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Más de 7 consejos para hacer una sesión de preguntas y respuestas en 2020

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Spanish (Español) translation by Maira (you can also view the original English article)

Has preparado tu presentación y la has realizado de forma impecable. Pero hay un obstáculo más que superar antes de poder declarar el evento un éxito: la sesión de preguntas y respuestas de la presentación, o Q&A.

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Muchos presentadores se preocupan por las preguntas al final de sus presentaciones. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

Es el momento en el que tu público puede hacer preguntas, y a veces no tienes ni idea de lo que van a preguntar. Entonces, ¿cómo puedes concluir tu presentación con estilo? En esta guía, te compartiré consejos y asesoramiento de expertos sobre cómo responder a las preguntas después de una presentación, para que puedas dar en el clavo en la sesión de preguntas y respuestas.

Por qué la gente se preocupa por las preguntas y respuestas

Incluso los oradores más experimentados pueden sentirse aterrados ante la idea de la sesión de preguntas y respuestas en una presentación. Es posible que creas que tu público debe formar parte de tu presentación, pero que aún así te preocupes cuando llegue el momento de invitar a los asistentes a hacer preguntas. Una de las razones es la falta de control. Al fin y al cabo, como presentador, no tienes ni idea de lo que van a preguntar los miembros del público.

El siguiente tutorial te ayudará a superar cualquier temor que puedas tener al hablar en público:

Otra de las preocupaciones que surgen al responder a las preguntas en las presentaciones es que no sabrás las respuestas. Si es la primera vez que hablas en público, responder a las preguntas puede ser aún más angustioso. Algunos presentadores creen que no se les da bien improvisar y que se verán sorprendidos por preguntas inesperadas. En general, a los presentadores les preocupa parecer tontos ante el público. En esta guía encontrarás consejos para manejar todas esas cuestiones.

Por qué debes incluir una sección de preguntas y respuestas en tu presentación

Entonces, ¿por qué es importante incluir una sesión de preguntas y respuestas? Invitar a los asistentes a hacer preguntas al final de la presentación tiene varias ventajas. Para empezar, el público debe ser parte de tu presentación si quieres que tu sesión sea más interesante y atractiva. Una forma de hacerlo es aceptar las preguntas de los asistentes a una presentación.

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Recoge los comentarios y fomenta el compromiso con una sesión de preguntas y respuestas. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

Una sesión de preguntas y respuestas es una gran oportunidad para conectar más con tu público y completar el proceso que has iniciado con la presentación. La mayoría de las presentaciones son concisas y no lo cubren todo para no aburrir a la audiencia. Por eso, responder a las preguntas te da otra oportunidad de mostrar tu experiencia ampliando los puntos tratados en las presentaciones principales.

Otra ventaja es que una sesión de preguntas y respuestas animada en una presentación te indica que la gente está interesada en lo que tienes que contar y comprometida con tu tema.

El instructor de oratoria Gary Genard afirma:

«Con demasiada frecuencia, los discursos dan la sensación de ser monólogos, pronunciados a través de una dinámica unidireccional ante una multitud educada pero anestesiada de espectadores. El vaivén de las preguntas y respuestas debería resultarte más cómodo a ti y a tus oyentes. Lo mejor de todo es que, cuando conversas sobre un tema que realmente te interesa, afloran todas tus mejores cualidades como orador».

El P&R es una excelente retroalimentación para un presentador y te da la confianza que necesitas para futuras presentaciones sobre tu tema. Y una buena sesión de preguntas y respuestas demuestra tu experiencia.

¿Quieres saber cómo invitar a hacer preguntas al final de una presentación? Utiliza una imagen de preguntas para tu presentación y déjala ahí cuando hayas terminado de presentar el contenido principal.

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Añade una diapositiva de preguntas a una plantilla de presentación prediseñada para conseguir el máximo impacto.

Hablaré más sobre la creación de la diapositiva de preguntas y respuestas más adelante en este artículo, pero la siguiente guía es un buen punto de partida:

Cómo prepararte para las preguntas después de una presentación

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Manejar eficazmente las preguntas sobre tus presentaciones puede ayudarte a causar una buena impresión en la audiencia. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

Las preguntas de las presentaciones no tienen por qué cogerte por sorpresa. Si vas a hacer una presentación, hay varias medidas que puedes tomar de antemano para prepararte para cualquier cosa que te plantee el público. Sigue estos consejos que te ayudarán a manejar las preguntas de la presentación:

1. Conoce tu tema

Uno de los mejores preparativos es conocer a fondo tu tema. Si dominas el tema que vas a presentar, hay pocas cosas que te puedan hacer dudar.

2. Conoce a tu público

La investigación es clave a la hora de prepararte para invitar a las preguntas del público. Si sabes a quién te diriges, adapta la información a sus intereses. Esta misma investigación también te ayudará a saber qué puede surgir en la sesión de preguntas y respuestas.

3. Reserva algo de información

La sesión de preguntas de tu presentación será más fácil si te queda algo de información nueva por compartir. Si tu presentación es concisa, tendrás datos útiles que no incluiste en la presentación final. Algunos de ellos pueden ayudarte a responder a las preguntas de tu público.

