluir en Tu Propuesta de Negocio

Una propuesta de negocio bien escrita no debería dejar preguntas sobre qué servicios o productos proporcionarás y cómo los proporcionarás. Aquí están los elementos cruciales que toda propuesta de negocios debería incluir:

  • Resumen Ejecutivo. Esta debería ser la primer sección de tu propuesta de negocio. El resumen ejecutivo se enfoca en tu solución al problema del cliente. Un cliente debería poder escanearla rápidamente. El propósito es atraer al cliente a leer el resto de tu propuesta. Un párrafo corto o dos es ideal. Usa los términos de cliente cuando sea posible. Concéntrate en cómo tus productos o servicios benefician al cliente.
  • Alcance. Esta es la siguiente sección de la propuesta. Proporciona una descripción detallada de tu solución. Asegúrate de que tu y el cliente están de acuerdo en lo que proporcionarás para ellos y cómo lo proporcionarás. Un alcance poco claro puede costarte cientos o incluso miles de dólares. Para más información sobre el alcance, revisa el tutorial Tuts+ de Annie Mueller, Cómo Evitar Que el Alcance Fluído Se Coma Tus Ganancias.
  • Costo de la Solución. Tu cliente necesita saber cuánto cuesta tu solución. Esta sección detalla como cobrarás por tu solución al problema del cliente. Esta figura debería estar basada en tu estimado. Si no estás seguro de cuanto cobrar, no estás solo. Mucha gente de negocios tiene dificultades para crear un estimado preciso.
  • Entrega. Tus detalles de entrega deberían estar claramente estipulados en tu propuesta de negocios. Los detalles incluyen la fecha y hora de entrega, método de entrega, y un resumen de tus entregables. No olvides tomar en cuenta las diferencias horarias.
  • Términos. Los términos de tu propuesta de negocios son importantes. Están ahí para protegerte y a tu cliente de cualquier malentendido. También incluyen tus términos de pago. Este tutorial Tuts+ de Andrew Blackman, Los Mejores Términos de Pago de Factura para Evitar Facturas Vencidas, lista algunos términos que quisieras incluir. Probablemente tendrás los mismos, o términos similares, para la mayoría de los clientes. Si escribes muchas propuestas de negocios, considera tener un abogado que revise esta sección.
  • Fecha de Caducidad. Una buena propuesta de negocios incluye una fecha de caducidad.  No quieres que ese cliente regrese años después, cuando tus precios se hayan incrementado, y pidiendo tus precios antiguos. Usa una frase como "propuesta buena por 60 días" para establecer cuando expira la oferta.

Tu propuesta de negocios ahora tiene la información que tu cliente necesita para saber cómo hacer una decisión. Aunque aún no terminas. Cómo luce tu propuesta también es importante.

5. Usa una Plantilla de Propuesta de Negocio

Incluso si tu propuesta cubre las necesidades del cliente completamente, podrían aún no entender el negocio. Una propuesta de negocios descuidada y poco atractiva puede ser apagón para los clientes.

Usar una plantilla de propuesta de negocios significa que no tienes que preocuparte por cómo lucirá tu propuesta. Ya sabes que lucirá bien porque un diseñador la creó. Una buena plantilla de propuesta de negocios muestra al cliente que eres serio sobre proveer una solución de negocio.

Una propuesta descuidada envía el mensaje opuesto. Comunica que no te importó lo suficiente para hacer tu propuesta lucir bien. Si tu propuesta es descuidada, el cliente podría pensar que tu trabajo para ellos también será descuidado.

Una manera de asegurar que tus propuestas siempre lucen de lo mejor es usar una plantilla de propuesta de negocio desde GraphicRiver.

InDesign Business Proposal Template
Plantilla Profesional de Propuesta de Negocio.

Estas plantillas son fáciles de personalizar para tus necesidades. Solo inserta tu información, cambia los colores y agrega tu logo para hacerlo propio. Este tutorial muestra como personalizamos una simple plantilla de propuesta de negocios:

Una vez que has aplicado una plantilla de propuesta, estás listo para revisar tu trabajo.

6. Revisa Tu Borrador de Propuesta

Después de que aplicas la plantilla de propuesta de negocio, podrías pensar que terminaste. Pero espera, aún hay unos cuantos pasos más para escribir una propuesta de negocios ganadora.

Sin importar en qué tipo de negocio estés, es importante revisar tu borrador de propuesta. No solo los errores de escritura te hacen lucir mal, pueden costarte dinero. Por ejemplo, dejar accidentalmente fuera un 0 de un precio de $1000.00 podría convertirlo en un $100.00.

Detectar tus propios errores puede ser truculento. Si puedes, haz que alguien revise tu documento. Si no puedes encontrar ayuda para revisar, aquí hay algunos consejos para ayudarte a revisar errores tú mismo.

  1. Deja pasar tiempo. Es más probable que encuentres errores si no revisas tu propuesta de negocios de inmediato. Toma un descanso o be a dormir antes de revisar tu propuesta de negocios.
  2. Compara tu correspondencia. Revisa tu correspondencia y discusiones con el cliente. Asegúrate de que no te pierdes nada.
  3. Pon especial atención a los números. Un error en las fechas o dólares podría ser serio. Revisa puntos decimales y busca ceros faltantes.
  4. Lee desde atrás. Muchos revisores profesionales usan la técnica de leer un documento desde el final hacia el principio para encontrar errores que no podrían ver de otra forma. Puedes hacer esto también.
  5. Contrata a un editor profesional. Puedes trabajar con un revisor o editor profesional. Ellos pueden leer tu propuesta, asegurarse de que está libre de errores, y bien redactada.

Ahora estás listo para enviar tu documento, pero aún hay un paso más.

7. Envía y Da Seguimiento

Si has completado todos los pasos anteriores, continua y envía tu documento. En la mayoría de los casos, eso significa enviar un email. Si tu cliente es local, sin embargo, entregarlo en persona puede ser una buena movida.

Una vez que tu propuesta de negocios es enviada, es importante dar seguimiento. Dentro de un día, contacta al cliente para segurar que recibió la propuesta. El paso de seguimiento es uno importante que muchos negocios pasan por alto.

Cuando contacte al cliente, ofrece responder cualquier pregunta que pudiera tener. Las preguntas no son malas. De hecho, significan interés del cliente. También te proporcionan una oportunidad de cerrar el trato.

Incluso si no estás cómodo con las ventas o te preocupa ser muy molesto, aún puedes cerrar el trato. He escrito un tutorial sobre el tema:

Conclusión

Cómo escribes y organizas tu propuesta de negocios es importante. La presentación profesional de propuesta también es clave.

Ahora que has terminado nuestro tutorial, sabes cómo escribir una propuesta de negocios. También entiendes la diferencia que usar una plantilla de propuesta de negocios puede hacer.

¿Por qué no descargar una de nuestras plantillas profesionales de propuesta de negocios hoy mismo?

Crédito Gráfico

Icono Write diseñado por Joey Golaw del Noun Project.

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