4. Prepárate para las preguntas más probables

Responde a las preguntas con un poco de preparación. Repasa tu presentación y trata de ver en qué aspectos los miembros de la audiencia podrían querer una aclaración o una visión adicional. Investiga un poco más para tener estadísticas de apoyo a mano. Comprueba si hay algún tema relacionado que pueda surgir de forma natural a partir de algo que hayas presentado.

El estratega de contenidos y fundador de Write Minds, Jacob McMillen, comenta:

«Mi mayor temor al iniciar mi primera sesión de preguntas y respuestas era que el público no hiciera preguntas de seguimiento interesantes para poder mantener el debate. Superé este miedo dedicando un poco más de tiempo del que probablemente era necesario a la preparación de la sesión y pensando en lo que diría si fuera yo el que tuviera que hacer las preguntas».

5. Dirige a tu audiencia

En relación con esto, puedes invitar sutilmente a los asistentes a hacer preguntas dándoles un «señuelo». Eso les animará a hacer una pregunta sobre la información que ya has preparado. Por ejemplo, si usas un dato sorprendente o interesante, es casi seguro que alguien pedirá más información.

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Tu público debe ser parte de tu presentación. Invítalos a hacer preguntas. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

6. Decide cuándo responder a las preguntas

No hay un tiempo determinado para responder a las preguntas. Depende completamente de ti cuándo realizar una sesión de preguntas y respuestas para tu presentación. Hay dos opciones:

  1. Dejar que la gente haga preguntas a lo largo de tu presentación.
  2. Responder todas las preguntas al final.

Cada método tiene sus pros y sus contras.

Si optas por las preguntas interactivas para tu presentación y las respondes a lo largo de la misma, es fácil saber si tu audiencia está interesada. Eso es una afirmación, y además no tendrás que acordarte de volver a tratar un tema más tarde. Pero responder a las preguntas también puede interrumpir el flujo de la presentación y el hilo de pensamiento. Esto puede dificultar el seguimiento por parte del público.

Si respondes a las preguntas de la presentación al final, podrás centrarte en hacer la mejor presentación posible, sin preocuparte por las interrupciones. Eso resta la interacción durante la propia presentación. Pero significa que tanto tú como tu audiencia podrán seguir fácilmente el tema que estás presentando.

Amma Marfo, escritora, conferenciante e instructora profesional, dice

«Si se trata de un tema en el que es necesario comprender para avanzar (por ejemplo, si he compartido un marco de trabajo o estoy construyendo capas de conocimiento), aceptaré preguntas durante la presentación. Si es menos esencial que se comprendan todos los puntos para avanzar, aguantaré hasta el final.

Cada vez me encuentro más a menudo solicitando preguntas en eventos digitales/virtuales, porque es un medio de asegurar que los participantes se comprometan. Puedo hacerlo usando preguntas como "¿qué dudas tienen?" (preferible a "¿alguna pregunta?", porque alguien podría cohibirse si cree que nadie más tiene dudas), o puedo hacerlo a través de encuestas como medidores de pulgares (pulgares arriba si te parece bien, pulgares abajo si te parece mal), o incluso compartiendo un emoji si confío en que toda la audiencia sabrá cómo hacerlo en su dispositivo :)»

Un buen punto intermedio, especialmente para una presentación más larga, es aceptar preguntas en momentos específicos. Por ejemplo, si vas a exponer varios puntos principales, puedes hacer una breve sesión de preguntas y respuestas después de cada uno de ellos.

Sea cual sea la opción que elijas, puedes indicar a tu audiencia que es el momento de las preguntas añadiendo una diapositiva de preguntas y respuestas a tu presentación. Incluye:

  • el título de la presentación
  • tu nombre
  • la palabra "preguntas".

Muchos temas de presentación prémium incluyen una imagen de preguntas bien diseñada para tu presentación.

7 consejos para responder a las preguntas

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Con preparación, responder a las preguntas al final de tu presentación es más fácil de lo que crees. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

¿Ya quieres invitar a hacer preguntas al final de tu presentación? Sigue estos consejos para manejar tu sesión de preguntas y respuestas:

1. Escucha las preguntas de la presentación

Abordar las preguntas en las presentaciones empieza por escuchar. Escucha para asegurarte de que comprendes lo que te está preguntando la persona del público. No temas pedir a la persona que repita la pregunta si piensas que se te ha pasado algo por alto. De esa manera también podrás ganar más tiempo para pensar en la respuesta.

2. Reconoce a la persona que pregunta

Reconoce a la persona que te pregunta, aunque sea simplemente diciendo: "es una buena pregunta". Eso hace que tu interlocutor se sienta bien y te da un poco de tiempo extra para pensar en tu respuesta.

3. Empatiza con el público

Los miembros de la audiencia quieren sentir que te identificas con sus preocupaciones. Si conoces tu tema, entenderás por qué te hacen una pregunta en particular y podrás utilizarla como guía para tu respuesta.

4. Promete que harás un seguimiento

De vez en cuando te harán una pregunta que no podrás responder en el momento. No hace falta aterrorizarte. Simplemente hazle saber a quién te pregunta que harás un seguimiento después y hazlo lo antes posible tras la presentación. Incluso puedes aprovechar ese momento para burlarte de tus puntos débiles, como recomiendan los expertos en el siguiente artículo:

5. Pide ayuda

No tienes que responder tú mismo a todas las preguntas de las presentaciones. Si hay un experto en el público que probablemente tenga información relevante, pídele ayuda. Mejor aún, si conoces la lista de asistentes, avisa a ese experto con antelación. De cualquier manera, hará que las preguntas y respuestas sean aún más útiles para tu audiencia.

6. Mantén el control

Si un miembro de la audiencia empieza a divagar, no tengas miedo de frenarlo. Interrumpe y explica con delicadeza para que la sesión siga siendo relevante, interesante y acorde con el tema para el resto de la audiencia. Jacob McMillen comenta:

«Mantenerse en el tema consiste en dedicar más tiempo a las cosas que crees que son "del tema" y menos a las que no lo son. Si un miembro del público intenta profundizar en algo que no quiero tratar, simplemente doy una respuesta relativamente breve que comunica que prefiero continuar, y luego cuando respondo a algo de lo que sí quiero hablar, profundizo y me tomo un tiempo para dar una respuesta más amplia».

7. Haz que alguien supervise el chat

Si presentas en línea, responder a las preguntas puede ser un poco más complejo. A menudo, la gente aprovecha la función del chat para enviar preguntas durante la presentación. Es esencial que alguien supervise el chat para no se te escape nada.

Encuentra más consejos sobre presentaciones virtuales en nuestra guía de reuniones a distancia:

Por último, resume tu presentación al final de las preguntas y respuestas, lo que te permitirá comunicar a tu audiencia el mensaje principal que quieres transmitir.

Cómo responder cuando las personas no están de acuerdo contigo

Hacer preguntas interactivas en las sesiones de presentación está muy bien, pero ¿qué pasa si un miembro del público no está de acuerdo con lo que dices? Una buena manera de responder a las discrepancias es:

  • Reconocer la pregunta.
  • Aclarar para asegurarte de que entiendes el punto de vista de la persona que pregunta.
  • Identificar los puntos en los que están de acuerdo (es de esperar que estén de acuerdo en algunos puntos).
  • Explicar por qué tu punto de vista es diferente -y por qué- en los temas en los que no estás de acuerdo.

Amma Marfo opina lo siguiente sobre la gestión de las discrepancias:

«Para mí, depende de si el desacuerdo se basa en la información o en los ideales. Si se trata de una disputa informativa, intento citar las fuentes y animar a otros que puedan conocer información adicional a que la compartan. Eso suele ser más fácil porque hay una respuesta teórica correcta.

El reto es si la diferencia es ideológica (o, ideológica enmascarada como informativa). Cuando surgen este tipo de desacuerdos, expongo mi posición y trato de mantenerla. Si la situación se agrava hasta el punto de que me doy cuenta de que la persona quiere que se le escuche o que se le "escuche sin peros", *y el argumento es de buena fe*, le remito a otra forma de ponerse en contacto conmigo. Continuamos por correo electrónico, o tal vez por teléfono.

No acepto argumentos de mala fe, sobre todo si se basan en la negación de la humanidad de las personas, racismo, sexismo, fobias o fanatismo, y suelo hacer avanzar la conversación para ganar tiempo».

Cómo crear una presentación ganadora

Para crear una presentación que llame la atención, considera utilizar una plantilla de presentación prémium de Envato Elements. Las plantillas prémium están bien diseñadas y cuentan con un buen soporte. También pueden ahorrarte tiempo a la hora de crear presentaciones, y te ayudan a conseguir un gran aspecto incluso si no tienes grandes conocimientos de diseño.

Si quieres una plantilla con mucho estilo para tu próxima presentación, Envato Elements tiene una oferta que no querrás perderte. Descarga todas las plantillas de presentación que quieras por un bajo precio. Si solo necesitas una plantilla de preguntas para una presentación, mira las opciones de GraphicRiver, donde puedes conseguir atractivas plantillas de presentación para una sesión de preguntas y respuestas de uso puntual.

Mira estas plantillas geniales que puedes usar la próxima vez que tengas que responder preguntas sobre tus presentaciones:

Descubre más sobre las presentaciones de PowerPoint

Si quieres aprender más sobre el uso de PowerPoint para presentaciones, consulta las siguientes guías:

Prepárate para hacer tu presentación de preguntas y respuestas hoy mismo

Como hemos visto, la sesión de preguntas y respuestas no tiene que ser una pesadilla. Si te preparas adecuadamente, podrás responder a las preguntas de la presentación de forma eficaz y respetuosa, sin dejar de parecer un experto. No olvides que puedes crear una presentación llamativa usando las plantillas prémium de Envato Elements, También puedes descargar plantillas de presentación atractivas individualmente en GraphicRiver. ¡Empieza a crear tu próxima presentación hoy mismo!

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